Ustalenia wspólników można sformalizować. Czy, kiedy i jak zawrzeć umowę?

• Forma i treść umowy wspólników
• Czy i kiedy zawrzeć umowę wspólników? 

Nieważne, czy jest to startup z zewnętrznym finansowaniem, czy przedsięwzięcie zawiązywane przez bardziej niezależnych wspólników. Warto, aby ustalenia poprzedzające zawiązanie spółki, w szczególności kwestie wewnętrznej organizacji, podziału zadań czy koordynacji i wzajemnych relacji zostały odpowiednio sformalizowane, poprzez umowę wspólników (z ang. Shareholders` agreement; skr. SHA). Tak zawarta umowa pomiędzy wspólnikami nie jest składana do akt rejestrowych spółki, przez co nie jest ogólnodostępna, jak sama umowa spółki, z którą każdy może zapoznać się np. za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych. W ten sposób wspólnicy mogą w sposób formalny bezpiecznie uregulować najistotniejsze kwestie prowadzenia swojego biznesu. 

Forma i treść umowy wspólników

Umowa wspólników stanowi swojego rodzaju wewnętrzny regulamin i drogowskaz dla wzajemnych relacji wspólników ze sobą, ze spółką oraz z klientami i inwestorami. Nie wymaga ona szczególnej formy, jednak warto zadbać o integralność i pewność jej treści np. poprzez zachowanie formy pisemnej lub elektronicznej. Uregulować można nią, w szczególności:

• dodatkowe obowiązki korporacyjne wspólników;
• dodatkowe obowiązki związane z prowadzeniem spraw spółki;
• określenie zasad dot. głosowań wspólników;
• zasady bieżącego funkcjonowania spółki oraz kierunków jej rozwoju (w tym rynki, na których spółka będzie działać, relacje z aktualnymi i przyszłymi inwestorami);
• zasady ochrony informacji, know-how, czy tajemnicy przedsiębiorstwa;
• zasady nabywania i korzystania z mienia spółki;
• kwestie prowadzenia działalności konkurencyjnej względem spółki lub innych wspólników oraz zasady unikania pomiędzy wspólnikami konfliktu interesów;
• zasady wyjścia ze spółki lub wykluczenia wspólnika;
• sposoby rozstrzygania sporów między wspólnikami.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby umową wspólników określić także zasady korzystania z marki spółki, jej produktów, czy z jej infrastruktury i urządzeń. Wspólnicy mogą także uregulować kwestie dotyczące planowania działalności spółki, relacji wspólników z personelem spółki, czy nawet sposób komunikacji spółki z podmiotami zewnętrznymi. 

Czy i kiedy zawrzeć umowę wspólników? 

Umowa wspólników może istnieć niezależnie od samej umowy spółki. W konsekwencji, może być ona zawarta przed postaniem samej spółki jako forma określenia przyszłych planów wspólników (może zawierać także przyrzeczenie zawarcia określonej umowy w przyszłości). Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby wspólnicy uregulowali swoje relacje na późniejszym etapie działalności. 

Czy w takim razie warto, aby w spółce taka umowa była? Zdecydowanie tak! Odpowiednio przygotowana i obwarowana stosownymi zabezpieczeniami (np. karami umownymi) umowa wspólników pozwala na prowadzenie działalności w sposób przejrzysty i skoordynowany (każdy ze wspólników ma pewność co do treści ustaleń z pozostałymi wspólnikami, a ich ustalenia i wizja prowadzenia biznesu znajduje oparcie w egzekwowalnym dokumencie). 

Ponadto, istnienie w spółce umowy wspólników to dobry znak dla potencjalnego inwestora, co może mieć znaczenie przy pozyskiwaniu finansowania działalności z zewnętrz. Regulowanie wewnętrznych relacji wspólników świadczy o wysokim poziomie staranności i dojrzałości w prowadzeniu biznesu.

Autor: r. pr. Wojciech Országh, Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy