Dofinansowanie wypoczynku pracownika: wczasy pod gruszą i świadczenie urlopowe

• Dwa różne świadczenia, które łatwo pomylić
• Część I. Wczasy pod gruszą finansowane z ZFŚS
• Część II. Świadczenie urlopowe (pracodawcy nietworzący ZFŚS)
• Podsumowanie

Pracodawca może dofinansować wypoczynek pracownika przez tzw. wczasy pod gruszą finansowane z ZFŚS albo przez świadczenie urlopowe wypłacane ze środków obrotowych. Choć oba rozwiązania służą podobnemu celowi, różnią się zasadami przyznawania, wysokością świadczeń oraz sposobem rozliczeń z ZUS i fiskusem. W pierwszej części omawiamy wczasy pod gruszą, w drugiej – świadczenie urlopowe.

Dwa różne świadczenia, które łatwo pomylić

Polskie prawo przewiduje dwa odrębne świadczenia związane z finansowaniem wypoczynku pracowników, oparte na różnych podstawach prawnych. Pierwszym są wczasy pod gruszą, czyli dopłata do wypoczynku organizowanego przez pracownika we własnym zakresie, finansowana z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) i mieszcząca się w ustawowej definicji działalności socjalnej. Drugim jest świadczenie urlopowe, wypłacane ze środków obrotowych przez pracodawcę zatrudniającego mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, który nie tworzy ZFŚS.

Różnica nie ma wyłącznie charakteru terminologicznego. Decyduje o tym, czy dane świadczenie ma charakter roszczeniowy czy uznaniowy, jakie warunki musi spełnić pracownik, jak ustala się jego wysokość oraz jakie są skutki podatkowe i ubezpieczeniowe.

Tabela: Wczasy pod gruszą a świadczenie urlopowe

Cecha	Wczasy pod gruszą (ZFŚS)	Świadczenie urlopowe (firma poniżej 50 etatów bez ZFŚS)
Źródło finansowania	rachunek bankowy ZFŚS	środki obrotowe pracodawcy
Charakter prawny	co do zasady uznaniowe; roszczenie powstaje po przyznaniu świadczenia lub gdy regulamin przewiduje jednoznaczne warunki wypłaty	roszczeniowe po spełnieniu ustawowych warunków
Kryterium socjalne	obowiązkowe	nie stosuje się
Wysokość	zależna od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej; brak ustawowego limitu	maksymalnie do wysokości odpisu podstawowego, proporcjonalnie do etatu
Warunek urlopu	tylko jeśli przewiduje go regulamin	co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych urlopu
Termin wypłaty	zgodnie z regulaminem ZFŚS	najpóźniej w dniu poprzedzającym urlop
Składki ZUS	zwolnione bez limitu kwotowego	zwolnione do wysokości odpisu podstawowego
PIT	zwolnienie do 1000 zł rocznie dla świadczeń rzeczowych i pieniężnych finansowanych z ZFŚS; dla emerytów i rencistów – zwolnienie do 4500 zł rocznie	w całości opodatkowane świadczenie to nie korzysta ze zwolnienia przedmiotowego w PIT (brak zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT)

Obowiązek tworzenia ZFŚS zależy od stanu zatrudnienia na 1 stycznia danego roku. Wczasy pod gruszą mogą być wypłacane wyłącznie przez pracodawców prowadzących zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – niezależnie od tego, czy został on utworzony z mocy ustawy, czy dobrowolnie. Fundusz muszą tworzyć pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Taki obowiązek może powstać także u pracodawców zatrudniających od 20 do 49 pracowników, jeżeli wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa. Mniejsi pracodawcy mogą utworzyć fundusz dobrowolnie albo – jeśli go nie prowadzą – wypłacać świadczenie urlopowe.

Część I. Wczasy pod gruszą finansowane z ZFŚS

Czy wczasy pod gruszą w ogóle się należą?

Zasadą jest, że świadczenia z ZFŚS mają charakter socjalny i co do zasady nie wynikają bezpośrednio z ustawy jako indywidualne roszczenie pracownika o określoną kwotę. Pracownik ma natomiast prawo ubiegać się o świadczenie oraz żądać, aby jego sytuacja została oceniona zgodnie z kryteriami socjalnymi określonymi w ustawie i regulaminie funduszu. W orzecznictwie Sądu Najwyższego podkreśla się, że samo istnienie funduszu nie oznacza jeszcze powstania po stronie pracownika roszczenia o konkretne świadczenie; roszczenie takie może wynikać dopiero z prawidłowego zastosowania regulaminu ZFŚS i przyznania świadczenia zgodnie z przewidzianymi w nim zasadami. Wyrok SN z 4 lipca 2007 r. (sygn. akt II PK 25/07) wspiera tezę, że pracownik nie może domagać się świadczeń z funduszu z pominięciem procedur i kryteriów socjalnych obowiązujących u pracodawcy.

