REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Można podpisać e-dowodem dokument w PDF-ie w aplikacji mObywatel. Jak to działa? Jakie problemy można napotkać i jak je rozwiązać

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Podpisz dokument - usługa w aplikacji mObywatel
Podpisywanie dokumentów w formacie PDF e-dowodem w aplikacji mObywatel. Jak to działa? Problemy i rozwiązania
Ministerstwo Cyfryzacji

REKLAMA

REKLAMA

Ministerstwo Cyfryzacji informuje, że "Podpisz dokument" to jedna z najnowszych usług w aplikacji mObywatel. Umożliwia podpisywanie dokumentów w formacie PDF e-dowodem. Wystarczy uzupełnić dane zgodnie z instrukcjami w usłudze i przyłożyć dowód osobisty z warstwą elektroniczną do anteny NFC smartfona. Jakie komunikaty może napotkać użytkownik w tym procesie? O co może być proszony podczas podpisywania dokumentu? Odpowiedzi na najczęstsze pytania o usługę Podpisz dokument ułatwią korzystanie z tego rozwiązania.

rozwiń >

"Podpisz dokument" - nowa usługa w aplikacji mObywatel

Usługa Podpisz dokument, dostępna w aplikacji mObywatel, pozwala na podpisanie dowolnego dokumentu do 10 MB w formacie PDF swoim e-dowodem, czyli dowodem osobistym z warstwą elektroniczną.
Podpis złożony w ten sposób jest prawnie równoznaczny z podpisem własnoręcznym. Jest on wiążący w kontaktach z administracją państwową. Natomiast w przypadku innych osób, firm lub instytucji niepublicznych, obie strony muszą wyrazić zgodę na użycie takiego podpisu, aby był on ważny.

Aby skorzystać z tej usługi trzeba mieć:
e-dowód, czyli dowód osobisty z warstwą elektroniczną (wydany po 4 marca 2019) z aktywnym certyfikatem podpisu osobistego,
numer CAN, czyli 6-cyfrowy numer umieszczony na Twoim e-dowodzie na stronie ze zdjęciem,  
6-cyfrowy PIN (PIN2) certyfikatu podpisu osobistego e-dowodu,  
smartfon z modułem NFC,
aplikację mObywatel 2.0 w wersji nie niższej niż 4.52,
połączenie z Internetem.

Wystarczy uzupełnić dane zgodnie z instrukcjami w usłudze i przyłożyć dowód osobisty z warstwą elektroniczną do anteny NFC smartfona.

Podpisany dokument trafi do folderu z pobranymi plikami na Twoim smartfonie, jeśli korzystasz z urządzenia z systemem Android. Jeśli masz urządzenie z systemem iOS, po podpisaniu dokumentu możesz go otworzyć lub zapisać. Zapisz dokument, aby zachować go na urządzeniu. Możesz go też od razu udostępnić. Dokumenty nie są przechowywane w aplikacji mObywatel.

Dodatkowo, od wersji 4.54 aplikacji mObywatel samodzielnie można zmienić kod PIN do podpisu osobistego (PIN2), jeśli został on ustalony w urzędzie, ale go nie pamiętamy.
Odblokować też można certyfikat podpisu osobistego e-dowodu, jeśli PIN2 został wpisany błędnie trzy razy. W obu przypadkach trzeba znać kod PUK e-dowodu.

Udostępnianie tej funkcji w usłudze Podpisz dokument rozpoczęło się 19 marca 2025 r., a u wszystkich użytkowników mObywatela nowość ta pojawiła się najpóźniej 25 marca 2025 r.

REKLAMA

Podpisywanie dokumentów e-dowodem w aplikacji mObywatel - poradnik Ministerstwa Cyfryzacji

Jak każda nowość, również usługa Podpisz dokument może zaskoczyć niektórych użytkowników mObywatela. Zdarza się, że w usłudze pojawiają się dodatkowe komunikaty lub ostrzeżenia. Warto wiedzieć, z czego wynikają i jak zachować się, widząc powiadomienia na ekranie smartfona. W tym celu Ministerstwo Cyfryzacji przygotowało poradnik, który objaśnia ww. komunikaty i wskazuje rozwiązania najczęstszych problemów związanych z używaniem tej usługi.

