REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

RODO w HR - o czym warto pamiętać?

RODO w HR - o czym warto pamiętać? Przetwarzanie danych osobowych pracowników. /fot. Shutterstock
RODO w HR - o czym warto pamiętać? Przetwarzanie danych osobowych pracowników. /fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

RODO wyznacza granice przetwarzania danych osobowych przez działy HR. Czy można zamieścić prywatny e-mail pracownika, jego numer telefonu czy zdjęcie w bazie osobowej? Jakie rejestry należy prowadzić? Jak długo można przetwarzać dane?

RODO – kilka szczegółów, o których warto pamiętać w HR

Czy można rejestrować firmowe spotkanie wigilijne? Czy dział HR ma prawo do przesyłania drogą mailową fotografii z imprezy integracyjnej? Czy szef działu może poprosić podwładnych o zaopiniowanie otrzymanego CV? I jak długo można przechowywać w aktach informacje o naganie? Wejście w życie przepisów RODO uporządkowało wiele problemów związanych z przetwarzaniem danych osobowych w firmach, ale też wygenerowało nowe pytania, wynikające z bardzo szerokiego zakresu nowych przepisów.

REKLAMA

Tylko tyle danych, ile potrzeba

W porównaniu do czasów sprzed RODO pracodawcy przetwarzają znacznie mniej danych osobowych, gdyż nowe przepisy nakładają ograniczenia w tym zakresie. „Pracodawca może żądać od pracownika udostępnienia tylko danych określonych przepisami, które są niezbędne do nawiązania stosunku pracy. Wymaga to od firmy w pierwszej kolejności przeprowadzenia wewnętrznego audytu, którego zadaniem jest wyłonienie zakresu potrzebnych danych osobowych ze szczególnym uwzględnieniem tych wrażliwych” – wyjaśnia Maciej Kabaciński, szef Pionu HR w Quercus.

Polecamy: RODO Jak przygotować się do kontroli

Pracodawca nie ma więc prawa do gromadzenia danych „na zapas”, na wszelki wypadek, choć w tej chwili nie są one potrzebne. „Na przykład podczas rekrutacji nie mamy prawa wymagać od kandydatów udostępniania danych, które nie mają żadnego znaczenia podczas rekrutacji, jak np. informacje o stanie cywilnym, poglądach religijnych, politycznych czy dodatkowych dokumentów tożsamości” – wyjaśnia Olga Dura-Nowicka, ekspertka Quercus, specjalizująca się we wdrażaniu rozwiązań dotyczących RODO.

Zgodnie z przepisami, jeśli pracodawca chce skonsultować CV kandydata do pracy z członkami zespołu, może to zrobić tylko pod warunkiem anonimizacji kwestionariusza. „Musimy usunąć wszystkie dane, które mogłyby pozwolić na identyfikację tej osoby, a więc imię, nazwisko, zdjęcie oraz inne informacje, które kandydaci zwykle umieszczają w CV. A trzeba przyznać, że podają więcej danych, niż wynika to z przepisów. W tej sytuacji z pomocą przychodzi wspomniany wcześniej audyt RODO, który dostarcza nam wiedzy, jakie dane możemy udostępnić do oceny kwalifikacji potencjalnego pracownika” – dodaje Maciej Kabaciński.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dodatkowe dane – tylko za zgodą

Przepisy stanowią, że dane osobowe, których posiadanie jest niezbędne do nawiązania stosunku pracy, nie wymagają specjalnej zgody na przetwarzanie. Jednak wszystko ponad to, co niezbędne, już tak. Oświadczenia takiego potrzebujemy, jeśli chcemy zamieścić w bazie/teczce osobowej prywatny e-mail pracownika, numer telefonu albo jego zdjęcie. I każda zgoda musi być koniecznie rejestrowana.

