REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Naruszenie ochrony danych – zgłoszenie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Naruszenie ochrony danych – zgłoszenie. / fot. Shutterstock
Naruszenie ochrony danych – zgłoszenie. / fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Do naruszenia ochrony danych dochodzi, gdy są one przetwarzane niezgodnie z RODO, polityką bezpieczeństwa czy polityką ochrony danych osobowych administratora danych. Kto i komu zgłasza naruszenie? Czy każdy taki przypadek należy zgłosić do PUOD? Co powinno zawierać zgłoszenie? Jak je udokumentować? Kto i w jaki sposób zawiadamia osobę, której dane zostały naruszone?

Naruszenie ochrony danych – z czym to się wiąże?

Dziś zajmiemy się szeroko pojętym tematem naruszenia ochrony danych. Napiszę Wam o tym: kiedy mówimy o naruszeniu ochrony danych, kto komu i w jakim terminie zgłasza naruszenie, co powinno zawierać takie zgłoszenie, jak udokumentować naruszenie, kiedy nie trzeba go zgłaszać no i wreszcie jak zawiadomić osobę, której dane wyciekły.

REKLAMA

REKLAMA

Temat jest naprawdę bardzo ważny, ponieważ pomimo naszych starań jako administratorzy, pracodawców w każdej chwili może u nas dojść do naruszenia danych i co wtedy? Zacznijmy od ustalenia  - kiedy mówimy o naruszeniu ochrony danych.

Kiedy dochodzi do naruszenia danych?

Wszelkiego rodzaju nieprawidłowości (incydenty) związane z ochroną danych osobowych w świetle RODO są traktowane jako naruszenie danych. Chodzi tu więc o wszystkie te sytuacje, w których dane osobowe były przetwarzane w sposób niezgodny z:

  • przepisami prawa powszechnie obowiązującego – RODO oraz ustawa z 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych;
  • postanowieniami wewnętrznych regulacji administratora danych, np. polityką bezpieczeństwa czy polityką ochrony danych osobowych.

Polecamy: Serwis Inforlex RODO 3 m-ce + książka RODO dla kadrowych i HR

REKLAMA

Stwierdziliśmy, że doszło do naruszenia danych – co dalej ? Kto i komu zgłasza ten fakt?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kto i komu zgłasza naruszenie?

Zgodnie z art. 33 RODO w przypadku takiego naruszenia ochrony danych osobowych administrator danych osobowych powinien je zgłosić do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Administratorem danych osobowych jest na przykład pracodawca. Należy pamiętać, że RODO nie ustanawia na podmiotach innych niż administrator danych osobowych obowiązku reagowania na incydenty związane z ochroną danych osobowych. Oznacza to w szczególności, że obowiązku zgłoszenia naruszenia do PUODO nie spoczywa na żadnym z pracowników administratora. Powinni oni jednak w razie wykrycia naruszenia niezwłocznie powiadomić o tym kierownictwo, ponieważ zgłoszenia dokonuje organ reprezentujący dany podmiot, np. w przypadku spółki jest to zarząd.

Z kolei gdy podmiot przetwarzający (procesor) stwierdzi naruszenie ochrony danych osobowych, powinien zgłosić je administratorowi. I tutaj bardzo ważna rzecz, którą zawsze podkreślam podczas moich szkoleń – zwróćcie uwagę przy podpisywaniu umów powierzenia przetwarzania danych na czas jaki dajecie procesorowi na powiadomienie was jako administratorów o naruszeniu danych do jakiego ewentualnie doszło u procesora. Biorąc pod uwagę, że wy macie na zgłoszenie do PUODO 72 godziny, rekomenduję zawsze, aby w takiej umowie wpisać maksymalnie 24 godziny od wykrycia naruszenia.

Czy każdy incydent należy zgłosić do PUOD?

RODO przewiduje tylko jeden wyjątek, gdy nie trzeba dokonywać zgłoszenia naruszenia do PUODO: jeśli jest mało prawdopodobne, by naruszenie skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

Oznacza to, że nie zawsze naruszenie ochrony danych osobowych musi się równać z naruszeniem praw lub wolności osoby fizycznej. Jeżeli jednak istnieje chociażby ryzyko takiego naruszenia praw lub wolności to incydent należy zgłosić.

Pamiętajcie o tym, że takie zawiadomienie może złożyć każdy, nie tylko administrator! Takie zawiadomienie dokonane przez podmiot trzeci może skutkować przeprowadzeniem kontroli przez PUODO u danego administratora. A więc  z tego powodu rezygnacja z dokonania zgłoszenia powinna być gruntownie przemyślana.

Postanowiliśmy zgłosić naruszenie – co powinno zawierać takie zgłoszenie?

Zawartość zgłoszenia

Minimalna obligatoryjna treść zgłoszenia powinna zawierać:

  • opisywać charakter naruszenia ochrony danych osobowych, w tym w miarę możliwości wskazywać kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą, oraz kategorie i przybliżoną liczbę wpisów danych osobowych, których dotyczy naruszenie;
  • zawierać imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych lub oznaczenie innego punktu kontaktowego, od którego można uzyskać więcej informacji;
  • opisywać możliwe konsekwencje naruszenia ochrony danych osobowych;
  • opisywać środki zastosowane lub proponowane przez administratora w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych, w tym w stosownych przypadkach środki w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków.

W zgłoszeniu można zawrzeć także wszelkie inne informacje jakie administrator danych uważa za istotne dla sprawy, w tym pozwalające zminimalizować jego odpowiedzialność za naruszenie. Może się zdarzyć, że już po zgłoszeniu dotrą do was nowe informacje mające wpływ na ocenę PUODO. Wtedy powinniście je przekazać do Urzędu w kolejnej korespondencji.

