Zmiany dla przedsiębiorców od 1 lipca 2025 r. Co dalej z kasami fiskalnymi?

• Zmiany dla przedsiębiorców od 1 lipca 2025 r. Co dalej z kasami fiskalnymi?
• Kasy fiskalne: podstawa prawna
• Jaka jest kara za nie posiadanie kasy fiskalnej?
• Jak obsługiwać kasę fiskalną?
• Zmiany dla przedsiębiorców od 1 lipca 2025 r. Co dalej z kasami fiskalnymi?
• E-paragony: jakie nowe zasady?
• Kasy online – automatyczna komunikacja z CRK
• Kasy specjalne – nowe regulacje dla automatów sprzedażowych
• Kasy wirtualne – nowe zasady dla kas w formie oprogramowania
• Awaria lub utrata kasy od 1 lipca 2025 jasne procedury
• Zmiany dla przedsiębiorców od 1 lipca 2025 r. Co dalej z kasami fiskalnymi?

Zmiany dla przedsiębiorców od 1 lipca 2025 r. Co dalej z kasami fiskalnymi?

Przedsiębiorcy zmagają się z ciągłymi zmianami czy to w obszarze podatków, prawa pracy, ubezpieczeń społecznych czy też co do innych kwestii formalno-prawnych. Oczywiście jest wiele głosów krytycznych co do nadmiernego formalizmu przy prowadzeniu działalności gospodarczej w Polsce, ale i tak w ostatnich latach wiele się zmieniło, na skutek elektronizacji procesu działalności gospodarczej. Miał miejsce proces transformacji tradycyjnych/ papierowych procedur związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej w formy elektroniczne, co znacznie ułatwia funkcjonowanie przedsiębiorstw. Teraz przyszedł czas na kolejne zmiany dla przedsiębiorców i to od 1 lipca 2025 r. Co będzie dalej z kasami fiskalnymi?

Kasy fiskalne: podstawa prawna

Zgodnie z ustawą od podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775) określa się w rozdziale 3 szczegóły w zakresie zasad działania kas rejestrujących, tzw. kas fiskalnych. Wykonawczych aktów prawnych związanych z powyższym jest sporo, ale z perspektywy działania przedsiębiorców jednym z istotniejszych jest rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z dnia 17 grudnia 2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 1902). Co najważniejszego wynika z przepisów w zakresie kas rejestrujących? Najistotniejsze jest to, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Oczywiście wykazuje się dane o sprzedaży, zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.

Jaka jest kara za nie posiadanie kasy fiskalnej?

W przypadku stwierdzenia, że podatnik narusza wyżej wymieniony obowiązek naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego ustala za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.

Co więcej, z art. 60 z ustawy dnia 10 września 1999 r. Kodeks Karny Skarbowy (Dz.U.2025.633 t.j.) wynika, że:

• §  1. Kto wbrew obowiązkowi nie prowadzi księgi, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.
• §  2.  Kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje księgi w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, przedstawicielstwo lub oddział, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi - w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.
• §  3.  Karze określonej w § 2 podlega także ten podatnik lub płatnik, który nie zawiadamia w terminie właściwego organu o prowadzeniu księgi przez doradcę podatkowego, lub inny podmiot upoważniony do prowadzenia ksiąg w jego imieniu i na jego rzecz.
• §  4.  W wypadku mniejszej wagi, sprawca czynu zabronionego określonego w § 1-3 podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Jak obsługiwać kasę fiskalną?

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani obsługiwać kasę fiskalną i przestrzegać poniższych zasad, chodzi m.in. do:

1. wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży: a) w postaci papierowej lub b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych;
2. dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy;
3. udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów;
4. poddawać kasy rejestrujące w terminach określonych w przepisach obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących;
5. przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany przepisami;
6. stosować kasy rejestrujące wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, z zastrzeżeniem ustawowym;
7. poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji;
8. zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas;
9. zakończyć używanie kas rejestrujących w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas rejestrujących, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy rejestrującej.

Zmiany dla przedsiębiorców od 1 lipca 2025 r. Co dalej z kasami fiskalnymi?

Skoro znane są już ogólne obowiązki przedsiębiorców w zakresie używania kas rejestrujących warto w tym miejscu opisać zmiany, które nastąpiły w tym zakresie. Od 1 lipca 2025 roku weszły w życie nowe przepisy dotyczące kas rejestrujących. Choć zmiany mogą wydawać się "kosmetyczne" i niewielkie, to w rzeczywistości niosą za sobą istotne konsekwencje dla wielu przedsiębiorców – zwłaszcza dla tych przedsiębiorców, którzy do tej pory korzystali ze zwolnień z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży.

Chodzi o to, że Minister Finansów wydał rozporządzenia zmieniające przepisy w sprawie kas fiskalnych. Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących jak i rozporządzenie dotyczące kas rejestrujących w formie oprogramowania. Choć większość zapisów została przeniesiona z poprzednich aktów prawnych, pojawiły się również nowe, kluczowe rozwiązania – szczególnie w zakresie e-paragonów, kas online oraz obowiązków dla nowych grup przedsiębiorców.

E-paragony: jakie nowe zasady?

