REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ochrona danych osobowych a proces rekrutacji

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Aleksandra Pajewska
 Ochrona danych osobowych a proces rekrutacji. / Fot. Fotolia
Ochrona danych osobowych a proces rekrutacji. / Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Ochrona danych osobowych to kwestia zyskująca coraz większe znaczenie zwłaszcza w kontekście procesu rekrutacji nowych pracowników. Poniżej kompletny przewodnik po zasadach ochrony danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników.

Dane osobowe

Dane osobowe rozumiane są jako informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Jej tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny lub jeden albo kilka specyficznych czynników określających jej cechy umysłowe, fizyczne, fizjologiczne, społeczne, kulturowe lub ekonomiczne. Do kategorii danych osobowych należą m.in. adres zamieszkania i zameldowania, data i miejsce urodzenia, numer telefonu, adres e-mail, adres strony www, numer komunikatora (gadu-gadu, skype), numery PESEL i NIP, miejsce pracy, itp. Dane osobowe dzieli się na: zwykłe (czyli takie, które umożliwiają kontakt z daną osobą) oraz wrażliwe (tzn. sensytywne, określające pochodzenie etniczne, poglądy religijne lub polityczne, dotyczące stanu zdrowia, orientacji seksualnej, nałogach, informacja o karalności).

REKLAMA

Oświadczenie negatywne, np.: oświadczenie o niekaralności także stanowi dane wrażliwe.

Zakres danych osobowych, jakich może żądać zatrudniający w procesie rekrutacji, jest wyraźnie wskazany w art. 22ustawy – kodeks pracy. Pracodawca może domagać się informacji o: imieniu (imionach) i nazwisku, imionach rodziców, dacie urodzenia, miejscu zamieszkania (adres do korespondencji), wykształceniu, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Wskazany katalog jest katalogiem zamkniętym, co oznacza, że bez uzyskania zgody aplikującego pracodawca nie ma prawa pytać o inne rzeczy. Minister pracy i polityki społecznej w rozporządzeniu w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika doprecyzował, jakich dokumentów może domagać się pracodawca. Należą do nich wypełniony kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o zatrudnienie, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub innych dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania  pracy, o którą się stara kandydat, orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań zdrowotnych do pracy na określonym stanowisku, inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Zgoda kandydata

Podstawową zasadą przeprowadzanego procesu rekrutacji jest uzyskanie zgody ze strony jego uczestnika. Zgoda taka powinna być wyrażona w sposób jasny, nie może być domniemana ani dorozumiana. Powinna zostać udzielona dobrowolnie, przed przystąpieniem do procesu rekrutacji. Zgoda jest oświadczeniem woli pozwalającym na przetwarzanie danych osobowych. Kandydat wyraża zgodę tylko dla potrzeb jednego, konkretnego procesu rekrutacyjnego, w określonej firmie. Pracodawca nie może swobodnie dysponować otrzymanym cv, np.: przekazać go innej firmie. Rekomendacja kandydata drugiej firmie wymaga poinformowania go o tym lub otrzymania jego pisemnej zgody. Zazwyczaj jest ona umieszczana bezpośrednio na dokumentach aplikacyjnych (życiorysie i liście motywacyjnym) i potwierdzana podpisem.

Klauzula o ochronie danych osobowych: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w mojej ofercie dla potrzeb procesu rekrutacji, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29.08.1997 r. (t.j. Dz.U. 2002 r. Nr 101 poz. 926 r. z późn. zm.)”.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Mimo udzielenia zgody przez kandydata, zatrudniający nie zyskuje uprawnienia do żądania informacji innych niż wymienione w ustawie. Samo przesłanie pracodawcy dokumentów aplikacyjnych nie jest wystarczające dla wzięcia udziału w procedurze. Warunkiem rozpatrzenia danej aplikacji jest opatrzenie jej klauzulą.

Zdjęcie

Z uregulowań ustawy nie wynika uprawnienie przyszłego pracodawcy do domagania się zdjęcia kandydata. Ze zdjęcia zatrudniający czerpie bowiem szereg dodatkowych wiadomości (wygląd, niepełnosprawność), do których żądania nie jest uprawniony. Kandydat może jednak samodzielnie zdecydować o dołączeniu do aplikacji zdjęcia. Może być wykorzystane tylko w celu mającym bezpośredni związek z procesem rekrutacji. Nie może być udostępniane osobom trzecim. Naruszenie tego ograniczenia rodzi negatywne konsekwencje po stronie pracodawcy, który może zostać narażony na zarzut naruszenia wizerunku. Wizerunek, jako dobro osobiste, podlega ochronie na podstawie ustawy – kodeks cywilny. Inaczej sytuacja kształtuje się pomiędzy stronami stosunku pracy. W uzasadnionych sytuacjach pracodawca może żądać od pracownika zdjęcia, np. w celu wydania legitymacji służbowej, identyfikatora  lub karty magnetycznej uprawniającej do wejścia do budynku pracy.

