Jak powinno wyglądać zlecenie transportowe?

• Pułapki w zleceniach transportowych
• List przewozowy i dokumenty celne
• Czy zlecenie transportowe zawsze jest konieczne?

Przedsiębiorca, który zobowiązuje się w zakresie działalności swojego przedsiębiorstwa do przewiezienia za wynagrodzeniem osób lub rzeczy, w świetle art. 774 kodeksu cywilnego zawiera umowę przewozu.

- Zlecenie transportowe nie jest niczym innym, jak formą zawarcia takiej umowy. Jest to jeden z najważniejszych dokumentów, który określa warunki współpracy pomiędzy zleceniodawcą, a przewoźnikiem. – mówi Mateusz Pernak, prawnik z TC Kancelaria Prawna.

Przepisy określają, jakie dane powinno zawierać takie zlecenie. Zgodnie z art. 779 KC, wysyłający powinien podać przewoźnikowi swój adres, adres odbiorcy, miejsce przeznaczenia, oznaczenie przesyłki według rodzaju, ilości oraz sposobu opakowania, jak również wartość rzeczy szczególnie cennych. W realiach branży transportowej najistotniejszymi danymi, jakie powinno zawierać zlecenie, są miejsce i data załadunku oraz rozładunku, kwota frachtu oraz termin płatności. To właśnie te dane stanowią trzy najważniejsze elementy będące przedmiotem zainteresowania stron w trakcie negocjowania i zawierania warunków umowy przewozu.

W praktyce, zlecenie transportowe bywa mylone ze zleceniem spedycyjnym, a są to dwie zupełnie różne umowy oparte na odrębnych przepisach. Poprzez umowę przewozu rozumiemy stosunek, w którym klient organizuje cały proces logistyczny, a przewoźnik ma jedynie odebrać towar z punktu A i przewieźć go do punktu B. Umowa spedycji odpisuje sytuację, w której klient powierza organizację procesu logistycznego spedytorowi. By go zrealizować, spedytor może skorzystać z usług firmy przewozowej bądź przewieźć towar z wykorzystaniem własnej floty.

Pułapki w zleceniach transportowych

Ponieważ z reguły to przewoźnik otrzymuje zlecenie, w jego interesie jest dokładne zapoznanie się z jego treścią przed akceptacją. To ważne, bo zlecenia transportowe bywają naszpikowane rozmaitymi karami umownymi, zwykle dotkliwymi finansowo.  Dlatego zawsze warto dokładnie zapoznać się ze zleceniem i zwrócić uwagę na zapisy, które wyraźnie naruszają nasze interesy. Na tym etapie zapisy można negocjować, po akceptacji zlecenia tracimy tę możliwość. 

– Konstruując zlecenia transportowe powinniśmy pamiętać, że ich treść musi być zgodna z obowiązującymi przepisami, czy to prawa przewozowego, czy konwencji CMR w przypadku transportów międzynarodowych. Kary umowne, które okażą się niezgodne z obowiązującymi przepisami, w praktyce nie będą wiążące – radzi ekspert TC Kancelarii Prawnej.

Szczególnie problematyczna jest kwestia anulowania zlecenia. Zarówno konwencja CMR, jak i ustawa prawo przewozowe nie reguluję tej kwestii więc, jeżeli zlecenie nie określa warunków odstąpienia od umowy, ich podstawą są przepisy ogólne, czyli art. 471 KC. Zgodnie z nim „dłużnik zobowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi”.

W idealnym świecie, zlecenia transportowe zabezpieczałyby interesy obu stron umowy. Niestety w praktyce ich zapisy często bywają konstruowane na korzyść zleceniodawcy, kosztem praw przewoźnika. Z tego względu przed podpisaniem zlecenia warto dobrze się z nim zapoznać i zgłaszać uwagi. Cenną radą w tym zakresie służą także prawnicy biegli w zakresie prawa transportowego, którzy są w stanie zwrócić uwagę na zapisy potencjalnie problematyczne lub po prostu niezgodne z przepisami. Zasada jest prosta - im bardziej będziemy przykładać się do konstruowania zleceń, tym mniejsze prawdopodobieństwo wystąpienia potencjalnych sporów prawnych.

List przewozowy i dokumenty celne

Nieodłącznym elementem umowy przewozu jest również list przewozowy, który zgodnie z konwencją CMR stanowi dowód jej zawarcia.  Jego brak, nieprawidłowość lub utrata nie wpływa jednak na istnienie lub ważność umowy przewozu. Kluczowe z perspektywy przewoźnika jest więc udokumentowanie zawarcia umowy w formie zlecenia transportowego.

