Pracownicy samorządowi i premie – co może zakwestionować Regionalna Izba Obrachunkowa?

• Nieprawidłowości w gminie
• Szczególne osiągnięcia w pracy.
• Wystąpienie pokontrolne
• Nagrody dla pracowników samorządowych – ujęcie prawne i praktyczne
• Praktyka przyznawania nagród.

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku w swoim wystąpieniu stwierdziła, iż regulamin wynagradzania nie może dowolnie rozszerzać katalogu przesłanek uprawniających do przyznania nagród. Tylko szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej mogą być podstawą do przyznania nagrody.

Nieprawidłowości w gminie

W Urzędzie Gminy Śniadowo została przeprowadzona kompleksowa kontrola gospodarki finansowej prze Regionalną Izbę Obrachunkowa w Białymstoku. Powyższa kontrola wykazała liczne nieprawidłowości w zakresie przyznawania nagród pracownikom samorządowym.

Okazało się, iż zapisy regulaminu stoją w sprzeczności z obowiązującymi przepisami prawnymi.

Szczególne osiągnięcia w pracy.

W przyjętym przez Gminę Śniadowo regulaminie wynagradzania pracowników samorządowych były wzmianki o możliwości przyznania nagrody ze względu na m.in.: koniec roku kalendarzowego, Świąt Wielkanocnych, Świat Bożego Narodzenia czy tez dnia pracownika samorządowego.

RIO uznała, iż powyższe okoliczności przyznania nagrody są nieprawidłowe, gdyż brak jest związku ze szczególnym osiągnieciami w pracy.

Wystąpienie pokontrolne

„Regulamin wynagradzania nie może rozszerzać katalogu przesłanek przyznania nagród w sposób sprzeczny z konstrukcją ustawową. Wskazywane w regulaminie daty – takie jak święta czy koniec roku – mogą ewentualnie stanowić termin wypłaty nagród, do określenia którego pracodawca jest upoważniony w oparciu o przepis art. 39 ust. 2 pkt 1 ustawy o pracownikach samorządowych” – wyjaśniono w wystąpieniu pokontrolnym.

Nagrody dla pracowników samorządowych – ujęcie prawne i praktyczne

Zgodnie z art. 36 ust. 6 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, pracownikowi samorządowemu może zostać przyznana nagroda za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej. Przepis ten ma charakter szczególny i odnosi się wyłącznie do osób zatrudnionych w strukturach jednostek samorządu terytorialnego, takich jak urzędy gmin, starostwa powiatowe czy jednostki organizacyjne samorządu. Co istotne, nagroda ta ma charakter uznaniowy i nie przysługuje z mocy prawa. Może być przyznana w sytuacjach, gdy pracownik zrealizował projekt o szczególnym znaczeniu, osiągnął wymierne efekty w obszarze powierzonych zadań lub w inny sposób przyczynił się do rozwoju i wizerunku jednostki samorządowej. W tym ujęciu nagroda nie jest formą standardowego dodatku do wynagrodzenia, lecz świadomym gestem uznania za ponadprzeciętne działania.

Równolegle funkcjonuje przepis ogólny zawarty w art. 105 Kodeksu pracy, który stanowi, że pracownikom mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia za wzorowe wypełnianie obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy oraz podnoszenie jej wydajności i jakości. Ten przepis ma charakter uniwersalny i znajduje zastosowanie wobec wszystkich pracowników zatrudnionych na podstawie Kodeksu pracy – zarówno w administracji publicznej, jak i w sektorze prywatnym. Nagrody przyznawane na jego podstawie służą uznaniu systematycznego, lojalnego i efektywnego zaangażowania pracownika w realizację celów instytucji. W przeciwieństwie do ustawy o pracownikach samorządowych, przepis ten dopuszcza nie tylko nagrody finansowe, ale także wyróżnienia pozafinansowe – takie jak pochwały, dyplomy czy publiczne uznanie.

Praktyka przyznawania nagród.

W praktyce często pojawia się pytanie, czy oba przepisy można stosować równolegle wobec pracownika samorządowego. Odpowiedź brzmi: tak, ale pod pewnymi warunkami. Pracownik samorządowy podlega jednocześnie regulacjom ustawy o pracownikach samorządowych jako przepisom szczególnym, oraz Kodeksowi pracy – w zakresie nieuregulowanym przepisami szczególnymi. W związku z tym, nic nie stoi na przeszkodzie, aby danemu pracownikowi przyznano dwie odrębne formy uznania, o ile wynikają one z różnych przesłanek. Na przykład – jednorazowa nagroda może zostać przyznana na podstawie ustawy o pracownikach samorządowych za wyjątkowe osiągnięcie, takie jak przygotowanie skutecznego wniosku o dotację unijną. Jednocześnie – w ujęciu bardziej ogólnym – pracownik ten może zostać wyróżniony w oparciu o art. 105 Kodeksu pracy za wieloletnią, wzorową postawę zawodową, wysoką kulturę organizacyjną czy zaangażowanie w działania wykraczające poza zakres obowiązków.

Warto jednak podkreślić, że przyznawanie nagród na podstawie obu przepisów jednocześnie, za te same działania lub osiągnięcia, może zostać zakwestionowane np. przez regionalną izbę obrachunkową. Może to zostać uznane za podwójne nagrodzenie za tę samą czynność, co stanowiłoby naruszenie zasad gospodarności i celowości wydatkowania środków publicznych. Z tego względu istotne jest, by dokumentacja towarzysząca przyznawaniu nagród precyzyjnie określała podstawę prawną, opis osiągnięcia lub okoliczności, które stanowiły uzasadnienie przyznania nagrody lub wyróżnienia.

Zarówno z punktu widzenia przejrzystości, jak i bezpieczeństwa prawnego, jednostki samorządowe powinny posiadać wewnętrzne procedury regulujące zasady przyznawania nagród. Regulamin nagradzania, zawierający kryteria, tryb zgłaszania kandydatów, a także dopuszczalne formy nagród i wyróżnień, nie tylko porządkuje ten proces, ale także buduje zaufanie wśród pracowników. Dobrą praktyką jest również przygotowywanie wniosków z uzasadnieniem, decyzji kierownika jednostki oraz odpowiedniej dokumentacji finansowej – w szczególności, gdy nagroda ma charakter pieniężny.