REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

RODO w HR - o czym warto pamiętać?

Subskrybuj nas na Youtube
RODO w HR - o czym warto pamiętać? Przetwarzanie danych osobowych pracowników. /fot. Shutterstock
RODO w HR - o czym warto pamiętać? Przetwarzanie danych osobowych pracowników. /fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

RODO wyznacza granice przetwarzania danych osobowych przez działy HR. Czy można zamieścić prywatny e-mail pracownika, jego numer telefonu czy zdjęcie w bazie osobowej? Jakie rejestry należy prowadzić? Jak długo można przetwarzać dane?

RODO – kilka szczegółów, o których warto pamiętać w HR

Czy można rejestrować firmowe spotkanie wigilijne? Czy dział HR ma prawo do przesyłania drogą mailową fotografii z imprezy integracyjnej? Czy szef działu może poprosić podwładnych o zaopiniowanie otrzymanego CV? I jak długo można przechowywać w aktach informacje o naganie? Wejście w życie przepisów RODO uporządkowało wiele problemów związanych z przetwarzaniem danych osobowych w firmach, ale też wygenerowało nowe pytania, wynikające z bardzo szerokiego zakresu nowych przepisów.

REKLAMA

Tylko tyle danych, ile potrzeba

W porównaniu do czasów sprzed RODO pracodawcy przetwarzają znacznie mniej danych osobowych, gdyż nowe przepisy nakładają ograniczenia w tym zakresie. „Pracodawca może żądać od pracownika udostępnienia tylko danych określonych przepisami, które są niezbędne do nawiązania stosunku pracy. Wymaga to od firmy w pierwszej kolejności przeprowadzenia wewnętrznego audytu, którego zadaniem jest wyłonienie zakresu potrzebnych danych osobowych ze szczególnym uwzględnieniem tych wrażliwych” – wyjaśnia Maciej Kabaciński, szef Pionu HR w Quercus.

Polecamy: RODO Jak przygotować się do kontroli

Pracodawca nie ma więc prawa do gromadzenia danych „na zapas”, na wszelki wypadek, choć w tej chwili nie są one potrzebne. „Na przykład podczas rekrutacji nie mamy prawa wymagać od kandydatów udostępniania danych, które nie mają żadnego znaczenia podczas rekrutacji, jak np. informacje o stanie cywilnym, poglądach religijnych, politycznych czy dodatkowych dokumentów tożsamości” – wyjaśnia Olga Dura-Nowicka, ekspertka Quercus, specjalizująca się we wdrażaniu rozwiązań dotyczących RODO.

Zgodnie z przepisami, jeśli pracodawca chce skonsultować CV kandydata do pracy z członkami zespołu, może to zrobić tylko pod warunkiem anonimizacji kwestionariusza. „Musimy usunąć wszystkie dane, które mogłyby pozwolić na identyfikację tej osoby, a więc imię, nazwisko, zdjęcie oraz inne informacje, które kandydaci zwykle umieszczają w CV. A trzeba przyznać, że podają więcej danych, niż wynika to z przepisów. W tej sytuacji z pomocą przychodzi wspomniany wcześniej audyt RODO, który dostarcza nam wiedzy, jakie dane możemy udostępnić do oceny kwalifikacji potencjalnego pracownika” – dodaje Maciej Kabaciński.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dodatkowe dane – tylko za zgodą

Przepisy stanowią, że dane osobowe, których posiadanie jest niezbędne do nawiązania stosunku pracy, nie wymagają specjalnej zgody na przetwarzanie. Jednak wszystko ponad to, co niezbędne, już tak. Oświadczenia takiego potrzebujemy, jeśli chcemy zamieścić w bazie/teczce osobowej prywatny e-mail pracownika, numer telefonu albo jego zdjęcie. I każda zgoda musi być koniecznie rejestrowana.

