Pracownik nie odliczy studiów? Wtedy jest lepiej, gdy płaci pracodawca

• Dyrektor po restrukturyzacji
• Ryczałt zamiast realnych wydatków
• Etat, firma i pułapka ryczałtu
• Rozwiązanie po stronie pracodawcy
• Dofinansowanie z Krajowego Funduszu Szkoleniowego
• Czego brakuje w aktach i co dalej
• Powołana interpretacja

Dyrektor po restrukturyzacji

Wniosek o interpretację złożył dyrektor zatrudnionym na umowę o pracę. Po połączeniu podmiotów jego zakres odpowiedzialności wyraźnie się rozszerzył. Objął m.in. integrację systemów informatycznych, zarządzanie architekturą aplikacyjną w środowisku międzynarodowym, wdrażanie rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji i automatyzacji procesów, nadzór nad kontraktami technologicznymi oraz ocenę ryzyk operacyjnych, technologicznych i regulacyjnych. W odpowiedzi na nowe wymagania podjął płatne studia o profilu międzynarodowym, obejmujące zarządzanie transformacją cyfrową, wdrażanie technologii w strukturach korporacyjnych, modelowanie ryzyka oraz strategie integracji przedsiębiorstw. Czesne pokrył samodzielnie. Podatnik uznał, że wydatek ma bezpośredni związek z wykonywaną pracą i służy zachowaniu źródła przychodów. Powołał się na art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, który pozwala rozliczać koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. Argumentował, że brak aktualizacji kompetencji mógłby skutkować utratą stanowiska, a studia nie prowadzą do zmiany zawodu.

Ryczałt zamiast realnych wydatków

Dyrektor KIS uznał stanowisko za nieprawidłowe. Kluczowa okazała się relacja między ogólnym art. 22 ust. 1 a szczególnym art. 22 ust. 2 ustawy o PIT. Ten drugi ustala koszty ze stosunku pracy ryczałtowo: co do zasady 250 zł miesięcznie i nie więcej niż 3000 zł rocznie przy jednym stosunku pracy. Jeżeli pracownik mieszka poza miejscowością zakładu pracy i nie otrzymuje dodatku za rozłąkę, koszty wynoszą 300 zł miesięcznie i nie więcej niż 3600 zł rocznie.

Organ wskazał, że art. 22 ust. 2 jest przepisem szczególnym wobec art. 22 ust. 1. Ogranicza koszty pracownicze do określonych kwot i nie pozwala rozliczać wszystkich wydatków poniesionych w związku z pracą. Dodatkowe nakłady pracownika, nawet faktycznie związane z obowiązkami, nie mogą powiększać kosztów ponad ustawowy ryczałt, chyba że ustawa wyraźnie przewiduje wyjątek. Takim wyjątkiem są np. udokumentowane imiennymi biletami okresowymi wydatki na dojazd – czesne za studia w nim się nie mieści.

Etat, firma i pułapka ryczałtu

Różnica między pracownikiem a przedsiębiorcą bywa przedstawiana jako przepaść. Osoba prowadząca działalność gospodarczą może bowiem zaliczyć wydatek na szkolenie lub studia do kosztów, jeżeli wykaże jego związek z działalnością i pozbawiony jest on charakteru osobistego. Ten obraz wymaga jednak istotnego uzupełnienia. Odliczenie przysługuje wyłącznie przedsiębiorcom rozliczającym się według skali podatkowej albo podatkiem liniowym.

Tymczasem znaczna część menedżerów i specjalistów – zwłaszcza w branży IT i przy projektach transformacji cyfrowej – przeszła na kontrakty B2B opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Ryczałtowiec płaci stałą stawkę (w usługach informatycznych zwykle 12 proc., a przy wsparciu technicznym 8,5 proc.), ale z założenia nie pomniejsza przychodu o żadne koszty – w tym o wydatki na własną edukację. Pod tym względem jest więc w sytuacji zbliżonej do pracownika: ponosi realny nakład, którego podatkowo nie rozliczy. Pełny obraz „przepaści" rysuje się zatem inaczej – realnym kosztem edukacji dzieli się tylko ten, kto rozlicza się według skali lub liniowo.

Rozwiązanie po stronie pracodawcy

Inaczej należy oceniać przypadek, gdy koszty nauki ponosi pracodawca. Finansowanie podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracodawcę może korzystać ze zwolnienia z PIT po stronie pracownika na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT, z wyjątkiem wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy. Dla pracodawcy ten sam wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostaje w związku z działalnością i potrzebami firmy. W praktyce świadczenie bywa więc podatkowo neutralne dla pracownika i jednocześnie stanowi koszt po stronie pracodawcy.

Dofinansowanie z Krajowego Funduszu Szkoleniowego

Najsilniejszego argumentu negocjacyjnego dostarcza jednak inny mechanizm. Pracodawca nie musi pokrywać całego czesnego z własnego budżetu – może wystąpić do powiatowego urzędu pracy o dofinansowanie z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS), czyli wyodrębnionej części Funduszu Pracy przeznaczonej na kształcenie ustawiczne pracowników i pracodawców. Finansuje się z niego m.in. kursy, szkolenia i studia podyplomowe.

Od 2026 r. obowiązują nowe zasady, wynikające z ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Dofinansowanie pokrywa co do zasady do 70 proc. kosztów kształcenia, a w mikroprzedsiębiorstwach (zatrudniających nie więcej niż dziewięć osób) do 90 proc. – nie więcej jednak niż równowartość 200 proc. przeciętnego wynagrodzenia na jednego uczestnika, z dodatkowym rocznym limitem dla całej firmy. Pozostałą część pokrywa pracodawca, a swój wkład własny zalicza do kosztów uzyskania przychodów. W efekcie firma zyskuje wykwalifikowanego pracownika za ułamek pełnej ceny.

Czego brakuje w aktach i co dalej

Rozstrzygnięcie nie jest zaskoczeniem. Organy podatkowe konsekwentnie odmawiają pracownikom rozszerzania katalogu kosztów poza ustawowy ryczałt, a wysokie, samodzielnie poniesione wydatki na edukację – nawet racjonalne i powiązane z pracą – nie obniżą podstawy opodatkowania. Zanim pracownik zapłaci za studia z własnej kieszeni, warto uzgodnić z pracodawcą przejęcie finansowania. Jeśli firma pokryje koszt w ramach podnoszenia kwalifikacji, sięgnie po dofinansowanie z KFS i udokumentuje związek nauki z obowiązkami, obie strony wyjdą na tym lepiej: pracownik nie zapłaci podatku od świadczenia, a pracodawca zyska koszt podatkowy.

Powołana interpretacja

• Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 maja 2026 r., sygn. 0114-KDIP3-1.4011.343.2026.2.MK1.