REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przetwarzanie danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
R. Olszewski, J. Tokarski i Wspólnicy Kancelaria Prawnicza
Rekrutacja, pracownik./ Fot. Fotolia
Rekrutacja, pracownik./ Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Udzielenie zgody do przetwarzania danych osobowych w ramach procesu rekrutacyjnego pracownika, a tym bardziej w ramach zatrudnienia czy nawiązanej współpracy nie wymaga de facto wyraźnej zgody kandydata. Praktyka ta jest jednak wykorzystywana dla celów dowodowych.

Kwestie ochrony danych osobowych, o ile traktowane często z przymrużeniem oka, stają się obecnie coraz ważniejsze i wymagają, nie tylko w życiu prywatnym ale i w zawodowym, naszej szczególnej uwagi. W ramach niniejszego artykułu przedstawione zostaną najważniejsze zasady związane z regulacjami prawnymi dotyczącymi przetwarzania danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy.

REKLAMA

Aktem prawnym regulującym kwestie ochrony danych osobowych jest ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r., o ochronie danych osobowych (dalej „Ustawa”). Zgodnie z Ustawą pod pojęciami:

  • danych osobowych rozumie się: wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, natomiast osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne,
  • pod pojęciem przetwarzania danych rozumie się: jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych.

W konsekwencji powyższych definicji uznać należy, iż każda czynność wykonywa na przekazanych danych osobowych, wykonywana w procesie rekrutacyjnym jak i w ramach nawiązanego stosunku pracy czy innego stosunku cywilnoprawnego powinna podlegać zasadą określonym w Ustawie.

Zobacz też: Ochrona danych osobowych w serwisach społecznościowych

Zasadniczo podmiotem odpowiedzialnym za zachowanie przepisów Ustawy jest podmiot nazywany przez Ustawę administratorem. Pod pojęciem administratora rozumie się przez to organ, jednostkę organizacyjną, podmiot lub osobę, decydujące o celach i środkach przetwarzania danych osobowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W miejscu tym wyjaśnić również należy, iż status administratora danych może przysługiwać zarówno podmiotom publicznym, jak i prywatnym. Administratorem danych może być organ państwowy, organ samorządu terytorialnego, państwowa i komunalna jednostka organizacyjna, a także podmiot niepubliczny realizujący zadania publiczne, osoba fizyczna, osoba prawna oraz jednostka organizacyjna nie będąca osobą prawną, jeżeli przetwarza dane osobowe w związku z działalnością zarobkową, zawodową lub dla realizacji celów statutowych.

Uznać należy, iż przy tak szerokim zakresie definicji administratora danych każdy pracodawca, nawet ten najmniejszy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, uznany zostanie za administratora danych w rozumieniu ustawy. 

Wobec powyższych ustaleń przedstawić należy zasady do jakich stosować powinien się pracodawca/administrator danych osobowych zgodnie z Ustawą.

Zasada uzyskania zgody na przetwarzanie danych

Ustawa reguluje (Art 23), iż przetwarzanie danych jest dopuszczalne między innymi tylko wtedy, gdy:

  • osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę – definiowaną przez Ustawę jako: „oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie”;

co ważne - zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści; zgoda może być odwołana w każdym czasie, lub

  • jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,

Z powyższej regulacji można by wywnioskować, iż udzielenie zgody do przetwarzania danych osobowych w ramach procesu rekrutacyjnego, a tym bardziej w ramach zatrudnienia czy nawiązanej współpracy nie wymaga de facto wyraźnej zgody kandydata/pracownika. Niemniej jednak dla celów dowodowych zwłaszcza w procesie rekrutacyjnym przyjęła się „dobra praktyka” żądania zamieszczenia stosownej klauzuli o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy.

Zasada legalności przetwarzania danych osobowych

Kolejną zasadą wynikającą z Ustawy, do której powinien stosować się każdy pracodawca – administrator jest zasada legalności przetwarzania danych. Zgodnie z art. 26 Ustawy administrator danych – pracodawca – przetwarzający dane powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane te były przetwarzane zgodnie z prawem, zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i nie poddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami, merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane, przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

Zasada rejestracji zbioru danych osobowych

Niezależnie od wskazanych powyżej obowiązków zgodnie z art. 40 Ustawy, zasadniczo na każdym administratorze spoczywa również obowiązek zgłoszenia zbioru danych osobowych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (GIODO), o ile zgodnie z Ustawą nie jest on zwolniony z obowiązku rejestracji zbioru w GIODO.

