Zapłaciłeś za studia z własnej kieszeni? Fiskus ma złą wiadomość

• Stan faktyczny: dyrektor po restrukturyzacji
• Odpowiedź fiskusa: art. 22 ust. 1 nie ma tu zastosowania
• Pracownik kontra przedsiębiorca: przepaść w kosztach
• Co może zrobić pracodawca?
• Praktyczna wskazówka
• Powołana interpretacja

Stan faktyczny: dyrektor po restrukturyzacji

Wnioskodawca jest dyrektorem zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Po połączeniu podmiotów jego zakres odpowiedzialności został rozszerzony. Objął m.in. integrację systemów informatycznych, zarządzanie architekturą aplikacyjną w środowisku międzynarodowym, wdrażanie rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji i automatyzacji procesów, nadzorowanie kontraktów technologicznych oraz ocenę ryzyk operacyjnych, technologicznych i regulacyjnych. W odpowiedzi na nowe wymagania podjął płatne studia o profilu międzynarodowym. Ich program obejmował m.in. zarządzanie transformacją cyfrową, implementację rozwiązań technologicznych w strukturach korporacyjnych, modelowanie ryzyka technologicznego oraz strategie integracji przedsiębiorstw. Czesne pokrył samodzielnie.

Wnioskodawca uznał, że wydatek ma bezpośredni związek z wykonywaną pracą i służy zachowaniu źródła przychodów. Powołał się na art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, który pozwala rozliczać koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. Argumentował, że brak aktualizacji kompetencji mógłby skutkować utratą stanowiska lub ograniczeniem zakresu odpowiedzialności, a studia nie prowadzą do zmiany zawodu.

Odpowiedź fiskusa: art. 22 ust. 1 nie ma tu zastosowania

Dyrektor KIS uznał stanowisko wnioskodawcy za nieprawidłowe. Kluczowa okazała się relacja między ogólnym art. 22 ust. 1 a szczególnym art. 22 ust. 2 ustawy o PIT. Art. 22 ust. 2 ustala koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy w sposób ryczałtowy. Co do zasady wynoszą one 250 zł miesięcznie i nie więcej niż 3000 zł rocznie przy jednym stosunku pracy. Jeżeli pracownik mieszka poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i nie otrzymuje dodatku za rozłąkę, koszty wynoszą 300 zł miesięcznie i nie więcej niż 3600 zł rocznie. Limity są wyższe przy więcej niż jednym stosunku pracy.

Organ wskazał, że art. 22 ust. 2 jest przepisem szczególnym wobec art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Ogranicza koszty pracownicze do określonych kwot i nie pozwala na rozliczanie wszystkich wydatków poniesionych w związku z pracą. Dodatkowe wydatki pracownika, nawet faktycznie związane z wykonywanymi obowiązkami, nie mogą powiększać kosztów ponad ustawowy ryczałt, chyba że ustawa wyraźnie przewiduje wyjątek. Takim wyjątkiem są np. faktyczne wydatki na dojazd do pracy, ale tylko wtedy, gdy są udokumentowane imiennymi biletami okresowymi. Czesne za studia w tym wyjątku się nie mieści.

Pracownik kontra przedsiębiorca: przepaść w kosztach

Różnica między pracownikiem a przedsiębiorcą jest zasadnicza. Osoba prowadząca działalność gospodarczą może zaliczyć wydatek na szkolenie lub studia do kosztów, jeżeli wykaże jego związek z działalnością, a wydatek nie ma charakteru osobistego. Pracownik takiej możliwości nie ma. Jego koszty ze stosunku pracy są ryczałtowe, niezależnie od faktycznych wydatków ponoszonych w związku ze świadczeniem pracy.

Podobny problem może pojawić się, gdy pracownik sam opłaci szkolenie językowe, kurs specjalistyczny czy zakup literatury fachowej. Nawet jeśli wydatek jest zawodowo uzasadniony, nie można go dodatkowo rozliczyć w kosztach pracowniczych.

Co może zrobić pracodawca?

Omawiana interpretacja dotyczyła sytuacji, w której czesne zapłacił sam pracownik. Inaczej należy oceniać przypadek, gdy koszty nauki ponosi pracodawca. Finansowanie podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracodawcę może korzystać ze zwolnienia z PIT po stronie pracownika na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT, z wyjątkiem wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy.

Dla pracodawcy taki wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostaje w związku z działalnością i potrzebami firmy. W praktyce ten sam wydatek może więc być podatkowo neutralny dla pracownika i jednocześnie stanowić koszt po stronie pracodawcy.

Praktyczna wskazówka

Omawiana interpretacja nie stanowi zaskoczenia. Organy podatkowe konsekwentnie odmawiają pracownikom prawa do rozszerzania katalogu kosztów poza ustawowy ryczałt. Wysokie, samodzielnie poniesione wydatki na edukację zawodową, nawet racjonalne i powiązane z wykonywaną pracą, nie dają prawa do dodatkowego obniżenia podstawy opodatkowania.

Przed poniesieniem wydatku na studia lub kurs warto więc uzgodnić z pracodawcą, czy możliwe jest przejęcie finansowania po jego stronie. Jeśli firma pokryje koszt w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych i udokumentuje związek nauki z obowiązkami pracownika, obie strony mogą osiągnąć korzystniejszy efekt podatkowy: pracownik nie płaci podatku od świadczenia, a pracodawca zyskuje koszt podatkowy.

Powołana interpretacja

• Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 maja 2026 r., sygn. 0114-KDIP3-1.4011.343.2026.2.MK1.