Obowiązkowe e-Doręczenia. Dla kogo? Od kiedy [Harmonogram]. Jak wdrożyć i stosować elektroniczne listy polecone z potwierdzeniem odbioru?

• e-Doręczenia – co to jest
• Obowiązkowe e-Doręczenia. Dla kogo? Od kiedy? [Harmonogram]
• Nowelizacja ustawy o doręczeniach elektronicznych (okres przejściowy do końca 2025 r.)
• Jak dokonać aktywacji Skrzynki Doręczeń (SD)
• Jak wysłać cyfrowy list polecony?
• Kto płaci za wysyłkę dokumentów przez e-Doręczenia? 
• Jak złożyć reklamację w sprawie przesyłki w e-Doręczeniach? 

e-Doręczenia – co to jest

e-Doręczenia (rejestrowane doręczenie elektroniczne) to elektroniczna (cyfrowa) forma listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Podstawą prawną działania rejestrowanego doręczenia elektronicznego są: rozporządzenie UE eIDAS i ustawa z 18 listopada 2024 r. o doręczeniach elektronicznych (UoDE).

Poczta Polska uruchomiła usługę e-Doręczenia w październiku 2021 roku. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i firmy mogą korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych. Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru.

Jak wyjaśnia Poczta Polska, usługa e-Doręczenia działa podobnie do poczty e-mail, ale jest znacznie bezpieczniejsza. Dzięki unikalnym adresom do doręczeń elektronicznych (ADE), nadawanym na wniosek przez Ministra Cyfryzacji, mamy pewność, że korespondujemy z właściwym adresatem. Poczta Polska w ramach e-Doręczeń udostępnia publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która zapewnia komunikację z podmiotami publicznymi oraz publiczną usługę hybrydową (PUH), dostępną tylko dla podmiotów publicznych.

e-Doręczenia mogą być wykorzystywane w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym. Są bowiem tzw. usługą zaufania, co oznacza, że:
1) nadawca i odbiorca są identyfikowani (ich tożsamość jest sprawdzana) i nikt nie może przejąć ich adresów ani podszyć się pod nich,
2) zaufany dostawca usługi umożliwia pobranie dowodu wysyłania i doręczenia korespondencji,
3) usługa jest zabezpieczona tak, aby nikt nie mógł zmienić treści korespondencji w drodze między nadawcą a odbiorcą.

Obowiązkowe e-Doręczenia. Dla kogo? Od kiedy? [Harmonogram]

Zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych, docelowo wszystkie podmioty publiczne (np. ZUS, ministerstwa, urzędy skarbowe, sądy, gminy), przedsiębiorcy rejestrowani w KRS i CEiDG oraz zawody zaufania publicznego (np. adwokaci, radcowie prawni, notariusze, doradcy podatkowi) będą miały obowiązek mieć adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję za pośrednictwem e-Doręczeń.

Aktualny harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych przedstawiają poniższe tabele:

PODMIOTY PUBLICZNE
Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 1 ustawy)	Od 01.01.2025 r.
Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 2 ustawy).
Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (art. 155 ust. 3 ustawy).
Narodowy Fundusz Zdrowia (art. 155 ust. 4 ustawy).
Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (art. 155 ust. 5 ustawy).
Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 155 ust. 6 ustawy).
Inne podmioty publiczne (art. 155 ust. 9 ustawy).	Od 01.01.2025 r.
Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej (art. 155 ust. 6 ustawy).	Od 01.10.2029 r.
Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna (art. 155 ust. 7 ustawy).

 

PODMIOTY NIEPUBLICZNE
Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego: adwokata,   radcy prawnego,  doradcy podatkowego,  doradcy restrukturyzacyjnego,  rzecznika patentowego,  notariusza.	Od 01.01.2025 r.
Podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r. (art. 9 ust. 1 pkt 1 – 8, art. 155 ust. 10 oraz art. 166 pkt 5 ustawy).
Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia  2025 r.  (art. 151 ust. 1 ustawy).	Od 01.04.2025 r.
Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) (art. 152 ust. 1 ustawy).	Od 01.01.2025 r.
Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r. (art. 152 ust. 2 ustawy)	Od 01.07.2025 r.
Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. (art. 152 ust. 3 ustawy)	Od 01.10.2026 r.

