REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zmiany dla przedsiębiorców od 1 lipca 2025 r. Co dalej z kasami fiskalnymi?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Doktor nauk prawnych, adwokat, adiunkt na Wydziale Prawa Uniwersytetu Andrzeja Frycza Modrzewskiego w Krakowie w Katedrze Prawa Pracy i Zabezpieczenia Społecznego
kasa fiskalna, przedsiębiorcy, 2025
Zmiany dla przedsiębiorców od 1 lipca 2025 r. Co dalej z kasami fiskalnymi?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorcy zmagają się z ciągłymi zmianami czy to w obszarze podatków, prawa pracy, ubezpieczeń społecznych czy też co do innych kwestii formalno-prawnych. Oczywiście jest wiele głosów krytycznych co do nadmiernego formalizmu przy prowadzeniu działalności gospodarczej w Polsce, ale i tak w ostatnich latach wiele się zmieniło, na skutek elektronizacji procesu działalności gospodarczej. Miał miejsce proces transformacji tradycyjnych/ papierowych procedur związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej w formy elektroniczne, co znacznie ułatwia funkcjonowanie przedsiębiorstw. Teraz przyszedł czas na kolejne zmiany dla przedsiębiorców i to od 1 lipca 2025 r. Co będzie dalej z kasami fiskalnymi?

rozwiń >

Zmiany dla przedsiębiorców od 1 lipca 2025 r. Co dalej z kasami fiskalnymi?

Przedsiębiorcy zmagają się z ciągłymi zmianami czy to w obszarze podatków, prawa pracy, ubezpieczeń społecznych czy też co do innych kwestii formalno-prawnych. Oczywiście jest wiele głosów krytycznych co do nadmiernego formalizmu przy prowadzeniu działalności gospodarczej w Polsce, ale i tak w ostatnich latach wiele się zmieniło, na skutek elektronizacji procesu działalności gospodarczej. Miał miejsce proces transformacji tradycyjnych/ papierowych procedur związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej w formy elektroniczne, co znacznie ułatwia funkcjonowanie przedsiębiorstw. Teraz przyszedł czas na kolejne zmiany dla przedsiębiorców i to od 1 lipca 2025 r. Co będzie dalej z kasami fiskalnymi?

REKLAMA

Kasy fiskalne: podstawa prawna

Zgodnie z ustawą od podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775) określa się w rozdziale 3 szczegóły w zakresie zasad działania kas rejestrujących, tzw. kas fiskalnych. Wykonawczych aktów prawnych związanych z powyższym jest sporo, ale z perspektywy działania przedsiębiorców jednym z istotniejszych jest rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z dnia 17 grudnia 2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 1902). Co najważniejszego wynika z przepisów w zakresie kas rejestrujących? Najistotniejsze jest to, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Oczywiście wykazuje się dane o sprzedaży, zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.

Jaka jest kara za nie posiadanie kasy fiskalnej?

W przypadku stwierdzenia, że podatnik narusza wyżej wymieniony obowiązek naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego ustala za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.

Co więcej, z art. 60 z ustawy dnia 10 września 1999 r. Kodeks Karny Skarbowy (Dz.U.2025.633 t.j.) wynika, że:

  • §  1. Kto wbrew obowiązkowi nie prowadzi księgi, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.
  • §  2.  Kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje księgi w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, przedstawicielstwo lub oddział, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi - w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.
  • §  3.  Karze określonej w § 2 podlega także ten podatnik lub płatnik, który nie zawiadamia w terminie właściwego organu o prowadzeniu księgi przez doradcę podatkowego, lub inny podmiot upoważniony do prowadzenia ksiąg w jego imieniu i na jego rzecz.
  • §  4.  W wypadku mniejszej wagi, sprawca czynu zabronionego określonego w § 1-3 podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Jak obsługiwać kasę fiskalną?

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani obsługiwać kasę fiskalną i przestrzegać poniższych zasad, chodzi m.in. do:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  1. wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży: a) w postaci papierowej lub b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych;
  2. dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy;
  3. udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów;
  4. poddawać kasy rejestrujące w terminach określonych w przepisach obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących;
  5. przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany przepisami;
  6. stosować kasy rejestrujące wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, z zastrzeżeniem ustawowym;
  7. poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji;
  8. zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas;
  9. zakończyć używanie kas rejestrujących w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas rejestrujących, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy rejestrującej.

Zmiany dla przedsiębiorców od 1 lipca 2025 r. Co dalej z kasami fiskalnymi?

