REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

5 powodów, dla których opłaca się e-Faktura

Subskrybuj nas na Youtube
fot. shutterstock
fot. shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Wprowadzona w grudniu 2010 roku w Polsce liberalizacja przepisów dotycząca obiegu faktur elektronicznych pozwala przedsiębiorcom szukać nowych oszczędności. Dla wszystkich, którzy jeszcze nie korzystają z możliwości, jakie daje e-Faktura, podajemy pięć powodów, dla których warto zastosować takie rozwiązanie we własnej firmie.

Od początku 2011 roku firmy mogą korzystać z faktur elektronicznych w dowolnym formacie pliku. Ustawodawca wymaga potwierdzenia wiarygodności dokumentu oraz pisemnej zgody między stronami na wymianę faktur w formie elektronicznej. Firma Sage - oferująca system Symfonia z aplikacją e-Dokumenty - dostrzega co najmniej 5 powodów, dla których warto korzystać z e-Faktur.

1. Oszczędność finansowa

REKLAMA

Korzystanie z faktur papierowych wiąże się z kosztami takimi jak zakup papieru, tonera, kopert oraz opłatami pocztowymi. Przechowywanie faktur - z zakupem segregatorów, teczek, dodatkowych szafek na ich składowanie czy wynajmowaniem pomieszczeń na archiwum dokumentów. Do tych kosztów należy również doliczyć czas, który potrzebny jest na przygotowanie faktury, podpisanie jej, zapakowanie i wysłanie drogą tradycyjną, co wiąże się również ze spędzeniem przez pracownika pewnej ilości czasu na poczcie. - Koszt związany z wysłaniem i wydrukowaniem faktury papierowej zależy od ilości faktur. Oczywiście im ich więcej, tym koszt jednostkowy mniejszy. Szacuje się, że całkowity koszt faktury papierowej waha się od 2 zł - 4,50 zł - mówi Katarzyna Noras - redaktor portalu rachunkowo-finansowego TaxFin.pl. Czas ten jest o tyle cenniejszy, jeżeli pracujemy we własnej, jednoosobowej firmie i osobiście zajmujemy się również wysyłaniem faktur. Dzięki e-Fakturze ograniczamy go do przygotowania i wysłania faktury poprzez e-mail, co można zrobić nie odchodząc od biurka.

Jeżeli firma wystawia miesięcznie 10 faktur w formie papierowej, ponosi koszt kilkudziesięciu złotych. Suma ta znacznie wzrasta, jeśli miesięcznie firma wystawia 50 lub 100 faktur. Może to być nawet kwota rzędu kilku tysięcy złotych.

Do końca ubiegłego roku potencjalnych użytkowników faktur elektronicznych mogły zniechęcać koszty związane z wdrożeniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub systemu elektronicznej wymiany danych - EDI. Stanowiło to barierę nie do przejścia zwłaszcza dla mniejszych przedsiębiorstw. Programy z linii Symfonia 2012 wraz z aplikacją e-Dokumenty umożliwiają podpisywanie e-Faktur pieczęcią elektroniczną, która tak samo potwierdza ważność dokumentu. Aplikacja umożliwia także opcję korzystania z podpisu kwalifikowanego.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

2. Oszczędność materiałów

Rezygnacja z faktur papierowych ma wymiar nie tylko finansowy, ale także ekologiczny. Wpływa to również pozytywnie na wizerunek firmy, która staje się bardziej proekologiczna. Oszczędzamy materiały takie jak papier, tonery, ale i czas potrzebny na dostarczenie dokumentu. Archiwizacja e-Faktur wiąże się oczywiście z pewnymi kosztami (nośnik, sprzęt, prąd), ale z ekologicznego punktu widzenia e-Faktura jest "zdrowsza" dla środowiska.

3. Łatwiejsze księgowanie

E-faktur nie trzeba przepisywać do systemów workflow czy innych rozwiązań do organizacji obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie, co skraca czas pracy nad nimi, a tym samym koszty. W celu dalszego usprawnienia pracy można wdrożyć mechanizmy, które wspierają automatyczną dekretację kwot na kontach księgowych. - Z reguły firmy prowadzące księgowość wymagają przeskanowania dokumentów, więc w przypadku e-faktury stanowi to ułatwienie dla samego podatnika - zauważa Katarzyna Noras.