Zobacz również: GIODO, czyli Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych

Zasada rejestracji zbioru nie znajdzie jednak zastosowania do administratorów – pracodawców. Z obowiązku rejestracji zbioru danych zwolnieni są administratorzy danych przetwarzanych w związku z zatrudnieniem u nich, świadczeniem im usług na podstawie umów cywilnoprawnych.

Zasada zastosowania zabezpieczeń technicznych

Podmiot przetwarzający dane jest obowiązany zastosować takie środki techniczne i organizacyjne, które zapewnią właściwą ochronę danych osobowych. W szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem Ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 36 ust. 1 Ustawy).

Wybór odpowiednich środków gwarantujących przetwarzanym danym optymalny stopień zabezpieczenia ustawa o ochronie danych osobowych pozostawia jednak do uznania konkretnemu administratorowi danych osobowych. Mogą to być różnego rodzaju rozwiązania architektoniczno – budowlane, systemy alarmowe i służby ochrony. Ważne jest, aby administrator danych dysponował takimi instrumentami organizacyjnymi i technicznymi, za pomocą których będzie w stanie wyeliminować zagrożenia utraty, zmiany czy zniszczenia danych osobowych.

Dodatkowo administratorzy danych osobowych muszą wypełniać wszelkie obowiązki wynikające z ustawy o ochronie danych osobowych, polegające na:

  • tworzeniu dokumentacji polityki bezpieczeństwa danych,
  • wyznaczeniu Administratora Bezpieczeństwa Informacji,
  • wdrożeniu instrukcji zarządzania systemem informatycznym, w którym przetwarzane są dane osobowe, oraz
  • udzieleniu pracownikom stosownych upoważnień.

Co ważne, niedopełnienie wskazanych powyżej obowiązków może stanowić podstawę do wszczęcia postępowania administracyjnego przez GIODO, a nawet doprowadzić do powstania odpowiedzialności karnej po stronie osób odpowiedzialnych za prowadzenie firmy.

Polecamy serwis: Praca

Notka biograficzna autora:

Maciej Ostrowski LL.B. – aplikant radcowski w Kancelarii Prawniczej R. Olszewski, J. Tokarski i Wspólnicy. Doradza firmom z branży elektronicznej, ubezpieczeniowej i budowlanej w zakresie prawa kontraktów, własności intelektualnej, ochrony danych osobowych oraz prawa konkurencji.

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
18 lipca pieniądze z ZUS wpłyną na konto. Dobre wieści dla tysięcy Polaków

Już 18 lipca 2025 r. na konta tysięcy emerytów trafią środki z ZUS, mimo że standardowy termin wypłat przypada na 20 lipca. Ze względu na niedzielę, Zakład Ubezpieczeń Społecznych przesunął wypłatę świadczeń o dwa dni wcześniej. To dobra wiadomość dla wielu seniorów.

Popularne tężnie solankowe niebezpieczne dla zdrowia – groźne bakterie, grzyby, promieniowce i gronkowce wykryte w wodzie solankowej i problem braku norm czystości „leczniczej mgiełki”

Z badań przeprowadzonych przez naukowców z Uniwersytety Rolniczego im. Hugona Kołłątaja w Krakowie wynika, że coraz bardziej zyskujące na popularności miejskie tężnie solankowe, na których pobyt – pod względem absorbcji jodu – porównywany bywa z trzydniowym pobytem nad morzem – pozostawiają wiele do „życzenia” pod względem czystości mikrobiologicznej krążącej w nich wody solankowej oraz wytwarzającej się z niej mgiełki, która jest bezpośrednio wdychana przez użytkowników takich instalacji. Bakterie E.coli, E. faecalis i C. perfringens, to tylko niektóre z groźnych dla zdrowia patogenów wykrytych w solance jednej z miejskich tężni. Powagę problemu potęguje fakt braku odpowiednich norm prawnych.

