Koniec z papierologią: będzie zlikwidowany obowiązek przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS przez 5 lat

• Obowiązek zgłoszenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
• Jak dokonać zgłoszenia ubezpieczonego?
• Koniec z papierologią: będzie zlikwidowany obowiązek przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS przez 5 lat

Mają zajść kolejne zmiany w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zmiany ma wdrożyć projekt ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (numer projektu: UDER42, dalej jako: projekt). Tym razem będą to jednak deregulacje na korzyść pracodawców. Dlaczego? Bo zapowiadany jest koniec z papierologią: będzie zlikwidowany obowiązek przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS przez 5 lat.

Obowiązek zgłoszenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Z przepisu art. 36 ust. 1 ustawy wynika, że każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. Z kolei z przepis art. 36 ust. 8 ustawy określa, że: w przypadku przekazywania do Zakładu zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres 5 lat. To właśnie ten przepis ma się zmienić.

Jak dokonać zgłoszenia ubezpieczonego?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyjaśnia krok po kroku jak dokonać zgłoszenia ubezpieczonego. Jakie są terminy? Co ważne na zgłoszenie do ubezpieczenia masz 7 dni od:

• dnia podpisania umowy o pracę z osobą, którą zatrudniasz,
• dnia otrzymania decyzji Komisji do Spraw Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców, w której określona jest data rozpoczęcia wykonywania działalności twórczej lub artystycznej - dotyczy twórcy lub artysty,
• daty podpisania umowy dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego z Narodowym Funduszem Zdrowia.

Są oczywiście pewne wyjątki, bo:

1. Pracowników, którzy są członkami służby zagranicznej zgłaszasz do ubezpieczeń nie później niż w terminie, w którym rozliczasz i opłacasz składki za miesiąc, w którym pracownik został objęty ubezpieczeniem.
2. Osoby, które przebywają na urlopach wychowawczych lub pobierają zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, zgłaszasz do ubezpieczeń poprzez wykazanie w imiennym raporcie miesięcznym, składanym w terminie przekazywania dokumentów rozliczeniowych do ZUS. Wskazanych osób nie zgłoszasz na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

KROK 1: Wypełnij formularz:

• ZUS ZUA - jeśli chcesz zgłosić do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego lub tylko do ubezpieczenia społecznego,
• ZUS ZZA - jeśli chcesz zgłosić tylko do ubezpieczenia zdrowotnego.

KROK 2: Wyślij formularz do ZUSu:

• w Programie Płatnik – dołącz do zestawu, podpisz go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu i wyślij;
• w aplikacji ePłatnik na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) – jeśli masz konto na PUE, następnie podpisz go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu lub profilem zaufanym ePUAP i wyślij.

KROK 3: dalsze działania

• PUE/Płatnik - możesz sprawdzić kartotekę ubezpieczonego, a następnie wykonać inne operacje związane ze zgłoszonym ubezpieczonym.
• Program Płatnik - odbierz potwierdzenie przyjęcia przez nas dokumentu.
• Jeżeli ubezpieczony ma członków rodziny, którzy są uprawnieni do objęcia ich z tego tytułu ubezpieczeniem zdrowotnym, złóż za nich dokument ZUS ZCNA.

Koniec z papierologią: będzie zlikwidowany obowiązek przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS przez 5 lat

Tak więc, w ramach szeroko rozumianych projektów deregulacyjnych Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej planuje zlikwidować obowiązek przechowywania przez płatników składek papierowych zgłoszeń do ubezpieczeń przez okres pięciu lat. Nowelizacja ustawy w tej sprawie została przyjęta przez rząd.