REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przetwarzanie danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy

R. Olszewski, J. Tokarski i Wspólnicy Kancelaria Prawnicza
Rekrutacja, pracownik./ Fot. Fotolia
Rekrutacja, pracownik./ Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Udzielenie zgody do przetwarzania danych osobowych w ramach procesu rekrutacyjnego pracownika, a tym bardziej w ramach zatrudnienia czy nawiązanej współpracy nie wymaga de facto wyraźnej zgody kandydata. Praktyka ta jest jednak wykorzystywana dla celów dowodowych.

Kwestie ochrony danych osobowych, o ile traktowane często z przymrużeniem oka, stają się obecnie coraz ważniejsze i wymagają, nie tylko w życiu prywatnym ale i w zawodowym, naszej szczególnej uwagi. W ramach niniejszego artykułu przedstawione zostaną najważniejsze zasady związane z regulacjami prawnymi dotyczącymi przetwarzania danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy.

REKLAMA

Aktem prawnym regulującym kwestie ochrony danych osobowych jest ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r., o ochronie danych osobowych (dalej „Ustawa”). Zgodnie z Ustawą pod pojęciami:

  • danych osobowych rozumie się: wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, natomiast osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne,
  • pod pojęciem przetwarzania danych rozumie się: jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych.

W konsekwencji powyższych definicji uznać należy, iż każda czynność wykonywa na przekazanych danych osobowych, wykonywana w procesie rekrutacyjnym jak i w ramach nawiązanego stosunku pracy czy innego stosunku cywilnoprawnego powinna podlegać zasadą określonym w Ustawie.

Zobacz też: Ochrona danych osobowych w serwisach społecznościowych

Zasadniczo podmiotem odpowiedzialnym za zachowanie przepisów Ustawy jest podmiot nazywany przez Ustawę administratorem. Pod pojęciem administratora rozumie się przez to organ, jednostkę organizacyjną, podmiot lub osobę, decydujące o celach i środkach przetwarzania danych osobowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W miejscu tym wyjaśnić również należy, iż status administratora danych może przysługiwać zarówno podmiotom publicznym, jak i prywatnym. Administratorem danych może być organ państwowy, organ samorządu terytorialnego, państwowa i komunalna jednostka organizacyjna, a także podmiot niepubliczny realizujący zadania publiczne, osoba fizyczna, osoba prawna oraz jednostka organizacyjna nie będąca osobą prawną, jeżeli przetwarza dane osobowe w związku z działalnością zarobkową, zawodową lub dla realizacji celów statutowych.

Uznać należy, iż przy tak szerokim zakresie definicji administratora danych każdy pracodawca, nawet ten najmniejszy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, uznany zostanie za administratora danych w rozumieniu ustawy. 

Wobec powyższych ustaleń przedstawić należy zasady do jakich stosować powinien się pracodawca/administrator danych osobowych zgodnie z Ustawą.

Zasada uzyskania zgody na przetwarzanie danych

Ustawa reguluje (Art 23), iż przetwarzanie danych jest dopuszczalne między innymi tylko wtedy, gdy:

  • osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę – definiowaną przez Ustawę jako: „oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie”;

co ważne - zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści; zgoda może być odwołana w każdym czasie, lub

  • jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,

Z powyższej regulacji można by wywnioskować, iż udzielenie zgody do przetwarzania danych osobowych w ramach procesu rekrutacyjnego, a tym bardziej w ramach zatrudnienia czy nawiązanej współpracy nie wymaga de facto wyraźnej zgody kandydata/pracownika. Niemniej jednak dla celów dowodowych zwłaszcza w procesie rekrutacyjnym przyjęła się „dobra praktyka” żądania zamieszczenia stosownej klauzuli o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy.

