Czy pracownikowi przysługuje wolne, jeśli pogrzeb odbywa się w sobotę? Czy pracodawca może żądać aktu zgonu? Uwaga na RODO!

• Zwolnienia od pracy udziela się nie tylko na pogrzeb, ale także na załatwienie innych spraw
• Uwaga na RODO - aktu zgonu nie wolno przechowywać

Zwolnienia od pracy udziela się nie tylko na pogrzeb, ale także na załatwienie innych spraw

Zwolnienie od pracy w związku ze śmiercią bliskich osób to tzw. urlop okolicznościowy. Pracodawca jest zobowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:
- 2 dni – w razie zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;
- 1 dzień – w razie zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
Zwolnienie to jest o tyle kłopotliwe z punktu widzenia pracodawcy, że konieczność jego udzielenia pojawia się nagle. O ile jednak pracodawcy nie mają najczęściej wątpliwości w związku ze zwolnieniem pracownika od pracy w dniu pogrzebu, o tyle nabierają ich, gdy np. pogrzeb przypada w sobotę, a pracownik chce skorzystać ze zwolnienia w innym dniu roboczym. W takich przypadkach pracodawca musi pamiętać, że zwolnienie przewidziane w § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy jest zwolnieniem „w razie zgonu i pogrzebu”. Nie jest to więc zwolnienie „na pogrzeb” i może zostać wykorzystane przez pracownika także w innym dniu, niż dzień pogrzebu, np. w celu jego zorganizowania albo później, w związku z koniecznością załatwienia formalności związanych ze śmiercią bliskiej osoby. Co więcej, należy pamiętać o tym, że pracodawca ma obowiązek udzielenia tego zwolnienia, czyli nie może pracownikowi odmówić albo zaproponować zwolnienia w innym terminie. Co istotne, za czas zwolnienia, o którym mowa, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia ustalonego w sposób określony w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy.

Uwaga na RODO - aktu zgonu nie wolno przechowywać

Sposób, w jaki pracownik powinien złożyć wniosek o udzielenie urlopu okolicznościowego, należy określić w regulacjach wewnętrznych zakładu pracy. W praktyce jest to najczęściej złożenie wniosku na piśmie lub elektronicznie. W takich sytuacjach często rodzi się pytanie, czy do takiego wniosku należy załączyć akt zgonu bliskiej osoby? Niestety, przepisy tego nie regulują wprost. W związku z tym pracodawca powinien w tej sytuacji stosować ogólne reguły postępowania będące w zgodzie z zasadami RODO. Przede wszystkim więc musi pamiętać o tym, że nie ma prawa przetwarzać danych osobowych bliskich swoich pracowników, jeśli nie są one niezbędne dla skorzystania z urlopu okolicznościowego. Pracodawca może więc oczekiwać przedstawienia aktu zgonu babci czy dziadka do wglądu, ale nie ma prawa sporządzać jego kopii i przechowywać jej w aktach osobowych pracownika.

Podstawa prawna

• § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632)
• rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 927 ze zm.)