Roszczenie może jednak powstać wcześniej, jeżeli regulamin ZFŚS tak ukształtuje świadczenie, że uzależni wypłatę od spełnienia ściśle określonych i mierzalnych warunków, takich jak złożenie wniosku, przedstawienie oświadczenia o dochodzie poniżej określonego progu czy wykorzystanie urlopu. Wówczas pracownik, który spełnił warunki wskazane w regulaminie, może dochodzić zapłaty przed sądem pracy. Pogląd ten wynika z utrwalonej zasady, że postanowienia regulaminu ZFŚS wiążą pracodawcę, a po spełnieniu przewidzianych w nim warunków pracownik może dochodzić przyznanego świadczenia na drodze sądowej.

Kryterium socjalne – warunek, którego nie wolno pominąć

To najważniejszy mechanizm i zarazem najczęstsze źródło błędów. Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Przepis ten ma charakter bezwzględnie obowiązujący. Nie może go wyłączyć ani zmodyfikować regulamin ZFŚS, ani porozumienie zawarte ze związkami zawodowymi.

Z kryterium socjalnego wynikają twarde ograniczenia. Niedopuszczalne jest przyznawanie świadczeń z ZFŚS w jednakowej wysokości wszystkim uprawnionym, bez uwzględnienia ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej (wyrok SN z 20 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 579/00). Nieprawidłowe jest również różnicowanie świadczeń wyłącznie według kryteriów niesocjalnych, takich jak wymiar etatu, rodzaj umowy czy staż pracy. Co do zasady nie można też z góry wyłączać z kręgu uprawnionych pracowników zatrudnionych na okres próbny, na czas określony albo w niepełnym wymiarze czasu pracy, jeżeli ustawa i regulamin przyznają im status osób uprawnionych do korzystania z funduszu. Przy ocenie sytuacji materialnej pracodawcy najczęściej posługują się dochodem przypadającym na członka rodziny. Nie wynika to jednak wprost z ustawy ani z wyroku SN z 8 stycznia 2014 r. (sygn. akt I UK 202/13), który dotyczył przede wszystkim znaczenia kryterium socjalnego dla kwalifikacji świadczeń z punktu widzenia składek ZUS. W praktyce im trudniejsza sytuacja materialna osoby uprawnionej, tym wyższe może być wsparcie. Regulamin może również przewidywać, że osoby osiągające najwyższe dochody nie otrzymają dofinansowania.

W orzecznictwie przyjmuje się, że niektóre świadczenia o charakterze zbiorowym i integracyjnym, takie jak pikniki, wycieczki czy imprezy integracyjne organizowane dla ogółu uprawnionych, mogą być finansowane z ZFŚS bez indywidualnego różnicowania ich wartości według kryterium socjalnego. Pogląd ten został wyrażony m.in. w wyroku Sądu Najwyższego z 23 października 2008 r. (sygn. akt II PK 74/08). Nie dotyczy to jednak indywidualnych świadczeń pieniężnych, takich jak wczasy pod gruszą, które co do zasady wymagają zastosowania kryterium socjalnego.

Czy trzeba wykorzystać 14 dni urlopu?

Jak wyjaśnia Aleksandra Jaworska, specjalistka ds. księgowości w Systim, „w przypadku tzw. wczasów pod gruszą przepisy nie wymagają od pracownika wykorzystania 14 kolejnych dni urlopu. Taki warunek może co prawda znaleźć się w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, jednak nie jest on obowiązkowy. Pracodawca ma tutaj sporą swobodę: może ustalić krótszy lub dłuższy okres wypoczynku, a nawet w ogóle nie uzależniać wypłaty dopłaty od faktu skorzystania z urlopu. Jeżeli jednak regulamin przewiduje taki wymóg, należy go stosować zgodnie z zapisami. Ekspertka przypomina przy tym, że do 14 kolejnych dni wlicza się zwykle także soboty, niedziele i święta, więc nie chodzi o 14 dni roboczych. Warto też pamiętać, że dopłata nie powinna zależeć wyłącznie od urlopu z bieżącego roku – jeśli regulamin łączy świadczenie z wypoczynkiem, powinien on obejmować również urlop zaległy”.

