REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nagrywanie rozmów przychodzących za zgodą dzwoniących petentów. UODO twierdzi, że praktyka nagrywania rozmów jest bezpodstawna

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
rozmowa, rozmowa telefoniczna, urząd, UODO, nagrywanie rozmów/fot. Shuttertosck
Nagrywanie rozmów przychodzących za zgodą dzwoniących petentów. UODO twierdzi, że praktyka nagrywania rozmów jest bezpodstawna
fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

UODO zabiera głos w sprawie nagrywania rozmów telefonicznych z interesantami. Czy urzędy będą zmuszone zmienić swoje praktyki? 

rozwiń >

Opinia UODO

W większości przypadków nie ma podstaw, by urzędy nagrywały rozmowy telefoniczne z interesantami. Dlatego powinny one jak najszybciej przeprowadzić kompleksową analizę swoich praktyk – przestrzega Urząd Ochrony Danych Osobowych w publikacji analizującej obowiązujące przepisy.

REKLAMA

Z prośbą o zajęcie stanowiska w tej kwestii zwrócił się do UODO jeden z inspektorów ochrony danych.

Nagrywanie rozmów przychodzących za zgodą dzwoniących petentów

Sygnalista wskazał, że „część administratorów decyduje się w imię ochrony interesów pracowników urzędu na nagrywanie rozmów przychodzących za zgodą dzwoniących petentów. Oczywiście owa zgoda polega na kontynuacji rozmowy po usłyszeniu komunikatu o takim wyborze, a nieudzielenie zgody polega na rozłączeniu się i wybraniu się osobiście do urzędu w celu załatwienia sprawy czy pozyskania informacji. W mojej opinii nie ma żadnej, legalnej i usprawiedliwionej przesłanki do takiego procederu”.

Dobrowolna zgoda

Sygnalista zwrócił uwagę, że trudno uznać za dobrowolną zgodę opartą o reguły art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeśli alternatywą dla nagrywanej rozmowy jest konieczność odbycia wyprawy do czasami odległego urzędu.

Jego zdaniem niedorzeczność wyboru opcji przetwarzania danych w oparciu o dobrowolnie wyrażoną zgodę obrazuje hipotetyczna sytuacja, gdy petent zgodzi się na nagrywanie, po czym obrazi lub zacznie grozić urzędnikowi, a następnie cofnie zgodę na przetwarzanie danych i zażąda usunięcia danych, czyli nagrania.

W związku z powyższymi wątpliwościami sygnalista poprosił UODO o opinię rozstrzygającą, czy urzędy gminy i podobne instytucje publiczne mają prawo nagrywania rozmów wg powyższego modelu, a jeśli tak, to jaka będzie przesłanka przetwarzania danych w systemach zapisu owych rozmów?

Praktyka nagrywania rozmów jest bezpodstawna

W odpowiedzi UODO wskazał, że przeprowadzona analiza przepisów RODO i krajowych przepisów szczególnych, a także stanowisk innych unijnych organów nadzorczych prowadzi do wniosku, że co do zasady opisana praktyka nagrywania rozmów jest bezpodstawna.

UODO zwraca uwagę, że w opisanym przypadku dochodzić będzie do przetwarzania danych osobowych zarówno dzwoniących, jak i pracowników urzędu.

Przetwarzanie przez urząd danych osobowych interesantów

Jeśli chodzi o przetwarzanie przez urząd danych osobowych interesantów, to w pierwszej kolejności należy ocenić, jakie są faktyczne cele pozyskiwania i dalszego przetwarzania tych danych. Jeżeli celem tym miałaby być „ochrona interesów pracowników urzędu”, to zdaniem UODO nie wiadomo, o ochronę jakich interesów chodzi i w jaki sposób nagrywanie rozmów miałoby się do tego przyczynić.

