REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja od 1 stycznia 2019 r.

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja od 1 stycznia 2019 r./ fot. Fotolia
Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja od 1 stycznia 2019 r./ fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

W dniu 24 października 2017 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Rząd chce aby od 1 stycznia 2019 r. skrócono okres przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat oraz aby prowadzono i przechowywano dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej.

Główne zmiany dotyczą przede wszystkim przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników oraz zleceniobiorców. Nowe rozwiązania znacznie zmniejszą obciążenia biurokratyczne pracodawców, w tym przedsiębiorców. Zmiany te mają swoje źródło w dokumencie: Plan na rzecz odpowiedzialnego rozwoju (100 zmian dla firm – pakiet ułatwień dla przedsiębiorców). Nowe regulacje powinny obowiązywać od 1 stycznia 2019 r.

REKLAMA

Najważniejsze propozycje:

  1. Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat

Przewidziano skrócenie z 50 do 10 lat okresu przechowywania przez pracodawcę dokumentacji osobowej i płacowej wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.

Skrócenie tego okresu będzie możliwe dzięki przekazywaniu na bieżąco do ZUS w imiennych raportach miesięcznych (ZUS RCA) wszystkich danych (pracowników i zleceniobiorców) niezbędnych do ustalenia prawa do wybranego świadczenia emerytalnego lub rentowego i jego wysokości. Dane te, obejmujące przede wszystkim informacje o wypłaconym przychodzie, będą zapisywane na koncie ubezpieczonego. Korzystnie wpłynie to na bezpieczeństwo pracownika, który nie będzie musiał udowadniać przed ZUS poprawności danych zapisanych na jego koncie, co wyeliminuje w przyszłości konieczność uzyskiwania od byłego pracodawcy, np.: zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (druk Rp-7). Ponadto, rozwiązanie to wyeliminuje potrzebę poszukiwania następcy prawnego byłego pracodawcy lub podmiotu profesjonalnie przechowującego dokumentację pracowniczą ubezpieczonego.

Polecamy produkt: E-składka. Jedno konto ZUS od 2018 r.

Pracodawca będzie mógł również skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowników lub byłych pracowników, którzy nawiązali stosunek pracy po 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. Będzie to możliwe po złożeniu oświadczenia o zamiarze przekazania za te osoby raportu informacyjnego, który będzie zawierał informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty. Złożenie oświadczenia będzie decyzją dobrowolną, ale – po rozpoczęciu procesu przekazywania raportów informacyjnych – niepodlegającą zmianie i dotyczącą wszystkich zatrudnionych u danego pracodawcy. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą zgodnie z przepisami obowiązującymi do dnia wejścia w życie ustawy, tj. co do zasady przez 50 lat.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W sytuacji, gdy pracownicy byli zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r., to pracodawca ich dokumentację pracowniczą będzie nadal przechowywał przez 50 lat.

Długie przechowywanie dokumentacji pracowniczej generuje u pracodawców koszty ok. 130 mln zł rocznie. Obecne regulacje nie gwarantują też ubezpieczonemu, że w chwili wystąpienia do ZUS z wnioskiem o przyznanie należnego świadczenia (emerytury lub renty) będzie mógł otrzymać od byłego pracodawcy wszystkie niezbędne dokumenty (np. często dokumentacja została zniszczona, zakład pracy zlikwidowano).

W niektórych krajach obowiązują podobne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej lub krótsze: Finlandia – 10 lat, Dania – 5 lat, Niemcy 6-10 lat (do celów podatkowych i ubezpieczeń społecznych) i 10 lat (listy płac).

  1. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej

Możliwe będzie prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej w postaci elektronicznej. Jeśli pracodawca wybierze formę elektroniczną, nie będzie już musiał przechowywać dokumentacji w postaci papierowej. Jednak pracodawca nadal będzie mógł prowadzić i przechowywać dokumentację w formie papierowej. Wybór formy zawsze będzie należał do niego.

Szczegółowe zasady oraz kwestie bezpieczeństwa, dostępu i warunków przechowywania dokumentacji będą określone w rozporządzeniu ministra rodziny, pracy i polityki społecznej, wydanym w porozumieniu z ministrem cyfryzacji.

Przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej wpłynie na zmniejszenie kosztów u pracodawców związanych z pozapłacowymi obowiązkami wobec pracowników. Skróci się też czas przeszukiwania akt osobowych i poprawi jakość dokumentacji (nie będzie dochodziło do jej zużycia).

Digitalizacja akt osobowych będzie odpowiednio zabezpieczona, tak aby nie dochodziło do utraty danych przez pracodawców.