Skutki podatkowe i składkowe

Atrakcyjność wczasów pod gruszą wynika z preferencji podatkowo-składkowych. Kluczowe jest jednak to, że korzysta z nich wyłącznie świadczenie prawidłowo sfinansowane ze środków ZFŚS i przyznane z zastosowaniem kryterium socjalnego.

Tabela: Rozliczenie składek „pod gruszą”

Tytuł	Podstawa prawna	Zasada
Składki ZUS	§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego	zwolnienie bez limitu kwotowego, pod warunkiem finansowania z ZFŚS i zachowania kryterium socjalnego
PIT – pracownik	art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT	zwolnienie łącznie do 1000 zł rocznie; nadwyżka podlega opodatkowaniu według zasad ogólnych
PIT – emeryt/rencista	art. 21 ust. 1 pkt 38 i art. 30 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT	zwolnienie do 4500 zł; od nadwyżki pobiera się 10-proc. zryczałtowany podatek
Wypoczynek dzieci i młodzieży do 18 lat	art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT	zorganizowany wypoczynek dzieci i młodzieży, np. kolonie, obozy, zimowiska – odrębne zwolnienie
Bony i talony	art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT	wyłączone ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT – co do zasady opodatkowane

Po stronie składek podstawą zwolnienia jest § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. Świadczenia finansowane ze środków ZFŚS nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, bez limitu kwotowego, pod warunkiem że zostały przyznane zgodnie z zasadami działalności socjalnej. Po stronie podatku zwolnienie wynika z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT i obejmuje świadczenia pieniężne oraz rzeczowe sfinansowane w całości ze środków ZFŚS, do łącznej wysokości 1000 zł w roku podatkowym. Podwyższony „covidowy” limit 2000 zł obowiązywał do 31 grudnia 2023 r.

Nadwyżka ponad 1000 zł stanowi przychód ze stosunku pracy. Pracodawca jako płatnik pobiera od niej zaliczkę na podatek dochodowy według zasad ogólnych. Dla emerytów i rencistów będących byłymi pracownikami zwolnienie podatkowe wynosi 4500 zł rocznie, a od nadwyżki pobiera się 10-proc. zryczałtowany podatek dochodowy.

Warto pamiętać o dwóch częstych nieporozumieniach. Po pierwsze, zwolnienie z PIT nie obejmuje bonów, talonów ani innych znaków uprawniających do wymiany na towary lub usługi. Po drugie, dofinansowanie zorganizowanego wypoczynku dzieci i młodzieży do ukończenia 18. roku życia, takiego jak kolonie, obozy, zimowiska czy wczasy, korzysta z odrębnego zwolnienia podatkowego przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT. Nie należy go utożsamiać z wczasami pod gruszą.

Przykład: jak prawidłowo zróżnicować i rozliczyć świadczenie

Spółka prowadzi ZFŚS, a regulamin przewiduje dopłatę do wypoczynku po wykorzystaniu co najmniej dziesięciu dni roboczych urlopu, z trzema progami dochodu na osobę w rodzinie. Pracownicy nie otrzymali wcześniej w tym roku innych świadczeń zwolnionych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT. O dofinansowanie wnioskuje troje pracowników zatrudnionych na pełny etat:

– Anna – dochód 2500 zł na osobę; najniższy próg dochodowy; dopłata 1500 zł,
– Bartosz – dochód 4500 zł na osobę; próg średni; dopłata 1000 zł,
– Celina – dochód 9000 zł na osobę; próg najwyższy; dopłata 400 zł.

Pracownik	Dochód na osobę	Dopłata	Składki ZUS	PIT
Anna	2500 zł	1500 zł	brak	zwolnione 1000 zł; zaliczka od 500 zł
Bartosz	4500 zł	1000 zł	brak	całość zwolniona
Celina	9000 zł	400 zł	brak	całość zwolniona

Przykład pokazuje zastosowanie kryterium socjalnego: osoba o najniższym dochodzie otrzymuje najwyższe wsparcie, a osoba o najwyższym dochodzie – najniższe. Składek ZUS nie nalicza się od żadnej z tych kwot, ponieważ świadczenia są finansowane z ZFŚS i przyznane zgodnie z kryterium socjalnym. W PIT u Anny zwolnione jest 1000 zł, natomiast od nadwyżki 500 zł pracodawca pobiera zaliczkę na podatek. U Bartosza i Celiny całe świadczenie mieści się w limicie zwolnienia.