To ważne, gdyż administrator danych osobowych (ADO) zobowiązany jest do prowadzenia rejestrów zgód na przetwarzanie danych pracownika – tych, które nie wynikają z konieczności ich posiadania w myśl przepisów. Pracodawca musi umieć wykazać, że pracownik dobrowolnie wyraził zgodzę na przetwarzanie dodatkowych danych, jak np. podanie prywatnego numeru telefonu, i poświadczyć to stosownymi dokumentami” – podkreśla Olga Dura-Nowicka. Dodaje, że tak naprawdę osobne zgody są potrzebne, np. aby móc publicznie świętować urodziny współpracownika (data urodzin jest częścią danych osobowych), wykorzystać informację o szczególnych wymaganiach dietetycznych (np. podczas organizacji firmowej wigilii), rozesłać film z wigilii lub zdjęcia z imprezy integracyjnej, a nawet opublikować listę osób, które w najbliższym czasie będą uczestniczyć w szkoleniu. „Wiele osób te czynności traktuje w sposób naturalny, na zasadzie – że zawsze tak było. Dziś wymagają one osobnych zgód (na każdą czynność), odpowiednio zarejestrowanych, dostępnych do wglądu i z możliwością ich cofnięcia” – podkreśla Olga Dura-Nowicka.

Rejestry są koniecznością

Rozporządzenie RODO wyraźnie informuje o konieczności prowadzenia rejestru czynności przetwarzania oraz rejestru kategorii przetwarzania danych osobowych. Przepis ten nie dotyczy wszystkich administratorów, ale zalecane jest jego zastosowanie. Z tego obowiązku, w określonych przypadkach, mogą być zwolnione podmioty zatrudniające mniej niż 250 pracowników.

W Internecie można znaleźć kilka przykładowych szablonów, jak mogą wyglądać takie rejestry, lecz nie należy ich traktować jako jedyny prawidłowy wzór. Z uwagi na różnorodność struktur przedsiębiorstw, lepiej, aby taki dokument był przygotowany indywidualnie, tak aby można było bez problemu odnieść się do procedur zawartych w artykule 30 RODO. Rejestry to proste, ale i skuteczne narzędzie, pozwalające zapanować nad istotnymi danymi, jakie gromadzimy w firmie, zapewniające administratorowi bezpieczeństwo w tym zakresie” – mówi ekspert Quercus ds. RODO.

W rejestrach musimy uwzględnić informacje, jakie dane osobowe są przetwarzane w firmie i przez kogo, jakie dane są wysyłane do podmiotów zewnętrznych i w jakim celu (np. Medicover, MultiSport) oraz jakie dane otrzymane z firm zewnętrznych, np. z agencji pracy tymczasowej, przetwarzamy” – dodaje Maciej Kabaciński.

Usuwanie danych, terminy i anonimizacja

Największym problemem, przed jakim obecnie stoją pracodawcy, jest usuwanie danych bądź ich anonimizacja po zakończeniu okresu retencji danych. Co ważne, jako ADO powinniśmy ograniczać czas przechowywania danych pracowniczych do niezbędnego minimum.

Dane osobowe możemy przetwarzać w czasie, kiedy są nam niezbędne, chyba że przepisy stanowią inaczej. Na przykład informacje o kandydacie do pracy możemy przechowywać wyłącznie w okresie rekrutacji, zaś kartotekę pracowniczą – w zależności od daty zatrudnienia i faktu złożenia formularza RIA – przez 10 lub 50 lat. Z kolei informacje o nałożonych karach i udzielonych naganach możemy przetwarzać tylko przez okres ich trwania” – komentuje Olga Dura-Nowicka.

Maciej Kabaciński zaś dodaje, że nie sposób pilnować tych terminów bez odpowiedniego narzędzia informatycznego, które będzie na bieżąco śledzić daty ważności poszczególnych danych i kiedy minie okres retencji, automatycznie je usuwać lub anonimizować. „Im więcej pracowników w firmie, tym bardziej złożone procesy z tym związane. Dlatego wiele firm decyduje się na wdrożenie rozwiązań, które większość procesów związanych z RODO wykonują automatycznie, odciążając kadry, a przy tym zapewniając zgodność procedur z wymogami RODO. W Quercus, tworząc autorskie rozwiązanie, jakim jest Q-Solutions RODO, właśnie takimi przesłankami się kierowaliśmy”.

INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Wejście w życie przepisów RODO sprawiło, że administratorzy danych osobowych (ADO) musieli podnieść swoje kwalifikacje w tym zakresie lub – w przypadkach wymaganych przez ustawę – powołać inspektora ochrony danych (IOD), odpowiedzialnego za zgodność działania firmy z RODO. Obowiązek powołania IOD mają instytucje państwowe, podmioty przetwarzające dane, w tym dane wrażliwe, na dużą skalę. Pozostałe firmy mogą również powołać IOD, ale nie jest to obowiązkowe. Najczęściej na stanowisko IOD zostaje powołana osoba z firmy (w ramach rekrutacji wewnętrznej i szkoleń podnoszących kwalifikacje w tym zakresie), albo osoba z zewnątrz (o odpowiednich kwalifikacjach, która z kolei musi poznać system zabezpieczeń i sposób działania firmy).

3 najważniejsze cechy inspektora ochrony danych

  1. Odpowiedni poziom wiedzy: im większy zakres przetwarzania danych i im bardziej skomplikowany charakter tych danych, tym oczywiście wiedza powinna być większa. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy dane osobowe są przekazywane do państw trzecich lub gdy zawierają dużo tzw. danych wrażliwych.
  2. Znajomość firmy: osoba powołana na to stanowisko powinna w krótkim czasie pozyskać wiedzę na temat systemów informatycznych oraz wszelkich zabezpieczeń stosowanych u administratora danych osobowych (a więc w firmie), poznać wszystkie procedury i sposób funkcjonowania organizacji.
  3. Niezależność i etyka zawodowa: inspektor ochrony danych ma przede wszystkim dbać o bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami. Ponieważ są to cele nadrzędne, osoba ta powinna potrafić przeciwstawić się opinii administratora, jeśli miałoby dojść do naruszenia prawa. Dobrze jest, aby stanowisko IDO było niezależne, a osoba piastująca tę funkcję postępowała zawsze zgodnie z zasadami etyki zawodowej.

Źródło: Quercus Sp. z o.o.

Autopromocja

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Wynagrodzenie minimalne 2023 [quiz]
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/15
    Kiedy będą miały miejsce podwyżki minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku?
    od 1 stycznia i od 1 lipca
    od 1 stycznia i od 1 czerwca
    od 1 lutego i od 1 lipca
    Następne
    Prawo
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Zasiłek i dodatek dla samotnej matki 2024

    Samotna matka w 2024 roku może wnioskować o zasiłek rodzinny i dodatek z tytułu samotnego wychowywania dziecka. Jakie jest kryterium dochodowe? Jak złożyć wniosek o jakie dokumenty załączyć? Czy alimenty mają wpływ na przyznanie dodatku?

    Komunikat Policji: Od 25 lutego rolnicy na miesiąc zablokują autostradę. W obu kierunkach. Tym razem od strony Niemiec

    Komunikat Policji Od 25 lutego 2024 roku do 20 marca 2024 roku zarówno na autostradzie A2 w obydwu kierunkach oraz na terenie Słubic będą utrudnienia w ruchu drogowym. Zgodnie z otrzymaną informacją autostrada A2, a tym samym wyjazd i wjazd do Niemiec na wszystkich pasach będzie całkowicie zablokowany. Korzystajcie z tras alternatywnych.

    Zrównanie wieku emerytalnego kobiet i mężczyzn w Polsce. MRPiPS: nie ma przyzwolenia społecznego, nie są prowadzone prace

    Brak jest przyzwolenia społecznego w zakresie realizacji postulatu zrównania wieku emerytalnego kobiet i mężczyzn w Polsce. Dlatego Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie prowadzi żadnych prac w tym zakresie. Obecnie rząd nie prowadzi prac dotyczących wyliczenia, jak zmieniłaby się średnia wysokość emerytur dla kobiet w przypadku zrównania wieku emerytalnego dla obu płci. Jednocześnie zróżnicowanie wieku emerytalnego kobiet i mężczyzn jest zgodne z Konstytucją RP, regulacjami Międzynarodowej Organizacji Pracy i dyrektywami UE. Takie informacje zostały przekazane w odpowiedzi na interpelację poselską z 22 lutego 2024 r., której udzieliła Aleksandra Gajewska, sekretarz stanu w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

    W Warszawie sędzia zakwestionowała działania A. Bodnara. Czy prokuratorzy będą mogli skutecznie ścigać przestępców?

