Wzór pokwitowania odbioru (przekazania) gotówki. Treść, forma, zasady, problemy z banknotami. Co zrobić, gdy wierzyciel nie chce podpisać pokwitowania?

• Czym jest pokwitowanie? Jaką powinno mieć formę?
• Pokwitowanie w kodeksie cywilnym
• Pokwitowanie odbioru gotówki - jakie elementy są konieczne?
• Pokwitowanie odbioru gotówki – przykładowy wzór
• Forma pokwitowania
• Dlaczego warto posiadać prawidłowo sporządzone pokwitowanie odbioru (przekazania) gotówki i kiedy może się przydać?
• Uwaga na fałszywe banknoty!

Czym jest pokwitowanie? Jaką powinno mieć formę?

Według słownika języka polskiego PWN słowo „pokwitowanie” oznacza pisemne potwierdzenie odbioru czegoś.

Zatem pokwitowanie to dokument potwierdzający dokonanie określonej czynności polegającej na przekazaniu przez jedną osobę drugiej osobie konkretnego (określonego w pokwitowaniu) przedmiotu lub świadczenia (np. kwoty pieniędzy w gotówce). 

Dokument ten najczęściej bywa sporządzony na piśmie ale nie ma przeciwskazań aby został sporządzony w formie elektronicznej jeżeli tylko osoba kwitująca (potwierdzająca odbiór) może go podpisać elektronicznie (dysponuje wiarygodnym - kwalifikowanym - podpisem elektronicznym).

Pokwitowanie może potwierdzać dokonanie jakiejś umowy, czy transakcji. Ale z reguły w relacjach biznesowych służą do tego faktury i rachunki. Ponadto w relacjach między przedsiębiorcami istnieją ograniczenia w transakcjach gotówkowych. Dlatego najczęściej (choć nie tylko) stosujemy pokwitowanie w życiu prywatnym, np. jako dowód przekazania pieniędzy jako zapłata za coś, czy jako zwrot pożyczki.

Pokwitowanie w kodeksie cywilnym

Zasadnicze przepisy dot. pokwitowania znajdziemy w kodeksie cywilnym (Księga 3: Zobowiązania, Tytuł VII: Wykonanie zobowiązań i skutki ich niewykonania, Dział I: Wykonanie zobowiązań).

Na podstawie art. 462 Kodeksu cywilnego, dłużnik, spełniając świadczenie, może żądać od wierzyciela pokwitowania. Co więcej, przepis ten stanowi że dłużnik może żądać pokwitowania w szczególnej formie, jeżeli ma w tym interes. Koszty pokwitowania ponosi dłużnik, chyba że umówiono się inaczej.

Zatem każdy dłużnik, bez względu na rodzaj zobowiązania ma prawo żądać od wierzyciela, aby ten mu pokwitował (potwierdził swoim podpisem) wykonanie konkretnego zobowiązania (np. przekazania kwoty pieniężnej w gotówce). 
Ważną informacją jest też to, że dłużnik może żądać od wierzyciela szczególnej formy pokwitowania (np. pokwitowania sporządzonego przed notariuszem). Ale wtedy to dłużnik musi pokryć koszty tej szczególnej formy pokwitowania.

A co jeżeli wierzyciel odmawia pokwitowania? Na to pytanie odpowiada art. 463 kodeksu cywilnego: Jeżeli wierzyciel odmawia pokwitowania, dłużnik może powstrzymać się ze spełnieniem świadczenia albo złożyć przedmiot świadczenia do depozytu sądowego.

Warto też wiedzieć, ze na podstawie art. 464 kodeksu cywilnego, świadczenie do rąk osoby, która okazuje pokwitowanie wystawione przez wierzyciela, zwalnia dłużnika, chyba że było zastrzeżone, iż świadczenie ma nastąpić do rąk własnych wierzyciela, albo chyba że dłużnik działał w złej wierze.

Trzeba też zwrócić uwagę na przepis art. 466 kodeksu cywilnego: Z pokwitowania zapłaty dłużnej sumy wynika domniemanie zapłaty należności ubocznych. Z pokwitowania świadczenia okresowego wynika domniemanie, że spełnione zostały również świadczenia okresowe wymagalne wcześniej.

Zatem jeżeli np. na pokwitowaniu napiszemy, że kwitujemy zwrot pożyczki w kwocie np. 100 tys. zł, to oznaczać to będzie (jeżeli nic innego nie napisano na pokwitowaniu), że jednocześnie został pokwitowany też odbiór odsetek od tej pożyczki.