Gdyby jednak spółka wypłaciła wszystkim pracownikom po 1000 zł „po równo”, bez zbadania ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, świadczenie mogłoby zostać uznane za niespełniające wymogów działalności socjalnej. W razie kontroli ZUS mógłby zakwestionować zwolnienie składkowe i uznać wypłaty za przychód stanowiący podstawę wymiaru składek. Takie podejście znajduje potwierdzenie w utrwalonym orzecznictwie Sądu Najwyższego, w szczególności w wyroku z 16 września 2009 r. (sygn. akt I UK 121/09).

Najnowsze stanowiska urzędów i sądów

Emeryci. Sąd Najwyższy w uchwale z 21 lutego 2024 r. (sygn. akt III PZP 3/23) potwierdził, że emeryt nie traci prawa do korzystania ze świadczeń z ZFŚS u swojego byłego pracodawcy tylko dlatego, że po przejściu na emeryturę podjął pracę w innej firmie.

Co to oznacza w praktyce? Dla pracownika oznacza to możliwość dalszego ubiegania się o świadczenia socjalne, takie jak dopłaty do wypoczynku, zapomogi czy inne formy wsparcia przewidziane w funduszu. Dla przedsiębiorcy oznacza to, że przy przyznawaniu świadczeń z ZFŚS powinien uwzględniać także takich emerytów, jeśli należą do grona osób uprawnionych. Nie można w regulaminie funduszu wprowadzić zasady, która automatycznie pozbawiałaby ich prawa do świadczeń tylko dlatego, że pracują już u innego pracodawcy.

Opodatkowanie nadwyżki. W interpretacji z 6 lutego 2026 r. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (sygn. 0115-KDIT2.4011.703.2025.1.KC) organ potwierdził, że część świadczenia przekraczająca roczny limit zwolnienia podatkowego nie korzysta już z preferencji i staje się zwykłym przychodem pracownika ze stosunku pracy. Dla przedsiębiorców oznacza to przede wszystkim konieczność prawidłowego monitorowania, jakie świadczenia z ZFŚS pracownik otrzymał w danym roku i czy nie został już wykorzystany limit zwolnienia. Jeżeli limit zostanie przekroczony, pracodawca powinien naliczyć i pobrać zaliczkę na podatek od nadwyżki tak samo jak od wynagrodzenia. Interpretacja jest ważna z praktycznego punktu widzenia, ponieważ potwierdza, że zwolnienie nie przepada w całości po przekroczeniu limitu – nadal obejmuje część mieszczącą się w limicie, a opodatkowaniu podlega jedynie kwota ponad ten próg. Dzięki temu firmy mogą bezpiecznie planować wysokość świadczeń socjalnych i uniknąć błędów przy rozliczeniach podatkowych.

Składki. ZUS konsekwentnie stoi na stanowisku, że świadczenia z ZFŚS nie podlegają składkom tylko wtedy, gdy są rzeczywiście przyznawane według sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników. Potwierdzają to zarówno interpretacje wydawane przez ZUS, jak i utrwalone orzecznictwo sądowe, w tym wyrok Sądu Najwyższego z 16 września 2009 r. (sygn. akt I UK 121/09).

Co to oznacza w praktyce dla przedsiębiorców? Jeżeli firma wypłaca wczasy pod gruszą po przeanalizowaniu sytuacji pracowników i różnicuje wysokość dopłat w zależności od ich potrzeb, świadczenie co do zasady pozostaje zwolnione ze składek ZUS. Jeśli jednak wszyscy otrzymują identyczne kwoty bez badania sytuacji socjalnej, ZUS może uznać, że nie jest to świadczenie socjalne. W takiej sytuacji pracodawca może zostać zobowiązany do naliczenia i opłacenia zaległych składek wraz z odsetkami.

Warto więc zadbać o prawidłowy regulamin funduszu, zbieranie oświadczeń o dochodach oraz dokumentowanie zasad przyznawania świadczeń. To najprostszy sposób na ograniczenie ryzyka podczas kontroli ZUS.

