Jak udokumentować staż pracy, jeśli ZUS odmówi wydania zaświadczenia?

• Okresy wliczane do stażu pracy – nowe przepisy
• MRPiPS: Można udokumentować staż pracy mimo braku danych w ZUS
• Kiedy ZUS odmawia wydania zaświadczenia

Okresy wliczane do stażu pracy – nowe przepisy

Od 1 stycznia 2026 roku obowiązuje nowelizacja Kodeksu pracy, która rozszerzyła katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych (m.in. dłuższego urlopu wypoczynkowego, wyższego dodatku stażowego, możliwość awansu).. Przepisy wprowadzane są w dwóch etapach:

• dla sektora publicznego zmiany obowiązują od początku 2026 r.,
• dla sektora prywatnego będą stosowane od 1 maja 2026 r.

Po wejściu w życie nowych przepisów staż pracy obejmuje nie tylko umowy o pracę, ale także inne formy aktywności zawodowej. Do stażu wliczane są m.in.:

• okresy wykonywania umów-zleceń lub innych umów o świadczenie usług czy też umów agencyjnych,
• okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, współpracy z osobą prowadzącą tę działalność oraz czas jej zawieszenia w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem.

Do stażu pracy wliczane są okresy sprzed wejścia w życie ustawy, pod warunkiem ich właściwego udokumentowania. Na przedstawienie dokumentów swojemu aktualnemu pracodawcy pracownik ma 24 miesiące.

MRPiPS: Można udokumentować staż pracy mimo braku danych w ZUS

Według danych ZUS do 26 stycznia wpłynęło niemal 310 tys. wniosków o dodanie do stażu pracy okresów innych niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. Do tej daty zostało rozpatrzonych prawie 230 tys. wniosków i wydano ponad 508 tys. zaświadczeń. ZUS odmówił wydania ok. 50 tys. zaświadczeń.

Szefowa MRPiPS Agnieszka Dziemianowicz-Bąk w wypowiedzi opublikowanej w mediach społecznościowych resortu wyjaśniła, że istnieją inne możliwości udokumentowania wyższego stażu pracy, w przypadku jeśli ZUS odmówi wydania zaświadczenia.

„Jeśli Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie posiada danych na temat jakiegoś zatrudnienia czy czasu pracy na przykład na umowie zlecenie, bo to dotyczyło okresu sprzed wielu lat, albo z okresu, w którym ktoś nie podlegał składkom, bo np. pracował jako student, ale dana osoba posiada inne dokumenty: ma umowę gdzieś w szufladzie albo ma potwierdzenia z banku otrzymywanych przelewów, to może skorzystać z tych dokumentów” – wskazała Dziemianowicz-Bąk.

Jak zaznaczyła, zgromadzone materiały pomogą u obecnego pracodawcy udokumentować dłuższy staż pracy.

Kiedy ZUS odmawia wydania zaświadczenia

ZUS odmawia wydania zaświadczenia, najczęściej jeśli:

• klient wskaże na wniosku okres wykonywania umowy zlecenia w czasie, gdy posiadał status ucznia lub studenta i nie skończył jeszcze 26 lat, więc nie podlegał ubezpieczeniom z tego tytułu,
• klient wskaże okres ubezpieczenia z tytułu umowy zlecenia lub działalności gospodarczej i na mocy odrębnych przepisów nie miał obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, ponieważ był w tym czasie objęty obowiązkowymi ubezpieczeniami z innego tytułu. W decyzji odmownej ZUS podaje informację o okresie ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu wskazanego we wniosku,
• w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych są błędy i wydanie zaświadczenia o opłaconych składkach na ubezpieczenie emerytalne i rentowe lub wypadkowe z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej jest niemożliwe,
• w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych są błędy albo ZUS ich nie otrzymał i dlatego nie może wydać zaświadczenia o przebiegu ubezpieczeń z tytułu umowy zlecenia.

W przypadku otrzymania decyzji z odmową wydania zaświadczenia, klient posiadający dokumenty, które potwierdzają wykonywanie danej aktywności zawodowej, może dołączyć je do wniosku o postępowanie wyjaśniające.