Podpisywanie dokumentów e-dowodem to nowoczesny sposób na załatwianie formalności. Posiadacz e-dowodu z aktywnym certyfikatem podpisu osobistego może podpisać cyfrowy dokument w aplikacji i podzielić się nim, np. wysłać go e-mailem. Ponieważ to wciąż nowość, nie każdy jeszcze zdążył zapamiętać, co jest do potrzebne do korzystania z usługi i jak zachować się, kiedy na ekranie pojawią się dodatkowe komunikaty. Przygotowany przez Ministerstwo Cyfryzacji poradnik ułatwi korzystanie z usługi Podpisz dokument, żeby załatwianie codziennych spraw było jeszcze prostsze i szybsze – mówi wicepremier i minister cyfryzacji, Krzysztof Gawkowski.

Brak certyfikatu podpisu osobistego w e-dowodzie

Dlaczego? Jeśli w e-dowodzie nie umieszczono certyfikatu podpisu osobistego, nie jest możliwe podpisanie dokumentu w usłudze Podpisz dokument. W takim wypadku użytkownik zobaczy informację o braku tego certyfikatu w dokumencie na ekranie aplikacji. Tym samym proces składania podpisu zostanie zatrzymany.

Co zrobić? Jeśli do e-dowodu nie został wgrany certyfikat podpisu osobistego, należy złożyć wniosek o nowy e-dowód. Nie ma możliwości dodania certyfikatu do warstwy elektronicznej e-dowodu na późniejszym etapie. Żeby mieć certyfikat podpisu osobistego w e-dowodzie, należy we wniosku o wydanie dowodu osobistego zaznaczyć pole, w którym deklaruje się chęć posiadania certyfikatu podpisu osobistego w swoim dokumencie. Podczas odbioru e-dowodu należy następnie ustalić 6-cyfrowy PIN do podpisu osobistego (tzw. PIN2) i aktywować certyfikat przy jego pomocy w urzędzie. Takiego e-dowodu można następnie używać do składania podpisu osobistego w usłudze Podpisz dokument.

Nieaktywny certyfikat podpisu osobistego

Dlaczego? Komunikat pojawia się, kiedy użytkownik próbuje podpisać dokument e-dowodem, w którym co prawda jest certyfikat podpisu osobistego, ale nie jest on aktywny. Nieaktywny certyfikat podpisu osobistego to taki, dla którego nie został ustalony 6-cyfrowy kod PIN (tzw. PIN2) do podpisu osobistego.

Co zrobić? Żeby aktywować certyfikat podpisu osobistego, należy udać się do urzędu ze swoim dokumentem. Podczas wizyty należy ustalić 6-cyfrowy PIN (tzw. PIN2) i aktywować certyfikat podpisu osobistego e-dowodu w urzędzie za pomocą tego kodu. Właściciel e-dowodu samodzielnie ustala PIN i aktywuje nim certyfikat w obecności urzędnika. Powinien zapamiętać ten kod, ponieważ nie otrzyma go na wydruku lub utrwalonego w innej formie.

Niepoprawny CAN

Dlaczego? Informacja pojawia się, jeśli użytkownik wpisze błędny numer CAN e-dowodu. Numer CAN to sześć cyfr widocznych w prawym dolnym rogu e-dowodu na stronie ze zdjęciem. Jest to numer identyfikacyjny dokumentu tożsamości, który jest wymagany do korzystania z e-usług przy użyciu e-dowodu.

Co zrobić? Należy wpisać poprawny numer CAN, zgodnie z jego zapisem w e-dowodzie. Numer ten chroni e-dowód przed nieuprawnionych odczytem i identyfikuje jego właściciela, dlatego musi zostać podany prawidłowo podczas korzystania z e-dowodu w kanałach cyfrowych, w tym w celu złożenia podpisu osobistego na dokumencie.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Błędny lub zablokowany PIN

Dlaczego? Aplikacja wyświetla komunikat, jeśli zostanie wpisany błędny PIN (tzw. PIN2) w czasie podpisywania dokumentu w usłudze Podpisz dokument. Dodatkowo, jeśli błędny PIN zostanie wpisany 3 razy, certyfikat, którego dotyczy kod, zostanie zablokowany. W takiej sytuacji aplikacja powiadomi użytkownika, że PIN do podpisu osobistego jest zablokowany.

Co zrobić? Można samodzielnie zmienić ustalony w urzędzie PIN do podpisu osobistego (tzw. PIN2) lub odblokować certyfikat podpisu osobistego w e-dowodzie, jeśli PIN został wpisany błędnie trzy razy. Potrzebny jest do tego kod PUK e-dowodu i aplikacja mObywatel w wersji 4.54 lub wyższej. Zmiana kodu PIN2 lub odblokowanie certyfikatu podpisu osobistego jest możliwe w trakcie podpisywania dokumentu w usłudze Podpisz dokument. Można też udać się do urzędu, aby zmienić PIN2 lub odblokować certyfikat podpisu osobistego przy użyciu kodu PUK.

