REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Koniec z papierologią: będzie zlikwidowany obowiązek przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS przez 5 lat

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Kinga Piwowarska
Doktor nauk prawnych, adwokat, adiunkt na Wydziale Prawa Uniwersytetu Andrzeja Frycza Modrzewskiego w Krakowie w Katedrze Prawa Pracy i Zabezpieczenia Społecznego
ZUS, przechowywanie, zgłoszenia
Koniec z papierologią: będzie zlikwidowany obowiązek przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS przez 5 lat
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Mają zajść kolejne zmiany w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 350). Tym razem będą to jednak deregulacje na korzyść pracodawców. Dlaczego? Bo zapowiadany jest koniec z papierologią: będzie zlikwidowany obowiązek przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS przez 5 lat.

Mają zajść kolejne zmiany w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zmiany ma wdrożyć projekt ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (numer projektu: UDER42, dalej jako: projekt). Tym razem będą to jednak deregulacje na korzyść pracodawców. Dlaczego? Bo zapowiadany jest koniec z papierologią: będzie zlikwidowany obowiązek przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS przez 5 lat.

REKLAMA

Obowiązek zgłoszenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Z przepisu art. 36 ust. 1 ustawy wynika, że każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. Z kolei z przepis art. 36 ust. 8 ustawy określa, że: w przypadku przekazywania do Zakładu zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres 5 lat. To właśnie ten przepis ma się zmienić.

Ważne

Wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 23 stycznia 2023 r., III AUa 286/22, Wzruszalność domniemania o uznaniu podmiotu zgłaszającego do ubezpieczeń społecznych za płatnika składek

Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych, a obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych osób wymienionych w przepisie art. 36 ust. 1 i 2 u.s.u.s. należy do płatnika składek. Przepis ten wprowadza zatem domniemanie, którego podstawą jest założenie, że podmiot zgłaszający ubezpieczonego do ubezpieczeń społecznych jest płatnikiem składek, z którym ubezpieczony (podlegający zgłoszeniu) pozostaje w stosunku prawnym uzasadniającym objęcie go ubezpieczeniami społecznymi i ubezpieczeniem zdrowotnym. Domniemanie to jest wzruszalne.

Jak dokonać zgłoszenia ubezpieczonego?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyjaśnia krok po kroku jak dokonać zgłoszenia ubezpieczonego. Jakie są terminy? Co ważne na zgłoszenie do ubezpieczenia masz 7 dni od:

  • dnia podpisania umowy o pracę z osobą, którą zatrudniasz,
  • dnia otrzymania decyzji Komisji do Spraw Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców, w której określona jest data rozpoczęcia wykonywania działalności twórczej lub artystycznej - dotyczy twórcy lub artysty,
  • daty podpisania umowy dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego z Narodowym Funduszem Zdrowia.

Są oczywiście pewne wyjątki, bo:

  1. Pracowników, którzy są członkami służby zagranicznej zgłaszasz do ubezpieczeń nie później niż w terminie, w którym rozliczasz i opłacasz składki za miesiąc, w którym pracownik został objęty ubezpieczeniem.
  2. Osoby, które przebywają na urlopach wychowawczych lub pobierają zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, zgłaszasz do ubezpieczeń poprzez wykazanie w imiennym raporcie miesięcznym, składanym w terminie przekazywania dokumentów rozliczeniowych do ZUS. Wskazanych osób nie zgłoszasz na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

KROK 1: Wypełnij formularz:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • ZUS ZUA - jeśli chcesz zgłosić do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego lub tylko do ubezpieczenia społecznego,
  • ZUS ZZA - jeśli chcesz zgłosić tylko do ubezpieczenia zdrowotnego.

KROK 2: Wyślij formularz do ZUSu:

  • w Programie Płatnik – dołącz do zestawu, podpisz go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu i wyślij;
  • w aplikacji ePłatnik na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) – jeśli masz konto na PUE, następnie podpisz go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu lub profilem zaufanym ePUAP i wyślij.

KROK 3: dalsze działania

  • PUE/Płatnik - możesz sprawdzić kartotekę ubezpieczonego, a następnie wykonać inne operacje związane ze zgłoszonym ubezpieczonym.
  • Program Płatnik - odbierz potwierdzenie przyjęcia przez nas dokumentu.
  • Jeżeli ubezpieczony ma członków rodziny, którzy są uprawnieni do objęcia ich z tego tytułu ubezpieczeniem zdrowotnym, złóż za nich dokument ZUS ZCNA.

Koniec z papierologią: będzie zlikwidowany obowiązek przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS przez 5 lat

Tak więc, w ramach szeroko rozumianych projektów deregulacyjnych Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej planuje zlikwidować obowiązek przechowywania przez płatników składek papierowych zgłoszeń do ubezpieczeń przez okres pięciu lat. Nowelizacja ustawy w tej sprawie została przyjęta przez rząd.

Podsumowując, obowiązek przechowywania dokumentów jest postrzegany przez przedsiębiorców jako nadmiarowy, gdyż zgłoszenia do ubezpieczeń widnieją w systemie - zarówno po stronie ZUS, jak i płatnika, co sprawia, że nie ma potrzeby dokonywania dodatkowej, osobnej archiwizacji. Proponuje się więc likwidację obowiązku przechowywania przez płatników składek zgłoszeń do ubezpieczeń poprzez uchylenie w art. 36 ust. 8 ustawy systemowej - podkreślają autorzy projektu. Rada Ministrów przyjęła projekt 14 lipca 2025 r., czekamy więc na dalsze etapy procesu legislacyjnego i wejście w życie.