Część II. Świadczenie urlopowe (pracodawcy nietworzący ZFŚS)

Komu i na jakich zasadach przysługuje

Świadczenie urlopowe, o którym mowa w art. 3 ust. 4–6 ustawy o ZFŚS, może wypłacać pracodawca spoza sfery budżetowej, który według stanu na 1 stycznia danego roku zatrudnia mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nie tworzy ZFŚS. Dotyczy to zarówno pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników, jak i pracodawców zatrudniających co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, którzy nie utworzyli funduszu na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Rozwiązanie to stanowi alternatywę dla funduszu socjalnego. W praktyce pracodawca może utworzyć ZFŚS, wypłacać świadczenie urlopowe albo po spełnieniu ustawowych warunków i po prawidłowym poinformowaniu pracowników zrezygnować z obu form.

W przeciwieństwie do wczasów pod gruszą świadczenie urlopowe nie jest uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej ani materialnej pracownika. Przy jego przyznawaniu nie stosuje się kryterium socjalnego.

Jeżeli pracodawca przewidział wypłatę świadczenia urlopowego w obowiązujących u niego aktach wewnątrzzakładowych, pracownik spełniający ustawowe warunki nabywa do niego prawo. W takim przypadku pracodawca co do zasady nie może odmówić wypłaty wyłącznie z powodu pogorszenia swojej sytuacji finansowej.

Dobrowolność i pułapka terminu 31 stycznia

Pracodawca, który nie chce tworzyć ZFŚS ani wypłacać świadczenia urlopowego, powinien poinformować o tym pracowników do 31 stycznia danego roku, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Niedochowanie tego terminu może skutkować obowiązkiem stosowania dotychczasowych zasad przez cały rok kalendarzowy. W praktyce oznacza to często konieczność dalszego prowadzenia ZFŚS albo wypłacania świadczenia urlopowego do końca roku, a skuteczne wprowadzenie zmian jest możliwe dopiero od następnego roku.

Warunek 14 dni urlopu i termin wypłaty

„Z kolei w przypadku świadczenia urlopowego sytuacja wygląda nieco inaczej. Tutaj warunkiem uzyskania środków jest wykorzystanie przez pracownika urlopu wypoczynkowego obejmującego co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych, co wynika wprost z art. 3 ust. 5 ustawy o ZFŚS. Chodzi o dni kalendarzowe, a nie robocze – w praktyce do tego okresu wlicza się soboty, niedziele i święta, dlatego często wystarcza wzięcie 10 dni urlopu wypoczynkowego. Co ważne, nie ma znaczenia, czy pracownik korzysta z urlopu bieżącego, czy zaległego. Świadczenie urlopowe wypłaca się nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie wypoczynku. Termin ten jest ściśle określony ustawowo, co oznacza, że pracodawca nie powinien przesuwać wypłaty na dzień standardowego wynagrodzenia” – mówi Aleksandra Jaworska z Systim.

Wysokość świadczenia w 2026 r.

Świadczenie urlopowe nie zależy od dochodu pracownika. Jego maksymalna wysokość jest powiązana z wysokością odpisu podstawowego na ZFŚS. Wysokość świadczenia urlopowego ustala się zgodnie z art. 3 ust. 4 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. W 2026 r. podstawę obliczeń stanowi kwota 7848,60 zł, wynikająca z obwieszczenia Prezesa GUS z 19 lutego 2026 r. Świadczenie nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS odpowiedniego dla danej kategorii pracowników. Oznacza to, że maksymalna kwota świadczenia dla pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach pracy wynosi 2943,23 zł (37,5 proc. podstawy), a dla pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze - 3924,30 zł (50 proc. podstawy). Pracodawca może przyznać świadczenie w niższej wysokości, ale nie może przekroczyć ustawowego limitu.

Podstawa prawna: art. 5 ust. 2 i 3 oraz art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS, w związku z obwieszczeniem Prezesa GUS z 19 lutego 2026 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2025 r.

Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy kwotę ustala się proporcjonalnie do etatu. Przykładowo pracownik zatrudniony na 1/2 etatu w normalnych warunkach pracy może otrzymać maksymalnie 1471,62 zł.

Składki i podatek

Świadczenie urlopowe, o którym mowa w ustawie o ZFŚS, nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonego dla danego rodzaju pracownika (§ 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia składkowego). Jeżeli pracodawca wypłaci świadczenie w kwocie wyższej niż ustawowy limit, nadwyżka będzie podlegała oskładkowaniu. Limit ten to odpis podstawowy na ZFŚS odpowiedni dla danego rodzaju pracownika. Odmiennie kształtują się zasady opodatkowania. Świadczenie urlopowe nie korzysta ze zwolnienia podatkowego przewidzianego dla niektórych świadczeń finansowanych z ZFŚS. Stanowi przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach ogólnych.