  1. Przyjęcie jako preferowanej bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzeń dla pracowników

Ze względu na dynamiczny rozwój usług bankowych bezgotówkowa forma wypłaty wynagrodzeń staje się coraz bardziej powszechna. Z danych Banku Światowego wynika, że w 2014 r. blisko 77,8 proc. pracowników w Polsce otrzymywało wynagrodzenie na rachunki płatnicze. Jednak na wniosek pracownika (złożony pisemnie lub elektronicznie) wynagrodzenie będzie można nadal wypłacać gotówką.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Kancelaria Prezesa Rady Ministrów

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Wynagrodzenie minimalne 2023 [quiz]
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/15
Kiedy będą miały miejsce podwyżki minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku?
od 1 stycznia i od 1 lipca
od 1 stycznia i od 1 czerwca
od 1 lutego i od 1 lipca
Następne
Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Do 500 zł miesięcznie nie tylko dla osób starszych. Jakie kryteria i orzeczenia? [zmiany 2024 i 2025]

Świadczenie uzupełniające, często nazywane jest „500 plus dla seniora” lub „500 plus dla osób niepełnosprawnych”. Należy jednak pamiętać, iż przysługuje ono nie tylko osobom starszym. Ponadto o przyznaniu pomocy decyduje niezdolność do samodzielnej egzystencji.

MEN i MS: W szkołach zaświadczenia o niekaralności. Na odbiór dziecka. Na wycieczkę. Na basen. Na teatr. Dyrektorka przedszkola o nowych kłopotach

Dziennikarze PAP zwrócili się do MEN i Ministerstwa Sprawiedliwości z serią pytań dotyczących zaświadczeń, które w szkołach muszą przedstawiać rodzice opiekujący się dziećmi. Ich pytania dotyczyły zaświadczeń przedstawianych przez osoby odbierające dzieci ze szkoły (np. czy dziadkowie mogą?). I zaświadczeń rodziców opiekujących się dziećmi na wycieczce, na basenie, w teatrze   

Szykują się spore zmiany przepisów dla cudzoziemców w Polsce. Na lepsze? Od kiedy?

Jak co roku, po przerwie wakacyjnej, wypoczęci i naładowani wracamy do trybu pracy. Wyjątkiem nie są nasi ustawodawcy. Choć sporo tematów jest na porządku dziennym, dużo wymaga zmian i poprawy, w poniższym artykule omówimy planowane zmiany dotyczące cudzoziemców, ich pobytu i zatrudnienia w Polsce.

Aktywni rodzice w pracy. Na czym polega warunek łącznej aktywności zawodowej rodziców?

Świadczenie „aktywni rodzice w pracy” przysługuje w przypadku gdy oboje rodzice osiągają przychód, którego podstawa wymiaru składek wynosi co najmniej 100% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Jest to tzw. warunek łączonego poziomu aktywności zawodowej.

REKLAMA

MRPiPS: Składki ZUS od umów zlecenia i o dzieło możliwe od 1 stycznia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowuje się do wdrożenia oskładkowania umów zlecenia i umów o dzieło. Wiceminister Sebastian Gajewski poinformował, że decyzja w sprawie terminu wdrożenia reformy jeszcze nie zapadła. Na pewno nie nastąpi to od 1 stycznia 2025 r., może to być 1 stycznia 2026 r. czy 1 stycznia 2027 r.

Odwołanie od orzeczenia o niepełnosprawności. Jak napisać? [punkt 7, przykład, wzór]

Odwołanie jest ważnym pismem w procesie ubiegania się o orzeczenie o niepełnosprawności. Może ono dotyczyć różnych elementów orzeczenia, m.in. punktu 7. W jakim terminie wnosi się odwołanie i do jakiego organu? Oto najważniejsze informacje i przykładowy wzór pisma.

Pomoc rządu dla powodzian 2024: zasiłki, pieniądze na remont i odbudowę domów i budynków gospodarczych, pomoc rzeczowa i psychologiczna

Kancelaria Prezesa Rady Ministrów informuje, że dla osób, które ucierpiały w wyniku powodzi lub podtopień w południowo-zachodniej Polsce w ostatnich dniach, są dostępne różne formy pomocy. Można otrzymać 10 tys. zł bezzwrotnego wsparcia na najpilniejsze potrzeby. Na remont lub odbudowę budynku gospodarczego można dostać do 100 tys. zł, a budynku mieszkalnego – do 200 tys. zł. Przewidziane jest dodatkowe wsparcie dla dzieci oraz osób z niepełnosprawnościami. O pomoc mogą starać się również rolnicy, przedsiębiorcy czy studenci.

Seniorzy mają prawo czuć się oszukani. Brak drugiej waloryzacji i obcięta 14. emerytura

Seniorzy czekali na na podwójną waloryzację emerytur i rent, ale się nie doczekali. Liczyli też na wyższe 14. emerytury, ale się zawiedli. Mogą więc czuć się oszukani, ponieważ wcześniejsze zapowiedzi wskazywały na to, że będzie inaczej.

REKLAMA

Urlopy i zasiłki dla rodziców

Urlopy i zasiłki dla rodziców. Jakie urlopy przysługują rodzicom? Na jakie zasiłki mogą liczyć? Ile dni przysługuje rodzicom na opiekę nad dzieckiem? Czy zwolnienie od pracy na opiekę nad dzieckiem przechodzi na kolejny rok?

Bezpłatna konsultacja i webinarium. Wsparcie we wdrożeniu ustawy o sygnalistach

Już 25 września 2024 roku wchodzą w życie przepisy ustawy o ochronie sygnalistów nakładające na pracodawców obowiązek opracowania wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Jesteś gotowy na te zmiany? A może masz pytania dotyczące ustawy o sygnalistach? Zadbaj o zgodność z przepisami i skorzystaj z bezpłatnego wsparcia.

REKLAMA