REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Naruszenie ochrony danych – zgłoszenie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Naruszenie ochrony danych – zgłoszenie. / fot. Shutterstock
Naruszenie ochrony danych – zgłoszenie. / fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Do naruszenia ochrony danych dochodzi, gdy są one przetwarzane niezgodnie z RODO, polityką bezpieczeństwa czy polityką ochrony danych osobowych administratora danych. Kto i komu zgłasza naruszenie? Czy każdy taki przypadek należy zgłosić do PUOD? Co powinno zawierać zgłoszenie? Jak je udokumentować? Kto i w jaki sposób zawiadamia osobę, której dane zostały naruszone?

Naruszenie ochrony danych – z czym to się wiąże?

Dziś zajmiemy się szeroko pojętym tematem naruszenia ochrony danych. Napiszę Wam o tym: kiedy mówimy o naruszeniu ochrony danych, kto komu i w jakim terminie zgłasza naruszenie, co powinno zawierać takie zgłoszenie, jak udokumentować naruszenie, kiedy nie trzeba go zgłaszać no i wreszcie jak zawiadomić osobę, której dane wyciekły.

REKLAMA

Temat jest naprawdę bardzo ważny, ponieważ pomimo naszych starań jako administratorzy, pracodawców w każdej chwili może u nas dojść do naruszenia danych i co wtedy? Zacznijmy od ustalenia  - kiedy mówimy o naruszeniu ochrony danych.

Kiedy dochodzi do naruszenia danych?

Wszelkiego rodzaju nieprawidłowości (incydenty) związane z ochroną danych osobowych w świetle RODO są traktowane jako naruszenie danych. Chodzi tu więc o wszystkie te sytuacje, w których dane osobowe były przetwarzane w sposób niezgodny z:

  • przepisami prawa powszechnie obowiązującego – RODO oraz ustawa z 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych;
  • postanowieniami wewnętrznych regulacji administratora danych, np. polityką bezpieczeństwa czy polityką ochrony danych osobowych.

Polecamy: Serwis Inforlex RODO 3 m-ce + książka RODO dla kadrowych i HR

Stwierdziliśmy, że doszło do naruszenia danych – co dalej ? Kto i komu zgłasza ten fakt?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kto i komu zgłasza naruszenie?

Zgodnie z art. 33 RODO w przypadku takiego naruszenia ochrony danych osobowych administrator danych osobowych powinien je zgłosić do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

REKLAMA

Administratorem danych osobowych jest na przykład pracodawca. Należy pamiętać, że RODO nie ustanawia na podmiotach innych niż administrator danych osobowych obowiązku reagowania na incydenty związane z ochroną danych osobowych. Oznacza to w szczególności, że obowiązku zgłoszenia naruszenia do PUODO nie spoczywa na żadnym z pracowników administratora. Powinni oni jednak w razie wykrycia naruszenia niezwłocznie powiadomić o tym kierownictwo, ponieważ zgłoszenia dokonuje organ reprezentujący dany podmiot, np. w przypadku spółki jest to zarząd.

Z kolei gdy podmiot przetwarzający (procesor) stwierdzi naruszenie ochrony danych osobowych, powinien zgłosić je administratorowi. I tutaj bardzo ważna rzecz, którą zawsze podkreślam podczas moich szkoleń – zwróćcie uwagę przy podpisywaniu umów powierzenia przetwarzania danych na czas jaki dajecie procesorowi na powiadomienie was jako administratorów o naruszeniu danych do jakiego ewentualnie doszło u procesora. Biorąc pod uwagę, że wy macie na zgłoszenie do PUODO 72 godziny, rekomenduję zawsze, aby w takiej umowie wpisać maksymalnie 24 godziny od wykrycia naruszenia.

Czy każdy incydent należy zgłosić do PUOD?

RODO przewiduje tylko jeden wyjątek, gdy nie trzeba dokonywać zgłoszenia naruszenia do PUODO: jeśli jest mało prawdopodobne, by naruszenie skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

Oznacza to, że nie zawsze naruszenie ochrony danych osobowych musi się równać z naruszeniem praw lub wolności osoby fizycznej. Jeżeli jednak istnieje chociażby ryzyko takiego naruszenia praw lub wolności to incydent należy zgłosić.