Zasada legalności przetwarzania danych osobowych

Kolejną zasadą wynikającą z Ustawy, do której powinien stosować się każdy pracodawca – administrator jest zasada legalności przetwarzania danych. Zgodnie z art. 26 Ustawy administrator danych – pracodawca – przetwarzający dane powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane te były przetwarzane zgodnie z prawem, zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i nie poddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami, merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane, przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

Zasada rejestracji zbioru danych osobowych

Niezależnie od wskazanych powyżej obowiązków zgodnie z art. 40 Ustawy, zasadniczo na każdym administratorze spoczywa również obowiązek zgłoszenia zbioru danych osobowych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (GIODO), o ile zgodnie z Ustawą nie jest on zwolniony z obowiązku rejestracji zbioru w GIODO.

Zobacz również: GIODO, czyli Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych

Zasada rejestracji zbioru nie znajdzie jednak zastosowania do administratorów – pracodawców. Z obowiązku rejestracji zbioru danych zwolnieni są administratorzy danych przetwarzanych w związku z zatrudnieniem u nich, świadczeniem im usług na podstawie umów cywilnoprawnych.

Zasada zastosowania zabezpieczeń technicznych

Podmiot przetwarzający dane jest obowiązany zastosować takie środki techniczne i organizacyjne, które zapewnią właściwą ochronę danych osobowych. W szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem Ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 36 ust. 1 Ustawy).

Wybór odpowiednich środków gwarantujących przetwarzanym danym optymalny stopień zabezpieczenia ustawa o ochronie danych osobowych pozostawia jednak do uznania konkretnemu administratorowi danych osobowych. Mogą to być różnego rodzaju rozwiązania architektoniczno – budowlane, systemy alarmowe i służby ochrony. Ważne jest, aby administrator danych dysponował takimi instrumentami organizacyjnymi i technicznymi, za pomocą których będzie w stanie wyeliminować zagrożenia utraty, zmiany czy zniszczenia danych osobowych.

Dodatkowo administratorzy danych osobowych muszą wypełniać wszelkie obowiązki wynikające z ustawy o ochronie danych osobowych, polegające na:

  • tworzeniu dokumentacji polityki bezpieczeństwa danych,
  • wyznaczeniu Administratora Bezpieczeństwa Informacji,
  • wdrożeniu instrukcji zarządzania systemem informatycznym, w którym przetwarzane są dane osobowe, oraz
  • udzieleniu pracownikom stosownych upoważnień.

Co ważne, niedopełnienie wskazanych powyżej obowiązków może stanowić podstawę do wszczęcia postępowania administracyjnego przez GIODO, a nawet doprowadzić do powstania odpowiedzialności karnej po stronie osób odpowiedzialnych za prowadzenie firmy.

Polecamy serwis: Praca

Notka biograficzna autora:

Maciej Ostrowski LL.B. – aplikant radcowski w Kancelarii Prawniczej R. Olszewski, J. Tokarski i Wspólnicy. Doradza firmom z branży elektronicznej, ubezpieczeniowej i budowlanej w zakresie prawa kontraktów, własności intelektualnej, ochrony danych osobowych oraz prawa konkurencji.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Wynagrodzenie minimalne 2023 [quiz]
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/15
Kiedy będą miały miejsce podwyżki minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku?
od 1 stycznia i od 1 lipca
od 1 stycznia i od 1 czerwca
od 1 lutego i od 1 lipca
Następne
Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Projekt nowej ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Do polskiego prawa zostaną wdrożone przepisy unijne. Jakie będą zmiany?

Obecna ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę zostanie zastąpiona nową ustawą, która implementuje do polskiego prawa europejskiej dyrektywy adekwatnych wynagrodzeń minimalnych w Unii Europejskiej. Przepisy nowej ustawy o minimalnym wynagrodzeniu powinny być wdrożone do 15 listopada 2024 r.

