REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ochrona danych osobowych a proces rekrutacji

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Aleksandra Pajewska
 Ochrona danych osobowych a proces rekrutacji. / Fot. Fotolia
Ochrona danych osobowych a proces rekrutacji. / Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Ochrona danych osobowych to kwestia zyskująca coraz większe znaczenie zwłaszcza w kontekście procesu rekrutacji nowych pracowników. Poniżej kompletny przewodnik po zasadach ochrony danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników.

Dane osobowe

Dane osobowe rozumiane są jako informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Jej tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny lub jeden albo kilka specyficznych czynników określających jej cechy umysłowe, fizyczne, fizjologiczne, społeczne, kulturowe lub ekonomiczne. Do kategorii danych osobowych należą m.in. adres zamieszkania i zameldowania, data i miejsce urodzenia, numer telefonu, adres e-mail, adres strony www, numer komunikatora (gadu-gadu, skype), numery PESEL i NIP, miejsce pracy, itp. Dane osobowe dzieli się na: zwykłe (czyli takie, które umożliwiają kontakt z daną osobą) oraz wrażliwe (tzn. sensytywne, określające pochodzenie etniczne, poglądy religijne lub polityczne, dotyczące stanu zdrowia, orientacji seksualnej, nałogach, informacja o karalności).

REKLAMA

Oświadczenie negatywne, np.: oświadczenie o niekaralności także stanowi dane wrażliwe.

Zakres danych osobowych, jakich może żądać zatrudniający w procesie rekrutacji, jest wyraźnie wskazany w art. 22ustawy – kodeks pracy. Pracodawca może domagać się informacji o: imieniu (imionach) i nazwisku, imionach rodziców, dacie urodzenia, miejscu zamieszkania (adres do korespondencji), wykształceniu, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Wskazany katalog jest katalogiem zamkniętym, co oznacza, że bez uzyskania zgody aplikującego pracodawca nie ma prawa pytać o inne rzeczy. Minister pracy i polityki społecznej w rozporządzeniu w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika doprecyzował, jakich dokumentów może domagać się pracodawca. Należą do nich wypełniony kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o zatrudnienie, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub innych dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania  pracy, o którą się stara kandydat, orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań zdrowotnych do pracy na określonym stanowisku, inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Zgoda kandydata

Podstawową zasadą przeprowadzanego procesu rekrutacji jest uzyskanie zgody ze strony jego uczestnika. Zgoda taka powinna być wyrażona w sposób jasny, nie może być domniemana ani dorozumiana. Powinna zostać udzielona dobrowolnie, przed przystąpieniem do procesu rekrutacji. Zgoda jest oświadczeniem woli pozwalającym na przetwarzanie danych osobowych. Kandydat wyraża zgodę tylko dla potrzeb jednego, konkretnego procesu rekrutacyjnego, w określonej firmie. Pracodawca nie może swobodnie dysponować otrzymanym cv, np.: przekazać go innej firmie. Rekomendacja kandydata drugiej firmie wymaga poinformowania go o tym lub otrzymania jego pisemnej zgody. Zazwyczaj jest ona umieszczana bezpośrednio na dokumentach aplikacyjnych (życiorysie i liście motywacyjnym) i potwierdzana podpisem.

Klauzula o ochronie danych osobowych: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w mojej ofercie dla potrzeb procesu rekrutacji, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29.08.1997 r. (t.j. Dz.U. 2002 r. Nr 101 poz. 926 r. z późn. zm.)”.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Mimo udzielenia zgody przez kandydata, zatrudniający nie zyskuje uprawnienia do żądania informacji innych niż wymienione w ustawie. Samo przesłanie pracodawcy dokumentów aplikacyjnych nie jest wystarczające dla wzięcia udziału w procedurze. Warunkiem rozpatrzenia danej aplikacji jest opatrzenie jej klauzulą.

Zdjęcie

Z uregulowań ustawy nie wynika uprawnienie przyszłego pracodawcy do domagania się zdjęcia kandydata. Ze zdjęcia zatrudniający czerpie bowiem szereg dodatkowych wiadomości (wygląd, niepełnosprawność), do których żądania nie jest uprawniony. Kandydat może jednak samodzielnie zdecydować o dołączeniu do aplikacji zdjęcia. Może być wykorzystane tylko w celu mającym bezpośredni związek z procesem rekrutacji. Nie może być udostępniane osobom trzecim. Naruszenie tego ograniczenia rodzi negatywne konsekwencje po stronie pracodawcy, który może zostać narażony na zarzut naruszenia wizerunku. Wizerunek, jako dobro osobiste, podlega ochronie na podstawie ustawy – kodeks cywilny. Inaczej sytuacja kształtuje się pomiędzy stronami stosunku pracy. W uzasadnionych sytuacjach pracodawca może żądać od pracownika zdjęcia, np. w celu wydania legitymacji służbowej, identyfikatora  lub karty magnetycznej uprawniającej do wejścia do budynku pracy.