Pamiętajcie o tym, że takie zawiadomienie może złożyć każdy, nie tylko administrator! Takie zawiadomienie dokonane przez podmiot trzeci może skutkować przeprowadzeniem kontroli przez PUODO u danego administratora. A więc  z tego powodu rezygnacja z dokonania zgłoszenia powinna być gruntownie przemyślana.

Postanowiliśmy zgłosić naruszenie – co powinno zawierać takie zgłoszenie?

Zawartość zgłoszenia

Minimalna obligatoryjna treść zgłoszenia powinna zawierać:

  • opisywać charakter naruszenia ochrony danych osobowych, w tym w miarę możliwości wskazywać kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą, oraz kategorie i przybliżoną liczbę wpisów danych osobowych, których dotyczy naruszenie;
  • zawierać imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych lub oznaczenie innego punktu kontaktowego, od którego można uzyskać więcej informacji;
  • opisywać możliwe konsekwencje naruszenia ochrony danych osobowych;
  • opisywać środki zastosowane lub proponowane przez administratora w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych, w tym w stosownych przypadkach środki w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków.

REKLAMA

W zgłoszeniu można zawrzeć także wszelkie inne informacje jakie administrator danych uważa za istotne dla sprawy, w tym pozwalające zminimalizować jego odpowiedzialność za naruszenie. Może się zdarzyć, że już po zgłoszeniu dotrą do was nowe informacje mające wpływ na ocenę PUODO. Wtedy powinniście je przekazać do Urzędu w kolejnej korespondencji.

Zgłoszenia naruszenia dokonuje się poprzez stronę UODO, gdzie należy wypełnić poszczególne pola – zgłoszenie jest bardzo proste i z pewnością jeśli zajdzie taka potrzeba nie sprawi wam problemu.

Należy pamiętać, że nie zawsze organem właściwym do dokonania zgłoszenia będzie polski organ nadzorczy. W przypadku gdy naruszenie dotyczy danych osób z różnych krajów Unii Europejskiej, zgłoszenie powinno zostać dokonane do tzw. wiodącego organu nadzorczego. Może nim być, ale wcale nie musi, polski organ nadzorczy czyli PUODO. Zgłoszenie do organu nadzorczego w innym Państwie członkowskim powinno mieć miejsce w przypadku przetwarzania transgranicznego. Chodzi tu o przypadki, gdy:

  • przetwarzanie danych osobowych, które odbywa się w Unii w ramach działalności jednostek organizacyjnych w więcej niż jednym państwie członkowskim administratora lub podmiotu przetwarzającego w Unii posiadającego jednostki organizacyjne w więcej niż jednym państwie członkowskim; albo
  • przetwarzanie danych osobowych, które odbywa się w Unii w ramach działalności pojedynczej jednostki organizacyjnej administratora lub podmiotu przetwarzającego w Unii, ale które znacznie wpływa lub może znacznie wpłynąć na osoby, których dane dotyczą, w więcej niż jednym państwie członkowskim.

Kolejną ważną sprawą jest dokumentowanie naruszeń.

Dokumentowanie naruszeń

RODO wymaga, aby administrator dokumentował wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych, w tym:

  • okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych,
  • skutki naruszenia,
  • podjęte działania zaradcze.

Jeśli dojdzie do sytuacji, że administrator nie powiadomił PUODO o naruszeniu i taka informacja nie dotarła od osób trzecich to organ nadzorczy nie ma możliwości posiadania wiedzy o danym naruszeniu. Wprowadzenie obowiązku dokumentowania wszystkich naruszeń ( i tych zgłoszonych i tych niezgłoszonych) ma pozwolić na weryfikowanie przestrzegania obowiązku dokonania zgłoszenia naruszenia.

Koresponduje to z bardziej ogólnym obowiązkiem administratora danych osobowych, zwanym zasadą rozliczalności. Zgodnie z nią administrator musi być w stanie wykazać przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych.

Administrator powinien prowadzić tzw. rejestr naruszeń, w którym gromadzi informacje pojawiające się w całym procesie związanym z naruszeniem danych osobowych. Chodzi tu o okres od rejestracji zgłoszenia naruszenia, poprzez gromadzenie dokumentacji, aż do stworzenia kompletnego wpisu (rekordu) dotyczącego konkretnego przypadku naruszenia.

I ostania sprawa – zawiadomienie osoby której dane zostały naruszone.

Zawiadomienie osoby, której dane zostały naruszone

Pamiętajcie, że nie organ nadzorczy a właśnie administrator powinien zawiadomić osobę, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może to powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Zawiadomienie powinno być dokonane bez zbędnej zwłoki, powinno jasnym i prostym językiem opisywać charakter naruszenia ochrony danych osobowych oraz zawierać przynajmniej:

  • imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych lub oznaczenie innego punktu kontaktowego, od którego można uzyskać więcej informacji;
  • możliwe konsekwencje naruszenia ochrony danych osobowych;
  • środki zastosowane lub proponowane przez administratora w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych, w tym w stosownych przypadkach środki w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków.

Administrator nie musi jednak dokonywać zawiadomienia osoby, której dane zostały naruszone, jeśli:

  • wdrożył odpowiednie techniczne i organizacyjne środki ochrony i środki te zostały zastosowane do danych osobowych, których dotyczy naruszenie, w szczególności środki takie jak szyfrowanie, uniemożliwiające odczyt osobom nieuprawnionym do dostępu do tych danych osobowych;
  • zastosował następnie środki eliminujące prawdopodobieństwo wysokiego ryzyka naruszenia praw lub wolności osoby, której dane dotyczą;
  • zawiadomienie wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku; w takim przypadku wydany zostaje publiczny komunikat lub zastosowany zostaje podobny środek, za pomocą którego osoby, których dane dotyczą, zostają poinformowane w równie skuteczny sposób.

Pamiętajcie jednak o tym, że może się zdarzyć, iż organ nadzorczy w toku prowadzonego zgłoszenia nakaże wam jako administratorowi powiadomić podmiot, którego dane zostały naruszone.

Co do zasady, jeśli już dojdzie do naruszenia ochrony danych to należy to dobrze przeanalizować i nie bać się powiadamiać o tym PUODO, gdyż takie powiadomienie wcale nie jest jednoznaczne z tym. że ktoś przyjdzie do nas na kontrolę i nałoży na nas mandatNatomiast może się tak stać, jeśli postanowimy sprawę zamieść pod dywan a organ nadzorczy dowie się o naruszeniu od osób trzecich.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy o prokuraturze, ustawy o wykonywaniu mandatu posła i senatora, ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o Instytucie Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, ustawy o Rzeczniku Praw Dziecka oraz ustawy – Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dziennik Ustaw rok 2015 poz. 1309)

Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 1000)

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
14. emerytura z KRUS - ile i dla kogo w 2025 roku. Kiedy wypłata?

Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego poinformowała w komunikacie, że dodatkowe roczne świadczenie pieniężne dla emerytów i rencistów, potocznie zwane "czternastą emeryturą", będzie w 2025 roku wypłacone we wrześniu, podobnie jak w poprzednich dwóch latach. Kto ma prawo do tego świadczenia, ile wyniesie w tym roku?

Rachunki uśpione wreszcie dostępne dla spadkobierców! Prezydent podpisał nowelę Prawa bankowego

Prezydent Karol Nawrocki podpisał nowelizację Prawa bankowego, która umożliwia szybkie zamknięcie tzw. „rachunków uśpionych” i ułatwia spadkobiercom dostęp do środków po zmarłych. Równocześnie przyjął ustawę wydłużającą terminy na przechowywanie nawozów naturalnych w gospodarstwach rolnych, a zdecydowanie zawetował przepisy obniżające kary za przestępstwa skarbowe.