4. Łatwiejsze ewidencjonowanie obiegu e-Faktur

Przedsiębiorstwo oraz jego współpracownicy i klienci stają się niezależni od poczty, która dostarcza tradycyjne faktury. Zdarzają się przypadki, że w momencie, gdy firma wystawi błędną fakturę, której odbiorca nie przyjmie, a tym samym nie zapłaci, działania podejmowane w celu uzyskania właściwej faktury mogą zajmować kilka tygodni, a w skrajnych przypadkach nawet miesięcy. Posługując się e-Fakturą, takie kłopoty można rozwiązać błyskawicznie. Ponadto, łatwo można udokumentować nadanie i odebranie faktury. Szybsze przekazanie dokumentu wiąże się również z szybszą płatnością, zwłaszcza jeśli firma uzależnia zapłatę za fakturę datą jej wpłynięcia. Unikamy również przypadków zagubienia faktury przez pracownika lub na poczcie, co wiąże się z oczekiwaniem na duplikat oraz stratami poniesionymi w związku z opóźnieniami.

5. Ułatwiona archiwizacja i dostęp do faktur

REKLAMA

Archiwizacja faktur wiąże się niejednokrotnie z potrzebą ich przeglądania, wyszukania informacji, co w sytuacji np. kontroli w firmie jest nie tylko uciążliwe, ale i stresujące. Ewidencja elektroniczna daje możliwość szybkiego wyszukiwania dokumentów oraz segregowania ich, filtrowania, przeglądania według różnych kryteriów, np. jeśli szukamy faktur od jednego z partnerów lub dotyczących określonego produktu. Archiwizacja dokumentów papierowych nie daje takich możliwości.

Dodatkowymi problemami w archiwizacji papierowej jest zanikanie druku, które następuje nawet w okresie zobowiązania podatkowego, czyli przed upłynięciem pięciu lat, co fizycznie uniemożliwia przedstawienie takiej faktury w razie sytuacji konfliktowych, jeśli nie mamy jej w bazie elektronicznej.

Programy z linii Symfonia pozwalają przedsiębiorcom unikać tego typu problemów. Ponadto, jak mówi Renata Kotecka, analityk biznesowy z firmy Sage: "e-Dokumenty pracują na bazie danych MySQL, która zapewnia użytkownikom odpowiedni poziom bezpieczeństwa". Obecnie ważność e-Faktury w Urzędzie Skarbowym potwierdzić może nie tylko podpis elektroniczny, ale również stworzona przez firmę Sage pieczęć elektroniczna. Pieczęć elektroniczna jest częścią Symfonii 2012, opłaty pobierane są za limit dokumentów zapisanych w bazie MySQL. Klient może dokupywać limity poczynając od 500 e-faktur. Pakiet 500 kosztuje 229 zł netto, Pakiet 1000 - 390 zł, Pakiet 5000 - 890 zł, Pakiet 10000 - 1390 zł. Dokupienie każdego nowego stanowiska użytkownika kosztuje 19,90 zł.

Rozwój technologii informatycznych obejmuje coraz szersze kręgi życia i pracy. Pomoc jaką oferują nam nowoczesne rozwiązania, staje się nie tylko możliwością, ale koniecznością. W coraz szybciej funkcjonującym świecie nie można pozwolić sobie na marnowanie czasu i pieniędzy. E-Faktury są jednym z rozwiązań, które pomagają nadążać za nieustannymi zmianami.

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Ksiegowosc.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Infor.pl
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Blisko LUDZI i dla LUDZI. Czym Emtor wyróżnia się jako pracodawca na rynku wózków widłowych?

Na przestrzeni lat firma Emtor udowodniła, że sukces w biznesie nie zależy wyłącznie od produktów czy wyników finansowych, ale przede wszystkim od ludzi, którzy ten biznes tworzą. To dzięki zaangażowaniu, lojalności i codziennej pracy zespołów połączenie tradycji z nowoczesnością jest możliwe. Emtor stawia na człowieka – nie tylko jako pracownika, ale jako partnera w budowaniu wspólnej przyszłości. Bo gdy ludzie czują się docenieni, chcą zostać na dłużej. Jak zatem firma buduje swoją przewagę na konkurencyjnym rynku?

