REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ochrona danych osobowych a proces rekrutacji

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Aleksandra Pajewska
 Ochrona danych osobowych a proces rekrutacji. / Fot. Fotolia
Ochrona danych osobowych a proces rekrutacji. / Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Ochrona danych osobowych to kwestia zyskująca coraz większe znaczenie zwłaszcza w kontekście procesu rekrutacji nowych pracowników. Poniżej kompletny przewodnik po zasadach ochrony danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników.

Dane osobowe

Dane osobowe rozumiane są jako informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Jej tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny lub jeden albo kilka specyficznych czynników określających jej cechy umysłowe, fizyczne, fizjologiczne, społeczne, kulturowe lub ekonomiczne. Do kategorii danych osobowych należą m.in. adres zamieszkania i zameldowania, data i miejsce urodzenia, numer telefonu, adres e-mail, adres strony www, numer komunikatora (gadu-gadu, skype), numery PESEL i NIP, miejsce pracy, itp. Dane osobowe dzieli się na: zwykłe (czyli takie, które umożliwiają kontakt z daną osobą) oraz wrażliwe (tzn. sensytywne, określające pochodzenie etniczne, poglądy religijne lub polityczne, dotyczące stanu zdrowia, orientacji seksualnej, nałogach, informacja o karalności).

REKLAMA

Oświadczenie negatywne, np.: oświadczenie o niekaralności także stanowi dane wrażliwe.

Zakres danych osobowych, jakich może żądać zatrudniający w procesie rekrutacji, jest wyraźnie wskazany w art. 22ustawy – kodeks pracy. Pracodawca może domagać się informacji o: imieniu (imionach) i nazwisku, imionach rodziców, dacie urodzenia, miejscu zamieszkania (adres do korespondencji), wykształceniu, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Wskazany katalog jest katalogiem zamkniętym, co oznacza, że bez uzyskania zgody aplikującego pracodawca nie ma prawa pytać o inne rzeczy. Minister pracy i polityki społecznej w rozporządzeniu w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika doprecyzował, jakich dokumentów może domagać się pracodawca. Należą do nich wypełniony kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o zatrudnienie, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub innych dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania  pracy, o którą się stara kandydat, orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań zdrowotnych do pracy na określonym stanowisku, inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Zgoda kandydata

Podstawową zasadą przeprowadzanego procesu rekrutacji jest uzyskanie zgody ze strony jego uczestnika. Zgoda taka powinna być wyrażona w sposób jasny, nie może być domniemana ani dorozumiana. Powinna zostać udzielona dobrowolnie, przed przystąpieniem do procesu rekrutacji. Zgoda jest oświadczeniem woli pozwalającym na przetwarzanie danych osobowych. Kandydat wyraża zgodę tylko dla potrzeb jednego, konkretnego procesu rekrutacyjnego, w określonej firmie. Pracodawca nie może swobodnie dysponować otrzymanym cv, np.: przekazać go innej firmie. Rekomendacja kandydata drugiej firmie wymaga poinformowania go o tym lub otrzymania jego pisemnej zgody. Zazwyczaj jest ona umieszczana bezpośrednio na dokumentach aplikacyjnych (życiorysie i liście motywacyjnym) i potwierdzana podpisem.

Klauzula o ochronie danych osobowych: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w mojej ofercie dla potrzeb procesu rekrutacji, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29.08.1997 r. (t.j. Dz.U. 2002 r. Nr 101 poz. 926 r. z późn. zm.)”.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Mimo udzielenia zgody przez kandydata, zatrudniający nie zyskuje uprawnienia do żądania informacji innych niż wymienione w ustawie. Samo przesłanie pracodawcy dokumentów aplikacyjnych nie jest wystarczające dla wzięcia udziału w procedurze. Warunkiem rozpatrzenia danej aplikacji jest opatrzenie jej klauzulą.