To ważne, gdyż administrator danych osobowych (ADO) zobowiązany jest do prowadzenia rejestrów zgód na przetwarzanie danych pracownika – tych, które nie wynikają z konieczności ich posiadania w myśl przepisów. Pracodawca musi umieć wykazać, że pracownik dobrowolnie wyraził zgodzę na przetwarzanie dodatkowych danych, jak np. podanie prywatnego numeru telefonu, i poświadczyć to stosownymi dokumentami” – podkreśla Olga Dura-Nowicka. Dodaje, że tak naprawdę osobne zgody są potrzebne, np. aby móc publicznie świętować urodziny współpracownika (data urodzin jest częścią danych osobowych), wykorzystać informację o szczególnych wymaganiach dietetycznych (np. podczas organizacji firmowej wigilii), rozesłać film z wigilii lub zdjęcia z imprezy integracyjnej, a nawet opublikować listę osób, które w najbliższym czasie będą uczestniczyć w szkoleniu. „Wiele osób te czynności traktuje w sposób naturalny, na zasadzie – że zawsze tak było. Dziś wymagają one osobnych zgód (na każdą czynność), odpowiednio zarejestrowanych, dostępnych do wglądu i z możliwością ich cofnięcia” – podkreśla Olga Dura-Nowicka.

Rejestry są koniecznością

Rozporządzenie RODO wyraźnie informuje o konieczności prowadzenia rejestru czynności przetwarzania oraz rejestru kategorii przetwarzania danych osobowych. Przepis ten nie dotyczy wszystkich administratorów, ale zalecane jest jego zastosowanie. Z tego obowiązku, w określonych przypadkach, mogą być zwolnione podmioty zatrudniające mniej niż 250 pracowników.

W Internecie można znaleźć kilka przykładowych szablonów, jak mogą wyglądać takie rejestry, lecz nie należy ich traktować jako jedyny prawidłowy wzór. Z uwagi na różnorodność struktur przedsiębiorstw, lepiej, aby taki dokument był przygotowany indywidualnie, tak aby można było bez problemu odnieść się do procedur zawartych w artykule 30 RODO. Rejestry to proste, ale i skuteczne narzędzie, pozwalające zapanować nad istotnymi danymi, jakie gromadzimy w firmie, zapewniające administratorowi bezpieczeństwo w tym zakresie” – mówi ekspert Quercus ds. RODO.

W rejestrach musimy uwzględnić informacje, jakie dane osobowe są przetwarzane w firmie i przez kogo, jakie dane są wysyłane do podmiotów zewnętrznych i w jakim celu (np. Medicover, MultiSport) oraz jakie dane otrzymane z firm zewnętrznych, np. z agencji pracy tymczasowej, przetwarzamy” – dodaje Maciej Kabaciński.

Usuwanie danych, terminy i anonimizacja

Największym problemem, przed jakim obecnie stoją pracodawcy, jest usuwanie danych bądź ich anonimizacja po zakończeniu okresu retencji danych. Co ważne, jako ADO powinniśmy ograniczać czas przechowywania danych pracowniczych do niezbędnego minimum.

Dane osobowe możemy przetwarzać w czasie, kiedy są nam niezbędne, chyba że przepisy stanowią inaczej. Na przykład informacje o kandydacie do pracy możemy przechowywać wyłącznie w okresie rekrutacji, zaś kartotekę pracowniczą – w zależności od daty zatrudnienia i faktu złożenia formularza RIA – przez 10 lub 50 lat. Z kolei informacje o nałożonych karach i udzielonych naganach możemy przetwarzać tylko przez okres ich trwania” – komentuje Olga Dura-Nowicka.

Maciej Kabaciński zaś dodaje, że nie sposób pilnować tych terminów bez odpowiedniego narzędzia informatycznego, które będzie na bieżąco śledzić daty ważności poszczególnych danych i kiedy minie okres retencji, automatycznie je usuwać lub anonimizować. „Im więcej pracowników w firmie, tym bardziej złożone procesy z tym związane. Dlatego wiele firm decyduje się na wdrożenie rozwiązań, które większość procesów związanych z RODO wykonują automatycznie, odciążając kadry, a przy tym zapewniając zgodność procedur z wymogami RODO. W Quercus, tworząc autorskie rozwiązanie, jakim jest Q-Solutions RODO, właśnie takimi przesłankami się kierowaliśmy”.

INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Wejście w życie przepisów RODO sprawiło, że administratorzy danych osobowych (ADO) musieli podnieść swoje kwalifikacje w tym zakresie lub – w przypadkach wymaganych przez ustawę – powołać inspektora ochrony danych (IOD), odpowiedzialnego za zgodność działania firmy z RODO. Obowiązek powołania IOD mają instytucje państwowe, podmioty przetwarzające dane, w tym dane wrażliwe, na dużą skalę. Pozostałe firmy mogą również powołać IOD, ale nie jest to obowiązkowe. Najczęściej na stanowisko IOD zostaje powołana osoba z firmy (w ramach rekrutacji wewnętrznej i szkoleń podnoszących kwalifikacje w tym zakresie), albo osoba z zewnątrz (o odpowiednich kwalifikacjach, która z kolei musi poznać system zabezpieczeń i sposób działania firmy).

3 najważniejsze cechy inspektora ochrony danych

  1. Odpowiedni poziom wiedzy: im większy zakres przetwarzania danych i im bardziej skomplikowany charakter tych danych, tym oczywiście wiedza powinna być większa. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy dane osobowe są przekazywane do państw trzecich lub gdy zawierają dużo tzw. danych wrażliwych.
  2. Znajomość firmy: osoba powołana na to stanowisko powinna w krótkim czasie pozyskać wiedzę na temat systemów informatycznych oraz wszelkich zabezpieczeń stosowanych u administratora danych osobowych (a więc w firmie), poznać wszystkie procedury i sposób funkcjonowania organizacji.
  3. Niezależność i etyka zawodowa: inspektor ochrony danych ma przede wszystkim dbać o bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami. Ponieważ są to cele nadrzędne, osoba ta powinna potrafić przeciwstawić się opinii administratora, jeśli miałoby dojść do naruszenia prawa. Dobrze jest, aby stanowisko IDO było niezależne, a osoba piastująca tę funkcję postępowała zawsze zgodnie z zasadami etyki zawodowej.

Źródło: Quercus Sp. z o.o.

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Budżet państwa zapłaci składki za nianię (np. za babcię). Dla emerytki to szansa na wyższą emeryturę. Trzeba tylko podpisać tę umowę

Znalezienie odpowiedzialnej osoby, która z troską zajmie się dzieckiem, to dla wielu rodziców ogromne wyzwanie. Nianią może być zarówno młoda osoba wchodząca na rynek pracy, jak i babcia, która chce dorobić do emerytury. ZUS informuje, że zatrudnienie opiekunki (także np. babci) na podstawie umowy uaktywniającej to rozwiązanie proste, bezpieczne i korzystne finansowo dla obu stron.

Tyle dla emerytów, tyle dla rodziców. Sejm bierze się za budżet na 2026 rok

Sejm rozpoczął prace nad budżetem państwa na 2026 rok, który przewiduje zarówno rekordowe wydatki na obronę i ochronę zdrowia, jak i konkretne wsparcie dla emerytów, rencistów oraz rodziców. Projekt ustawy kładzie nacisk na stabilność finansów państwa, rozwój infrastruktury, inwestycje strategiczne i politykę prorodzinną, a jednocześnie przewiduje kontynuację popularnych programów społecznych, takich jak 13. i 14. emerytura czy „Rodzina 800+”.

Polski sąd pyta TSUE o WIBOR w umowach kredytu sprzed 2018 roku. Czy to będzie „orzecznicza bomba”?

Zapamiętajmy datę 25 września 2025 roku, gdyż może ona być jedynym z kamieni milowych spraw dotyczących kredytów ze zmienną stopą procentową opartą na WIBOR. Tego dnia Sąd Okręgowy w Warszawie, rozpoznający sprawę o sygn. akt XXVIII C 22943/22, postanowił zadać Trybunałowi Sprawiedliwości Unii Europejskiej pytania prejudycjalne, które mogą okazać się przełomowe dla kredytobiorców, którzy zawarli umowy przed 1 stycznia 2018 roku.