4 dni pracy i 35 dni urlopu? Tak może wyglądać 2026 rok!

Rząd zapowiada gruntowną reformę Kodeksu pracy. W centrum zmian są: skrócenie tygodnia pracy do czterech dni lub 35 godzin oraz wydłużenie urlopu wypoczynkowego do 35 dni. Nowe przepisy mogą wejść w życie już od 2026 roku. Choć projekt budzi entuzjazm wielu pracowników, jego wdrożenie wymaga kompromisów z pracodawcami i szczegółowych analiz kosztów.

Strefa czystego transportu (STC) w Krakowie od 1 stycznia 2026 r.

W głosowaniu przeprowadzonym w nocy ze środy (11.06.) na czwartek (12.06.), Rada Miasta Krakowa większością głosów zdecydowała, że SCT zacznie obowiązywać od stycznia 2026 r. i obejmie obszar do granic IV obwodnicy. Oznacza to, że nowymi przepisami objęta zostanie niemal cała powierzchnia miasta – z wyłączeniem jego obrzeży, w tym m.in. Wzgórz Krzesławickich i Swoszowic.

Kiedy pierwsza wypłata renty wdowiej?

Z danych ZUS wynika, że do 11 czerwca 2025 r. do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wpłynęło 898,7 tys. wniosków. Większość wniosków o rentę wdowią złożyły kobiety. Kiedy pierwsza wypłata renty wdowiej? Gdzie złożono najwięcej wniosków?

REKLAMA

Bez edukacji nie ma kaucji – klucz do sukcesu systemu kaucyjnego leży w świadomości społecznej

Choć Polacy popierają wprowadzenie systemu kaucyjnego, brak wiedzy o jego działaniu może zagrozić skuteczności reformy. Edukacja i przemyślana komunikacja to fundamenty, bez których nawet najlepsza technologia nie spełni swojej roli.

Emerytura w 2025 roku: Jakie dodatki i świadczenia przysługują seniorom po 65. i 75. roku życia? [KOMPENDIUM WIEDZY]

Dodatek pielęgnacyjny, trzynastka i czternastka, świadczenie 500+, darmowe leki, a także specjalne dodatki dla kombatantów i osób represjonowanych – seniorzy w Polsce mogą liczyć na realne wsparcie finansowe. Sprawdź, ile wynoszą te świadczenia w 2025 roku i komu przysługują.

Sejm przyjął ważną zmianę dla przedsiębiorców – korekta deklaracji podatkowej po kontroli celno-skarbowej coraz bliżej

W środę, 11 czerwca 2025 roku, Sejm zdecydował o skierowaniu do trzeciego czytania projektu nowelizacji ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej oraz ustawy o VAT. To istotna zmiana dla przedsiębiorców – umożliwia bowiem korektę deklaracji podatkowej po zakończeniu kontroli celno-skarbowej.

Nowelizacja ustawy o VAT: możliwe podniesienie limitu zwolnienia z 200 tys. zł do nawet 300 tys. zł

Trwają prace nad ustawą, która może przynieść realne ulgi podatkowe najmniejszym przedsiębiorcom. Ostateczna decyzja – czy limit zwolnienia z VAT wyniesie 240 tys. zł, czy aż 300 tys. zł – zależy od dalszych prac sejmowych komisji.

REKLAMA

Wakacyjna praca w 2025: kto zarobi najwięcej i gdzie łatwo o etat?

Sezon letni to idealny czas, by podreperować budżet. Eksperci sprawdzili, które zawody sezonowe są najbardziej opłacalne – stawki sięgają nawet 50 zł netto za godzinę! Sprawdź, gdzie warto szukać pracy, niezależnie od wieku i doświadczenia.

Nieoczekiwana sierpniowa waloryzacja emerytur - emeryci i renciści muszą tego dopilnować, żeby otrzymać wyższe świadczenia

Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych - waloryzacja emerytur i rent przeprowadzana jest raz w roku, od 1 marca. Na wskaźnik waloryzacji, który decyduje o kwocie podwyżki - ma wpływ kilka czynników (w tym zwłaszcza ubiegłoroczna inflacja). Dotychczas nie była jednak zagwarantowana minimalna kwota takiej corocznej waloryzacji. Stan ten - ma ulec zmianie już w sierpniu 2025 r.

REKLAMA