Chcesz podpisać umowę od 1 stycznia 2024 r.? Sprawdź czy nie stracisz na uprawnieniach zasiłkowych i stażu pracy.

• Kiedy nawiązuje się stosunek pracy?
• Czy umowę o pracę trzeba podpisać w pierwszym dniu pracy?
• W jednym przypadku data zawarcia umowy może być późniejsza niż data rozpoczęcia pracy

Kiedy nawiązuje się stosunek pracy?

Choć zawarcie umowy o pracę zazwyczaj nie przysparza pracodawcy i pracownikowi trudności formalnych, to jednak zdarzają się sytuacje, w których rozpoczęcie współpracy jest nieco utrudnione, np. gdy pierwszy dzień miesiąca przypada w dniu wolnym od pracy. W takich przypadkach często pojawia się propozycja, że strony podpiszą umowę o pracę w pierwszym dniu roboczym (pierwszym dniu świadczenia pracy), ale z datą od 1 dnia danego miesiąca. Ani pracodawca, ani pracownik nie zdają sobie często sprawy z tego, że takie antydatowanie dokumentu jest niedopuszczalne.
Stosunek pracy nawiązuje się w dniu określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy (art. 26 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy). Oznacza to, że w zawieranej umowie, obok daty jej zawarcia, należy również wskazać drugi termin – dzień rozpoczęcia pracy. Obowiązek taki wynika zresztą wprost z art. 29 § 2 pkt 5 k.p., w którym ustawodawca wskazał, że umowa o pracę określa strony umowy, adres siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby - adres zamieszkania, a także rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności dzień rozpoczęcia pracy.

Czy umowę o pracę trzeba podpisać w pierwszym dniu pracy?

Fakt, że w umowie o pracę określa się zarówno datę jej zawarcia, jak i datę rozpoczęcia pracy wskazuje, że nie ma żadnych przeszkód, aby te daty się od siebie różniły. Jak najbardziej dopuszczalna i poprawna jest więc sytuacja, w której umowa zostanie zawarta w grudniu 2023 r., a jako dzień rozpoczęcia pracy zostanie wskazany 1 stycznia 2024 r. Trzeba w takim wypadku zwrócić uwagę na to, że wskazanie 1 stycznia będzie w tej sytuacji prawidłowe, mimo że jest to święto. Nie oznacza to, że tym właśnie dniu pracownik musi stawić się do pracy. Oznacza to jedynie, że to właśnie tego dnia doszło do nawiązania stosunku pracy. Trzeba pamiętać o tym, że zgodnie z przepisami stosunek pracy nawiązuje się niezależnie od tego, czy doszło do faktycznego wykonywania pracy. Nieprzystąpienie pracownika do pracy nie jest w tym zakresie żadną przeszkodą. Nawet gdyby nieobecność pracownika tego dnia była nieobecnością nieusprawiedliwioną, to i tak doszłoby do nawiązania stosunku pracy, a po stronie pracodawcy powstałoby jedynie uprawnienie do podjęcia prawnie usprawiedliwionych działań wobec pracownika, np. udzielenia kary porządkowej, czy w skrajnym przypadku, rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Natomiast w sytuacji, gdy nieobecność ta ma charakter usprawiedliwiony, bo np. do nawiązania stosunku pracy dochodzi w dniu 1 stycznia, który jest dniem wolnym od pracy, sytuacja nowego pracownika jest dokładnie taka sama, jak sytuacja innych pracowników, których stosunki pracy trwają już od pewnego czasu.

W jednym przypadku data zawarcia umowy może być późniejsza niż data rozpoczęcia pracy

Jest jednak sytuacja, w której data zawarcia umowy może być późniejsza niż data rozpoczęcia pracy i taki stan można uznać za prawidłowy i zgodny z prawem. Pisemna forma umowy o pracę nie ma bowiem charakteru formy pod rygorem nieważności. Oznacza to, że pracownik i pracodawca mogą ustnie ustalić warunki zatrudnienia, a do nawiązania stosunku pracy może dojść poprzez dopuszczenie pracownika do pracy. Oczywiście takie postępowanie nie jest zalecana, choćby ze względów dowodowych, jednak zaistnienia takiej sytuacji nie można wykluczyć. Jeśli do niej dojdzie, a spisanie umowy o pracę będzie miało miejsce z opóźnieniem, to w takiej sytuacji data zawarcia umowy może być późniejsza niż dzień rozpoczęcia pracy wskazany w jej treści (wyrok SN z 20 czerwca 2007 r., sygn. akt I BP 64/2006).

Podstawa prawna
art. 26, art. 29 § 2 pkt 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.)