Z jakich składników wynagrodzenia można odliczyć nadpłaconą pensję?

Jednemu z naszych pracowników musi­my odliczyć nadpłacone 31 grudnia br. wynagrodzenie. Czy aby prawidłowo dokonać tego odliczenia, powinniśmy zrobić to 9 stycznia (w dniu wypłaty dodatków za godziny nocne w grudniu 2014 r.), czy 30 stycznia br. (w dniu wypłaty wynagrodzenia zasadniczego i premii za styczeń 2015 r.)?

Za najbliższy, tj. następny termin płatności wynagrodzenia, z którego mogą Państwo odliczyć nadpła­cone wynagrodzenie na podstawie art. 87 § 7 Kodeksu pracy, należy uznać 9 stycznia br. Odliczenia moż­na bowiem dokonać z dodatków nocnych i nadliczbowych wypłacanych w tym dniu za poprzedni miesiąc.

Zobacz serwis: Czas pracy

Z wynagrodzenia za pracę odlicza się w pełnej wysokości kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (art. 87 § 7 Kodeksu pracy). Jest to uproszczony tryb odzyskania przez pracodawcę nadpłaconego wy­nagrodzenia, niewymagający zgody pracownika dotyczącej stosowania kwoty wolnej od potrąceń ani granicy potrącenia. Pracodawca może skorzystać z takiego rozwiązania, ale pod pewnymi warunkami, tj.:

• można odliczyć tylko nadwyżkę pensji powstałą wskutek niewykonywania pracy przez pracownika (m.in. z powodu dostarczenia przez niego zwolnienia lekarskiego po otrzymaniu pełnego wynagrodzenia),
• odliczenie nadwyżki pensji nie może wynikać z błędu osoby naliczającej płace,
• odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia może nastąpić tylko w następnym terminie płatności, któ­ry oznacza najbliższą, kolejną wypłatę konkretnemu pracownikowi (wyrok SN z 12 kwietnia 1996 r., I PRN 32/96). W tym przypadku chodzi o kolejną, bezpośrednio przypadającą datę wypłaty na rzecz pracownika nie tylko ścisłego wynagrodzenia, ale również innych należności ze stosunku pracy, które podlegają ochronie, np. dodatków za pracę w nocy, za pracę nadliczbową, premii itp.,
• bez zgody pracownika nie można dokonać odliczenia nadwyżki pensji z wypłacanych mu zasiłków z ubezpieczenia społecznego.

U pracodawcy obowiązuje jeden termin wypłaty wynagrodzeń, tj. 28. dzień miesiąca. Magdalena G., będąca w ciąży, 28 listopada 2014 r. pobrała pełne wynagrodzenie za listopad, po czym 29 listopada urodziła dziecko. Za okres od 29 listopada 2014 r. przysługuje jej zasiłek macierzyński. Ze względu na to, że pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków nadpłacił wynagrodzenie za 2 dni. Pracownica wykorzystuje urlop macierzyński, następ­nie będzie korzystać z dodatkowego urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego. Do pracy wróci 27 listo­pada 2015 r. Pensje pracowników za listopad 2015 r. zostaną wypłacone 30 listopada 2015 r., dlatego w tym terminie pracodawca rozliczy też wynagrodzenie pracownicy należne za 2 dni listopada 2015 r. Dla Magdale­ny G. będzie to pierwsza pensja za ten czas po przerwie urlopowej, podczas której otrzymywała tylko zasiłek macierzyński. Zatem tylko ten termin płatności będzie właściwy do odliczenia nadpłaty za listopad 2014 r.

W spółce „Omega" ustalono dwa terminy wypłat: ostatni dzień miesiąca dla wynagrodzenia zasadniczego za dany miesiąc oraz 10. dzień następnego miesiąca dla premii regulaminowej i dodatków za pracę w nocy na­leżnych za miesiąc poprzedni. W grudniu 2014 r. Marcinowi B. wypłacono pełne wynagrodzenie 29. dnia tego miesiąca. Pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie od 30 grudnia 2014 r. Zatem za grudzień otrzymał on wy­nagrodzenie zawyżone o dwie dniówki. 9 stycznia br. Marcinowi B. wypłacono premię za grudzień 2014 r. i z tej wypłaty pracodawca może odliczyć nadpłatę wynagrodzenia za dwie dniówki. Pracodawca nie może czekać do 30 stycznia br., aby dokonać odliczenia z kolejnego wynagrodzenia. Wówczas mógłby odzyskać pieniądze, lecz przed dokonaniem potrącenia musiałby uzyskać na nie pisemną zgodę pracownika.

Podstawa prawna:

• art. 87 § 7, art. 180 § 1, art. 182¹ § 1-2, art. 182^1a § 1-2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz.1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662