Nowe przepisy umożliwiają wystawianie paragonów fiskalnych w formie elektronicznej – tzw. e-paragonów. Warunkiem jest zgoda nabywcy oraz uzgodnienie sposobu ich przekazania. Paragony mogą być przesyłane m.in. za pośrednictwem systemu teleinformatycznego KAS – tzw. „HUB paragonowego”, który zapewnia bezpieczeństwo i anonimowość (bez konieczności podawania danych osobowych klienta). Niewątpliwymi zaletami powyższego są: kwestie ekologiczne i finansowe: oszczędność papieru i kosztów eksploatacyjnych; szybsza obsługa klienta; możliwość integracji z systemami sprzedażowymi.

Kasy online – automatyczna komunikacja z CRK

Nowe przepisy precyzują zasady przesyłania danych z kas online do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Przesyłanie może odbywać się automatycznie lub na żądanie, co zwiększa elastyczność i bezpieczeństwo ewidencji.

Kasy specjalne – nowe regulacje dla automatów sprzedażowych

Nowelizacja uwzględnia również kasy rejestrujące stosowane w urządzeniach samoobsługowych, takich jak automaty vendingowe. Ustalono dla nich szczegółowe wymagania techniczne i procedury obsługi. Jak podkreśla ekspert, doradca podatkowy Wojciech Kieszkowski w opracowaniu: Kasy w formie oprogramowania w automatach vendingowych, Legalis/el/ 2025:

"Ministerstwo Finansów rozszerzyło zakres czynności podlegających obowiązkowej fiskalizacji. Chodzi tu przede wszystkim o dostawę towarów i świadczenie usług w tzw. maszynach (automatach) vendingowych. Obecnie toczą się prace zmierzające do umożliwienia ww. branżom stosowanie kas rejestrujących w formie oprogramowania. Ma to sens, bo trudno spodziewać się klasycznych kas fiskalnych w takich samoobsługowych urządzeniach do sprzedaży. (...) W skrócie, obowiązkową fiskalizacją objęte zostały więc tzw. automaty vendigowe, choć dla podmiotów dziś korzystających ze zwolnienia z fiskalizacji nowy obowiązek został dość zauważalnie odroczony w czasie, bowiem wejdzie w życie 1.4.2027 r. Wąska grupa podatników będzie z nowego obowiązku zwolniona bez limitów czasowych (chodzi o branżę e-mobility, czyli ładowanie samochodów na stacjach ładowania oraz automaty vendingowe mechaniczne – bez zasilania elektrycznego). Celem omawianych zmian ma być, a jakże, walka resortu finansów z nadużyciami w rozliczaniu podatku VAT w branżach korzystających z automatycznej sprzedaży. Kasy mające postać oprogramowania (...) Proponuje się zatem rozszerzenie katalogu rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, o dostawy towarów i świadczenie usług przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej), i wydają towary. W dużym uproszczeniu podchodząc do sprawy, kasy takie nie mają substratu materialnego (w postaci urządzenia), a jedynie kod, który co prawda musi być wykorzystany na określonym urządzeniu (np. na smartfonie, tablecie lub wbudowanym czytniku), ale urządzenia te same w sobie kasą fiskalną nie są. Podatnicy prowadząc ewidencję sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przy użyciu kas rejestrujących mających postać oprogramowania wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny, tj. dokument fiskalny lub dokument fiskalny w postaci elektronicznej, potwierdzający dokonanie sprzedaży. W przypadku prowadzenia ewidencji za pomocą ww. kasy podatnik może nie drukować paragonu fiskalnego, pod warunkiem zapewnienia nabywcy możliwości zapoznania się z danymi o sprzedaży przez ich odpowiednie wyświetlenie na urządzeniu do automatycznej sprzedaży towarów i usług. Ponadto podatnik może wystawiać i wydawać nabywcy paragon w postaci elektronicznej, za zgodą nabywcy i w sposób z nim uzgodniony.".

Kasy wirtualne – nowe zasady dla kas w formie oprogramowania

Rozporządzenie z 25 czerwca 2025 r. dotyczące kas wirtualnych wprowadza:

• Obowiązek posiadania certyfikatu producenta (ważność: min. 5 lat, max. 10 lat)
• Automatyczny proces fiskalizacji w trybie obsługi kasy
• Możliwość wystawiania e-paragonów
• Szczegółowe procedury awaryjne i zakończenia użytkowania kasy.

Awaria lub utrata kasy od 1 lipca 2025 jasne procedury

W przypadku awarii lub utraty kasy fiskalnej przedsiębiorca ma obowiązek niezwłocznie powiadomić naczelnika urzędu skarbowego. Nowe przepisy precyzują, jak postępować w takich sytuacjach, co eliminuje niepewność i ryzyko błędów, a także potencjalnych kar nakładanych na przedsiębiorców.

Zmiany dla przedsiębiorców od 1 lipca 2025 r. Co dalej z kasami fiskalnymi?

Nowe przepisy dookreślają i regulują:

• sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym o zastosowaniu specjalnym dla danego rodzaju czynności, oraz warunki i sposób używania kas rejestrujących, w tym sposób zakończenia używania kas w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas, sposób wystawiania dokumentów z kas rejestrujących i szczególne przypadki wydawania nabywcy dowodu sprzedaży oraz rodzaje dokumentów składanych w związku z używaniem kas, sposób ich składania oraz wzory tych dokumentów;
• termin zgłoszenia kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego;
• warunki zorganizowania i prowadzenia serwisu kas mające znaczenie dla prowadzenia ewidencji, w tym warunki, które powinny spełniać podmioty prowadzące serwis kas;
• terminy oraz zakres obowiązkowych przeglądów technicznych kas.