Skoro znane są już ogólne obowiązki przedsiębiorców w zakresie używania kas rejestrujących warto w tym miejscu opisać zmiany, które nastąpiły w tym zakresie. Od 1 lipca 2025 roku weszły w życie nowe przepisy dotyczące kas rejestrujących. Choć zmiany mogą wydawać się "kosmetyczne" i niewielkie, to w rzeczywistości niosą za sobą istotne konsekwencje dla wielu przedsiębiorców – zwłaszcza dla tych przedsiębiorców, którzy do tej pory korzystali ze zwolnień z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży.

Ważne

Nowe rozporządzenia dotyczące kas fiskalnych:

  • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2025 poz. 845)
  • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz.U. z 2025 poz. 861)

Chodzi o to, że Minister Finansów wydał rozporządzenia zmieniające przepisy w sprawie kas fiskalnych. Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących jak i rozporządzenie dotyczące kas rejestrujących w formie oprogramowania. Choć większość zapisów została przeniesiona z poprzednich aktów prawnych, pojawiły się również nowe, kluczowe rozwiązania – szczególnie w zakresie e-paragonów, kas online oraz obowiązków dla nowych grup przedsiębiorców.

E-paragony: jakie nowe zasady?

Nowe przepisy umożliwiają wystawianie paragonów fiskalnych w formie elektronicznej – tzw. e-paragonów. Warunkiem jest zgoda nabywcy oraz uzgodnienie sposobu ich przekazania. Paragony mogą być przesyłane m.in. za pośrednictwem systemu teleinformatycznego KAS – tzw. „HUB paragonowego”, który zapewnia bezpieczeństwo i anonimowość (bez konieczności podawania danych osobowych klienta). Niewątpliwymi zaletami powyższego są: kwestie ekologiczne i finansowe: oszczędność papieru i kosztów eksploatacyjnych; szybsza obsługa klienta; możliwość integracji z systemami sprzedażowymi.

Kasy online – automatyczna komunikacja z CRK

Nowe przepisy precyzują zasady przesyłania danych z kas online do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Przesyłanie może odbywać się automatycznie lub na żądanie, co zwiększa elastyczność i bezpieczeństwo ewidencji.

Kasy specjalne – nowe regulacje dla automatów sprzedażowych

REKLAMA

Nowelizacja uwzględnia również kasy rejestrujące stosowane w urządzeniach samoobsługowych, takich jak automaty vendingowe. Ustalono dla nich szczegółowe wymagania techniczne i procedury obsługi. Jak podkreśla ekspert, doradca podatkowy Wojciech Kieszkowski w opracowaniu: Kasy w formie oprogramowania w automatach vendingowych, Legalis/el/ 2025:

"Ministerstwo Finansów rozszerzyło zakres czynności podlegających obowiązkowej fiskalizacji. Chodzi tu przede wszystkim o dostawę towarów i świadczenie usług w tzw. maszynach (automatach) vendingowych. Obecnie toczą się prace zmierzające do umożliwienia ww. branżom stosowanie kas rejestrujących w formie oprogramowania. Ma to sens, bo trudno spodziewać się klasycznych kas fiskalnych w takich samoobsługowych urządzeniach do sprzedaży. (...) W skrócie, obowiązkową fiskalizacją objęte zostały więc tzw. automaty vendigowe, choć dla podmiotów dziś korzystających ze zwolnienia z fiskalizacji nowy obowiązek został dość zauważalnie odroczony w czasie, bowiem wejdzie w życie 1.4.2027 r. Wąska grupa podatników będzie z nowego obowiązku zwolniona bez limitów czasowych (chodzi o branżę e-mobility, czyli ładowanie samochodów na stacjach ładowania oraz automaty vendingowe mechaniczne – bez zasilania elektrycznego). Celem omawianych zmian ma być, a jakże, walka resortu finansów z nadużyciami w rozliczaniu podatku VAT w branżach korzystających z automatycznej sprzedaży. Kasy mające postać oprogramowania (...) Proponuje się zatem rozszerzenie katalogu rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, o dostawy towarów i świadczenie usług przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej), i wydają towary. W dużym uproszczeniu podchodząc do sprawy, kasy takie nie mają substratu materialnego (w postaci urządzenia), a jedynie kod, który co prawda musi być wykorzystany na określonym urządzeniu (np. na smartfonie, tablecie lub wbudowanym czytniku), ale urządzenia te same w sobie kasą fiskalną nie są. Podatnicy prowadząc ewidencję sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przy użyciu kas rejestrujących mających postać oprogramowania wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny, tj. dokument fiskalny lub dokument fiskalny w postaci elektronicznej, potwierdzający dokonanie sprzedaży. W przypadku prowadzenia ewidencji za pomocą ww. kasy podatnik może nie drukować paragonu fiskalnego, pod warunkiem zapewnienia nabywcy możliwości zapoznania się z danymi o sprzedaży przez ich odpowiednie wyświetlenie na urządzeniu do automatycznej sprzedaży towarów i usług. Ponadto podatnik może wystawiać i wydawać nabywcy paragon w postaci elektronicznej, za zgodą nabywcy i w sposób z nim uzgodniony.".