Nowelizacja ustawy o doręczeniach elektronicznych (okres przejściowy do końca 2025 r.)

Rada Ministrów w dniu 29 października przyjęła (i skierowała do prac legislacyjnych w Sejmie RP) projekt nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych. Sejm uchwalił tę nowelizację 21 listopada 2024 r. i weszła ona w życie 1 stycznia 2025 r. (Ustawa z dnia 21 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych - Dz.U. 2024 poz. 1841).

Ta nowelizacja przewiduje wprowadzenie okresu przejściowego do końca 2025 r. dla obowiązku wdrożenia e-Doręczeń w przypadku podmiotów publicznych. W tym czasie podmioty publiczne będą mogły stopniowo dostosowywać się do nowego sposobu prowadzenia korespondencji, tj. dostosować się organizacyjnie, wprowadzić systemy elektronicznego obiegu dokumentów (systemy klasy EZD) oraz poznać nowe rozwiązanie, jakim są e-Doręczenia.

W tym czasie przeprowadzona ma zostać kampania informacyjna, której zadaniem będzie promocja e-Doręczeń, w szczególności wśród pracowników samorządu terytorialnego a także obywateli - wyjaśniono w OSR tej nowelizacji.

W OSR wskazano ponadto, że w okresie przejściowym zapewniona będzie równoważność doręczania korespondencji za pośrednictwem operatora pocztowego albo w ePUAP oraz w innych systemach z e-Doręczeniami.

Nowelizacja ta przewiduje też, że przedsiębiorcy objęci wpisem do CEIDG nie będą musieli składać przy wniosku o wpis do Ewidencji oświadczenia o posiadaniu adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do BAE (Baza Adresów Elektronicznych) i aktualności danych zamieszczonych w BAE. Dane w BAE będą aktualizowane na podstawie danych przekazanych przez CEIDG, które pochodzić będą z wniosku złożonego przez przedsiębiorcę.

"W projektowanym okresie przejściowym podmiot publiczny będzie kierował korespondencję do podmiotu niebędącego podmiotem publicznym na adres do doręczeń elektronicznych – jeśli odbiorca taki adres posiada – zgodnie z obowiązującymi przepisami KPA i ordynacji podatkowej. Jeśli odbiorca nie posiada adresu do doręczeń elektronicznych, to korespondencja może być kierowana w dotychczasowy sposób, tj. zgodnie z przepisami KPA i ordynacji podatkowej w brzmieniu sprzed nowelizacji tj. korespondencja będzie kierowana przez operatora pocztowego, chyba że jest do odpowiedź na wniosek złożony przez ePUAP- w takim przypadku korespondencja będzie kierowana przez ePUAP" - poinformowano w OSR projektu.

Zgodnie z nowymi przepisami ABW, AW, SKW, SWW, CBA i resort obrony narodowej będą stosować e-Doręczenia od 31 grudnia 2026 r. "W tym okresie Minister Cyfryzacji będzie kontynuował działania informacyjno-wdrożeniowe, których celem jest przygotowanie podmiotów do stosowania e-Doręczeń. Takie działanie jest zgodne i istotne z punktu widzenia założeń Krajowego Planu Odbudowy, który po rewizji zakłada finansowanie rozbudowy publicznego systemu EZD (elektronicznego zarządzania dokumentami - PAP)" - wyjaśniono w OSR. 

Ponadto w nowelizacji określono, że jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne, samorządowe instytucje kultury, samorządowe osoby prawne oraz samorządowe zakłady budżetowe są obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego od dnia określonego w komunikacie wydanym na podstawie ust. 10, a w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej od dnia 1 października 2029 r.

Jak dokonać aktywacji Skrzynki Doręczeń (SD)

Na pierwszym etapie należy wypełnić wniosek o adres do doręczeń elektronicznych (ADE) dla obywateli/dla przedsiębiorcy lub podmiotów publicznych. Można to zrobić na stronie https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen
Minister Cyfryzacji nadaje ADE, który wpisywany jest do bazy adresów elektronicznych (BAE) – nasz cyfrowy identyfikator, który daje pewność co do tego, z kim korespondujemy.
Wpis ADE do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) skutkuje automatycznym zawarciem umowy z Pocztą Polską na świadczenie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) i publicznej usługi hybrydowej (PUH).