Błędny lub zablokowany PUK

Dlaczego? Komunikat pojawia się, kiedy użytkownik wpisuje nieprawidłowy kod PUK e-dowodu. PUK to indywidualny numer dokumentu tożsamości, który ma 8 cyfr i jest wydawany w kopercie w czasie odbioru e-dowodu w urzędzie. Jeśli kod PUK zostanie wpisany błędnie trzy razy, zostanie on zablokowany. Trwale zablokowany zostanie także certyfikat, który próbowano odblokować lub do którego PIN próbowano zmienić przy użyciu kodu PUK.

Co zrobić? Należy zawsze uważnie wprowadzać kod i poprawnie podawać PUK w usłudze, np. podczas zmiany kodu PIN lub odblokowywania certyfikatu podpisu osobistego. Podany błędnie 3 razy, kod PUK zostanie nieodwracalnie zablokowany. Certyfikat e-dowodu, do którego wpisano 3 razy błędny PUK, zostanie wówczas również zablokowany trwale. Warto pamiętać, że w takiej sytuacji użytkownik nadal może posługiwać się e-dowodem jako dokumentem tożsamości i używać jego niezablokowanych certyfikatów. Żeby jednak móc korzystać z utraconej w ten sposób funkcji e-dowodu, np. możliwości składanie podpisu osobistego, musi złożyć wniosek o nowy e-dowód i poprosić o wgranie do niego certyfikatu podpisu osobistego.

Błąd komunikacji z NFC

Dlaczego? Jeśli w trakcie podpisywania pliku wystąpi problem w komunikacji e-dowodu z NFC, na ekranie usługi pojawi się powiadomienie. Jednym z powodów takiej sytuacji może być zakłócenie sygnału, który nadawany jest z modułu NFC umieszczonego w tylnej części telefonu. Błąd komunikacji z NFC oznacza trudności w połączeniu pomiędzy telefonem a warstwą elektroniczną e-dowodu.

Co zrobić? Jeśli smartfon jest w etui, połączenie pomiędzy e-dowodem a NFC może być utrudnione. Należy usunąć akcesoria z telefonu, żeby polepszyć jakość sygnału. Należy przy tym pamiętać, że e-dowód powinien pozostać przyłożony z tyłu telefonu aż do zakończenia podpisywania dokumentu w aplikacji. Jeśli komunikat o błędzie komunikacji z NFC pojawia się podczas zmiany kodu PIN2 w usłudze, także należy przede wszystkim usunąć akcesoria z telefonu. E-dowód powinien zawsze pozostać przyłożony z tyłu urządzenia do czasu, aż w aplikacji pojawi się potwierdzenie zmiany kodu lub podpisania dokumentu.

Dowód zawieszony

Dlaczego? Jeśli e-dowód zostanie zagubiony, ale jego właściciel przypuszcza, że jednak go znajdzie, może zawiesić swój dokument na maksymalnie 14 dni. Jest to możliwe za pośrednictwem e-usługi lub bezpośrednio w urzędzie gminy. Certyfikaty zawieszonego e-dowodu są nieaktywne i nie można używać e-dowodu ani do potwierdzania tożsamości, ani do korzystania z e-usług.

Co zrobić? Kiedy e-dowód się odnajdzie, należy jak najszybciej cofnąć jego zawieszenie. Jest to możliwe w ciągu 14 dni od momentu zawieszenia e-dowodu. Jeśli zawieszenie nie zostanie cofnięte, po 14 dniach dokument zostanie automatycznie unieważniony. W takim wypadku należy wyrobić nowy e-dowód.

Dowód unieważniony

Dlaczego? Jeśli e-dowód został unieważniony, nie można podpisać nim dokumentu w aplikacji mObywatel. Dowód taki ma zablokowane wszystkie certyfikaty i nie można się nim posługiwać w celu potwierdzania tożsamości lub korzystania z e-usług. Informacja o statusie e-dowodu pojawi się w takim przypadku na ekranie aplikacji podczas próby podpisania dokumentu. E-dowód może zostać unieważniony w wyniku jego zniszczenia, utraty, kradzieży albo też na skutek zawieszenia, które nie zostało cofnięte w ciągu 14 dni.

Co zrobić? Należy złożyć wniosek o nowy e-dowód. Jego wyrobienie jest bezpłatne. Żeby móc podpisywać dokumenty e-dowodem, należy we wniosku zaznaczyć rubrykę, w której osoba wnioskująca wyraża chęć posiadania certyfikatu podpisu osobistego w e-dowodzie. Podczas odbioru e-dowodu należy także ustalić w urzędzie 6-cyfrowy PIN do podpisu osobistego (tzw. PIN2) i aktywować nim certyfikat, żeby móc podpisywać dokumenty e-dowodem.

