REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przetwarzanie danych osobowych - obowiązki pracodawcy

Aleksandra Pajewska
Przetwarzanie danych osobowych to obowiązek administratora (pracodawcy). /Fot. Fotolia
Przetwarzanie danych osobowych to obowiązek administratora (pracodawcy). /Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Jak przechowywać dane osobowe kandydatów uzyskane w procesie rekrutacji? Co zrobić z dokumentami aplikacyjnymi, pozostałymi po zakończonej rekrutacji? Czy zachować dane osobowe w celu ich dalszego przetwarzania czy zwrócić samym zainteresowanym?

Przetwarzanie danych rozumiane jest jako wszelkie operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych. Przetwarzanie danych zachodzi więc również w procesie rekrutacyjnym jak i w ramach nawiązanego już stosunku pracy.

REKLAMA

Administrator

Administratorem jest organ, jednostka organizacyjna, podmiot lub osoba, decydująca o celach i środkach przetwarzania danych osobowych. Administratorem danych może być organ państwowy, organ samorządu terytorialnego, państwowa i komunalna jednostka organizacyjna, a także podmiot niepubliczny realizujący zadania publiczne, osoba fizyczna, osoba prawna oraz jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną.

Każdy pracodawca, nawet ten, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, uznawany jest za administratora danych.

Zobacz również: Ochrona danych osobowych a proces rekrutacji

Zgoda zainteresowanego

Pracodawca musi pamiętać, że przetwarzanie danych następuje za zgodą osoby, której dotyczą informacje. Zgoda musi zostać wyrażona dobrowolnie, przed przystąpieniem do procesu rekrutacji. Nie może być domniemana ani dorozumiana. Ma formę pisemnego oświadczenia woli zezwalającego na przetwarzanie danych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Standardem jest zamieszczanie zgody w postaci następującej klauzuli: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w mojej ofercie dla potrzeb procesu rekrutacji, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29.08.1997 r. (t.j. Dz.U. 2002 r. Nr 101 poz. 926 r. z późn. zm.)”.

Przetwarzanie danych dopuszczalne jest także w sytuacji, gdy jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa; jest konieczne do realizacji umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą; wymaga tego wykonanie określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego; jest niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Obowiązki pracodawcy

Na pracodawcy ciąży szereg obowiązków, wynikających z prowadzonego procesu rekrutacji. Jest on obowiązany do zachowania szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dotyczą dane. Zapewnia więc zgodne z prawem przetwarzanie danych, zbieranie ich dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów, nie poddawanie dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z celami, przechowywanie w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania. Administrator danych będący jednocześnie pracodawcą, który przetwarza dane w związku z zatrudnieniem, został zwolniony w drodze ustawy z obowiązku zgłoszenia zbioru danych osobowych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (GIODO). Pracodawca zobowiązany został do zapewnienia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych dla właściwej ochrony danych osobowych. Mogą one obejmować rozwiązania architektoniczno – budowlane, systemy alarmowe oraz służby ochrony. Mają one na celu wyeliminowanie zagrożenia dostania się w niepowołane ręce, kradzieży, przetwarzania z naruszeniem przepisów ustawy, zmiany, utraty, uszkodzenia lub zniszczenia danych osobowych. Administrator danych – pracodawca tworzy również dokumentację polityki bezpieczeństwa danych, do której należy wyznaczenie Administratora Bezpieczeństwa Informacji, zastosowanie instrukcji zarządzania systemem informatycznym, w którym dane osobowe są przetwarzane oraz udzielenie pracownikom stosownych uprawnień czy upoważnień.

Zakończenie procesu rekrutacji powoduje, że przechowywanie danych staje się zbędne. Nie spełnia bowiem prawnie usprawiedliwionych celów. Co w tej sytuacji powinien zrobić pracodawca z pozostałymi po rekrutacji dokumentami niezatrudnionych kandydatów? Jeśli nie uzyskał odrębnej zgody na dalsze przetwarzanie tych danych, to ma do dyspozycji dwa rozwiązania. Albo zwrócenie dokumentów uprawnionym osobom, albo ich usunięcie/zniszczenie. Potwierdza to stanowisko Naczelnego Sądu Administracyjnego przedstawione w wyroku z dnia 3 lipca 2009 r., I OSK 633/08. NSA stwierdził, że „skoro administrator danych osobowych utracił prawo do przetwarzania danych konkretnego podmiotu, to spoczywający na nim obowiązek ochrony tych danych polega na usunięciu danych tego podmiotu ze swego systemu informatycznego”.

Polecamy serwis: Praca

Pracodawca, który informuje osoby biorące udział w procedurze rekrutacyjnej o jej wynikach, powinien uważać na to, w jaki sposób przekazuje wiadomości.

Wysłanie zbiorowej korespondencji do potencjalnych pracowników, która ujawnia adresy mailowe pozostałych osób stanowi naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych i może być podstawą złożenia skargi do Generalnego Inspektora Danych Osobowych. Poszczególne adresy mailowe nie powinny być bowiem widoczne i tym samym dostępne dla wszystkich adresatów wiadomości.