Zobacz również: Przetwarzanie danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy

Referencje

Pracodawca nie jest także uprawniony do żądania referencji. Niedopuszczalne jest zaciąganie informacji o kandydacie przez samego zatrudniającego u poprzednich pracodawców, bez wiedzy i zgody zainteresowanego. Pracodawca nie ma więc możliwości potwierdzenia treści życiorysu u wymienionych w nim poprzednich pracodawców. Takie zachowanie również może być kwalifikowane jako naruszenie dóbr osobistych.

Zaświadczenie o niekaralności

Zaświadczenie o niekaralności może być wymagane tylko od ograniczonego kręgu osób, od określonych grup zawodowych. Ustawowo zobligowani do złożenia takiego pisma są: prokuratorzy, sędziowie, urzędnicy samorządowi, pracownicy służby cywilnej, policjanci, inspektorzy kontroli skarbowej, nauczyciele mianowani i dyplomowani zatrudnieni na podstawie mianowania, pracownicy ochrony, kierowcy zatrudnieni u przedsiębiorcy wykonującego transport drogowy, księgowi uprawnieni do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Od innych osób pracodawca nie ma prawa by żądać zaświadczenia. Pracownik może oczywiście sam złożyć zaświadczenie o niekaralności ale wówczas musi dołączyć pisemną zgodę na przetwarzanie zawartych w nim danych. W praktyce może to pozytywnie wpłynąć na szanse kandydata w procesie rekrutacji.

Polecamy serwis: Rekrutacja

Zaświadczenie o niekaralności rozumiane jest jako informacja o danej osobie z Krajowego Rejestru Karnego. Wydawane jest przez Biuro Informacyjne KRK i punkty informacyjne działające przy niektórych sądach okręgowych lub rejonowych. Uzyskanie takiej informacji wymaga uiszczenia opłaty, która w 2013 roku wynosi 50 zł (w znaczkach opłaty sądowej) - za informację o osobie. Zaświadczenie ważne jest czasowo – przez 6 miesięcy. Po tym terminie wiadomości w nim zawarte mogą być nieaktualne. Pracodawca ma bardzo ograniczone prawo do wystąpienia z takim wnioskiem. Wymóg zaświadczenia o niekaralności musi być określony w przepisach odpowiedniej ustawy. Pracodawca składający wniosek powinien umotywować go powołując się na odpowiedni przepis ustawy.

Podstawa prawna:

  • ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych,
  • ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy,
  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika,
  • rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z 14 sierpnia 2003 r. w sprawie określenia wysokości opłaty za wydanie informacji z KRK.
Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
NIK: oceny maturalne nie zawsze obiektywne i sprawiedliwe. 40 proc. wniosków o weryfikację wyniku egzaminu było zasadnych. Wyniki kontroli za lata 2021-2024

W latach 2021-2024 system sprawdzania i oceniania egzaminów maturalnych oraz weryfikacji wyników nie funkcjonował w pełni skutecznie, w konsekwencji oceny nie zawsze były obiektywne i sprawiedliwe - poinformowała 29 lipca 2025 r. dyrektor delegatury NIK w Poznaniu Karolina Wirszyc-Sitkowska. Kontrola NIK wykazała liczne błędy egzaminatorów przy ocenianiu egzaminów maturalnych.

Ustawa o asystencji osobistej to nie luksus. To prawo. Czas, by Sejm je w końcu zagwarantował

Ustawa o asystencji osobistej dla osób z niepełnosprawnościami wciąż nie trafia do Sejmu. Polska 2050 i Lewica apelują o szybkie działania i zapowiadają własny projekt, jeśli rząd nie zareaguje do września. To test dla polityków i sprawdzian z człowieczeństwa.

W systemie kaucyjnym nie będzie wyjątków. MKiŚ: Dla zachowania szczelności systemu wszyscy sprzedawcy muszą uczestniczyć w obiegu kaucji

System kaucyjny obejmie nie tylko sklepy spożywcze, ale także apteki sprzedające napoje w opakowaniach objętych nowymi przepisami. Posłanka Gabriela Lenartowicz zwróciła się z interpelacją do Ministerstwa Klimatu i Środowiska w sprawie wyłączenia aptek i suplementów diety z tego obowiązku. Odpowiedź resortu nie pozostawia wątpliwości. Sprawdź, czego dotyczyła interpelacja i jak ją uzasadniono.