Na pewno w kontekście tego przepisu warto zadbać, by na pokwitowaniu znalazły się jak najbardziej sprecyzowane informacje czym jest i czego dotyczy kwota objęta danym potwierdzeniem.

Pokwitowanie odbioru gotówki - jakie elementy są konieczne?

Kodeks cywilny ani też inne przepisy polskiego prawa nie określają powszechnie obowiązującego wzoru pokwitowania przyjęcia świadczenia pieniężnego (gotówki). Ale z cytowanych wyżej przepisów (a także przepisów regulujących postępowania sądowe i rozstrzyganie sporów) pośrednio wynika, jakie elementy pokwitowania są konieczne:

1) Nazwa dokumentu i data

Wystarczy zatytułować ten dokument jako „pokwitowanie”. Można też rozszerzyć tytuł, np.: „pokwitowanie odbioru gotówki” lub pokwitowanie odbioru świadczenia pieniężnego”. 
Bardzo ważne jest opatrzenie pokwitowania datą, bowiem wiele umów uzależnia brak np. odsetek, czy kar umownych od terminowej realizacji świadczenia (np. zapłaty, czy zwrotu pożyczki). Data umieszczona na górze pokwitowania oznacza, że całe pokwitowanie dokonane i podpis pod nim został złożony w tej właśnie dacie. Jeżeli nic innego nie wynika z treści pokwitowania, to data pokwitowania oznacza też datę odbioru pieniędzy.

2) Identyfikacja osoby (i ew. podmiotu) przekazującej gotówkę

Trzeba umieścić w treści pokwitowania dane osoby, która przekazuje pieniądze (co najmniej imię i nazwisko, adres zamieszkania i nr PESEL). Jeżeli ta osoba nie działa we własnym imieniu a w imieniu jakiegoś podmiotu (np. spółki), to warto wskazać dane identyfikujące ten podmiot (np. nazwę, adres siedziby, nr KRS).

3) Identyfikacja osoby (i ew. podmiotu) odbierającej gotówkę

Na pewno trzeba umieścić w treści pokwitowaniu dane osoby, która odbiera pieniądze (co najmniej imię i nazwisko, adres zamieszkania i nr PESEL). Jeżeli ta osoba nie działa we własnym imieniu a w imieniu jakiegoś podmiotu (np. spółki), to warto wskazać dane identyfikujące ten podmiot (np. nazwę, adres siedziby, nr KRS).
Oczywiście warto zadbać o dobrą identyfikację tej osoby (jeżeli nie znamy jej osobiście) – przynajmniej poprosić o okazanie dowodu osobistego lub paszportu, czy dane z tego dokumentu zgadzają się z danymi tej osoby wskazanymi w treści pokwitowania. Jeżeli kwitujący odmawia okazania dowodu osobistego na potwierdzenie swojej tożsamości, a przekazujący gotówkę ma co do tego wątpliwość, to lepiej skorzystać np. z notarialnej formy pokwitowania. Notariusz ma prawo i obowiązek w pierwszej kolejności zweryfikować tożsamość osób, które uczestniczą w czynnościach przed notariuszem.

4) Kwota odbieranej gotówki

Niezbędnym elementem pokwitowania jest wyraźne wskazanie kwoty i waluty przekazywanej gotówki. Powinno to być uczynione zarówno cyframi, jak również słownie.

5) powód (tytuł prawny) odbierania gotówki

Na pewno warto zadbać, by w pokwitowaniu znalazły się informacje z jakiego powodu są przekazywane i odbierane pieniądze. Można np. wskazać umowę, czy fakturę, rachunek, z której wynika obowiązek przekazania tych pieniędzy. Np. „tytułem zwrotu pożyczki udzielonej w dniu …” albo „jako zapłata za samochód sprzedany na podstawie umowy z dnia ….”.

6) Podpis osoby odbierającej gotówkę i ew. pieczęć

Oczywiście chodzi o własnoręczny podpis osoby odbierającej gotówkę. Warto poprosić o pełny podpis (imię i nazwisko) i nie zadowolić się samą parafką. Podpis pełny imieniem i nazwiskiem da więcej materiału do ew. ekspertyzy grafologicznej na wypadek sporu, czy podpis pod pokwitowaniem pochodzi od danej osoby.
Jeżeli osoba kwitująca odbiór gotówki reprezentuje jakiś podmiot warto by również dodatkowo odcisnęła pod swoim podpisem pieczęć firmową lub swoją pieczęć imienną.