„Trzeba mieć na uwadze, że osoby, których dane dotyczą, w większości przypadków telefonują do urzędu w celu uzyskania informacji odnoszących się do zadań realizowanych przez urząd i dane pozyskiwane poprzez nagrywanie tych rozmów będą dotyczyły tych zadań i spraw z nimi związanych. (…) W tym kontekście należy wziąć pod uwagę to, że przetwarzanie danych osobowych zwykłych jest legalne tylko wtedy, gdy odbywa się na podstawie jednej z przesłanek określonych w art. 6 RODO. W analizowanej sytuacji nie można też wykluczyć, że pozyskiwane będą dane szczególnych kategorii, których przetwarzanie – zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO – jest co do zasady zabronione. Nie można również wykluczyć pozyskiwania w tej formie danych, o których mowa w art. 10 RODO, które jest dopuszczalne jedynie na zasadach określonych w tym przepisie” – podkreślono w publikacji UODO.

Przetwarzanie danych niezbędne do wykonywania zadania

Co do podstaw prawnych przetwarzania zwykłych danych osobowych przez podmioty publiczne przesłankami mającymi najczęściej zastosowanie są przesłanki określone w art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO.

Zatem w odniesieniu do przetwarzania danych interesantów administrator będący podmiotem publicznym powinien ustalić, czy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c) lub czy przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonywania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (art. 6 ust. 1 lit. e). Obydwie przesłanki wskazują na niezbędność przetwarzania na ich podstawie.

Ponadto zgodnie z art. 6 ust. 3 RODO podstawa przetwarzania w przypadku tych przesłanek musi być określona w prawie Unii lub w prawie krajowym. A zatem przyjęcie podstawy przetwarzania w oparciu o przesłankę z art. 6 ust. 1 lit. c lub art. 6 ust. 1 lit. e RODO może nastąpić tylko w powiązaniu z właściwym przepisem prawa unijnego lub krajowego.

W tym kontekście UODO zwraca uwagę, że obecnie nie ma przepisu, który uprawniałby organy gminy do rejestrowania rozmów telefonicznych dla realizacji ich zadań czy też w ramach sprawowania władzy publicznej.

Zgoda na przetwarzanie danych - jakie warunki musi spełniać

UODO podkreśla również, że organy administracji publicznej co do zasady nie powinny powoływać się również na zgodę osób, które dzwonią do urzędu gminy w sprawach odnoszących się do zadań gminy z uwagi na wyraźny brak równowagi w stosunkach między administratorem będącym władzą publiczną a osobą, której dane dotyczą. W większości przypadków nie ulega również wątpliwości, że osoba, której dane dotyczą, nie będzie miała realnej alternatywy wobec zaakceptowania warunków przetwarzania zaproponowanych przez tego administratora (motyw 43 RODO).

Po drugie zaś, żeby zgoda mogła stanowić podstawę przetwarzania danych, musi spełniać bardzo konkretne warunki określone w art. 4 pkt 11 oraz w art. 7 RODO. Tymczasem w analizowanej sytuacji osoba, której dane dotyczą, nie będzie miała możliwości telefonicznego załatwienia sprawy bez nagrywania jej rozmowy.

Zgoda, o której mowa w RODO, nie może być obarczona jakimkolwiek elementem przymusu, presji lub braku możliwości swobodnego złożenia oświadczenia woli. Za dobrowolne wyrażenie zgody w rozumieniu RODO − jak wskazała Europejska Rada Ochrony Danych w Wytycznych dotyczących zgody na mocy rozporządzenia 2016/679 (str. 7) − nie można uznać sytuacji, w której osobie, której dane dotyczą, nie przysługuje rzeczywista możliwość wyboru, czuje się ona zmuszona do wyrażenia zgody lub poniesie negatywne konsekwencje w przypadku jej niewyrażenia.

Rozmowy telefoniczne pracowników

UODO wskazuje jednocześnie, że na skutek nagrywania rozmów telefonicznych z interesantami urzędu gminy dochodzi także do pozyskiwania danych osobowych pracowników, a to z kolei determinuje konieczność oceny legalności takich działań na gruncie przepisów prawa pracy – wskazują one jednoznacznie, jakie informacje i w jakich celach pracodawca może pozyskiwać od pracownika. Przepisy te regulują też szczegółowo, kiedy i na jakich warunkach pracodawca może prowadzić monitoring pracownika, a nagrywanie rozmów pracownika stanowi inny monitoring (kontrolę) pracownika, o którym mowa w art. 223 § 4 kodeksu pracy.