Średnia pensja to już 22 769 zł. Największe wzrosty od lat – branża IT znów przyspiesza!

Branża IT znów przyspiesza – średnie wynagrodzenie wzrosło o 12% r/r, osiągając 22 769 zł. Rośnie liczba ofert pracy, ale tylko dla doświadczonych specjalistów. Juniorzy nadal mają pod górkę, a wymagania są coraz wyższe. Sprawdź, co napędza rynek i które technologie są dziś na topie.

REKLAMA

Pieniądze dla rolników 2025. Te dokumenty i informacje trzeba złożyć do 31 lipca [Komunikat MRiRW]

Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi poinformowało w komunikacie z 28 lipca 2025 r., że rolnicy ubiegający się o płatność dobrostanową, płatność ekologiczną lub o płatność rolno-środowiskowo-klimatyczną w ramach Planu Strategicznego dla Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2023-2027 zobowiązani są do 31 lipca 2025 r. do złożenia w Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (ARiMR) następujących dokumentów i informacji:

Handel w Polsce wyraźnie się zmienia. Sieci convenience i hipermarkety coraz bardziej ogrywają dyskonty

Sieci convenience cały czas rosną, dlaczego? Bo stają się pierwszym wyborem w codziennych i szybkich zakupach. Badania potwierdzają, że duże miasta i mobilni konsumenci coraz chętniej stawiają na convenience. Konsumenci coraz bardziej cenią sobie czas i dostępność ponad najniższą cenę [RAPORT]

Eksperci: kryptowaluty dadzą w tym roku porządnie zarobić. Rynek czeka kilkumiesięczna hossa

Rynek kryptowalut idzie na rekord. Dalczego? Jeszcze w tym roku BTC może kosztować nawet 200 tys. USD. Wykresy kursowe do końca roku utrzymają się w zielonym trendzie a eksperci zapowiadają kolejną falę rekordów. Poniżej dane, analizy i komentarze ekspertów.

Resort rolnictwa na sierpień 2025 r. wydał ważny komunikat dla rolników, kierowców, mieszkańców wsi i służb mundurowych

Przed nami ważny okres na polskich wsiach. W związku z tym resort rolnictwa na sierpień 2025 r. wydał istotny komunikat dla rolników, pracodawców, pracowników, kierowców, mieszkańców wsi i służb mundurowych. Oprócz tego przytaczamy informację z Państwowej Inspekcji Pracy - która dokonuje kontroli na obszarach wiejskich. KRUS z kolei organizuje konkurs w zakresie promowania dobrostanu rolników - te wielowątkowe działania mają wpływać na zwiększenie ochrony zdrowia, życia ale i pracy na roli.

REKLAMA

Polska na finansowym rozdrożu: wydatki państwa biją rekordy, dług rośnie lawinowo

Państwo wydaje coraz więcej, a ponieważ nie ma na to pełnego pokrycia w dochodach, rośnie też dług publiczny – wynika z najnowszego raportu „Rachunek od państwa” przygotowanego przez Forum Obywatelskiego Rozwoju (FOR), na który w poniedziałkowym wydaniu powołuje się „Rzeczpospolita”.

Przewrót w dziedziczeniu nieruchomości: nie odziedziczysz już mieszkania po zmarłym, jeżeli za dużo zarabiasz lub posiadasz w tym samym mieście inną nieruchomość. Ministerstwo Rozwoju i Technologii mówi stop niesprawiedliwemu bogaceniu

Podczas posiedzenia Senatu, które odbyło się w dniu 17 lipca br. – wiceminister rozwoju i technologii Tomasz Lewandowski zapowiedział zmiany w zasadach wstępowania w stosunek najmu mieszkań komunalnych po śmierci ich najemców. „Mamy projekt ustawy – mówię o gotowych przepisach (…) wprowadzamy zakaz dziedziczenia umów, czyli krótko mówiąc: nie wejdziesz do umowy najmu „z automatu”, niezależnie od wysokości dochodów, jeżeli twoi rodzice w tym lokalu mieszkali i miałeś takie szczęście”. Celem nowych regulacji jest ukrócenie bogacenia się na komunalnych zasobach mieszkaniowych przez osoby o wysokich dochodach, które są już w posiadaniu innych nieruchomości w danym mieście.

REKLAMA