REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nagrywanie rozmów przychodzących za zgodą dzwoniących petentów. UODO twierdzi, że praktyka nagrywania rozmów jest bezpodstawna

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
rozmowa, rozmowa telefoniczna, urząd, UODO, nagrywanie rozmów/fot. Shuttertosck
Nagrywanie rozmów przychodzących za zgodą dzwoniących petentów. UODO twierdzi, że praktyka nagrywania rozmów jest bezpodstawna
fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

UODO zabiera głos w sprawie nagrywania rozmów telefonicznych z interesantami. Czy urzędy będą zmuszone zmienić swoje praktyki? 

rozwiń >

Opinia UODO

W większości przypadków nie ma podstaw, by urzędy nagrywały rozmowy telefoniczne z interesantami. Dlatego powinny one jak najszybciej przeprowadzić kompleksową analizę swoich praktyk – przestrzega Urząd Ochrony Danych Osobowych w publikacji analizującej obowiązujące przepisy.

REKLAMA

Z prośbą o zajęcie stanowiska w tej kwestii zwrócił się do UODO jeden z inspektorów ochrony danych.

Nagrywanie rozmów przychodzących za zgodą dzwoniących petentów

Sygnalista wskazał, że „część administratorów decyduje się w imię ochrony interesów pracowników urzędu na nagrywanie rozmów przychodzących za zgodą dzwoniących petentów. Oczywiście owa zgoda polega na kontynuacji rozmowy po usłyszeniu komunikatu o takim wyborze, a nieudzielenie zgody polega na rozłączeniu się i wybraniu się osobiście do urzędu w celu załatwienia sprawy czy pozyskania informacji. W mojej opinii nie ma żadnej, legalnej i usprawiedliwionej przesłanki do takiego procederu”.

Dobrowolna zgoda

Sygnalista zwrócił uwagę, że trudno uznać za dobrowolną zgodę opartą o reguły art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeśli alternatywą dla nagrywanej rozmowy jest konieczność odbycia wyprawy do czasami odległego urzędu.

Jego zdaniem niedorzeczność wyboru opcji przetwarzania danych w oparciu o dobrowolnie wyrażoną zgodę obrazuje hipotetyczna sytuacja, gdy petent zgodzi się na nagrywanie, po czym obrazi lub zacznie grozić urzędnikowi, a następnie cofnie zgodę na przetwarzanie danych i zażąda usunięcia danych, czyli nagrania.

W związku z powyższymi wątpliwościami sygnalista poprosił UODO o opinię rozstrzygającą, czy urzędy gminy i podobne instytucje publiczne mają prawo nagrywania rozmów wg powyższego modelu, a jeśli tak, to jaka będzie przesłanka przetwarzania danych w systemach zapisu owych rozmów?

Praktyka nagrywania rozmów jest bezpodstawna

W odpowiedzi UODO wskazał, że przeprowadzona analiza przepisów RODO i krajowych przepisów szczególnych, a także stanowisk innych unijnych organów nadzorczych prowadzi do wniosku, że co do zasady opisana praktyka nagrywania rozmów jest bezpodstawna.

UODO zwraca uwagę, że w opisanym przypadku dochodzić będzie do przetwarzania danych osobowych zarówno dzwoniących, jak i pracowników urzędu.

Przetwarzanie przez urząd danych osobowych interesantów

Jeśli chodzi o przetwarzanie przez urząd danych osobowych interesantów, to w pierwszej kolejności należy ocenić, jakie są faktyczne cele pozyskiwania i dalszego przetwarzania tych danych. Jeżeli celem tym miałaby być „ochrona interesów pracowników urzędu”, to zdaniem UODO nie wiadomo, o ochronę jakich interesów chodzi i w jaki sposób nagrywanie rozmów miałoby się do tego przyczynić.

„Trzeba mieć na uwadze, że osoby, których dane dotyczą, w większości przypadków telefonują do urzędu w celu uzyskania informacji odnoszących się do zadań realizowanych przez urząd i dane pozyskiwane poprzez nagrywanie tych rozmów będą dotyczyły tych zadań i spraw z nimi związanych. (…) W tym kontekście należy wziąć pod uwagę to, że przetwarzanie danych osobowych zwykłych jest legalne tylko wtedy, gdy odbywa się na podstawie jednej z przesłanek określonych w art. 6 RODO. W analizowanej sytuacji nie można też wykluczyć, że pozyskiwane będą dane szczególnych kategorii, których przetwarzanie – zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO – jest co do zasady zabronione. Nie można również wykluczyć pozyskiwania w tej formie danych, o których mowa w art. 10 RODO, które jest dopuszczalne jedynie na zasadach określonych w tym przepisie” – podkreślono w publikacji UODO.