„Zgodnie z tym przepisem prowadzenie monitoringu pracownika byłoby możliwe jedynie w sytuacji, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. A zatem wskazany w piśmie IOD cel nagrywania rozmów, jakim jest +ochrona interesów pracowników”, nie jest wymieniony w powołanym przepisie, a tym samym nagrywanie rozmów pracowników w takim celu nie znajduje podstaw w przepisach kodeksu pracy” – czytamy w publikacji. 

Według UODO w analizowanej sytuacji również zgoda pracownika nie może stanowić podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych ze względu na brak równowagi między osobą, której dane dotyczą a administratorem (motyw 43 RODO). Zgodnie zaś z RODO zgoda powinna być dobrowolna, świadoma i pracownik ma prawo ją odwołać bez negatywnych konsekwencji dla niego (motyw 42 oraz art. 4 pkt 11 i art. 7 RODO).

Dopuszczalność nagrywania rozmów a Prawo telekomunikacyjne

Zdaniem UODO analiza dopuszczalności nagrywania rozmów powinna uwzględniać również przepisy ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. -– Prawo telekomunikacyjne.

„Art. 159 Prawa telekomunikacyjnego wskazuje, kiedy dopuszczalne jest nagrywanie rozmów telefonicznych. Zgodnie z ustępem 2 tego artykułu zakazane jest zapoznawanie się, utrwalanie, przechowywanie, przekazywanie lub inne wykorzystywanie treści lub danych objętych tajemnicą telekomunikacyjną przez osoby inne niż nadawca i odbiorca komunikatu, chyba że: 1. będzie to przedmiotem usługi lub będzie to niezbędne do jej wykonania, 2. nastąpi za zgodą nadawcy lub odbiorcy, których dane te dotyczą, 3. dokonanie tych czynności jest niezbędne w celu rejestrowania komunikatów i związanych z nimi danych transmisyjnych, stosowanego w zgodnej z prawem praktyce handlowej dla celów zapewnienia dowodów transakcji handlowej lub celów łączności w działalności handlowej, 4. będzie to konieczne z innych powodów przewidzianych ustawą lub przepisami odrębnymi” - czytamy.

Tak więc zdaniem UODO w świetle wskazanych regulacji „w większości przypadków nie ma podstaw, by urzędy nagrywały rozmowy telefoniczne z interesantami. Dlatego powinny one jak najszybciej przeprowadzić kompleksową analizę swoich praktyk”.

mam/

Źródło: SSPAP

 

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: PAP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Empatia zamiast strachu? Apel w sprawie małoletnich pasażerów

Kontrolerzy powinni być świadomi emocji dzieci i podchodzić do nich z empatią stosowną do ich wieku - podkreśla Rzeczniczka Praw Dziecka Monika Horna-Cieślak. Do biura RPD wpływa wiele zgłoszeń dotyczących łamania praw dziecka w środkach transportu publicznego.

Czym jest świadczenie urlopowe, ile wynosi w 2025 roku i czym różni się od tzw. wczasów pod gruszą. Podatki i składki ZUS

W sezonie wakacyjnym wielu pracowników zadaje sobie pytanie: czy oprócz wynagrodzenia za urlop przysługuje mi jakieś dodatkowe świadczenie? Odpowiedź brzmi: tak, jeśli spełnione są odpowiednie warunki — możesz otrzymać tzw. świadczenie urlopowe lub „wczasy pod gruszą”. Co to dokładnie oznacza? Wyjaśniamy!

Upoważnienie do opieki nad dzieckiem: do pobrania na wyjazd w wakacje [WZÓR]

Wakacje to okres częstych wyjazdów dzieci, czasami również z innymi osobami niż rodzice. Dzieci, które wyjeżdżają z babcią, dziadkiem, ciocią, wujkiem czy innymi osobami, muszą mieć ze sobą upoważnienie. Rodzice przygotowują takie pismo i najlepiej, aby podpisali je wspólnie.

