REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

RODO w HR - o czym warto pamiętać?

RODO w HR - o czym warto pamiętać? Przetwarzanie danych osobowych pracowników. /fot. Shutterstock
RODO w HR - o czym warto pamiętać? Przetwarzanie danych osobowych pracowników. /fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

RODO wyznacza granice przetwarzania danych osobowych przez działy HR. Czy można zamieścić prywatny e-mail pracownika, jego numer telefonu czy zdjęcie w bazie osobowej? Jakie rejestry należy prowadzić? Jak długo można przetwarzać dane?

RODO – kilka szczegółów, o których warto pamiętać w HR

Czy można rejestrować firmowe spotkanie wigilijne? Czy dział HR ma prawo do przesyłania drogą mailową fotografii z imprezy integracyjnej? Czy szef działu może poprosić podwładnych o zaopiniowanie otrzymanego CV? I jak długo można przechowywać w aktach informacje o naganie? Wejście w życie przepisów RODO uporządkowało wiele problemów związanych z przetwarzaniem danych osobowych w firmach, ale też wygenerowało nowe pytania, wynikające z bardzo szerokiego zakresu nowych przepisów.

REKLAMA

Tylko tyle danych, ile potrzeba

W porównaniu do czasów sprzed RODO pracodawcy przetwarzają znacznie mniej danych osobowych, gdyż nowe przepisy nakładają ograniczenia w tym zakresie. „Pracodawca może żądać od pracownika udostępnienia tylko danych określonych przepisami, które są niezbędne do nawiązania stosunku pracy. Wymaga to od firmy w pierwszej kolejności przeprowadzenia wewnętrznego audytu, którego zadaniem jest wyłonienie zakresu potrzebnych danych osobowych ze szczególnym uwzględnieniem tych wrażliwych” – wyjaśnia Maciej Kabaciński, szef Pionu HR w Quercus.

Polecamy: RODO Jak przygotować się do kontroli

Pracodawca nie ma więc prawa do gromadzenia danych „na zapas”, na wszelki wypadek, choć w tej chwili nie są one potrzebne. „Na przykład podczas rekrutacji nie mamy prawa wymagać od kandydatów udostępniania danych, które nie mają żadnego znaczenia podczas rekrutacji, jak np. informacje o stanie cywilnym, poglądach religijnych, politycznych czy dodatkowych dokumentów tożsamości” – wyjaśnia Olga Dura-Nowicka, ekspertka Quercus, specjalizująca się we wdrażaniu rozwiązań dotyczących RODO.

Zgodnie z przepisami, jeśli pracodawca chce skonsultować CV kandydata do pracy z członkami zespołu, może to zrobić tylko pod warunkiem anonimizacji kwestionariusza. „Musimy usunąć wszystkie dane, które mogłyby pozwolić na identyfikację tej osoby, a więc imię, nazwisko, zdjęcie oraz inne informacje, które kandydaci zwykle umieszczają w CV. A trzeba przyznać, że podają więcej danych, niż wynika to z przepisów. W tej sytuacji z pomocą przychodzi wspomniany wcześniej audyt RODO, który dostarcza nam wiedzy, jakie dane możemy udostępnić do oceny kwalifikacji potencjalnego pracownika” – dodaje Maciej Kabaciński.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dodatkowe dane – tylko za zgodą

Przepisy stanowią, że dane osobowe, których posiadanie jest niezbędne do nawiązania stosunku pracy, nie wymagają specjalnej zgody na przetwarzanie. Jednak wszystko ponad to, co niezbędne, już tak. Oświadczenia takiego potrzebujemy, jeśli chcemy zamieścić w bazie/teczce osobowej prywatny e-mail pracownika, numer telefonu albo jego zdjęcie. I każda zgoda musi być koniecznie rejestrowana.