7) Informacja o liczbie sporządzonych egzemplarzy pokwitowania

Najczęściej pokwitowanie odbioru gotówki sporządza się w jednym egzemplarzu, podpisuje go odbierający gotówkę, a egzemplarz ten zabiera ze sobą osoba, która gotówkę przekazała. Czasem podpisujący pokwitowanie prosi o kserokopię lub skan tego pokwitowania. 

Ale nie ma przeciwskazań, by jedno pokwitowanie przygotować w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach (warto to jednak zaznaczyć w treści pokwitowania, np.: „pokwitowanie niniejsze sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach”). Odbierający gotówkę powinien podpisać się pod oboma egzemplarzami.

Pokwitowanie odbioru gotówki – przykładowy wzór

…. (miejscowość) ……, dnia …….. (data) ……..

Pokwitowanie odbioru gotówki

Ja, niżej podpisany ………… (imię i nazwisko wierzyciela / osoby odbierającej gotówkę), 
zamieszkały w …………………… (adres wierzyciela / osoby odbierającej gotówkę),
legitymujący się dowodem osobistym nr: …………… oraz nr PESEL: ……………,
potwierdzam, że w dniu ……….… (data odbioru gotówki) …..
Pan/Pani  ……(imię i nazwisko dłużnika), legitymujący się dowodem osobistym nr: …………… oraz nr PESEL: ……………,
przekazał na moje ręce kwotę …………… zł (kwota słownie: ……………… złotych),
tytułem ……..……………….. (tytuł prawny przekazania i odbioru pieniędzy).

Pokwitowanie zostało sporządzone w jednym egzemplarzu.

…………………………………………………………………………….
(własnoręczny podpis osoby odbierającej gotówkę) 

Forma pokwitowania

Nie ma konieczności by sama treść pokwitowania była napisana odręcznie. Oczywiście można pokwitowanie napisać na komputerze i wydrukować. Ale już podpis pod pokwitowaniem powinien być własnoręcznie złożony przez osobę potwierdzającą odbiór gotówki (wierzyciela). 

Jeżeli odbiorca gotówki dysponuje podpisem kwalifikowanym, to pokwitowanie może mieć formę elektroniczną. Bowiem na podstawie Art. 78¹ kodeksu cywilnego:
§ 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
§ 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Dlaczego warto posiadać prawidłowo sporządzone pokwitowanie odbioru (przekazania) gotówki i kiedy może się przydać?

Pokwitowanie odbioru gotówki może być przydatne w przypadku ewentualnych sporów lub niejasności dotyczących przekazania (otrzymania) danej kwoty pieniędzy, czy daty tego przekazania.

Pokwitowanie jeżeli zawiera ww. elementy może posłużyć jako ważny dowód w postępowaniu sądowym nie tylko w sprawach cywilnych ale również karnych.

Pokwitowanie jest ważne przede wszystkim dla osoby przekazującej pieniądze (dłużnika). Przekazanie pieniędzy jest formą spełnienia wymaganego prawem świadczenia (np. zapłaty, czy zwrotu długu). Na podstawie art. 6 kodeksu cywilnego ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne. Zatem to osoba która przekazała pieniądze musi umieć udowodnić fakt, że to się stało.

Uwaga na fałszywe banknoty!

Omawiając pokwitowanie odbioru gotówki trzeba zwrócić uwagę na problem fałszywych banknotów. Na podstawie art. 310 § 2 kodeksu karnego, kto pieniądz, inny środek płatniczy lub znak pieniężny albo dokument określone w § 1 puszcza w obieg albo go w takim celu przyjmuje, przechowuje, przewozi, przenosi, przesyła albo pomaga do jego zbycia lub ukrycia, podlega karze pozbawienia wolności od roku do lat 10. 
Policja zaleca, by zachowywać czujność przy transakcjach gotówkowych i zawsze sprawdzać otrzymywane banknoty. Przede wszystkim warto wiedzieć jak wyglądają autentyczne banknoty, jakie mają zabezpieczenia przed podrobieniem i sprawdzać otrzymane w transakcji gotówkowej banknoty pod tym kątem. Należy zwrócić szczególną uwagę, jeśli banknot jest uszkodzony lub zniszczony.

Jeżeli mamy podejrzenie, że banknot, który ktoś chce nam przekazać nie jest autentyczny, to zawsze możemy odmówić jego przyjęcia. W celu rozwiania wątpliwości zawsze można pójść do banku albo na posterunek Policji. Pracownicy tych instytucji dysponują z reguły specjalistycznym sprzętem do oceny autentyczności banknotów.

oprac. Paweł Huczko