W przypadku przewozu krajowego w ustawie prawo przewozowe znajdziemy podobny zapis stanowiący, że dowodem zawarcia umowy przewozu jest potwierdzony przez przewoźnika list przewozowy. Jego rolę pełnić może także przekaz elektroniczny, wydruk komputerowy lub inny dokument zawierający dane określone w art. 38 p. tej ustawy. Są to nazwa i adres nadawcy, jego podpis oraz określenie placówki przewoźnika zawierającej umowę, miejsce przeznaczenia przesyłki oraz nazwa i adres odbiorcy, określenie rzeczy, masy, liczby sztuk przesyłki, sposobu opakowania i oznaczenia oraz inne wskazania i oświadczenia, wymagane albo dopuszczone zgodnie z przepisami ze względu na warunki danej umowy lub sposób rozliczeń. Ostatni punkt wiąże się ze zleceniem transportowym i jest kolejnym powodem ku temu, żeby uważnie czytać otrzymywane zlecenia.

Konwencja CMR poszerza katalog danych, jakie powinny zostać umieszczone w liście przewozowym. Na liście znalazły się m.in. miejsce i data wystawienia listu przewozowego, nazwa i adres nadawcy, przewoźnika i odbiorcy, miejsce i data przyjęcia towaru do przewozu oraz przewidziane miejsce jego wydania, powszechnie używane określenie rodzaju towaru oraz sposób opakowania, a dla towarów niebezpiecznych ich ogólnie uznane określenie, ilość sztuk, ich cechy i numery, waga brutto lub inaczej wyrażona ilość towaru, koszty związane z przewozem (przewoźne, koszty dodatkowe, należności celne i inne koszty powstałe od chwili zawarcia umowy do chwili dostawy), instrukcje niezbędne do załatwienia formalności celnych i innych oraz oświadczenie, że przewóz bez względu na jakąkolwiek przeciwną klauzulę, podlega przepisom Konwencji CMR.

Jeśli przewoźnik ma jakiekolwiek zastrzeżenia do stanu transportowanego towaru, powinien umieścić je w treści listu przewozowego. W przeciwnym razie, jak czytamy w art. 9 Konwencji CMR, istnieje domniemanie, że towar i jego opakowanie były w dobrym stanie w chwili przyjęcia go przez przewoźnika i że ilość sztuk, jak również ich cechy i numery były zgodne z oświadczeniami w liście przewozowym. W związku z tym, aby zabezpieczyć się przed niechcianymi konsekwencjami trzeba dokładnie sprawdzić stan towaru i w razie czego wpisać odpowiednie zastrzeżenia.

Do listu przewozowego nadawca powinien dołączyć również odpowiednie dokumenty celne oraz udzielić przewoźnikowi informacji koniecznych do załatwienia formalności celnych lub innych. Niejednokrotnie w zleceniach możemy spotkać się z zapisem, który zrzuca odpowiedzialność za niedopełnienie formalności celnych na przewoźnika. Taki zapis jest niezgodny zarówno z konwencją CMR, jak i ustawą prawo przewozowe, dlatego na widok takiej klauzuli w zleceniu powinna się zapalić czerwona lampka. 

Czy zlecenie transportowe zawsze jest konieczne?

Z punktu widzenia prawa, wystawienie zlecenia transportowego nie jest obowiązkowe, ponieważ jako takie jest tylko jedną z wielu możliwych form zawarcia umowy przewozu. Taka umowa będzie ważna niezależnie od tego, czy zawrzemy ją w formie ustnej, mailowej, SMS czy też z wykorzystaniem komunikatora przy giełdzie transportowej. Przewagą umowy w formie zlecenia transportowego nad pozostałymi jest możliwość odwołania się do zawartych w niej warunków w razie sporu. 

– Brak zlecenia transportowego może narazić przewoźnika na niepotrzebne problemy. Nasza kancelaria obsługiwała klienta, który zawarł zlecenia telefonicznie i wykonał przejazdy, ale nie otrzymał zapłaty. Należność udało się odzyskać na drodze sądowej, ale z powodu braku zlecenia, postępowanie było dłuższe i wymagało udziału klienta w rozprawach. Spisanie go pozwoliłoby uniknąć tych niedogodności – radzi ekspert TC Kancelarii Prawnej. 

W branży TSL z reguły spotykamy się ze zleceniami transportowymi, które nie są podpisane przez obie strony. Mimo to, taka umowa jest wiążąca, ponieważ w tym wypadku wystarczy, by obie strony miały możliwość zapoznania się z warunkami zlecenia. W praktyce więc przesłanie zlecenia mailem, komunikatorem internetowym lub innym środkiem komunikacji elektronicznej pozwala domniemywać, że druga strona zna treść zlecenia i ją akceptuje.

Odpowiednie skonstruowanie zleceń i innych dokumentów transportowych pomaga zabezpieczyć swoje interesy. Nawet jeden zapis czy to w zleceniu, czy też w liście przewozowym, może zaważyć na stracie bądź korzyści. W razie jakichkolwiek wątpliwości co do prawidłowości dokumentów warto skonsultować się z prawnikiem. Specjalista je przeanalizuje i wskaże zapisy, które mogą wpędzić przewoźnika w kłopoty.