Użytkownik poniżej 18 roku życia

Dlaczego? Podpisem osobistym w e-dowodzie można posługiwać się od 18. roku życia. W e-dowodzie osoby poniżej 18. r.ż. może być umieszczony certyfikat podpisu osobistego, ale nie można z niego korzystać do dnia jej 18. urodzin. Dla osoby, która skończyła 13 lat, zgodę na zamieszczenie certyfikatu w e-dowodzie wyraża rodzic lub opiekun na etapie składania wniosku o e-dowód. Samodzielnie o wgranie certyfikatu podpisu osobistego do e-dowodu może wystąpić osoba, która składa wniosek o wydanie dowodu osobistego najwcześniej na 30 dni przed ukończeniem 18. roku życia.
Co zrobić? Podpisem osobistym w e-dowodzie mogą posługiwać się osoby od dnia swoich 18. urodzin. Należy powrócić do podpisywania dokumentu najwcześniej w tym dniu, aby nie napotkać ograniczenia w korzystaniu z usługi ze względu na wiek.

Podpisz dokument szybko i łatwo w mObywatelu - podstawowe warunki

Proces podpisywania dokumentów w mObywatelu jest szybki i łatwy, jeśli spełnione są wszystkie warunki do korzystania z usługi. Dlatego warto zapoznać się z nimi wcześniej i odpowiednio przygotować się do podpisywania dokumentu w aplikacji.

Warto przy tym pamiętać o właściwym przygotowaniu pliku do podpisu. Dokument powinien mieć format PDF i rozmiar maksymalnie 10 MB. Plik do podpisu nie może być zaszyfrowany lub chroniony hasłem. W przypadku, jeśli parametry pliku będą odbiegać od wymagań, w usłudze wyświetli się odpowiedni komunikat.

Na koniec warto przypomnieć, że ważny dowód osobisty powinna posiadać każda osoba pełnoletnia z polskim obywatelstwem, która mieszka w Polsce. Dokument ten potwierdza jej tożsamość i obywatelstwo. Posiadany dowód osobisty, który nie ma warstwy elektronicznej lub wgranego certyfikatu podpisu osobistego, można też bezpłatnie wymienić na e-dowód, nawet przed upływem ważności dokumentu. Posiadacz e-dowodu może korzystać z wielu dodatkowych możliwości, jakie daje warstwa elektroniczna i certyfikaty. Z e-dowodem może też stać się użytkownikiem usługi Podpisz dokument w aplikacji mObywatel.

Więcej informacji o usłudze Podpisz dokument

Więcej informacji o usłudze Podpisz dokument jest dostępnych na stronie Podpisz dokument - mObywatel: https://info.mobywatel.gov.pl/uslugi/podpisz-dokument

Film o podpisywaniu dokumentów e-dowodem dostępny jest pod linkiem Podpisz dokument w aplikacji mObywatel: https://www.youtube.com/watch?v=oIc1Rz5J-bA

Więcej o kodach PIN i PUK przeczytać można w artykule Podpisz dokument – zmiana PIN2 i odblokowanie certyfikatu e-dowodu - Ministerstwo Cyfryzacji - Portal Gov.pl: https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/podpisz-dokument--zmiana-pin2-i-odblokowanie-certyfikatu-e-dowodu

Więcej pytań i odpowiedzi związanych z usługą znaleźć można na stronie Pytania i odpowiedzi - mObywatel: https://info.mobywatel.gov.pl/pytania-odpowiedzi#podpisz-dokument.

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Ministerstwo Cyfryzacji

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Tablica alimentacyjna wycofana. Rozwiązanie będzie jeszcze konsultowane

Ministerstwo Sprawiedliwości wycofało się z zaproponowanych we środę tablic alimentacyjnych. Rozwiązanie zostanie jeszcze raz skonsultowane - poinformował rzecznik rządu Adam Szłapka po piątkowym posiedzeniu Rady Ministrów.

Sprzedała dom z babcią w środku. Prawo na to pozwala – ale senior zostaje sam

Pani Jadwiga przekazała wnuczce dom w zamian za opiekę. Ta go sprzedała – razem z zamieszkującą seniorką. Niewielu wie, że to możliwe. Co wtedy z obowiązkami? Czy nowy właściciel musi zapewnić opiekę? Prawniczka wyjaśnia, jak działa prawo dożywocia i czego się wystrzegać.