Umowa szkoleniowa (tzw. „Lojalka”) – zasady, terminy, plusy i minusy. Kiedy trzeba dać pracownikowi urlop szkoleniowy?

Sfinansowanie przez pracodawcę kosztownego szkolenia czy studiów pracownika to inwestycja. W naturalny sposób rodzi się pytanie: co jeśli pracownik po zakończeniu nauki szybko odejdzie z firmy? Jednym z narzędzi, które mają chronić pracodawcę przed stratą takiej inwestycji, jest umowa szkoleniowa, potocznie nazywana lojalką.

Świadczenia alimentacyjne. MRPiPS zapowiada ważną zmianę

Wprawdzie kryterium dochodowe pozostanie, ale ma podlegać corocznej waloryzacji. Aktualnie próg dochodowy dla świadczeń z funduszu alimentacyjnego zmienia się raz na trzy lata.

REKLAMA

Nawet 6,3 tys. zł miesięcznie dla studentów tych uczelni. MON już uszczelnia przepisy!

Studia wojskowe kuszą wysokim uposażeniem już od pierwszego roku, jednak atrakcyjny system sprzyja nadużyciom. MON wprowadza zmiany i uszczelnia przepisy, by ograniczyć rezygnacje studentów-żołnierzy oraz straty dla budżetu państwa.

500 plus dla małżeństw i niezwykłe jubileusze! Czy najstarsze pary w Polsce doczekają się gratyfikacji?

„500 plus dla małżeństw” – tak w skrócie określa się projekt jubileuszowej gratyfikacji, która ma nagradzać pary z wyjątkowo długim stażem. W Polsce nie brakuje małżeństw obchodzących złote, diamentowe czy brylantowe gody, a dziś znamy nawet parę, która wspólnie przeżyła 79 lat! Czy nowe świadczenie finansowe – od 5000 do 8000 zł – stanie się formą docenienia ich miłości i wytrwałości?

W 2025 r. emeryci pokrzywdzeni waloryzacją 9,49% subkonta ZUS. W 2026 r. nie będzie lepiej

Przez lata konto główne w ZUS miało wyższą waloryzacją (np. 14,41% w 2025 r.) niż subkonto ZUS (np. 9,49% w 2025 r.). Sejm zajmie się propozycją zrównania tych wartości i to wstecznie (aż od 2014 r.). To są spore pieniądze. Propozycja obywatela jest uczciwa, ale należy ocenić szanse jej przeprowadzenia przez parlament na 0%. Ta petycja obywatela będzie procedowana przez odpowiednią komisję, ale konkluzja będzie najpewniej taka „Niestety, nie ma na to pieniędzy w budżecie”.

Krótszy czas pracy w Polsce. Ministerstwo ujawniło pierwsze dane z pilotażu

W trakcie pierwszego tygodnia od rozpoczęcia pilotażu skrócenia czasu pracy do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wpłynęło 150 kompletnych wniosków od pracodawców, którzy chcieliby wziąć udział w programie. Kolejne są w trakcie przygotowywania.

REKLAMA

Duże zmiany w Karcie Nauczyciela od września 2025 r. M.in. godziny ponadwymiarowe, nagrody, odprawy ochrona przedemerytalna. Prezydent podpisał nowelizację

W dniu 21 sierpnia 2025 r. Prezydent RP podpisał ustawę z 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy – Karta nauczyciela oraz niektórych innych ustaw. Nowe przepisy mają w większości wejść w życie 1 września 2025 r. Nowelizacja ta zmienia także kilka innych ustaw - np. ustawę o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych i Prawo oświatowe.

Sprzedaż spadku z problemami. Notariusze ostrzegają przed pułapkami w nowych przepisach. Czy będą odmawiać sporządzania aktów notarialnych?

Kolejna nowelizacja ustawy o podatku od spadków i darowizn, choć w założeniu ma ograniczyć biurokrację, w praktyce może prowadzić do licznych problemów interpretacyjnych – ostrzegają notariusze z Izby Notarialnej w Poznaniu. Chodzi o ustawę z 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn, która weszła w życie 20 sierpnia 2025 r.

REKLAMA