To ważne, gdyż administrator danych osobowych (ADO) zobowiązany jest do prowadzenia rejestrów zgód na przetwarzanie danych pracownika – tych, które nie wynikają z konieczności ich posiadania w myśl przepisów. Pracodawca musi umieć wykazać, że pracownik dobrowolnie wyraził zgodzę na przetwarzanie dodatkowych danych, jak np. podanie prywatnego numeru telefonu, i poświadczyć to stosownymi dokumentami” – podkreśla Olga Dura-Nowicka. Dodaje, że tak naprawdę osobne zgody są potrzebne, np. aby móc publicznie świętować urodziny współpracownika (data urodzin jest częścią danych osobowych), wykorzystać informację o szczególnych wymaganiach dietetycznych (np. podczas organizacji firmowej wigilii), rozesłać film z wigilii lub zdjęcia z imprezy integracyjnej, a nawet opublikować listę osób, które w najbliższym czasie będą uczestniczyć w szkoleniu. „Wiele osób te czynności traktuje w sposób naturalny, na zasadzie – że zawsze tak było. Dziś wymagają one osobnych zgód (na każdą czynność), odpowiednio zarejestrowanych, dostępnych do wglądu i z możliwością ich cofnięcia” – podkreśla Olga Dura-Nowicka.

Rejestry są koniecznością

Rozporządzenie RODO wyraźnie informuje o konieczności prowadzenia rejestru czynności przetwarzania oraz rejestru kategorii przetwarzania danych osobowych. Przepis ten nie dotyczy wszystkich administratorów, ale zalecane jest jego zastosowanie. Z tego obowiązku, w określonych przypadkach, mogą być zwolnione podmioty zatrudniające mniej niż 250 pracowników.

W Internecie można znaleźć kilka przykładowych szablonów, jak mogą wyglądać takie rejestry, lecz nie należy ich traktować jako jedyny prawidłowy wzór. Z uwagi na różnorodność struktur przedsiębiorstw, lepiej, aby taki dokument był przygotowany indywidualnie, tak aby można było bez problemu odnieść się do procedur zawartych w artykule 30 RODO. Rejestry to proste, ale i skuteczne narzędzie, pozwalające zapanować nad istotnymi danymi, jakie gromadzimy w firmie, zapewniające administratorowi bezpieczeństwo w tym zakresie” – mówi ekspert Quercus ds. RODO.

W rejestrach musimy uwzględnić informacje, jakie dane osobowe są przetwarzane w firmie i przez kogo, jakie dane są wysyłane do podmiotów zewnętrznych i w jakim celu (np. Medicover, MultiSport) oraz jakie dane otrzymane z firm zewnętrznych, np. z agencji pracy tymczasowej, przetwarzamy” – dodaje Maciej Kabaciński.

Usuwanie danych, terminy i anonimizacja

Największym problemem, przed jakim obecnie stoją pracodawcy, jest usuwanie danych bądź ich anonimizacja po zakończeniu okresu retencji danych. Co ważne, jako ADO powinniśmy ograniczać czas przechowywania danych pracowniczych do niezbędnego minimum.

Dane osobowe możemy przetwarzać w czasie, kiedy są nam niezbędne, chyba że przepisy stanowią inaczej. Na przykład informacje o kandydacie do pracy możemy przechowywać wyłącznie w okresie rekrutacji, zaś kartotekę pracowniczą – w zależności od daty zatrudnienia i faktu złożenia formularza RIA – przez 10 lub 50 lat. Z kolei informacje o nałożonych karach i udzielonych naganach możemy przetwarzać tylko przez okres ich trwania” – komentuje Olga Dura-Nowicka.

Maciej Kabaciński zaś dodaje, że nie sposób pilnować tych terminów bez odpowiedniego narzędzia informatycznego, które będzie na bieżąco śledzić daty ważności poszczególnych danych i kiedy minie okres retencji, automatycznie je usuwać lub anonimizować. „Im więcej pracowników w firmie, tym bardziej złożone procesy z tym związane. Dlatego wiele firm decyduje się na wdrożenie rozwiązań, które większość procesów związanych z RODO wykonują automatycznie, odciążając kadry, a przy tym zapewniając zgodność procedur z wymogami RODO. W Quercus, tworząc autorskie rozwiązanie, jakim jest Q-Solutions RODO, właśnie takimi przesłankami się kierowaliśmy”.

INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Wejście w życie przepisów RODO sprawiło, że administratorzy danych osobowych (ADO) musieli podnieść swoje kwalifikacje w tym zakresie lub – w przypadkach wymaganych przez ustawę – powołać inspektora ochrony danych (IOD), odpowiedzialnego za zgodność działania firmy z RODO. Obowiązek powołania IOD mają instytucje państwowe, podmioty przetwarzające dane, w tym dane wrażliwe, na dużą skalę. Pozostałe firmy mogą również powołać IOD, ale nie jest to obowiązkowe. Najczęściej na stanowisko IOD zostaje powołana osoba z firmy (w ramach rekrutacji wewnętrznej i szkoleń podnoszących kwalifikacje w tym zakresie), albo osoba z zewnątrz (o odpowiednich kwalifikacjach, która z kolei musi poznać system zabezpieczeń i sposób działania firmy).

3 najważniejsze cechy inspektora ochrony danych

  1. Odpowiedni poziom wiedzy: im większy zakres przetwarzania danych i im bardziej skomplikowany charakter tych danych, tym oczywiście wiedza powinna być większa. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy dane osobowe są przekazywane do państw trzecich lub gdy zawierają dużo tzw. danych wrażliwych.
  2. Znajomość firmy: osoba powołana na to stanowisko powinna w krótkim czasie pozyskać wiedzę na temat systemów informatycznych oraz wszelkich zabezpieczeń stosowanych u administratora danych osobowych (a więc w firmie), poznać wszystkie procedury i sposób funkcjonowania organizacji.
  3. Niezależność i etyka zawodowa: inspektor ochrony danych ma przede wszystkim dbać o bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami. Ponieważ są to cele nadrzędne, osoba ta powinna potrafić przeciwstawić się opinii administratora, jeśli miałoby dojść do naruszenia prawa. Dobrze jest, aby stanowisko IDO było niezależne, a osoba piastująca tę funkcję postępowała zawsze zgodnie z zasadami etyki zawodowej.

Źródło: Quercus Sp. z o.o.

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Wynagrodzenie minimalne 2023 [quiz]
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/15
Kiedy będą miały miejsce podwyżki minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku?
od 1 stycznia i od 1 lipca
od 1 stycznia i od 1 czerwca
od 1 lutego i od 1 lipca
Następne
Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Już nie uciekniesz przez ZUS-em! Oskładkowanie umów o dzieło

„Ostatni bastion” nieoskładkowany przez ZUS, czyli umowy o dzieło, mają zostać objęte obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi, tj. ubezpieczeniami emerytalnym, rentowymi i wypadkowym oraz dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym. Jedyny wyjątek od powyższej zasady ma dotyczyć umów zawieranych przez studentów albo uczniów poniżej 26 roku życia. 

Rząd: Na świadczenie wspierające 9 575 000 minut. 380 000 wniosków osób niepełnosprawnych. To jedna z przyczyn opóźnień

Zaskakujące informacje w odpowiedzi pełnomocnika rządu ds. osób niepełnosprawnych Łukasza Krasonia dla Rzecznika Praw Obywatelskich. RPO pytał o przyczyny opóźnień w przyznawaniu świadczenia wspierającego. W odpowiedzi rząd wskazał dużą liczbę wniosków (przyczyna nr 1). To jest oczywiste. Zaskoczeniem jest przyczyna nr 2, czyli teza, że załamanie się systemu przyznawania świadczenia wspierającego, to wina składania przez osoby niepełnosprawne wniosków o świadczenie …… w formie papierowej. I równie zdumiewająca przyczyna nr 3 - zasypanie komisji lekarskich wadliwymi wnioskami, których ludzie po prostu nie umieli wypełniać. Aż 30-90% wniosków (w zależności od komisji) miało wady formalne albo zostało złożone przez osoby nieuprawnione. I to pomimo kampanii informacyjnej.