Polacy są skłonni udostępniać handlowcom swoje dane, jeśli w zamian otrzymają konkretne korzyści

Powstał bardzo ciekawy raport zawierający informacje dotyczące tego, że: DANE W HANDLU SĄ CORAZ MOCNIEJSZĄ „WALUTĄ”. Jak to możliwe? Okazuje się, że Polacy są skłonni udostępniać handlowcom swoje dane, jeśli w zamian otrzymają konkretne korzyści.

800 plus dla seniorów czy nawet 50. latków: za każde wychowane i pracujące dziecko, które płaci podatki w Polsce. Czy wejdzie?

Pojawiają się kolejne głosy i wiadomości od Czytelników w sprawie tzw. dodatku emerytalnego (czy nawet przedemerytalnego) z tytułu wychowania dziecka. Miałoby to być tzw. 800 plus dla seniorów czy nawet 50. latków: za każde wychowane i pracujące dziecko, które płaci podatki w Polsce. Czy taka regulacja wejdzie w życie? Czekamy na odpowiedź z Kancelarii Prezydenta RP.

REKLAMA

Minister infrastruktury: w 2025 r. wprowadzimy obowiązek jazdy w kasku na rowerze i hulajnodze elektrycznej przez dzieci i młodzież do lat 16

Jest uchwała w sprawie wprowadzenia ustawowego obowiązku noszenia kasku podczas jazdy m.in. rowerem i hulajnogą elektryczną przez dzieci do lat 16. Przepis ma zostać dodany do nowelizacji ustawy Prawo o ruchu drogowym - poinformował 14 lipca szef MI Dariusz Klimczak.

Renta wdowia a 14. emerytura – co warto wiedzieć? Sprawdź, czy stracisz świadczenie

Nowe przepisy wprowadzane w 2025 roku miały być ulgą dla tysięcy seniorów, którzy po śmierci małżonka zostali z ograniczonymi środkami do życia. Renta wdowia, nowy instrument łączący własną emeryturę z częścią renty rodzinnej, budziła nadzieję. Niestety, radość nie trwała długo. Okazuje się, że w wielu przypadkach przyjęcie renty wdowiej może pozbawić seniora czternastej emerytury.

Samodzielność kontra mikrozarządzanie: jak zaufanie wpływa na rozwój pracowników

Choć wielu pracowników deklaruje gotowość do samodzielnego działania, to wiele organizacji boryka się z deficytem zaufania do podwładnych. Nadal można obserwować, że style zarządzania opierają się na ścisłej kontroli, przez co ograniczają możliwości rozwoju pracowników i tłumią ich kreatywność.

Co przy spadku daje tzw. transmisja?

Co przy spadku daje tzw. transmisja? Mało osób ma świadomość tej instytucji. a jest ona kluczowa w postępowaniu spadkowym, bo daje ochronę spadkobiercom i spadkodawcom. Co to zatem jest transmisja oraz kim jest transmitent i transmitariusz?

REKLAMA

Takich przelewów jeszcze nie było. We wrześniu emeryci otrzymają rekordowe wypłaty czternastek!

Wrzesień 2025 roku przyniesie długo wyczekiwaną „czternastkę” – dodatkową emeryturę, która dla wielu seniorów stanowi realne wsparcie domowego budżetu. W tym roku jej wysokość to aż 1878,91 zł brutto. Kto dostanie pełną kwotę i jakie są zasady? Sprawdź, co musisz wiedzieć.

Umowę leasingu można zawrzeć online bez podpisu kwalifikowanego. Prawo już na to pozwala ale firmy leasingowe muszą przestawić swoje systemy

Możliwość zawarcia umowy leasingu w formie elektronicznej, bez konieczności posiadania podpisu kwalifikowanego, będzie powszechnie dostępna na rynku prawdopodobnie za kilka - kilkanaście tygodni – ustalili eksperci Superauto.pl. To rynek, którego wartość przekroczyła w 2024 r. 110 mld zł. Firmy leasingowe są w trakcie dostosowywania swoich systemów informatycznych oraz procedur do nowego prawa, które właśnie weszło w życie. Pierwsze firmy leasingowe udostępnią jednak tzw. formę dokumentową od razu. Są to Velo Leasing, Vehis, Cofidis oraz Millennium Leasing.

REKLAMA