Przetwarzanie danych niezbędne do wykonywania zadania

Co do podstaw prawnych przetwarzania zwykłych danych osobowych przez podmioty publiczne przesłankami mającymi najczęściej zastosowanie są przesłanki określone w art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO.

Zatem w odniesieniu do przetwarzania danych interesantów administrator będący podmiotem publicznym powinien ustalić, czy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c) lub czy przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonywania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (art. 6 ust. 1 lit. e). Obydwie przesłanki wskazują na niezbędność przetwarzania na ich podstawie.

Ponadto zgodnie z art. 6 ust. 3 RODO podstawa przetwarzania w przypadku tych przesłanek musi być określona w prawie Unii lub w prawie krajowym. A zatem przyjęcie podstawy przetwarzania w oparciu o przesłankę z art. 6 ust. 1 lit. c lub art. 6 ust. 1 lit. e RODO może nastąpić tylko w powiązaniu z właściwym przepisem prawa unijnego lub krajowego.

W tym kontekście UODO zwraca uwagę, że obecnie nie ma przepisu, który uprawniałby organy gminy do rejestrowania rozmów telefonicznych dla realizacji ich zadań czy też w ramach sprawowania władzy publicznej.

Zgoda na przetwarzanie danych - jakie warunki musi spełniać

UODO podkreśla również, że organy administracji publicznej co do zasady nie powinny powoływać się również na zgodę osób, które dzwonią do urzędu gminy w sprawach odnoszących się do zadań gminy z uwagi na wyraźny brak równowagi w stosunkach między administratorem będącym władzą publiczną a osobą, której dane dotyczą. W większości przypadków nie ulega również wątpliwości, że osoba, której dane dotyczą, nie będzie miała realnej alternatywy wobec zaakceptowania warunków przetwarzania zaproponowanych przez tego administratora (motyw 43 RODO).

Po drugie zaś, żeby zgoda mogła stanowić podstawę przetwarzania danych, musi spełniać bardzo konkretne warunki określone w art. 4 pkt 11 oraz w art. 7 RODO. Tymczasem w analizowanej sytuacji osoba, której dane dotyczą, nie będzie miała możliwości telefonicznego załatwienia sprawy bez nagrywania jej rozmowy.

Zgoda, o której mowa w RODO, nie może być obarczona jakimkolwiek elementem przymusu, presji lub braku możliwości swobodnego złożenia oświadczenia woli. Za dobrowolne wyrażenie zgody w rozumieniu RODO − jak wskazała Europejska Rada Ochrony Danych w Wytycznych dotyczących zgody na mocy rozporządzenia 2016/679 (str. 7) − nie można uznać sytuacji, w której osobie, której dane dotyczą, nie przysługuje rzeczywista możliwość wyboru, czuje się ona zmuszona do wyrażenia zgody lub poniesie negatywne konsekwencje w przypadku jej niewyrażenia.

Rozmowy telefoniczne pracowników

UODO wskazuje jednocześnie, że na skutek nagrywania rozmów telefonicznych z interesantami urzędu gminy dochodzi także do pozyskiwania danych osobowych pracowników, a to z kolei determinuje konieczność oceny legalności takich działań na gruncie przepisów prawa pracy – wskazują one jednoznacznie, jakie informacje i w jakich celach pracodawca może pozyskiwać od pracownika. Przepisy te regulują też szczegółowo, kiedy i na jakich warunkach pracodawca może prowadzić monitoring pracownika, a nagrywanie rozmów pracownika stanowi inny monitoring (kontrolę) pracownika, o którym mowa w art. 223 § 4 kodeksu pracy.

„Zgodnie z tym przepisem prowadzenie monitoringu pracownika byłoby możliwe jedynie w sytuacji, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. A zatem wskazany w piśmie IOD cel nagrywania rozmów, jakim jest +ochrona interesów pracowników”, nie jest wymieniony w powołanym przepisie, a tym samym nagrywanie rozmów pracowników w takim celu nie znajduje podstaw w przepisach kodeksu pracy” – czytamy w publikacji. 