Podstawa prawna:

  • ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 1997 nr 133 poz. 883),
  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika,
  • wyrok NSA w Warszawie z dnia 3 lipca 2009 r. (I OSK 633/08).
Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Wynagrodzenie minimalne 2023 [quiz]
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/15
Kiedy będą miały miejsce podwyżki minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku?
od 1 stycznia i od 1 lipca
od 1 stycznia i od 1 czerwca
od 1 lutego i od 1 lipca
Następne
Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
W piątek ostatnia wypłata czternastej emerytury. Wynosi 1780,96 zł brutto, ale nie wszyscy otrzymają ją w pełnej wysokości

Ostatnia wypłata 1780,96 zł brutto dla emerytów. Emeryci mogą spodziewać się jej już w piątek. 20 września prawie 1,29 mln uprawnionych do dodatkowego świadczenia emerytalnego otrzyma czternastą emeryturę. Ile w sumie wyniosły wypłaty czternastych emerytur?

Do 500 zł miesięcznie nie tylko dla osób starszych. Jakie kryteria i orzeczenia? [zmiany 2024 i 2025]

Świadczenie uzupełniające, często nazywane jest „500 plus dla seniora” lub „500 plus dla osób niepełnosprawnych”. Należy jednak pamiętać, iż przysługuje ono nie tylko osobom starszym. Ponadto o przyznaniu pomocy decyduje niezdolność do samodzielnej egzystencji.

MEN i MS: W szkołach zaświadczenia o niekaralności. Na odbiór dziecka. Na wycieczkę. Na basen. Na teatr. Dyrektorka przedszkola o nowych kłopotach

Dziennikarze PAP zwrócili się do MEN i Ministerstwa Sprawiedliwości z serią pytań dotyczących zaświadczeń, które w szkołach muszą przedstawiać rodzice opiekujący się dziećmi. Ich pytania dotyczyły zaświadczeń przedstawianych przez osoby odbierające dzieci ze szkoły (np. czy dziadkowie mogą?). I zaświadczeń rodziców opiekujących się dziećmi na wycieczce, na basenie, w teatrze   

Będą spore zmiany przepisów dla cudzoziemców w Polsce. Na lepsze? Od kiedy?

Jak co roku, po przerwie wakacyjnej, wypoczęci i naładowani wracamy do trybu pracy. Wyjątkiem nie są nasi ustawodawcy. Choć sporo tematów jest na porządku dziennym, dużo wymaga zmian i poprawy, w poniższym artykule omówimy planowane zmiany dotyczące cudzoziemców, ich pobytu i zatrudnienia w Polsce.

REKLAMA

Aktywni rodzice w pracy. Na czym polega warunek łącznej aktywności zawodowej rodziców?

Świadczenie „aktywni rodzice w pracy” przysługuje w przypadku gdy oboje rodzice osiągają przychód, którego podstawa wymiaru składek wynosi co najmniej 100% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Jest to tzw. warunek łączonego poziomu aktywności zawodowej.

MRPiPS: Składki ZUS od umów zlecenia i o dzieło możliwe od 1 stycznia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowuje się do wdrożenia oskładkowania umów zlecenia i umów o dzieło. Wiceminister Sebastian Gajewski poinformował, że decyzja w sprawie terminu wdrożenia reformy jeszcze nie zapadła. Na pewno nie nastąpi to od 1 stycznia 2025 r., może to być 1 stycznia 2026 r. czy 1 stycznia 2027 r.

Odwołanie od orzeczenia o niepełnosprawności. Jak napisać? [punkt 7, przykład, wzór]

Odwołanie jest ważnym pismem w procesie ubiegania się o orzeczenie o niepełnosprawności. Może ono dotyczyć różnych elementów orzeczenia, m.in. punktu 7. W jakim terminie wnosi się odwołanie i do jakiego organu? Oto najważniejsze informacje i przykładowy wzór pisma.

Pomoc rządu dla powodzian 2024: zasiłki, pieniądze na remont i odbudowę domów i budynków gospodarczych, pomoc rzeczowa i psychologiczna

Kancelaria Prezesa Rady Ministrów informuje, że dla osób, które ucierpiały w wyniku powodzi lub podtopień w południowo-zachodniej Polsce w ostatnich dniach, są dostępne różne formy pomocy. Można otrzymać 10 tys. zł bezzwrotnego wsparcia na najpilniejsze potrzeby. Na remont lub odbudowę budynku gospodarczego można dostać do 100 tys. zł, a budynku mieszkalnego – do 200 tys. zł. Przewidziane jest dodatkowe wsparcie dla dzieci oraz osób z niepełnosprawnościami. O pomoc mogą starać się również rolnicy, przedsiębiorcy czy studenci.

REKLAMA

Seniorzy mają prawo czuć się oszukani. Brak drugiej waloryzacji i obcięta 14. emerytura

Seniorzy czekali na na podwójną waloryzację emerytur i rent, ale się nie doczekali. Liczyli też na wyższe 14. emerytury, ale się zawiedli. Mogą więc czuć się oszukani, ponieważ wcześniejsze zapowiedzi wskazywały na to, że będzie inaczej.

Urlopy i zasiłki dla rodziców

Urlopy i zasiłki dla rodziców. Jakie urlopy przysługują rodzicom? Na jakie zasiłki mogą liczyć? Ile dni przysługuje rodzicom na opiekę nad dzieckiem? Czy zwolnienie od pracy na opiekę nad dzieckiem przechodzi na kolejny rok?

REKLAMA