Kiedy pracownik może żądać od pracodawcy zwrotu kosztów wycieczki zaplanowanej na czas urlopu, z którego nie skorzystał

Jeżeli termin urlopu wskazany przez pracownika został ujęty w planie urlopów lub był uzgodniony z pracodaw­cą, wówczas mają Państwo obowiązek zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na zakup wycieczki. Pracownik nie może rozpocząć urlopu wypoczynkowego bez zgody pracodawcy, z wyjątkiem urlopu na żądanie. Z płatnego wypoczynku pracownicy powinni w zasadzie korzystać zgodnie z planem urlopów.

Tego planu nie trzeba sporządzać, gdy w danym zakładzie pracy nie działa żaden związek zawodowy lub gdy organizacja związkowa wyrazi zgodę na jego nieustalanie (art. 163 § 11 Kodeksu pracy). W razie bra­ku planu urlopowego pracodawca ustala termin udzielenia urlopu w porozumieniu z pracownikiem, przy uwzględnieniu jego sugestii oraz konieczności zapewnienia niezakłóconej pracy w zakładzie.

Zobacz serwis: Czas pracy

Jeżeli Państwa pracownik opłacił wycieczkę przypadającą w terminie urlopu przewidzianym w planie urlopowym i zaakceptowanym przez pracodawcę (w przypadku braku planu - we wniosku urlopowym), muszą Państwo zwrócić mu poniesione wydatki na planowany wyjazd. Wówczas zastosowanie znajduje przez analogię art. 167 § 2 Kodeksu pracy, który zobowiązuje pracodawcę do zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów pozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Przesunięcie terminu urlopu z inicjatywy pracodawcy jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy:

• pojawi się szczególna potrzeba zakładu uzasadniająca przesunięcie terminu wypoczynku oraz
• nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy firmy.

Należy zatem przyjąć, że przyczyna, z powodu której odmówili Państwo pracownikowi urlopu, jest właściwa.

Otrzymana przez pracownika rekompensata pieniężna wydatków bezpośrednio dotyczących zapla­nowanego wypoczynku, np. zwrot kosztów przejazdu, zakwaterowania czy pobytu w ośrodku wczaso­wym niezwracanych przez organizatora wycieczki, nie jest opodatkowana i nie stanowi podstawy wymia­ru składek ZUS. Potwierdził to m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 22 października 2010 r. (ILPB2/415-704/09/10-S/WM), wydanej w efekcie wyroku WSA w Gorzowie Wiel­kopolskim z 28 kwietnia 2010 r. (I SA/Go 56/10). Organ podatkowy stwierdził, że:

(...) pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim Ig związku z odwołaniem go z urlopu (§ 2 ww. art. 167 Kodeksu pracy). Powyższe dotyczy zwrotu wydatków w wysokości faktycznie poniesionej przez pracownika i udokumentowanej. Mając na uwadze wyżej przedstawione rozważania, wskazać należy, że zwrot wydatków dotyczący zaplanowanego wypoczynku wskutek przesunięcia planu urlopu przez pracodawcę ma (...) charakter odszkodowawczy. Przesunięcie terminu urlopu powoduje zmianę planów urlopowych pracowników. Jeżeli pracownicy pod­jęli już konkretne wydatki dotyczące organizacji urlopu, tj. dokonali przedpłat, lub ponieśli inne koszty bezpośrednio związane z zaplanowanym wypoczynkiem, natomiast przesunięcie urlopu nastąpiło z po­wodu szczególnych potrzeb pracodawcy, to pracodawca jest zobowiązany do zwrotu pracownikowi po­czynionych wydatków. Podnieść przy tym należy, że jeżeli odszkodowanie jest przewidziane w sytuacji odwołania z urlopu, to tym bardziej dotyczy zaplanowanego urlopu i poniesionych w związku z tym kon­kretnych wydatków. (...) Mając na uwadze powyższe, stwierdzić należy, iż otrzymany, udokumentowany zwrot wydatków dotyczący zaplanowanego wypoczynku wskutek przesunięcia planu urlopu przez praco­dawcę nie będzie stanowił przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu w świetle art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zobacz serwis: Urlopy pracownicze

W przypadku gdy pracownik zaplanował wyjazd z rodziną, zwrot kosztów wycieczki może obejmować także wydatki poniesione na małoletnie dzieci, które nie mogą pozostać bez opieki podczas takiego wyjazdu.

Rekompensata kosztów pośrednio związanych z urlopem, np. wydatków przeznaczonych na zakup sprzętu sportowego, żywności czy odzieży nie jest zwolniona z podatku i składek ZUS. To samo dotyczy tzw. utraconych korzyści, które pracownik mógłby osiągnąć, gdyby nie doszło do przesunięcia terminu wypoczynku, np. spodziewanych zarobków z tytułu podjęcia dodatkowej pracy w trakcie urlopu.

Podstawa prawna:

• art. 163 § 11, art. 164, art. 167 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662