Więcej i lepiej dla Ukraińców? Jest projekt zmian ustawy [dot. pobytu, 800 plus, świadczeń, zakwaterowania, pracy]

Więcej i lepiej dla Ukraińców? Jest projekt zmian ustawy w zakresie pobytu, świadczeń, zakwaterowania i pracy Ukraińców na terytorium Polski. Najważniejszym uprawnieniem jest przedłużenie tymczasowej ochrony i związanych z nią uprawnień dla uchodźców do 4 marca 2026 roku. Jednocześnie planowane są zmiany w procedurach pobytowych, rejestracji PESEL, a także w funkcjonowaniu ośrodków zbiorowego zakwaterowania.

REKLAMA

Jednorazowo 7000 zł z ZUS: łatwiej, szybciej, bez decyzji

Jednorazowo 7000 zł z ZUS: łatwiej, szybciej, bez decyzji. A wszystko to za sprawą rozporządzenia, które ma się zmienić, aby ułatwić świadczeniobiorcom sprawne uzyskanie pieniędzy i uniknięcie zbędnych procedur i biurokracji. Co zatem się zmieni?

Wygrana bez rekompensaty: Firma pokonała ZUS na całej linii, ale kosztów nie odzyskała

Firma pokonała ZUS, ale nie uzyskała rekompensaty. „Ponad 871 decyzji ZUS, 150 tys. stron dokumentacji, tysiące godzin pracy. Wszystkie sprawy wygrane przez przedsiębiorcę przed sądami w I i II instancji. W teorii - spektakularny sukces. W praktyce ekonomiczna porażka" - pisze dzisiejszy „Dziennik Gazeta Prawna".

Alarmujący raport NIK o sytuacji niepełnosprawnych. Jest źle, potrzebne są zmiany

Alarmujący raport NIK o sytuacji niepełnosprawnych. Jest źle, potrzebne są zmiany. Co to są warsztaty terapii zajęciowej (WTZ)? Kto organizuje i po co są warsztaty terapii zajęciowej (WTZ)? Co się dzieje z pieniędzmi z PFRON i jakie nadużycie wykryto - wszystko to wynika z najnowszego raportu NIK.

Abonament RTV: drożej w 2026 roku. Jakie zniżki za zapłatę z góry? Jakie kary za niepłacenie abonamentu i brak rejestracji odbiornika?

W 2026 roku obowiązywać będą wyższe stawki abonamentu RTV niż w 2025 roku. Tak wynika z rozporządzenia Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji z 27 czerwca 2025 r. w sprawie wysokości opłat abonamentowych za używanie odbiorników radiofonicznych i telewizyjnych oraz zniżek za ich uiszczanie z góry za okres dłuższy niż jeden miesiąc w 2026 r. 

REKLAMA

22 lipca 2025 r.: rekonstrukcja rządu

Rekonstrukcja rządu odbędzie się we wtorek 22 lipca 2025 roku. Została opóźniona o tydzień na wniosek marszałka Sejmu Szymona Hołowni. Czym zostało podyktowane opóźnienie zmian w rządzie?

Co daje niepełnosprawność sprzężona?

Co daje niepełnosprawność sprzężona? Chociaż większość osób, które cierpi na różnego rodzaju zaburzenia powiedziałoby raczej: co odbiera niepełnosprawność sprzężona? (sic!). Odbiera zdrowie i jakość życia, a czasami nawet samo życie. W artykule skupimy się omówieniu podstawowych pojęć i uprawnień, szczególnie dla dzieci, związanych z niepełnosprawnością sprzężoną. Zatem: co to jest niepełnosprawność sprzężona? Jakie to są niepełnosprawności sprzężone? Czy autyzm to niepełnosprawność sprzężoną? Kto orzeka o niepełnosprawności sprzężonej?

REKLAMA