Wsparcie dla pracodawców zatrudniających żołnierzy. Ustawa czeka na podpis prezydenta

Senat przyjął ustawę, która wprowadza preferencje podatkowe dla przedsiębiorców zatrudniających żołnierzy WOT i aktywnej rezerwy. Ustawa wprowadza także świadczenie początkowe dla żołnierzy WOT z budżetu państwa zamiast dotychczasowej odprawy wypłacanej przez przedsiębiorców.

Dodatek dopełniający 2520 zł czeka na podpis prezydenta. Dodatek będzie waloryzowany. Senat nie wniósł poprawek. Pierwsza wypłata nastąpi w maju 2025 r. z wyrównaniem od 1 stycznia 2025 r.

Dodatek dopełniający 2520 zł czeka na podpis prezydenta. Dodatek będzie waloryzowany. Senat nie wniósł poprawek. Pierwsza wypłata nastąpi w maju 2025 r. z wyrównaniem od 1 stycznia 2025 r. Komu będzie przysługiwać dodatek dopełniający do renty socjalnej? Co zawiera wniosek?

REKLAMA

8 dni urlopu na żądanie i 20 dni dodatkowego zwolnienia od pracy. Te przepisy zostały uchwalone błyskawicznie i już obowiązują. Jak z nich skorzystać?

8 dni urlopu na żądanie i 20 dni dodatkowego zwolnienia od pracy. Te przepisy zostały uchwalone błyskawicznie i już obowiązują. Jak z nich skorzystać? Pracownik musi złożyć wniosek, a pracodawca musi się zgodzić, ale nie zawsze.

Składka zdrowotna 2025 - projekt zmian, który rozczarowuje. MZ tłumaczy to kiepską sytuacją budżetu państwa i NFZ

Ministerstwo Zdrowia przygotowało projekt ustawy, który ma na celu modyfikację przepisów dotyczących składki zdrowotnej dla przedsiębiorców. Projekt zakłada wyłączenie przychodów ze sprzedaży środków trwałych z podstawy wymiaru składki, co ma odciążyć przedsiębiorców, którzy obecnie muszą płacić składkę zdrowotną od takich transakcji. Zmiany mają wejść w życie w 2025 roku.

1000 zł świadczenia rodzicielskiego od 1 listopada 2024 r. 15 sierpnia weszło w życie rozporządzenie w sprawie wysokości dochodu rodziny albo dochodu osoby uczącej się

1000 zł świadczenia rodzicielskiego od 1 listopada 2024 r. 15 sierpnia weszło w życie rozporządzenie w sprawie wysokości dochodu rodziny albo dochodu osoby uczącej się stanowiących podstawę ubiegania się o zasiłek rodzinny i specjalny zasiłek opiekuńczy, wysokości świadczeń rodzinnych oraz wysokości zasiłku dla opiekuna.

Wirus Marburg - jakie są objawy, gdzie występuje?

Wirus Marburg przenosi się pomiędzy ludźmi drogą kropelkową. Początek jest zazwyczaj nagły, z niespecyficznymi objawami grypopodobnymi, takimi jak wysoka gorączka, silny ból głowy, dreszcze i złe samopoczucie. Ostatnio stwierdzono kilka podejrzeń zachorowań w krajach UE.

REKLAMA

Rodzice już nie zrobią zdjęcia w szkole. Dzień Nauczyciela jednak z prezentami, ale za to bez zdjęć? MEN nie zdążył z kontrolami, a MS wydał jasne wytyczne.

Rodzicu, już nie zrobisz zdjęcia na szkolnej uroczystości. Dzień Nauczyciela jednak z prezentami, ale za to bez zdjęć? Kto dopilnuje przestrzegania tych zasad wynikających z ministerialnych wytycznych?

Czy dodatek dopełniający jest zgodny z Konstytucją? Nowelizacja ustawy o rencie socjalnej budzi wątpliwości

We wrześniu Sejm uchwalił ustawę o zmianie ustawy o rencie socjalnej oraz niektórych innych ustaw, która umożliwi ubieganie się o dodatek dopełniający i przekazał ją do Senatu. Podczas prac legislacyjnych w Senacie powstały wątpliwości co do zgodności ustawy z Konstytucją.

REKLAMA