Pracodawca jako płatnik jest obowiązany pobrać od wypłaconego świadczenia zaliczkę na PIT. Dla opodatkowania nie ma znaczenia ani wysokość świadczenia, ani sytuacja życiowa, rodzinna czy materialna pracownika. Wydatek na wypłatę świadczenia urlopowego co do zasady może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy, o ile spełnione są ogólne warunki wynikające z przepisów podatkowych.

Przykład

Spółka zatrudniająca 30 pracowników według stanu na 1 stycznia 2026 r. nie tworzy ZFŚS i przewiduje w regulaminie wynagradzania wypłatę świadczenia urlopowego w maksymalnej wysokości. Pracownik zatrudniony na pełnym etacie w normalnych warunkach pracy korzysta z urlopu wypoczynkowego obejmującego 14 kolejnych dni kalendarzowych. Spełnia tym samym warunek otrzymania świadczenia urlopowego. Pracodawca wypłaca mu świadczenie w wysokości 2943,23 zł, tj. w maksymalnej kwocie obowiązującej dla tej kategorii pracowników w 2026 r. Wypłata następuje najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu. Świadczenie nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne, ponieważ nie przekracza ustawowego limitu. Stanowi jednak przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach ogólnych. Jeżeli analogiczne warunki spełni pracownik zatrudniony na 1/2 etatu, maksymalna wysokość świadczenia wyniesie 1471,62 zł, czyli 50 proc. kwoty przysługującej pracownikowi pełnoetatowemu.

Podsumowanie

Choć wczasy pod gruszą i świadczenie urlopowe służą wspieraniu wypoczynku pracowników, są to dwa odrębne instrumenty prawne o różnych zasadach przyznawania i rozliczania.

Wczasy pod gruszą finansowane z ZFŚS wymagają stosowania kryterium socjalnego, a wysokość świadczenia powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Świadczenie urlopowe nie ma charakteru socjalnego i nie zależy od dochodów pracownika, lecz od spełnienia ustawowych warunków, w szczególności wykorzystania odpowiednio długiego urlopu wypoczynkowego.

Z punktu widzenia pracodawców, działów kadr i biur rachunkowych najczęstsze problemy dotyczą prawidłowego stosowania zasad właściwych dla każdego z tych świadczeń. W przypadku wczasów pod gruszą kluczowe znaczenie ma prawidłowe stosowanie kryterium socjalnego i unikanie przyznawania świadczeń w jednakowej wysokości wszystkim pracownikom. W przypadku świadczenia urlopowego istotne jest dochowanie terminów wynikających z ustawy, w szczególności terminowe poinformowanie pracowników o rezygnacji z jego wypłaty oraz przekazanie świadczenia najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu.

Podstawa prawna

• art. 2 pkt 1 i 5, art. 3 ust. 1, 1c, 3, 3a, 3b, 4, 5, 5a i 6, art. 4 ust. 1–3, art. 5 ust. 2, 2a, 3 i 7, art. 8 ust. 1 i 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 288 ze zm.)
• art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 38, 67 i 78, art. 30 ust. 1 pkt 4, art. 32 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.)
• § 2 ust. 1 pkt 19 i 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 316)
• art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1461 ze zm.)
• art. 162 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.)
• obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 19 lutego 2026 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2025 r. i w drugim półroczu 2025 r. (M.P. z 2026 r. poz. 232)

Powołane orzecznictwo i interpretacje

• uchwała Sądu Najwyższego z 21 lutego 2024 r., sygn. akt III PZP 3/23
• wyrok Sądu Najwyższego z 4 lipca 2007 r., sygn. akt II PK 25/07
• wyrok Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 579/00
• wyrok Sądu Najwyższego z 8 stycznia 2014 r., sygn. akt I UK 202/13
• wyrok Sądu Najwyższego z 23 października 2008 r., sygn. akt II PK 74/08
• wyrok Sądu Najwyższego z 16 września 2009 r., sygn. akt I UK 121/09
• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 6 lutego 2026 r., sygn. akt 0115-KDIT2.4011.703.2025.1.KC

Sławomir Biliński – Systim, prawnik, autor licznych publikacji z zakresu prawa podatkowego, prowadzący szkolenia.