PPK a RODO - obowiązki pracodawcy

Obowiązki pracodawcy w związku z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi

Do 25 września pracodawcy zatrudniający co najmniej 250 osób są zobligowani zawrzeć porozumienie z pracownikami w zakresie wyboru instytucji finansowej, która będzie prowadziła Pracownicze Plany Kapitałowe [PPK] w firmie. PPK będą wprowadzane stopniowo w coraz mniejszych podmiotach, w związku z ciążącym na nich obowiązkiem prawnym wynikającym z ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych. Ponieważ plany kapitałowe to zupełna nowość, omówię to zagadnienie pod kątem wymagań przepisów RODO.

Polecamy: RODO 2019. Plusy i minusy zmian od 4 maja

Czy niezbędna jest umowa powierzenia z funduszem, do którego będą przekazywane dane?

Nie, ponieważ zawarcie i realizacja umowy, w tym przekazanie danych osobowych pracowników, jest obowiązkiem prawnym ciążącym na administratorze danych w związku z przepisami ustawy o PPK. Udostępnianie danych do TFI można przyrównać do udostępniania danych do podmiotu leczniczego w związku z medycyną pracy. Podmiot leczniczy ma obowiązki wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie przetwarzania danych pacjentów. Podobne obowiązki ciążą na TFI, który od momentu otrzymania danych pracownika będzie administratorem danych.

Czy pracownicy powinni wyrazić zgodę na przetwarzanie ich danych w związku z PPK?

Nie, przetwarzanie ich danych przez pracodawcę, jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa.

Czy w związku z udostępnieniem danych pracowników do funduszu, należy wypełnić wobec pracowników obowiązek informacyjny?

Tak, ponieważ jest to nowy cel przetwarzania, o którym pracownik nie był wcześniej informowany podczas zatrudniania. Warto jednak zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 13 ust. 4 RODO, w tym wypadku obowiązek wystarczy wypełnić w zakresie informacji, o których pracownik nie ma wiedzy, w szczególności cel i podstawa przetwarzania, odbiorcy danych oraz czas przetwarzania danych. Pracownik musi być także poinformowany o możliwości wycofania się z funduszu.

Czy przekazanie danych kontaktowych pracownika do funduszu, wymaga zgody pracownika?

Jeżeli pracodawca udostępnia jedynie służbowe dane, to zgoda pracownika nie jest wymagana. Jeżeli udostępnieniu będzie podlegał prywatny numer telefonu/adres e-mail, należy pozyskać zgodę na udostępnienie tych danych.

Czy pracownikowi po wypisaniu się z funduszu będzie przysługiwało prawo do usunięcia danych?

Nie, ponieważ prawo do usunięcia danych nie przysługuje, jeżeli administrator ma prawny obowiązek dalej przetwarzać dane osobowe. Tak będzie w przypadku danych przetwarzanych na potrzeby PPK.

Polecamy serwis: PPK