Kasy wirtualne – nowe zasady dla kas w formie oprogramowania

Rozporządzenie z 25 czerwca 2025 r. dotyczące kas wirtualnych wprowadza:

  • Obowiązek posiadania certyfikatu producenta (ważność: min. 5 lat, max. 10 lat)
  • Automatyczny proces fiskalizacji w trybie obsługi kasy
  • Możliwość wystawiania e-paragonów
  • Szczegółowe procedury awaryjne i zakończenia użytkowania kasy.

Awaria lub utrata kasy od 1 lipca 2025 jasne procedury

W przypadku awarii lub utraty kasy fiskalnej przedsiębiorca ma obowiązek niezwłocznie powiadomić naczelnika urzędu skarbowego. Nowe przepisy precyzują, jak postępować w takich sytuacjach, co eliminuje niepewność i ryzyko błędów, a także potencjalnych kar nakładanych na przedsiębiorców.

Podsumowując, z dniem 1 lipca 2025 r. kończy się okres przejściowy przewidziany w rozporządzeniu. Oznacza to, że obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas fiskalnych obejmie kolejne grupy podatników, w tym: sprzedawców wyrobów do palenia lub inhalacji (CN 2404, 8543 40 00); dystrybutorów alkoholu etylowego powyżej 50% objętości (nieprzeznaczonego do spożycia); sprzedawców paliw stałych do celów opałowych. Dotyczy to również przedsiębiorców, którzy wznowili sprzedaż tych towarów w pierwszej połowie 2025 roku. Nowe przepisy mają na celu uszczelnienie systemu VAT i ograniczenie nieuczciwej konkurencji. Dla mikro, małych i średnich przedsiębiorców oznacza to: większą przejrzystość w rozliczeniach; ułatwienia w prowadzeniu ewidencji (np. dzięki e-paragonom)

Od 1 lipca 2025 r. każdy przedsiębiorca powinien: zweryfikować, czy nie został objęty nowym obowiązkiem stosowania kasy fiskalnej; zaktualizować oprogramowanie lub zakupić kasę online z funkcją e-paragonu; zapoznać się z procedurami awaryjnymi i obowiązkami wobec urzędu skarbowego; skonsultować się z doradcą podatkowym, prawnikiem lub księgowym w razie wątpliwości.

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązkowe windy w każdym budynku mieszkalnym, który ma co najmniej dwie kondygnacje. To tylko jedna ze zmian, która nas czeka

Ministerstwo Rozwoju i Technologii opublikowało projekt zmian w przepisach technicznych dotyczących budynków. Chodzi o to, by były one lepiej dopasowane do dzisiejszych potrzeb – zarówno jeśli chodzi o bezpieczeństwo, efektywność energetyczną, jak i dostępność dla osób z niepełnosprawnościami. Trwają konsultacje publiczne, a dokument jest już dostępny na stronie Rządowego Centrum Legislacji.

Od 1 do 30 tys. złotych kary grzywny dla pracodawcy za pracę w upał. Ale zasady będą jeszcze ostrzejsze. Kiedy zmiany wejdą w życie?

Od 1 do 30 tys. złotych kary grzywny dla pracodawcy za pracę w upał przekraczający 32 lub 35 st. Ale zasady będą jeszcze ostrzejsze. Kiedy zmiany wejdą w życie? Miały zacząć obowiązywać od 1 czerwca 2025 r. Okazuje się, że wejdą ale najwcześniej po 1 stycznia 2027 r.

ZUS: Kolejne prawomocne orzeczenie sądu II instancji. SA w Katowicach stanął po stronie emerytki [wyrok TK z 4 czerwca 2024 r. SK 140/20]

Przybywa prawomocnych orzeczeń w sprawach po wyroku TK z 4 czerwca 2024 r. SK 140/20. Przedstawię wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach.

MRPiPS wprowadza bezwzględny zakaz pracy w czasie upałów. Kara do 3 lat pozbawienia wolności dla pracodawcy, który nie zwolni pracowników do domów

W związku ze zmianą klimatu i wynikającymi z niej coraz częstszymi falami upałów, w czasie których temperatury niejednokrotnie przekraczają 30 st. C – MRPiPS zdecydowało się na dookreślenie w przepisach o BHP maksymalnych progów temperatury (wynikającej z warunków atmosferycznych), których przekroczenie skutkować będzie zakazem wykonywania pracy przez pracowników. Projekt resortu pracy nie obejmuje jednak, na tych samych zasadach, wszystkich pracowników – ochroną przed pracą w upalnych warunkach, nie zostaną objęci m.in. pracownicy gastronomii, hoteli czy opiekunowie małych dzieci. Pracodawcę łamiącego nowe zakazy – czekać będą natomiast surowe konsekwencje.

