Pracodawcy wpłacą od 392,43 zł do 3924,30 zł na jednego pracownika. Kiedy mija termin?

• Nie każdy pracodawca ma obowiązek tworzenia ZFŚS
• Odpis podstawowy na ZFŚS i fakultatywne zwiększenia
• Terminy przekazania środków na rachunek bankowy ZFŚS

Nie każdy pracodawca ma obowiązek tworzenia ZFŚS

Celem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) jest finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu. Pod pojęciem działalność socjalna należy rozumieć usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie rzeczowej lub finansowej pomocy materialnej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

ZFŚS obowiązkowo tworzą jednostki budżetowe (bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników) oraz pracodawcy spoza sfery budżetowej zatrudniający przynajmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. ZFŚS tworzą także pracodawcy spoza sfery budżetowej zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, jeżeli z takim wnioskiem wystąpi zakładowa organizacja związkowa.

Odpis podstawowy na ZFŚS i fakultatywne zwiększenia

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość odpisu na jednego zatrudnionego oraz wysokość dobrowolnych zwiększeń ustala się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. W 2026 r. podstawę odpisu na ZFŚS stanowi kwota 7848,60 zł.

Czytaj również

Kto ma prawo do świadczenia wspierającego? Trzeba złożyć dwa wnioski

Gotówka od matki została wpłacona do banku. Skarbówka odmówiła zwolnienia z podatku od darowizn

Wysokość odpisów na ZFŚS w 2026 r. 

 Wpłata na ZFŚS zależy od przeciętnej planowanej w danym roku kalendarzowym liczby pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy na podstawie przepisów Kodeksu pracy (np. umowa o pracę). W liczbie zatrudnionych nie uwzględnia się osób wykonujących pracę na innej podstawie – np. zleceniobiorców czy samozatrudnionych.

Po zakończeniu roku pracodawca powinien skorygować stan zatrudnienia w danym roku kalendarzowym. Korekcie podlegają również dokonane wpłaty na ZFŚS.

Terminy przekazania środków na rachunek bankowy ZFŚS

Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy ZFŚS w dwóch ratach i terminach:

• do 31 maja – co najmniej 75 proc. odpisów podstawowych,
• do 30 września – pozostałą część odpisów podstawowych i tzw. odpisy zwiększające (np. na emerytów i rencistów – byłych pracowników, pracowników niepełnosprawnych w stopniu znacznym i umiarkowanym).

Pracodawcy dobrowolnie tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych mogą przekazywać środki na jego działalność w dowolnym terminie.

Czy za przekazanie środków na rachunek ZFŚS po terminie pracodawcy grożą jakieś konsekwencje finansowe? Okazuje się, że wpłata środków na działalność funduszu po terminie – np. po 30 września - nie powoduje powstania po stronie pracodawcy zobowiązania do odprowadzenia odsetek z tego tytułu. Tak właśnie orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 11 kwietnia 2012 r. (sygn. akt III PK 66/11, OSNP 2013/5-6/54).

Czytaj również

Nowe zasady dofinansowania kupna samochodu. Do kiedy można składać wnioski?

Podstawa prawna

• ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 288 z późn. zm.)