Zobacz również: Przetwarzanie danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy

Referencje

Pracodawca nie jest także uprawniony do żądania referencji. Niedopuszczalne jest zaciąganie informacji o kandydacie przez samego zatrudniającego u poprzednich pracodawców, bez wiedzy i zgody zainteresowanego. Pracodawca nie ma więc możliwości potwierdzenia treści życiorysu u wymienionych w nim poprzednich pracodawców. Takie zachowanie również może być kwalifikowane jako naruszenie dóbr osobistych.

Zaświadczenie o niekaralności

Zaświadczenie o niekaralności może być wymagane tylko od ograniczonego kręgu osób, od określonych grup zawodowych. Ustawowo zobligowani do złożenia takiego pisma są: prokuratorzy, sędziowie, urzędnicy samorządowi, pracownicy służby cywilnej, policjanci, inspektorzy kontroli skarbowej, nauczyciele mianowani i dyplomowani zatrudnieni na podstawie mianowania, pracownicy ochrony, kierowcy zatrudnieni u przedsiębiorcy wykonującego transport drogowy, księgowi uprawnieni do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Od innych osób pracodawca nie ma prawa by żądać zaświadczenia. Pracownik może oczywiście sam złożyć zaświadczenie o niekaralności ale wówczas musi dołączyć pisemną zgodę na przetwarzanie zawartych w nim danych. W praktyce może to pozytywnie wpłynąć na szanse kandydata w procesie rekrutacji.

Polecamy serwis: Rekrutacja

Zaświadczenie o niekaralności rozumiane jest jako informacja o danej osobie z Krajowego Rejestru Karnego. Wydawane jest przez Biuro Informacyjne KRK i punkty informacyjne działające przy niektórych sądach okręgowych lub rejonowych. Uzyskanie takiej informacji wymaga uiszczenia opłaty, która w 2013 roku wynosi 50 zł (w znaczkach opłaty sądowej) - za informację o osobie. Zaświadczenie ważne jest czasowo – przez 6 miesięcy. Po tym terminie wiadomości w nim zawarte mogą być nieaktualne. Pracodawca ma bardzo ograniczone prawo do wystąpienia z takim wnioskiem. Wymóg zaświadczenia o niekaralności musi być określony w przepisach odpowiedniej ustawy. Pracodawca składający wniosek powinien umotywować go powołując się na odpowiedni przepis ustawy.

Podstawa prawna:

  • ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych,
  • ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy,
  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika,
  • rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z 14 sierpnia 2003 r. w sprawie określenia wysokości opłaty za wydanie informacji z KRK.
Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Tylko w Warszawie mundurowi z 1800 zł. Reszta Polski zdyskryminowana mnożnikiem 6,00. Nie tylko prowincja, ale Kraków, Gdańsk, Wrocław. To samo u strażaków

Policjanci w całej Polsce gorączkowo ściągają projekt rozporządzenia o wysokości świadczenia mieszkaniowego (upubliczniony przez MSWiA). I są rozczarowani. Świadczenie mieszkaniowe jest płatne co miesiąc. To rodzaj rekompensaty za koszty mieszkaniowe ponoszone przez mundurowych. Świadczenie mieści się w widełkach od 900 zł do 1800 zł. Minimalny próg 300 zł z ustawy podnoszą jednak mnożniki. I dla większości policjantów minister MSWiA określił tak mnożniki, aby policjanci otrzymali 900 zł. Tylko Warszawa ma 1800 zł. Im wyższa cena najmu mieszkania w danym rejonie Polski, tym wyższy mnożnik. Wiadomo, że Warszawa będzie miała najwyższy. Okazało się jednak, że 1800 zł ma TYLKO Warszawa ze wskaźnikiem 6,00 (czyli 6 razy 300 zł = 1800 zł miesięcznie). Nawet policjanci z Gdańska, Wrocławia i Krakowa mają wskaźnik 5,00 (czyli 5 razy 300 zł = 1500 zł miesięcznie).

