Przetwarzanie danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy

Kwestie ochrony danych osobowych, o ile traktowane często z przymrużeniem oka, stają się obecnie coraz ważniejsze i wymagają, nie tylko w życiu prywatnym ale i w zawodowym, naszej szczególnej uwagi. W ramach niniejszego artykułu przedstawione zostaną najważniejsze zasady związane z regulacjami prawnymi dotyczącymi przetwarzania danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy.

Aktem prawnym regulującym kwestie ochrony danych osobowych jest ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r., o ochronie danych osobowych (dalej „Ustawa”). Zgodnie z Ustawą pod pojęciami:

• danych osobowych rozumie się: wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, natomiast osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne,
• pod pojęciem przetwarzania danych rozumie się: jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych.

W konsekwencji powyższych definicji uznać należy, iż każda czynność wykonywa na przekazanych danych osobowych, wykonywana w procesie rekrutacyjnym jak i w ramach nawiązanego stosunku pracy czy innego stosunku cywilnoprawnego powinna podlegać zasadą określonym w Ustawie.

Zobacz też: Ochrona danych osobowych w serwisach społecznościowych

Zasadniczo podmiotem odpowiedzialnym za zachowanie przepisów Ustawy jest podmiot nazywany przez Ustawę administratorem. Pod pojęciem administratora rozumie się przez to organ, jednostkę organizacyjną, podmiot lub osobę, decydujące o celach i środkach przetwarzania danych osobowych.

W miejscu tym wyjaśnić również należy, iż status administratora danych może przysługiwać zarówno podmiotom publicznym, jak i prywatnym. Administratorem danych może być organ państwowy, organ samorządu terytorialnego, państwowa i komunalna jednostka organizacyjna, a także podmiot niepubliczny realizujący zadania publiczne, osoba fizyczna, osoba prawna oraz jednostka organizacyjna nie będąca osobą prawną, jeżeli przetwarza dane osobowe w związku z działalnością zarobkową, zawodową lub dla realizacji celów statutowych.

Uznać należy, iż przy tak szerokim zakresie definicji administratora danych każdy pracodawca, nawet ten najmniejszy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, uznany zostanie za administratora danych w rozumieniu ustawy. 

Wobec powyższych ustaleń przedstawić należy zasady do jakich stosować powinien się pracodawca/administrator danych osobowych zgodnie z Ustawą.

Zasada uzyskania zgody na przetwarzanie danych

Ustawa reguluje (Art 23), iż przetwarzanie danych jest dopuszczalne między innymi tylko wtedy, gdy:

• osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę – definiowaną przez Ustawę jako: „oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie”;

co ważne - zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści; zgoda może być odwołana w każdym czasie, lub

• jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,

Z powyższej regulacji można by wywnioskować, iż udzielenie zgody do przetwarzania danych osobowych w ramach procesu rekrutacyjnego, a tym bardziej w ramach zatrudnienia czy nawiązanej współpracy nie wymaga de facto wyraźnej zgody kandydata/pracownika. Niemniej jednak dla celów dowodowych zwłaszcza w procesie rekrutacyjnym przyjęła się „dobra praktyka” żądania zamieszczenia stosownej klauzuli o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy.

Zasada legalności przetwarzania danych osobowych

Kolejną zasadą wynikającą z Ustawy, do której powinien stosować się każdy pracodawca – administrator jest zasada legalności przetwarzania danych. Zgodnie z art. 26 Ustawy administrator danych – pracodawca – przetwarzający dane powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane te były przetwarzane zgodnie z prawem, zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i nie poddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami, merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane, przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

Zasada rejestracji zbioru danych osobowych

Niezależnie od wskazanych powyżej obowiązków zgodnie z art. 40 Ustawy, zasadniczo na każdym administratorze spoczywa również obowiązek zgłoszenia zbioru danych osobowych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (GIODO), o ile zgodnie z Ustawą nie jest on zwolniony z obowiązku rejestracji zbioru w GIODO.

Zobacz również: GIODO, czyli Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych

Zasada rejestracji zbioru nie znajdzie jednak zastosowania do administratorów – pracodawców. Z obowiązku rejestracji zbioru danych zwolnieni są administratorzy danych przetwarzanych w związku z zatrudnieniem u nich, świadczeniem im usług na podstawie umów cywilnoprawnych.

Zasada zastosowania zabezpieczeń technicznych

Podmiot przetwarzający dane jest obowiązany zastosować takie środki techniczne i organizacyjne, które zapewnią właściwą ochronę danych osobowych. W szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem Ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 36 ust. 1 Ustawy).

Wybór odpowiednich środków gwarantujących przetwarzanym danym optymalny stopień zabezpieczenia ustawa o ochronie danych osobowych pozostawia jednak do uznania konkretnemu administratorowi danych osobowych. Mogą to być różnego rodzaju rozwiązania architektoniczno – budowlane, systemy alarmowe i służby ochrony. Ważne jest, aby administrator danych dysponował takimi instrumentami organizacyjnymi i technicznymi, za pomocą których będzie w stanie wyeliminować zagrożenia utraty, zmiany czy zniszczenia danych osobowych.

Dodatkowo administratorzy danych osobowych muszą wypełniać wszelkie obowiązki wynikające z ustawy o ochronie danych osobowych, polegające na:

• tworzeniu dokumentacji polityki bezpieczeństwa danych,
• wyznaczeniu Administratora Bezpieczeństwa Informacji,
• wdrożeniu instrukcji zarządzania systemem informatycznym, w którym przetwarzane są dane osobowe, oraz
• udzieleniu pracownikom stosownych upoważnień.

Co ważne, niedopełnienie wskazanych powyżej obowiązków może stanowić podstawę do wszczęcia postępowania administracyjnego przez GIODO, a nawet doprowadzić do powstania odpowiedzialności karnej po stronie osób odpowiedzialnych za prowadzenie firmy.

Polecamy serwis: Praca

Notka biograficzna autora:

Maciej Ostrowski LL.B. – aplikant radcowski w Kancelarii Prawniczej R. Olszewski, J. Tokarski i Wspólnicy. Doradza firmom z branży elektronicznej, ubezpieczeniowej i budowlanej w zakresie prawa kontraktów, własności intelektualnej, ochrony danych osobowych oraz prawa konkurencji.