Według UODO w analizowanej sytuacji również zgoda pracownika nie może stanowić podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych ze względu na brak równowagi między osobą, której dane dotyczą a administratorem (motyw 43 RODO). Zgodnie zaś z RODO zgoda powinna być dobrowolna, świadoma i pracownik ma prawo ją odwołać bez negatywnych konsekwencji dla niego (motyw 42 oraz art. 4 pkt 11 i art. 7 RODO).

Dopuszczalność nagrywania rozmów a Prawo telekomunikacyjne

Zdaniem UODO analiza dopuszczalności nagrywania rozmów powinna uwzględniać również przepisy ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. -– Prawo telekomunikacyjne.

„Art. 159 Prawa telekomunikacyjnego wskazuje, kiedy dopuszczalne jest nagrywanie rozmów telefonicznych. Zgodnie z ustępem 2 tego artykułu zakazane jest zapoznawanie się, utrwalanie, przechowywanie, przekazywanie lub inne wykorzystywanie treści lub danych objętych tajemnicą telekomunikacyjną przez osoby inne niż nadawca i odbiorca komunikatu, chyba że: 1. będzie to przedmiotem usługi lub będzie to niezbędne do jej wykonania, 2. nastąpi za zgodą nadawcy lub odbiorcy, których dane te dotyczą, 3. dokonanie tych czynności jest niezbędne w celu rejestrowania komunikatów i związanych z nimi danych transmisyjnych, stosowanego w zgodnej z prawem praktyce handlowej dla celów zapewnienia dowodów transakcji handlowej lub celów łączności w działalności handlowej, 4. będzie to konieczne z innych powodów przewidzianych ustawą lub przepisami odrębnymi” - czytamy.

Tak więc zdaniem UODO w świetle wskazanych regulacji „w większości przypadków nie ma podstaw, by urzędy nagrywały rozmowy telefoniczne z interesantami. Dlatego powinny one jak najszybciej przeprowadzić kompleksową analizę swoich praktyk”.

mam/

Źródło: SSPAP

 

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: PAP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rząd odpowiada na wysokie ceny energii! Nie boi się weta prezydenta Nawrockiego

Rząd w najbliższy wtorek zajmie się ustawą, która ma zagwarantować utrzymanie cen energii na dotychczasowym poziomie – zapowiedział minister energii Miłosz Motyka. Dodał, że od stycznia 2026 r. możliwe będzie odejście od mrożenia cen energii.

Prawo jazdy kat. B od 17 roku życia, za jazdę po zatrzymaniu prawka – ponowny egzamin i obowiązkowe kaski dla rowerzystów i użytkowników hulajnóg elektrycznych. Rząd zmienia przepisy prawa o ruchu drogowym

Większa mobilność osób młodych, czyli prawo jazdy kat. B od 17 roku życia, cofnięcie uprawnień do kierowania pojazdami w przypadku prowadzenia samochodu po zatrzymaniu prawa jazdy oraz obowiązkowe kaski dla dzieci do 16 roku życia, poruszających się rowerem lub hulajnogą elektryczną. To najważniejsze założenia nowego projektu ustawy o zmianie prawa o ruchu drogowym autorstwa rządu.

Sąd w Warszawie pyta TSUE o WIBOR. Czy bank jasno informował konsumentów o ryzyku i zasadach ustalania zmiennego oprocentowania kredytu? Komentarz radcy prawnego

W dniu 30 czerwca 2025 roku, Sąd Okręgowy Warszawa-Praga w Warszawie wydał postanowienie w sprawie II C 1440/24, w którym sformułował pytania prejudycjalne do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej dotyczące wskaźnika WIBOR. Uzasadnienie tego postanowienia komentuje dla infor.pl Beata Strzyżowska, radca prawny, której Kancelaria reprezentuje kredytobiorców w tej sprawie.

Młodsi i bardziej zadłużeni – multidłużnicy w Polsce

Profil polskiego multidłużnika wyraźnie się zmienia. Coraz większą część tej grupy stanowią młodsi konsumenci, a udział kobiet systematycznie maleje. W ciągu trzech lat udział osób w wieku 18–25 lat wzrósł sześciokrotnie, a w grupie 26–35 lat o ponad 7 pkt proc. Mężczyźni nie tylko stanowią większość, lecz także odpowiadają za coraz większą część zadłużenia. Szczegóły analizy poniżej.

REKLAMA

Przepada świadczenie wspierające. Umierają kolejne osoby niepełnosprawne. Co na to sądy?