Zdjęcie

Z uregulowań ustawy nie wynika uprawnienie przyszłego pracodawcy do domagania się zdjęcia kandydata. Ze zdjęcia zatrudniający czerpie bowiem szereg dodatkowych wiadomości (wygląd, niepełnosprawność), do których żądania nie jest uprawniony. Kandydat może jednak samodzielnie zdecydować o dołączeniu do aplikacji zdjęcia. Może być wykorzystane tylko w celu mającym bezpośredni związek z procesem rekrutacji. Nie może być udostępniane osobom trzecim. Naruszenie tego ograniczenia rodzi negatywne konsekwencje po stronie pracodawcy, który może zostać narażony na zarzut naruszenia wizerunku. Wizerunek, jako dobro osobiste, podlega ochronie na podstawie ustawy – kodeks cywilny. Inaczej sytuacja kształtuje się pomiędzy stronami stosunku pracy. W uzasadnionych sytuacjach pracodawca może żądać od pracownika zdjęcia, np. w celu wydania legitymacji służbowej, identyfikatora  lub karty magnetycznej uprawniającej do wejścia do budynku pracy.

Zobacz również: Przetwarzanie danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy

Referencje

Pracodawca nie jest także uprawniony do żądania referencji. Niedopuszczalne jest zaciąganie informacji o kandydacie przez samego zatrudniającego u poprzednich pracodawców, bez wiedzy i zgody zainteresowanego. Pracodawca nie ma więc możliwości potwierdzenia treści życiorysu u wymienionych w nim poprzednich pracodawców. Takie zachowanie również może być kwalifikowane jako naruszenie dóbr osobistych.

Zaświadczenie o niekaralności

Zaświadczenie o niekaralności może być wymagane tylko od ograniczonego kręgu osób, od określonych grup zawodowych. Ustawowo zobligowani do złożenia takiego pisma są: prokuratorzy, sędziowie, urzędnicy samorządowi, pracownicy służby cywilnej, policjanci, inspektorzy kontroli skarbowej, nauczyciele mianowani i dyplomowani zatrudnieni na podstawie mianowania, pracownicy ochrony, kierowcy zatrudnieni u przedsiębiorcy wykonującego transport drogowy, księgowi uprawnieni do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Od innych osób pracodawca nie ma prawa by żądać zaświadczenia. Pracownik może oczywiście sam złożyć zaświadczenie o niekaralności ale wówczas musi dołączyć pisemną zgodę na przetwarzanie zawartych w nim danych. W praktyce może to pozytywnie wpłynąć na szanse kandydata w procesie rekrutacji.

Polecamy serwis: Rekrutacja

Zaświadczenie o niekaralności rozumiane jest jako informacja o danej osobie z Krajowego Rejestru Karnego. Wydawane jest przez Biuro Informacyjne KRK i punkty informacyjne działające przy niektórych sądach okręgowych lub rejonowych. Uzyskanie takiej informacji wymaga uiszczenia opłaty, która w 2013 roku wynosi 50 zł (w znaczkach opłaty sądowej) - za informację o osobie. Zaświadczenie ważne jest czasowo – przez 6 miesięcy. Po tym terminie wiadomości w nim zawarte mogą być nieaktualne. Pracodawca ma bardzo ograniczone prawo do wystąpienia z takim wnioskiem. Wymóg zaświadczenia o niekaralności musi być określony w przepisach odpowiedniej ustawy. Pracodawca składający wniosek powinien umotywować go powołując się na odpowiedni przepis ustawy.

Podstawa prawna:

  • ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych,
  • ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy,
  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika,
  • rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z 14 sierpnia 2003 r. w sprawie określenia wysokości opłaty za wydanie informacji z KRK.
Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
ZUS: Te emerytki po 65 urodzinach będą miały z urzędu podwyższoną emeryturę. Więcej nawet o kilkaset złotych miesięcznie po przeliczeniu

ZUS informuje, że kobiety pobierające okresową emeryturę kapitałową po osiągnięciu męskiego powszechnego wieku emerytalnego (65 lat) będą miały z urzędu przeliczone świadczenie. Na przeliczeniu mogą zyskać nawet kilkaset złotych miesięcznie.

ZUS zakończył wysyłkę listów [Waloryzacja i trzynaste emerytury]

13 czerwca 2025 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych poinformował, że zakończył coroczną wysyłkę listów do emerytów i rencistów. W kopercie znajdują się dwie decyzje: o marcowej waloryzacji oraz trzynastej emeryturze.