Czy to koniec z promocjami skłaniającymi klientów do kupowania dużej ilości piwa, np. 5 puszek + 5 gratis? Trwają prace nad projektem nowelizacji ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi

Wszystko zaczęło się od alkotubek, a teraz całkiem możliwe, że już w 2026 r. będzie koniec z promocjami skłaniającymi klientów do kupowania dużej ilości piwa, np. 5 puszek + 5 gratis. Nie wiadomo natomiast co ze sprzedażą alkoholu na stacjach benzynowych. Wciąż trwają prace nad projektem nowelizacji ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi - propozycji jest dużo, stanowiska są zróżnicowane a resort zdrowia próbuje wypracować najbardziej optymalne rozwiązanie dla konsumentów ale i przedsiębiorców.

REKLAMA

Wiek emerytalny kobiety w górę? To tylko pierwszy krok do koniecznych zmian!

Wyrównanie wieku emerytalnego kobiet i mężczyzn jest raczej nieuniknione, a w przyszłości może czekać nas jego dalsze podnoszenie. To jest efekt zmian demograficznych oraz wyzwań ekonomicznych, z którymi musi zmierzyć się system emerytalny w Polsce. Co nas czeka?

Ustawa o asystencji osobistej wchodzi w życie. Co czeka osoby z niepełnosprawnościami i ich opiekunów?

Projekt ustawy o asystencji osobistej to ogromny krok w kierunku niezależnego życia osób z niepełnosprawnościami. Ma zastąpić niestabilne programy (jak AOON) systemową regulacją. Nowa ustawa, przyjęta przez Stały Komitet Rady Ministrów we wrześniu 2025 r., wprowadza pełną indywidualizację wsparcia, którego wymiar może sięgnąć nawet 240 godzin miesięcznie. Sprawdź, co ta rewolucja oznacza dla Ciebie i Twoich bliskich.

Asystent osobisty osoby z niepełnosprawnością w 2026 r. Jakie zmiany w programie i jak złożyć wniosek o wsparcie?

W 2026 r. program "Asystent osobisty" wchodzi w okres przejściowy. Resortowy AOON 2026 nadal bazuje na stopniach niepełnosprawności, ale przygotowuje grunt pod Ustawową Asystencję z 2027 r., powiązaną z punktami PPW. Nowe wytyczne zwiększają limity do 840 godzin rocznie i stawiają na elastyczność. Sprawdź, jak złożyć wniosek i wykorzystać wsparcie asystenta.

Ulgi i zniżki podatkowe dla emerytów w 2026. Z jakich preferencji można skorzystać?

Przepisy prawa podatkowego są szczególnie skomplikowane i bardzo często się zmieniają, co sprawia, że ciężko za nimi nadążyć. Przewidują one jednak szereg rozmaitych ulg i preferencji dla emerytów. Warto zatem zapoznać się z ich zasadami, pozwalają one bowiem zaoszczędzić nawet kilka tysięcy złotych rocznie. Wyjaśniamy, z jakich ulg mogą skorzystać emeryci i co zmieni się dla nich w 2026 roku?

REKLAMA

Stopy procentowe NBP 2025: w październiku obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 7-8 października 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 9 października 2025 r. 4,50 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP nie była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy najczęściej oczekiwali właśnie takiej obniżki.

Prezydent zapomniał o emerytach? Jest apel o zwolnienie z PIT rodziców, którzy wychowali co najmniej dwoje dzieci

Do Sejmu trafiła petycja BKSP-155-X-651/25, której autorem jest Adam Nycz. Dokument dotyczy zwolnienia przychodów z tytułu otrzymywanych emerytur z ZUS przez rodziców, którzy wychowali co najmniej dwójkę dzieci, z podatku dochodowego od osób fizycznych.

REKLAMA