    Do sądów karnych wkroczył chaos. Dowodem na to jest zwrócenie prokuraturze przez Sąd Apelacyjny w Warszawie wniosku o przedłużenie aresztu tymczasowego. Decyzja sądu nie dotyczy polityki, ale ma źródło w polityce.

    REKLAMA

    Czy syn byłego prezesa Orlenu postąpił rozsądnie, czyli fundacja rodzinna okiem potencjalnego beneficjenta

    W ostatnim czasie głośno było o założeniu fundacji rodzinnej przez byłego prezesa Orlenu – w szczególności w kontekście przekazania do fundacji majątku przez jego syna. Zostawiając z boku politykę, jest to na pewno ciekawy przyczynek do rozważań o tym, czy takie działanie jest dopuszczalne i w jakikolwiek sposób opłacalne – a szerzej do dyskusji o roli beneficjenta.

    PFRON (Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych)

    Polska, podobnie jak wiele innych krajów, podejmuje działania mające na celu wsparcie i integrację osób z różnymi rodzajami niepełnosprawności. Jedną z kluczowych instytucji w tym obszarze jest Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, powszechnie znany jako PFRON.

    Do końca sierpnia na konta nauczycieli trafi o ok. 700 zł więcej. Wysokość świadczenia mocno w górę.

    W okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2024 r. do ustalania odpisu na ZFŚS dla nauczycieli stosuje się kwotę bazową w wysokości 5176,02 zł. Natomiast podstawą do obliczenia wysokości odpisu dla pozostałych pracowników jest kwota 6445,71 zł.

    137 mld euro, (600 mld zł) na polskie KPO będzie odblokowane w przyszłym tygodniu. D. Tusk: góra pieniędzy. Pierwsze szybkie płatności (ok. 1,5 mld euro) dla rolników

    W oparciu o uruchomione reformy, w następnym tygodniu kolegium komisarzy wyjdzie z dwoma decyzjami ws. funduszy europejskich, które teraz są zablokowane dla Polski. Te decyzje uwolnią do 137 mld euro dla Polski z Funduszu Odbudowy i funduszy spójności - poinformowała 23 lutego 2023 r. podczas konferencji w Warszawie przewodnicząca KE Ursula von der Leyen.

    REKLAMA

    Jak w 2024 r. odbywa się kwalifikacja wojskowa dla rocznika 2005 [na przykładzie Rzeszowa]? Kto? Jakie dokumenty? Jakie kategorie?

    Kwalifikacja wojskowa realizowana jest każdego roku i służy ocenie stanu zdrowia potencjalnych rekrutów oraz założeniu im ewidencji wojskowej.

    Wybory 2024 (samorządowe). Jak głosować na radnych, wójtów, burmistrzów i prezydentów miast? Które głosy są ważne, a które nie?

    Państwowa Komisja Wyborcza w uchwale nr 60/2024 z 12 lutego 2024 r. wskazała wzorcowe informacje o sposobie głosowania oraz warunkach ważności głosu w wyborach do rad gmin, rad powiatów, sejmików województw i rad dzielnic m.st. Warszawy oraz w wyborach wójtów, burmistrzów i prezydentów miast w 2024 roku. Przypomnijmy, że tegoroczne wybory samorządowe odbędą się 7 kwietnia, a 21 kwietnia odbędzie się II. tura wyborów (ponowne głosowanie) na wójtów, burmistrzów i prezydentów miast w tych gminach i miastach, gdzie w I. turze żaden kandydat nie osiągnął większości głosów. Warto się uważnie zapoznać z poniższymi informacjami, bo w wyborach samorządowych mamy aż 9 wariantów głosowania.

    REKLAMA