Czym jest świadczenie urlopowe, ile wynosi w 2025 r. i czym różni się od tzw. wczasów pod gruszą. Podatki i składki ZUS

• Świadczenie urlopowe – co to jest?
• Ile wynosi świadczenie urlopowe w 2025 roku
• „Wczasy pod gruszą” – co to takiego?
• Świadczenie urlopowe a "wczasy pod gruszą" - porównanie
• Opodatkowanie i składki
• Rezygnacja z wypłaty świadczenia
• Podsumowanie

Świadczenie urlopowe – co to jest?

Świadczenie urlopowe to jednorazowe, dodatkowe wynagrodzenie wypłacane pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, którzy spełnią wykorzystają nieprzerwany, co najmniej 14-dniowy urlop wypoczynkowy (liczony w dniach kalendarzowych, nie roboczych).

Świadczenie wypłacane jest przez pracodawców, którzy nie tworzą Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), ponieważ na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają mniej niż 50 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) i nie zdecydowali się na jego dobrowolne utworzenie.

Wypłata powinna nastąpić najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu.

Ile wynosi świadczenie urlopowe w 2025 roku

W 2025 roku maksymalna kwota świadczenia dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze wynosi:
- 2 723,40 zł – praca w normalnych warunkach,
- 3 631,20 zł – praca w szczególnych warunkach,
- dla młodocianych – od 363,12 zł do 508,37 zł w zależności od roku nauki.

Świadczenie może być wypłacone więcej niż raz w roku, jeśli np. pracownik ma dwóch pracodawców lub zmienia pracę i u nowego znów spełnia warunki do jego uzyskania.

„Wczasy pod gruszą” – co to takiego?

Z kolei „wczasy pod gruszą” to potoczne określenie innego rodzaju dofinansowania wypoczynku. Pochodzi ono ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Ten fundusz tworzony jest obowiązkowo przez pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a także przez tych, którzy zdecydowali się na jego dobrowolne wprowadzenie.

Dofinansowanie z ZFŚS (czyli właśnie „wczasy pod gruszą”) przysługuje na zasadach ustalonych przez pracodawcę – np. może być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika.

Co istotne:
- „Wczasy pod gruszą” nie są świadczeniem roszczeniowym – nie każdemu muszą przysługiwać.
- Ich przyznanie zależy od kryteriów socjalnych oraz od środków dostępnych w funduszu.

Świadczenie urlopowe a "wczasy pod gruszą" - porównanie

Kryterium	Świadczenie urlopowe	Wczasy pod gruszą (ZFŚS)
Źródło finansowania	Środki obrotowe pracodawcy	Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)
Kto wypłaca	Pracodawcy, którzy nie tworzą ZFŚS	Pracodawcy posiadający ZFŚS
Obowiązek wypłaty	Tak (jeśli nie utworzono ZFŚS i nie zrezygnowano)	Nie (zależne od sytuacji socjalnej pracownika)
Charakter świadczenia	Roszczeniowy (należy się po spełnieniu warunków)	Uznaniowy (uzależniony od sytuacji życiowej)
Warunek przyznania	14 dni nieprzerwanego urlopu kalendarzowego	Złożenie wniosku i spełnienie kryteriów socjalnych
Maksymalna wysokość	Do wysokości odpisu podstawowego ZFŚS	Dowolna – zależna od polityki socjalnej firmy
Możliwość wypłaty niższej kwoty	Tak – można wypłacić mniej niż limit	Tak – zależy od sytuacji socjalnej i funduszu
Zwolnienie ze składek ZUS	Tak – do wysokości limitu	Tak – jeśli zgodne z ustawą o ZFŚS
Opodatkowanie	Tak – cała kwota podlega opodatkowaniu	Nie – zwolnione z PIT do 1 000 zł (pracownik) lub 4 500 zł (emeryt/rencista)
Termin wypłaty	Najpóźniej dzień przed rozpoczęciem urlopu	Ustalany przez pracodawcę

Opodatkowanie i składki

Świadczenie urlopowe:
- Zwolnione ze składek ZUS i zdrowotnych, jeśli wypłacane w ramach ustawy o ZFŚS i nie przekracza rocznej kwoty odpisu podstawowego (np. 2 723,40 zł dla pełnego etatu w 2025 r.).
- W całości opodatkowane PIT.

Jeśli pracodawca zapłaci wyższą kwotę niż odpis – nadwyżka podlega składkom i podatkowi.

Przykład: przy pół etatu – 1 361,70 zł to limit zwolniony, a nadwyżka od tej kwoty jest już oskładkowana i opodatkowana.

Wczasy pod gruszą z ZFŚS:
- Zwolnione ze składek ZUS i zdrowotnych, jeśli wypłacone zgodnie z regulaminem ZFŚS.
- Zwolnienie z PIT – do 1 000 zł rocznie łącznie dla wszystkich świadczeń socjalnych z ZFŚS (nie licząc bonów)
- Nadwyżka ponad 1 000 zł: podlega opodatkowaniu PIT (stawka ~12 %), ale nadal jest oskładkowana? Nie – składki nadal nie są pobierane.
- Emeryci i renciści mają wyższy limit PIT – 4 500 zł rocznie, po jego przekroczeniu nadwyżka opodatkowana 10 %

Rezygnacja z wypłaty świadczenia

Jeśli pracodawca zrezygnuje z wypłaty świadczenia urlopowego, musi:
- zawrzeć tę informację w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania,
- a w razie braku regulaminu – poinformować pracowników do końca stycznia danego roku, np. mailowo.

Podsumowanie

Zarówno świadczenie urlopowe, jak i „wczasy pod gruszą” mają na celu dofinansowanie wypoczynku pracowników. Kluczowe różnice dotyczą tego, kto je wypłaca, z jakiego źródła oraz czy zależą od sytuacji materialnej pracownika.

Jeśli jesteś pracownikiem – sprawdź, które świadczenie Ci przysługuje i pamiętaj o złożeniu wniosku urlopowego na minimum 14 dni.

Jeśli jesteś pracodawcą – upewnij się, że Twoje zasady wypłaty świadczeń są zgodne z przepisami i jasno komunikowane zespołowi.

Autor: Karolina Woźniczka, starszy specjalista ds. kadr i płac

Podstawa prawna i źródła:

Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (Dz.U. 1994 nr 43 poz. 163 z późn. zm.);

Komunikaty MRPiPS ws. przeciętnego wynagrodzenia

Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 2024 poz. 2267)