Wszyscy wiemy, że przyznawanie świadczenie wspierającego obciąża przewlekłość. Okres oczekiwanie na przyznanie punktów w ramach poziomu potrzeby wsparcia wynosi w skrajnych przypadkach rok. Na punkty czekają osoby niepełnosprawne w tak poważnych stanach (i sędziwym wieku), że część z nich umiera. Ostrzegano przed takimi sytuacjami jeszcze przed wprowadzeniem świadczenia wspierającego. Niestety te obawy się spełniły. W efekcie rodziny osób zmarłych idą do sądu bo świadczenie wspierające ... przepada. Przykład takiej sytuacji poniżej.

Młodzi Polacy w trybie oszczędzania. Najczęściej od 20 do 60 proc. towarów kupują w promocjach [RAPORT]

Jak wynika z najnowszego raportu rynkowego, Polacy w wieku 18-25 lat najczęściej robią od 20% do 40% codziennych zakupów w promocjach – 32,5%. Głównie dotyczy to osób z dochodami w przedziale 3000-4999 zł, ze średnim wykształceniem i z mniejszych miejscowości. Z kolei 26,5% młodych konsumentów kupuje na co dzień od 40% do 60% podstawowych produktów w promocjach. Szczegóły poniżej wraz z omówieniem wyników raportu.

Zasiłek z MOPS? Tak, ale pamiętaj o wywiadzie środowiskowym

Osoby ubiegające się o świadczenia z pomocy społecznej często zapominają o ważnej roli, jaką odgrywa rodzinny wywiad środowiskowy. Jest to podstawowe narzędzie, które pozwala na ocenę sytuacji majątkowej i rodzinnej. Kto i gdzie przeprowadza taki wywiad? Czy jest on obowiązkowy?

MOPS od 10 lat naruszają prawo wbrew TK. Nie ma limitu 18 lat przy świadczeniu pielęgnacyjnym (starym) [osoba niepełnosprawna, stopień znaczny)

Nieufność staruszki z demencją (osoba niepełnosprawna, stopień znaczny) jest dodatkowym argumentem dla przyznania świadczenia pielęgnacyjnego. Bo staruszka ufa tylko swojej córce. I nie może wykonywać czynności opiekuńczych nikt inny. To ciekawostka z omówionego w artykule wyroku sądu. Wyrok ten pokazuje jednak stały problem z MOPS - urzędnicy wiedzą o tym, że nie ma limitu wieku (18 lat dla osoby nieuczącej się) przy świadczeniu pielęgnacyjnym (jako data powstania niepełnosprawności. Ale wciąż ten limit stosują. To karygodne. Bo wynika to w mojej ocenie z obawy, że wojewoda odbierze gminom pieniądze na świadczenie pielęgnacyjne albo RIO zarzucą gminie naruszenie zasad gospodarki środkami publicznymi - bo przepisy wciąż mówią o limicie 18 lat, a to że limit nie obowiązuje wynika z wyroku TK, którego Sejm nigdy nie przełożył na nowelizację przepisów

REKLAMA

Kłopoty ze skargą na MOPS za odebrany zasiłek pielęgnacyjny 215,84 zł. Tylko ePUAP albo papierowy dokument

W przepisach jest pułapka. Jeżeli spierasz się o zasiłek pielęgnacyjny (215,84 zł) z MOPS to nie można obecnie wnosić elektronicznie pism do sądu z nowym systemem e-Doręczenia. Będzie to możliwe dopiero od 2029 r. (o czym informują przepisy przejściowe, które łatwo przegapić). Można skorzystać z ePUAP. I tak wniesioną skargę na decyzję MOPS sąd przyjmie. Przez e-Doręczenia to się nie uda. W artykule przykład utraconego w ten sposób zasiłku pielęgnacyjnego. Na dziś najbezpieczniejszym prawnie sposobem wniesienia skargi na MOPS (i SKO) w sprawie zasiłku pielęgnacyjnego jest po prosty tradycyjna "papierowa" skarga.

1,1 mln osób dostanie czternastą emeryturę wcześniej. Ale nie każdy dostanie 1558,81 zł na rękę

Zakład Ubezpieczeń Społecznych kontynuuje wypłatę czternastych emerytur. Jeszcze przed najbliższym weekendem (do piątku 5 września 2025 r.) przelew na konto i przekaz pocztowy otrzyma prawie 1 mln 136 tys. osób. To emeryci i renciści, którym ZUS ustalił termin płatności głównego świadczenia na 6 dzień miesiąca.

REKLAMA