Wybory samorządowe 2018: dane osobowe zgodnie z RODO

Przepisy RODO a najbliższe wybory samorządowe

Trudno chyba znaleźć osobę, która nie słyszała o przepisach rozporządzenia o ochronie danych osobowych, obowiązujących w Polsce od 25 maja, czyli tak zwanym RODO.

Dane osobowe służą do identyfikacji osób. Są to na przykład imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji. Często są to takie informacje, które nie zawsze w sposób oczywisty wskazują na to, że mogą służyć do identyfikacji. Nasze dane osobowe są przetwarzane w bardzo wielu miejscach, dlatego ważne jest, żeby mieć świadomość jak właściwie rozporządzać informacją o nich. Samo przetwarzanie to na przykład zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub nawet niszczenie.

Zobacz również: Wybory samorządowe 2018: zasady głosowania

Wielkimi krokami zbliżają się wybory samorządowe. Jest to moment, w którym wiele informacji o sobie ujawniają zarówno o kandydaci na stanowiska, jak i wyborcy. W czasie wyborów dochodzi do przetwarzania zarówno zwykłych (takich jak adres zamieszkania czy data i miejsce urodzenia), jak i szczególnych kategorii danych osobowych, (jak na przykład pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych).

Jak to wygląda w praktyce?

Już samo złożenie podpisu na liście popierającej danego kandydata jest ujawnieniem swoich poglądów politycznych, czyli danych wrażliwych. Za kandydatem stoją bowiem określone poglądy i program wyborczy, zatem publicznie popierając daną osobę, ujawniamy również nasz światopogląd. Trudno się spodziewać udzielenia poparcia komuś, z kim się nie zgadzamy.

Przetwarzanie danych dokonuje się również w momencie, gdy głosuje osoba niepełnosprawna, (taka osoba ujawnia informacje o swoim stanie zdrowia) lub, gdy ktoś rejestruje się, by móc zagłosować poza swoim miejscem zameldowania, ponieważ ujawnia gdzie obecnie mieszka.

Kto zbiera dane?

Gromadzi je administrator danych. Decyduje on o celach i sposobach przetwarzania danych. Obowiązki poszczególnych administratorów danych zależą również od typu kampanii wyborczej. Kodeks wyborczy odmiennie reguluje prowadzenie kampanii w wyborach do Sejmu i do Senatu oraz w wyborach do Parlamentu Europejskiego w Rzeczypospolitej Polskiej, inaczej natomiast w wyborach na Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej czy w wyborach do organów stanowiących jednostek samorządu terytorialnego (rad gmin, rad powiatów i sejmików województw) oraz wyborach wójta (burmistrza i prezydenta miasta). Administrator jest zobowiązany do przestrzegania zasad ochrony danych osobowych, w tym m.in. do: spełnienia względem osób, których dane dotyczą, obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 i 14 RODO, zabezpieczenia danych osobowych przez zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, tak aby dane te nie były udostępniane osobom nieupoważnionym oraz aby dane te były chronione przed zniszczeniem albo utratą (np. poprzez szyfrowanie danych, zapewnienie integralności i poufności danych), respektowania praw osób, których dane są przetwarzane, np. udzielania informacji co do celów, sposobów, źródeł, zakresu przetwarzania danych osobowych, spełniania żądań sprostowania, uaktualnienia albo uzupełnienia czy też czasowego wstrzymania ich przetwarzania.

RODO w wyborach - zasady

Zgodnie z poradnikiem RODO sporządzonym przez Urząd Ochrony Danych Osobowych obowiązek przetwarzanie i ochrona danych osobowych musi odbywać się zgodnie z zasadami:

a) przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość);

b) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (ograniczenie celu);

c) adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (minimalizacja danych);

d) prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane, a dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, muszą być niezwłocznie usunięte lub sprostowane (prawidłowość);

e) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane (ograniczenie przechowywania);

f) przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych (integralność i poufność).

Co natomiast z danymi, których wykorzystywanie jest do zasady zabronione? Art. 9 ust. 2 RODO przewiduje zamknięty katalog przesłanek legalizujących takie działanie. Spełnienie choć jednej z nich uprawnia do przetwarzania tego rodzaju danych osobowych. W przypadku prowadzenia kampanii wyborczej będą to najczęściej:

a) udzielenie przez osobę, której dane dotyczą, lub przez jej pełnomocnika (w przypadku jego ustanowienia), wyraźnej zgody na przetwarzanie danych w konkretnym celu lub celach,

b) niezbędność przetwarzania danych do wypełnienia obowiązków i wykonywania poszczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia socjalnego i społecznego,

c) przetwarzanie danych osobowych w sposób oczywisty upublicznionych przez osobę, której dane dotyczą,

d) niezbędność przetwarzania danych ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, o ile przepisy nie naruszają istoty prawa do ochrony danych,

e) niezbędność przetwarzania do ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy,

f) niezbędność przetwarzania danych do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych, historycznych lub statystycznych.

W kontekście przeprowadzania wyborów na uwagę zasługuje motyw 56 RODO. Powołany przepis dopuszcza przetwarzanie i zbieranie przez partie polityczne takich danych osobowych jak na przykład poglądy polityczne obywateli, o ile odbywa się to w ramach działań związanych z wyborami w systemie demokratycznym. Można zezwolić na przetwarzanie tych danych z uwagi na względy interesu publicznego pod warunkiem ustanowienia odpowiednich zabezpieczeń. Kodeks wyborczy w art. 106 reguluje zasady zbierania podpisów przez komitety wyborcze i wyborców.

O czym należy pamiętać?

Komitety wyborcze ani inni administratorzy posiadający nasze dane nie mogą udostępniać bez zgody, ani przesyłać komunikatów w sposób zautomatyzowany. Wyborca z kolei nie może odmówić okazania dokumentu tożsamości komisji wyborczej. Dane są chronione, żadna niepowołana osoba nie może mieć do nich dostępu czy wglądu. Dane mogą być używane tylko do celów do jakich zostały zebrane. W konkretnych przypadkach można żądać ich usunięcia. Komitety wyborcze mogą na potrzeby prowadzenia agitacji wyborczej zbierać dane ze źródeł powszechnie dostępnych, jak: książki telefoniczne, powszechnie dostępne rejestry publiczne (np. KRS, CEIDG itp.), a także z komercyjnych baz marketingowych, pod warunkiem spełnienia wymogów określonych przez RODO.

Polecamy serwis: Wybory samorządowe 2018