Renta wdowia wraca pod obrady Sejmu. Znamy już datę

Posłowie zajmą się obywatelskim projektem ustawy w sprawie renty wdowiej. Tak wynika z planu czterodniowego posiedzenia Sejmu. Zajmą się tym ważnym dla wdów i wdowców projektem dokładnie w czwartek 25 lipca.

Sieć dróg płatnych będzie rozszerzona. Idzie nieuniknione

Resort infrastruktury pracuje nad przepisami, których celem jest rozszerzenie sieci dróg objętych elektronicznym systemem poboru opłat. Z informacji opublikowanych na stronie KPRM wynika, że chodzi o autostrady i drogi ekspresowe oddane do użytku po 2017 r.

Zostało tylko kilka dni. Pobierz i przygotuj z nami wniosek o bon energetyczny [komu przysługuje bon energetyczny, treść wniosku, jak złożyć, termin wypłaty świadczenia]

W ramach rekompensaty za częściowe odmrożenie cen energii elektrycznej uprawnieni mogą otrzymać bon energetyczny. Wnioski o to świadczenie można składać od 1 sierpnia. Przewiduje się, że najliczniejszą grupę objętą wsparciem, ok. 12,5 mln, stanowią gospodarstwa domowe. Sprawdź, czy masz prawo do bonu energetycznego, pobierz wniosek i go wypełnij!

REKLAMA

Zmiany w kodeksie pracy są pewne. Będziemy pracowali krócej. Jak będzie wyglądała praca przez 4 dni w szpitalach? Wiemy to.

Trwają prace nad wprowadzeniem najkorzystniejszego rozwiązania w zakresie skrócenia tygodnia pracy. I choć niewiadomych jest nadal wiele, to jest już pewne, że zmiany nas nie ominą. Wielu z nas trudno to sobie wyobrazić, szczególni, gdy chodzi o takie sfery naszego życia, jak służba zdrowia.

Stypendium dla ucznia w roku szkolnym 2024/2025. Nie tylko średnia ocen brana pod uwagę

W poniedziałek, 2 września rozpocznie się nowy rok szkolny 2024/2025. Sprawdź, jakie stypendia przysługują uczniom. Jakie warunku muszą spełnić? Co oprócz średniej ocen jest brane pod uwagę? Ile maksymalnie mogą wynosić poszczególne stypendia?

300 zł na wyprawkę szkolną. Jak odwołać się od decyzji ZUS?

Rodzice mogą ubiegać się o dofinansowanie do szkolnej wyprawki. Co w sytuacji, gdy Zakład Ubezpieczeń Społecznych odmówi przyznania świadczenia 300 plus? Czy można się odwołać od takiej decyzji?

Zasiłek pielęgnacyjny 2024 i 2025 r.

Zasiłek pielęgnacyjny 2024 i 2025 r. Sprawdź, ile aktualnie wynosi zasiłek pielęgnacyjny. W 2024 r. kwota zasiłku pielęgnacyjnego podlega weryfikacji. Ile będzie wynosić od 1 listopada 2024 r.? Kto może skorzystać z zasiłku pielęgnacyjnego? Komu nie przysługuje? 

REKLAMA

Już wiadomo, który rodzic skorzysta w rozliczeniu podatkowym 2025. Ten, który bardziej się angażuje. Jest odpowiedź Ministra Finansów

Który rodzic skorzysta w rozliczeniu podatkowym? Ten, który bardziej się angażuje. Jest odpowiedź Ministra Finansów, z której wynika, samo płacenie alimentów to za mało, by pozbawić drugiego rodzica status samotnie wychowującego dziecko.

System kaucyjny w praktyce. Nie zgniataj, bo nie będzie zwrotu kaucji

System kaucyjny zakłada, że puste opakowania objęte systemem będzie można zwracać. Bedą one specjalnie oznakowane. W związku z tym nie należy zgniatać opakowań, aby mieć szansę na odzyskanie kaucji. Chodzi o butelki plastikowe do 3 litrów oraz puszki metalowe do 1 litra.

REKLAMA