Wiemy o ile wzrosną emerytury i renty w 2026 r. Rząd podał wskaźnik waloryzacji świadczeń – podwyżka jeszcze niższa, niż w tym roku

12 czerwca br. Rada Ministrów przyjęła propozycję zwiększenia wskaźnika waloryzacji emerytur i rent w 2026 r., która będzie teraz przedmiotem negocjacji z Radą Dialog Społecznego. Jeżeli zaproponowana wysokość zwiększenia zostanie przyjęta jako ostateczna – wiemy już jaka będzie minimalna kwota podwyżki świadczeń emerytalno-rentowych od 1 marca 2026 r.

[Minimalne wynagrodzenie 2026] Rada Ministrów proponuje 4 806 zł brutto i 31,40 zł stawki godzinowej od 1 stycznia 2026 r.

Od 1 stycznia 2026 roku minimalne wynagrodzenie za pracę ma wzrosnąć do 4806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa – do 31,40 zł. To propozycja Rady Ministrów, która trafi teraz pod obrady Rady Dialogu Społecznego.

REKLAMA

[Propozycja Rady Ministrów] Od 1 marca 2026 r. najniższa emerytura 1 970,98 zł brutto. Wskaźnik waloryzacji emerytur i rent w 2026 r.

W czwartek, 12 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła propozycję zwiększenia wskaźnika waloryzacji emerytur i rent w 2026 r. Jak wynika z informacji opublikowanej przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów, rząd zaproponuje Radzie Dialogu Społecznego, by wskaźnik waloryzacji emerytur i rent w 2026 r. wyniósł 20 proc. realnego wzrostu przeciętnego wynagrodzenia w 2025 r.

WZONu nie można zmusić do rozpatrywania sprawy o świadczenie wspierającego. Śmierć kończy sprawę

Z uwagi na przewlekłość postępowań o świadczenie wspierające (przewlekłość jest na poziomie WZON, a nie ZUS) częsta jest sytuacja śmierci osoby niepełnosprawnej przed przyznaniem przez WZON punktów. Ściślej są to sprawy o wydanie decyzji określającej w punktach poziom potrzeby wsparcia (swoisty test niesamodzielności). Natomiast samą decyzję o przyznaniu świadczenia wspierającego wydaje ZUS.

Renta wdowia – od kiedy pieniądze? ZUS podał harmonogram wypłat

Już od 1 lipca 2025 roku Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozpocznie wypłaty rent wdowich – nowego świadczenia, na które czekało setki tysięcy uprawnionych. ZUS podał oficjalny harmonogram, z którego wynika, że świadczenia będą wypłacane w dotychczasowych terminach wypłat emerytur i rent: 1., 6., 10., 15., 20. oraz 25. dnia każdego miesiąca.

W Sejmie: o terminowości wypłaty świadczeń przez ZUS. Czekamy na odpowiedź rządu

W Sejmie poseł Michał Moskal zwrócił się do rządu (MRPiPS) z prośbą o potwierdzenie albo zaprzeczenie informacji, jakie otrzymał w swoim biurze poselskim. Wyborcy interweniowali u posła domagając się załatwienia przez niego, aby ZUS wypłacał świadczenia między 5. a 10. dniem każdego miesiąca (tak kiedyś), a nie bliżej 21-ego (tak dziś). Dotyczyć ta sytuacja ma dużej liczby świadczeń - zasiłków chorobowych, macierzyńskich, opiekuńczych, a także świadczenia pielęgnacyjnego.

REKLAMA

Kiedy pierwsza wypłata renty wdowiej?

Z danych ZUS wynika, że do 11 czerwca 2025 r. do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wpłynęło 898,7 tys. wniosków. Większość wniosków o rentę wdowią złożyły kobiety. Kiedy pierwsza wypłata renty wdowiej? Gdzie złożono najwięcej wniosków?

Bez edukacji nie ma kaucji – klucz do sukcesu systemu kaucyjnego leży w świadomości społecznej

Choć Polacy popierają wprowadzenie systemu kaucyjnego, brak wiedzy o jego działaniu może zagrozić skuteczności reformy. Edukacja i przemyślana komunikacja to fundamenty, bez których nawet najlepsza technologia nie spełni swojej roli.

REKLAMA