REKLAMA

200 tys. zł na remont, sprzęt, zakup nieruchomości itp.: premie finansowe dla osób ze wsi czy z małych miasteczek. Wnioski do 31 lipca 2025 r.

Do 31 lipca 2025 r. można się ubiegać o 200 tys. zł przypomina prezes Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. Chodzi o premie z Planu Strategicznego dla Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2023-2027. Pieniądze można przeznaczyć na wiele celów.

O ile niższe raty kredytów hipotecznych po obniżce stóp procentowych NBP w lipcu 2025 r.?

W dniu 2 lipca 2025 r. (ze skutkiem od 3 lipca) Rada Polityki Pieniężnej obniżyła podstawową stopę procentową NBP (stopę referencyjną) do poziomu 5,00%. Z wyliczeń Rankomat.pl wynika, że tylko w wyniku lipcowej obniżki rata kredytu na 500 000 zł na 30 lat spadnie o 85 zł. Połączony efekt dwóch tegorocznych obniżek stóp zmniejszy ratę o 257 zł – z 3 651 zł do 3 394 zł. Z kolei wraz z każdą obniżką rośnie zdolność kredytowa. W przyszłym roku część osób może liczyć na wzrost dostępnej kwoty o ponad 100 000 zł. Prezes Związku Banków Polskich Tadeusz Białek ocenił, że ok 70 zł mniej w miesięcznej racie kredytu zyskają kredytobiorcy z pożyczką 400 tys. zł na okres 20 lat dzięki decyzji Rady Polityki Pieniężnej o obniżeniu stóp procentowych w lipcu.

Komisja Europejska: 90% redukcji gazów cieplarnianych w UE do 2040 r.; pełna neutralność klimatyczna netto do 2050 r. Jak ochronić gospodarkę?

W dniu 2 lipca 2025 r. Komisja Europejska zaproponowała wyznaczenie celu klimatycznego na 2040 r. Zgodnie z propozycją emisje gazów cieplarnianych powinny wówczas wynieść o 90 proc. mniej względem poziomu z 1990 r. Pomocą w dojściu do celu ma być możliwość wliczania projektów sfinansowanych w krajach trzecich.

Rewolucja w rozwodach: koniec z alimentami od eksmałżonka za jego winę i ocenianiem przez sądy intymnych aspektów życia małżeńskiego. „Co do zasady każdy z małżonków powinien utrzymywać się samodzielnie”

W dniu 23 czerwca 2025 r. Komisja Kodyfikacyjna Prawa Rodzinnego, będąca organem działającym przy Ministrze Sprawiedliwości przyjęła projekt nowelizacji kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, który zakłada eliminację orzekania o winie rozkładu pożycia w sprawach o rozwód i separację. Z powyższym, ściśle związana jest również zmiana zasad alimentacji po rozwodzie i separacji – na przyznanie alimentów nie ma już mieć wpływu odpowiedzialność byłego współmałżonka za rozpad małżeństwa. Nadrzędnym celem wprowadzenia zmian, jest ochrona dzieci przed negatywnymi konsekwencjami spierania się ich rodziców.

REKLAMA

Najnowszy sondaż partyjny 2025 [Rzeczpospolita, WP, Onet, Polsat]

Najnowszy sondaż partyjny 2025: dla Rzeczpospolitej, WP, Onet. We wszystkich trzech sondażach partyjnych wygrywa PiS. Jakie partie są poniżej progu 5%? W sondażu IBRIS dla Polsat News z połowy czerwca prowadziła KO. Czy na polskiej scenie politycznej umacnia się prawica?

MRPiPS zmienia przepisy BHP: 35 stopni Celsjusza - maksymalna dopuszczalna temperatura w pracy (w pomieszczeniu). Nowe obowiązki firm. Dlaczego dopiero od 2027 roku?

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej od grudnia 2024 r. pracuje nad nowelizacją rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. MRPiPS chce nowych przepisów dotyczących pracy w czasie wysokich temperatur i nowych obowiązków dla pracodawców. Zmiany mają wejść w życie dopiero od 2027 roku. Pod koniec czerwca 2025 r. ukazała się już trzecia wersja tego projektu - przepisy w dwóch pierwszych wersjach były krytykowane m.in. jako zbyt skomplikowane.

REKLAMA