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wzrósł dług Polski: Zła wiadomość dla rządu i samorządów, to już 57,4% PKB

Dług polskiego sektora instytucji rządowych oraz samorządowych (general government) wzrósł do 57,4% PKB w pierwszym kwartale 2025 r. z 55,3% PKB zanotowanych kwartał wcześniej. Takie dane podał Eurostat. Natomiast w pierwszym kwartale 2024 r. wskaźnik ten wyniósł 51,3% PKB.

Unijna reforma praw pasażerów 2025 – co się zmieni przed kolejnym sezonem wakacyjnym?

Planujesz podróż samolotem? Już wkrótce unijne przepisy dotyczące praw pasażerów przejdą największą reformę od dwudziestu lat. Rada Unii Europejskiej zatwierdziła nowelizację rozporządzenia 261/2004, które od dwóch dekad regulowało zasady odszkodowań i opieki w razie opóźnień oraz odwołań lotów. Nowe przepisy mają zostać uchwalone jeszcze w 2025 roku, a ich wejście w życie przewiduje się na przełomie jesieni i zimy, najpóźniej przed sezonem wakacyjnym 2026

Koniec z papierologią: będzie zlikwidowany obowiązek przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS przez 5 lat

Mają zajść kolejne zmiany w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 350). Tym razem będą to jednak deregulacje na korzyść pracodawców. Dlaczego? Bo zapowiadany jest koniec z papierologią: będzie zlikwidowany obowiązek przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS przez 5 lat.

Emerytalna rewolucja Karola Nawrockiego: Co najmniej 150 zł podwyżki dla seniorów? Projekt już 6 sierpnia

Nowo wybrany prezydent Karol Nawrocki zapowiedział rewolucję w sposobie waloryzacji emerytur i rent. Jego obietnica może oznaczać realne zmiany w domowych budżetach milionów polskich emerytów – szczególnie tych, którzy otrzymują najniższe świadczenia. Czy nowy system będzie bardziej sprawiedliwy? Jakie konkretnie rozwiązania zapowiada Nawrocki? I kto zyska najwięcej?

REKLAMA

Inwigilowani? ZUS udostępni dane przedsiębiorców bankom, instytucjom finansowym, kredytowym czy pożyczkowym

Czujemy się w pewnym sensie inwigilowani - podkreślają przedsiębiorcy, którzy zapoznają się z kolejnym projektem zmian przepisów przygotowanym przez MRPiPS. Tym razem chodzi o zmiany ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Generalnie intencja jest taka, że ZUS udostępni dane z kont płatników składek szerszemu gronu podmiotów: bankom, instytucjom finansowym, kredytowym, pożyczkowym. Po co? Pytają przedsiębiorcy.

Rewolucja w L4: w czasie zwolnienia, pracownik (od czasu do czasu) będzie musiał odebrać telefon od szefa i odpisać na e-maila, ale będzie też mógł pobierać jednocześnie zasiłek chorobowy i 100 proc. wynagrodzenia

Przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej projekt ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (nr w wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów: UD114) zakłada wprowadzenie istotnych zmian w zakresie tego co wolno, a czego nie wolno pracownikowi w czasie przebywania na zwolnieniu lekarskim – począwszy od podejmowania sporadycznych, incydentalnych czynności, będących przejawami aktywności zawodowej, a na wykonywaniu pracy u innego pracodawcy (tym samym – pobierając jednocześnie zasiłek chorobowy i 100 proc. wynagrodzenia) skończywszy.

Duża podwyżka świadczenia dla mężczyzny z rocznika 1957. Kolejne prawomocne orzeczenie sądu powszechnego po wyroku TK z 4 czerwca 2024 r. SK 140/20

Przybywa prawomocnych orzeczeń w sprawach po wyroku TK z 4 czerwca 2024 r. SK 140/20. Przedstawię wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku.

Niski wiek emerytalny kobiet to bomba z opóźnionym zapłonem. Polki stracą tysiące na emeryturze

Polska starzeje się w szybkim tempie, co już dziś budzi poważne obawy o przyszłość systemu emerytalnego. Międzynarodowy Fundusz Walutowy alarmuje: jeśli nie zostaną wprowadzone pilne reformy, do 2050 roku świadczenia mogą spaść nawet o jedną trzecią. Najbardziej ucierpią kobiety, osoby o niskich dochodach i pracownicy niestandardowi. Czy jest jeszcze czas, by uniknąć kryzysu?

REKLAMA

Nadchodzą rewolucyjne zmiany w świadectwie pracy? Chodzi o jedną rubrykę. Prezes UODO pisze do MRPiPS

Współczesny rynek pracy wymaga elastyczności, kompetencji i transparentności, a prawo musi podążać za zmianami społecznymi, technologicznymi ale co ciekawe czasami także za prywatnymi decyzjami pracowników. W tym wszystkim istotne znaczenie ma świadectwo pracy, którego wzór jest uregulowany jako załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. 2016 poz. 2292). Co zatem się zmieni?

Koniec z oszukiwaniem w CV. Pracodawcy sprawdzą dyplom a uczelnie będą miały nowy obowiązek

Fałszywy dyplom w CV? Już wkrótce ten problem może odejść do lamusa. Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego przygotowało projekt ustawy, który da pracodawcom narzędzie do weryfikacji wykształcenia kandydatów do pracy. To rewolucja w rekrutacji, która kończy z dotychczasową bezradnością pracodawców wobec przepisów o ochronie danych.

REKLAMA