Następny krok to aktywacja według instrukcji, przekazanej wraz z informacją o utworzeniu ADE i Skrzynki Doręczeń na e-mail wskazany we wniosku.

W czasie aktywacji niezbędne jest wskazanie adresu e-mail do powiadomień, na który będą przekazywane informacje m.in. o oczekujących przesyłkach. Od tej pory można nadawać cyfrowe listy polecone.

Jak wysłać cyfrowy list polecony?

Pierwszy krok to zalogowanie się do skrzynki doręczeń (SD) dla obywateli lub przedsiębiorców – można dokonać tego poprzez np. profil zaufany, e-dowód lub mObywatela. W panelu widać wszystkie skrzynki, do których posiada się dostęp. W zależności od potrzeb może być to skrzynka osobista, służbowa lub dedykowana przedsiębiorcom.

Jak wskazuje Poczta Polska, stworzenie nowej wiadomości jest bardzo proste. Wystarczy dodać adresata doręczenia elektronicznego, wpisać temat i treść lub dołączyć załącznik i wysłać. Po wybraniu wysłanej przesyłki można ją również pobrać wraz z dowodami. Dowód nadania świadczy o tym, że nasza przesyłka została przyjęta.

Obecnie maksymalna wielkość wiadomości PURDE z załącznikami nie może być większa niż 500 MB, a jednolita wiadomość o tej wielkości może zostać wysłana maksymalnie do 15 odbiorców, natomiast do 1000 adresatów można wysłać jednolitą wiadomość o wielkości do 15MB.

Kto płaci za wysyłkę dokumentów przez e-Doręczenia? 

Korespondencja przez e-Doręczenia: 
- od obywateli i firm do podmiotów publicznych,
- pomiędzy podmiotami publicznymi
jest bezpłatna.

Natomiast podmioty publiczne (urzędy) będą płacić za wysyłkę dokumentów do obywateli, firm i innych instytucji niepublicznych.

Obywatele i firmy będą ponosić koszty korespondencji, jeżeli nie będzie w niej uczestniczyć podmiot publiczny, czyli np. między firmami czy między firmą a osobą fizyczną. 

Jak złożyć reklamację w sprawie przesyłki w e-Doręczeniach? 

Reklamację dotyczącą przesyłki w publicznej usłudze rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) i publicznej usłudze hybrydowej (PUH) przyjmuje operator wyznaczony jako dostawca e-Doręczeń, czyli Poczta Polska.

Aby złożyć reklamację, będzie Ci potrzebny:

• numer i dowód nadania przesyłki,
• numer umowy,
• dane nadawcy i adresata,
• adres e-mail, na który chcesz otrzymać odpowiedź na reklamację,
• numer konta bankowego do wypłaty ewentualnego odszkodowania.

W skrzynce e-Doręczeń

• Zaloguj się do e-Doręczeń.
• Wejdź do skrzynki, gdzie znajduje się przesyłka, której dotyczy reklamacja.
• Kliknij „Usługi dodatkowe”, następnie „Złóż reklamację”, a potem „Złóż wniosek”.
• Wpisz numer przesyłki.
• Postępuj dalej zgodnie z treścią formularza i wyślij go.

Na stronie Poczty Polskiej

• Otwórz formularz online dostępny na stronie Poczty Polskiej.
• Wybierz powód złożenia reklamacji
• Podaj numer przesyłki i postępuj zgodnie z treścią formularza i wyślij go.  

W placówce Poczty Polskiej

Reklamację możesz też złożyć na piśmie w dowolnej placówce Poczty Polskiej.  

Termin rozpatrzenia reklamacji

Operator wyznaczony rozpatruje reklamację niezwłocznie i udziela odpowiedzi na reklamację w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia jej przyjęcia.

Podstawa prawna : Reklamacje reguluje w szczególności rozporządzenie Ministra Aktywów Państwowych i Ministra Cyfryzacji z dnia 9 sierpnia 2021 r. w sprawie reklamacji za niewykonanie lub nienależyte wykonanie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej.

Więcej informacji o usłudze e-Doręczeń znajduje się:
- na dedykowanej stronie internetowej Poczty Polskiej.
- na stronie https://www.gov.pl/web/e-doreczenia