NRL popiera uchylenie ustawy o lekarzu sądowym. „System od początku był niewydolny”

Naczelna Rada Lekarska poparła stanowisko adwokatury, która od lat domaga się uchylenia ustawy o lekarzu sądowym z 2007 roku. Zdaniem lekarzy i prawników system nie spełnia swojej funkcji, zniechęca specjalistów niskim wynagrodzeniem i prowadzi do chaosu w sądach.

Zasiłek z MOPS na pogrzeb. Od 1 stycznia 2026 r. nowe zasady

Chociaż zasiłki celowe na pogrzeb gminy będą wypłacały bez limitu kwotowego i dochodowego, to nie każdy będzie mógł takie świadczenie uzyskać. Nowe przepisy są w tym zakresie restrykcyjne i w zasadzie dają prawo do wsparcia w sytuacjach wyjątkowych.

Koniec darmowych worków na śmieci od gminy. Zmiany w sposobie segregacji odpadów

Coraz więcej gmin w Polsce nie udostępnia już darmowych worków na śmieci dla swoich mieszkańców. Jest to związane ze zmianą sposobu segregacji odpadów. Zmiany mają na celu walkę z niewłaściwym sortowaniem śmieci.

REKLAMA

Zabiorą 50 gr przy kasie: Jak nie stracić na systemie kaucyjnym, który właśnie rusza?

Od 1 października do każdej plastikowej butelki i puszki w Polsce doliczane jest 50 groszy kaucji, a od 2026 roku – złotówka za szklaną butelkę wielorazową. Pieniądze można odzyskać, ale tylko wtedy, gdy opakowanie wróci do sklepu w nienaruszonym stanie. Jak działa nowy system, gdzie oddawać butelki i co zrobić, żeby nie stracić przy kasie?

Jak prawidłowo i zgodnie z prawem jeździć po ulicy rowerem? Czyli czego mogą od rowerzystów wymagać kierowcy i vice versa? Q&A

Rower i przepisy ruchu drogowego 2025: W poprzednim artykule omówiłem najczęstszy sposób poruszania się rowerem, czyli pod drodze lub pasie dla rowerów (DRD), drodze dla pieszych i rowerów (CPR) i drodze dla pieszych, które w mojej ocenie sprawiają dużo problemy. Jak się okazuje poruszanie się rowerem po jezdni (ulica) i po lesie sprawia nie mniejsze problemy, które tym razem wyjaśnię w formie Q&A.

Nie tylko punkty 7 i 8. Kolejne problemy z orzekaniem o niepełnosprawności

Rzeczniczka Praw Dziecka Monika Horna-Cieślak ponownie apeluje o zmianę działania komisji orzekających o niepełnosprawności. Do Biura RPD wciąż wpływają zastrzeżenia rodziców, zaniepokojonych formą przeprowadzania wywiadu i badania z udziałem dziecka.

Pracowników zaskoczyły niższe wpływy na konta. Z czego wynikają? Można jeszcze złożyć pracodawcom odpowiednie oświadczenia

Jesień zaskoczyła pracowników nie tylko niskimi temperaturami, ale również niższymi wpływami na konta. Skąd się wziął nagły spadek wynagrodzenia? Dotyczy tych osób, które nie złożyły pracownikom stosownych oświadczeń.

REKLAMA

System kaucyjny w Polsce rusza dziś, tj. 1 października 2025. Co warto wiedzieć, zanim oddasz butelkę lub puszkę? [WYWIAD]

Dziś, 1 października 2025 r. w całej Polsce zaczął działać system kaucyjny. Konsumenci za butelkę PET czy puszkę zapłacą kaucję, którą odzyskają, gdy wrzucą opakowanie do punktu zbiórki. Jak dokładnie działa system, jakie są zasady i jakie wyzwania stoją przed jego operatorami? O tym w rozmowie z redakcją Infor.pl opowiada Zygmunt Ochał, Członek Zarządu Zwrotka S.A. – jednego z 7 operatorów systemu kaucyjnego w Polsce.

System kaucyjny wchodzi w życie. Już wiadomo, co czeka klientów i producentów

Butelki PET i puszki całkowicie zdominowały półki sklepowe – wynika z najnowszych danych. To oznacza, że od 1 października system kaucyjny obejmie zdecydowaną większość napojów w Polsce. Czy konsumenci zaakceptują nowe zasady gry, czy zaczną ich unikać? Pierwsze odpowiedzi poznamy już w najbliższych miesiącach.

REKLAMA