Elektroniczne faktury dla wszystkich. Kiedy nowe przepisy zaczną obowiązywać

• Tak jest teraz, a tak będzie potem
• Od kiedy elektroniczne faktury będą obowiązkowe?
• Drobni przedsiębiorcy zyskają na czasie
• Dotkliwe kary za błędy
• Skarbówka przez rok będzie miłosierna
• Lepiej nie czekać do ostatniej chwili

Co jest największą zmorą przedsiębiorców? Kontrole skarbówki. Już niedługo wszystkie firmy, trafią pod lupę urzędników. Powód? Ruszy obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur ( KSeF). Ale są i dobre strony tego rozwiązania. To ułatwi prowadzenie działalności gospodarczej poprzez prostszy i szybszy dostęp do dokumentów finansowo-podatkowych.

Tak jest teraz, a tak będzie potem

Obecnie przedsiębiorca wystawia fakturę i przekazuje ją kontrahentowi w umówionej formie. Faktury należy archiwizować, na przykład na wypadek kontroli. Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur spowoduje, że schemat ten zostanie zmieniony. Przedsiębiorca wystawi e-fakturę tylko za pośrednictwem urzędowego KSeF, także jego kontrahent pobierze fakturę za pomocą tego systemu.

Od kiedy elektroniczne faktury będą obowiązkowe?

Na razie e-fakturowanie w ramach Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne. Rząd zdecydował o stopniowym wprowadzeniu nowego obowiązku. Najwięksi przedsiębiorcy rozpoczną wystawianie faktur wyłącznie przez system od lutego 2026 roku, a od kwietnia obowiązek ten obejmie wszystkie firmy. Wyjątek przewidziano dla najmniejszych przedsiębiorców. Mikrofirmy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł, będą mogły wystawiać faktury poza systemem aż do końca przyszłego roku.

Drobni przedsiębiorcy zyskają na czasie

To dobra wiadomość dla drobnych przedsiębiorców, którzy zyskują dodatkowy czas na dostosowanie się do nadchodzących zmian – uważa Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFakt. - Trzeba jednak jasno powiedzieć: nawet jeśli nie będą jeszcze wystawiać faktur przez KSeF, to i tak będą je otrzymywać od swoich kontrahentów, zwłaszcza większych firm. Oznacza to konieczność wcześniejszego przygotowania się do odbioru faktur kosztowych przez system. Część dokumentów trafi bowiem przez KSeF, a część tradycyjnie, co może utrudniać codzienną organizację pracy.

W ocenie Juszczyka to przesunięcie obowiązku stanowi rozsądny krok, który daje czas na spokojne wdrożenie rozwiązań, testy i oswojenie się z nowym systemem. - Oczywiście będzie możliwość generowania wizualizacji faktur, ale pytanie brzmi – czy np. na stacji benzynowej klient będzie musiał czekać, aż system nada numer dokumentowi? W praktyce może się okazać, że wielu przedsiębiorców zdecyduje się wcześniej, dobrowolnie korzystać z KSeF, by uniknąć chaosu w dniu wejścia obowiązku – stwierdza ekspert.

Dotkliwe kary za błędy

Jak pisał swojego czasu money.pl, każdy błąd związany z wprowadzaniem faktur będzie bardzo dotkliwie karany, bo skarbówka zyska zdalny wgląd w dokumenty. Tomasz Spłuszka z OpenText w rozmowie z serwisem wskazywał, że KSeF nie wie, czy kwoty na fakturach są prawidłowe. W jego opinii podobna sytuacja ma mieć miejsce z niewystawianiem faktur.

Jakie kary grożą przedsiębiorcom za błąd lub brak faktury w systemie? Mają wynosić 100 proc. wartości podatku z faktury bądź 18,7 proc. wartości całej faktury – pisze money.pl. Serwis przywoływał też czarny scenariusz ekspertów podatkowych i przedsiębiorców, którzy wskazują, że KSeF będzie “maszynką do zarabiania pieniędzy” dla Krajowej Administracji Skarbowej. Wszystkie represje mają bowiem dotknąć tych przedsiębiorstw, które faktury wystawiają.

Skarbówka przez rok będzie miłosierna

Lepsza wiadomość jest taka, że w 2026 roku nie będą jeszcze nakładane kary za niewystawienie faktury przez KSeF. Jednak jak zauważa główny doradca podatkowy InFakt, nadal niejasna pozostaje kwestia faktur dla konsumentów. W wielu branżach – zwłaszcza w handlu detalicznym i e-commerce – wciąż brakuje klarownych wytycznych oraz narzędzi pozwalających na sprawną obsługę sprzedaży B2C w nowym modelu.

Lepiej nie czekać do ostatniej chwili

Niezależnie od tego Piotr Juszczyk podkreśla, że KSeF to prawdziwa rewolucja w fakturowaniu i dlatego nie warto czekać do ostatniej chwili. - Przedsiębiorcy już dziś powinni rozważyć jego wdrożenie lub przynajmniej rozpocząć testowanie systemu. To pozwoli uniknąć stresu i chaosu w momencie, gdy e-fakturowanie stanie się obowiązkowe – mówi ekspert

Z badań przeprowadzonych przez inFakt pod koniec 2024 roku wynika, że jedynie 42 proc przedsiębiorców w ogóle słyszało o KSeF, a tylko 11 proc. z nich wdrożyło jakiekolwiek rozwiązania. - To jasno pokazuje, że poziom świadomości wciąż jest niski, a obowiązek korzystania z KSeF czai się tuż za rogiem – mówi Piotr Juszczyk.