Sejm podejmie decyzje we wrześniu: Emerytury stażowe i asystencja osobista na agendzie posiedzenia

We wrześniu 2025 roku Sejm rozpatrzy kluczowe projekty dotyczące emerytur stażowych oraz asystencji osobistej dla osób z niepełnosprawnościami - zapowiedziała przewodnicząca sejmowej Komisji Polityki Społecznej i Rodziny, Katarzyna Ueberhan z Lewicy.

Ponad 6 milionów Polaków z prawem do dłuższego urlopu, wyższych dodatków do wynagrodzenia i nagród od 1 stycznia 2026 r. Sejm zdecydował

Podczas posiedzenia Sejmu w dniu 22 lipca 2025 r., odbyło się pierwsze czytanie przygotowanej przez MRPiPS nowelizacji kodeksu pracy i kilku innych ustaw, która zakłada, że do stażu pracy, od którego zależy szereg uprawnień pracowniczych (m.in. prawo do dłuższego urlopu wypoczynkowego, wyższej odprawy, stażowych dodatków do wynagrodzenia i nagród jubileuszowych), mają zostać zaliczone m.in. okresy zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych oraz wykonywania własnej działalności gospodarczej. Zmiany będą miały wpływ na uprawnienia pracownicze ponad 6 mln Polaków.

REKLAMA

Tablica alimentacyjna. Pytania i odpowiedzi MS

Ministerstwo Sprawiedliwości przygotowało odpowiedzi na najważniejsze pytania dotyczące tablicy alimentacyjnej. Mają one pomóc w lepszym zrozumieniu zasad działania tablicy i jej praktycznego zastosowania. Jednocześnie resort podkreśla, iż tablica alimentacyjna nie ma mocy wiążącej.

Czego nie wolno robić na plaży? Lista 9 przykładów!

Upalny czas letni sprzyja odpoczynkowi nad wodą. Niektóre zachowania na plaży mogą wydawać się z pozoru niewinne, ale w praktyce mogą skutkować odpowiedzialnością karną.

Drastyczne pogorszenie sytuacji prawnej i życiowej obywateli Ukrainy - co dalej z ustawą?

Nowelizacja ustawy pomocowej dla obywateli Ukrainy może drastycznie pogorszyć ich sytuację prawną i życiową - wskazuje RPO w swoich uwagach do projektu zmian przepisów. O co dokładnie chodzi? Przedstawiamy kluczowe problemy i ich potencjalne skutki.

Jest decyzja w sprawie parkomatów i opłat za postój. Szykują się zmiany: ma być lepiej dla seniorów i osób z niepełnosprawnościami

Jest decyzja w sprawie parkomatów i opłat za postój. Sprawą zajął się sam Rzecznik Praw Obywatelskich co sprawiło, że Ministerstwo Infrastruktury zajęło oficjalne stanowisko w sprawie. Wydaje się, że szykują się zmiany, bo ma być lepiej dla seniorów i osób z niepełnosprawnościami - które dotychczas mogą mieć utrudniony dostęp do płatnego postoju.

REKLAMA

Gotówka w strefie płatnego parkowania: RPO interweniuje, rząd przyznaje rację kierowcom

Rzecznik Praw Obywatelskich Marcin Wiącek zwrócił się do ministra infrastruktury w sprawie skarg kierowców, którzy zostali obciążeni opłatami dodatkowymi, ponieważ nie mieli możliwości zapłaty za parkowanie gotówką. Problem dotyczy stref, w których zlikwidowano tradycyjne parkomaty, pozostawiając jedynie urządzenia obsługujące płatności bezgotówkowe. Ministerstwo Infrastruktury przyznaje, że każdemu kierowcy należy zapewnić realną możliwość uiszczenia opłaty w formie gotówkowej – co może oznaczać konieczność zmiany przepisów ustawy o drogach publicznych.

Koniec ze swobodnym obrotem gotówką: zgłoszenie obowiązkowe, odbiór tylko osobiście. Jakiej kwoty już nie wypłacisz bez formalności?

Coraz bardziej restrykcyjne stają się ograniczenia w obrocie gotówką – zarówno dla firm, jak i osób fizycznych. W Polsce przedsiębiorstwa już nie mogą realizować transakcji między sobą za więcej niż 15 000 zł gotówką, a od 2027 r. w całej Unii będą obowiązywały limity na maks. 10 000 € (z możliwością obniżenia do 3 000 €) . Co więcej, poza już obowiązującymi lub dopiero nadchodzącymi limitami, wprowadzane są nowe – niespotykane wcześniej rozwiązania. Wszystko „w trosce o walkę z finansowaniem terroryzmu".

REKLAMA