Zgłoszenia naruszenia dokonuje się poprzez stronę UODO, gdzie należy wypełnić poszczególne pola – zgłoszenie jest bardzo proste i z pewnością jeśli zajdzie taka potrzeba nie sprawi wam problemu.

Należy pamiętać, że nie zawsze organem właściwym do dokonania zgłoszenia będzie polski organ nadzorczy. W przypadku gdy naruszenie dotyczy danych osób z różnych krajów Unii Europejskiej, zgłoszenie powinno zostać dokonane do tzw. wiodącego organu nadzorczego. Może nim być, ale wcale nie musi, polski organ nadzorczy czyli PUODO. Zgłoszenie do organu nadzorczego w innym Państwie członkowskim powinno mieć miejsce w przypadku przetwarzania transgranicznego. Chodzi tu o przypadki, gdy:

  • przetwarzanie danych osobowych, które odbywa się w Unii w ramach działalności jednostek organizacyjnych w więcej niż jednym państwie członkowskim administratora lub podmiotu przetwarzającego w Unii posiadającego jednostki organizacyjne w więcej niż jednym państwie członkowskim; albo
  • przetwarzanie danych osobowych, które odbywa się w Unii w ramach działalności pojedynczej jednostki organizacyjnej administratora lub podmiotu przetwarzającego w Unii, ale które znacznie wpływa lub może znacznie wpłynąć na osoby, których dane dotyczą, w więcej niż jednym państwie członkowskim.

Kolejną ważną sprawą jest dokumentowanie naruszeń.

Dokumentowanie naruszeń

RODO wymaga, aby administrator dokumentował wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych, w tym:

  • okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych,
  • skutki naruszenia,
  • podjęte działania zaradcze.

Jeśli dojdzie do sytuacji, że administrator nie powiadomił PUODO o naruszeniu i taka informacja nie dotarła od osób trzecich to organ nadzorczy nie ma możliwości posiadania wiedzy o danym naruszeniu. Wprowadzenie obowiązku dokumentowania wszystkich naruszeń ( i tych zgłoszonych i tych niezgłoszonych) ma pozwolić na weryfikowanie przestrzegania obowiązku dokonania zgłoszenia naruszenia.

Koresponduje to z bardziej ogólnym obowiązkiem administratora danych osobowych, zwanym zasadą rozliczalności. Zgodnie z nią administrator musi być w stanie wykazać przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych.

Administrator powinien prowadzić tzw. rejestr naruszeń, w którym gromadzi informacje pojawiające się w całym procesie związanym z naruszeniem danych osobowych. Chodzi tu o okres od rejestracji zgłoszenia naruszenia, poprzez gromadzenie dokumentacji, aż do stworzenia kompletnego wpisu (rekordu) dotyczącego konkretnego przypadku naruszenia.

I ostania sprawa – zawiadomienie osoby której dane zostały naruszone.

Zawiadomienie osoby, której dane zostały naruszone

Pamiętajcie, że nie organ nadzorczy a właśnie administrator powinien zawiadomić osobę, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może to powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Zawiadomienie powinno być dokonane bez zbędnej zwłoki, powinno jasnym i prostym językiem opisywać charakter naruszenia ochrony danych osobowych oraz zawierać przynajmniej:

  • imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych lub oznaczenie innego punktu kontaktowego, od którego można uzyskać więcej informacji;
  • możliwe konsekwencje naruszenia ochrony danych osobowych;
  • środki zastosowane lub proponowane przez administratora w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych, w tym w stosownych przypadkach środki w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków.

Administrator nie musi jednak dokonywać zawiadomienia osoby, której dane zostały naruszone, jeśli:

  • wdrożył odpowiednie techniczne i organizacyjne środki ochrony i środki te zostały zastosowane do danych osobowych, których dotyczy naruszenie, w szczególności środki takie jak szyfrowanie, uniemożliwiające odczyt osobom nieuprawnionym do dostępu do tych danych osobowych;
  • zastosował następnie środki eliminujące prawdopodobieństwo wysokiego ryzyka naruszenia praw lub wolności osoby, której dane dotyczą;
  • zawiadomienie wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku; w takim przypadku wydany zostaje publiczny komunikat lub zastosowany zostaje podobny środek, za pomocą którego osoby, których dane dotyczą, zostają poinformowane w równie skuteczny sposób.

Pamiętajcie jednak o tym, że może się zdarzyć, iż organ nadzorczy w toku prowadzonego zgłoszenia nakaże wam jako administratorowi powiadomić podmiot, którego dane zostały naruszone.

Co do zasady, jeśli już dojdzie do naruszenia ochrony danych to należy to dobrze przeanalizować i nie bać się powiadamiać o tym PUODO, gdyż takie powiadomienie wcale nie jest jednoznaczne z tym. że ktoś przyjdzie do nas na kontrolę i nałoży na nas mandatNatomiast może się tak stać, jeśli postanowimy sprawę zamieść pod dywan a organ nadzorczy dowie się o naruszeniu od osób trzecich.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy o prokuraturze, ustawy o wykonywaniu mandatu posła i senatora, ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o Instytucie Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, ustawy o Rzeczniku Praw Dziecka oraz ustawy – Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dziennik Ustaw rok 2015 poz. 1309)

Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 1000)

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ustawa o zawodzie psychoterapeuty: szansa na zmianę czy kolejny chaos?

Czy ustawa o zawodzie psychoterapeuty uporządkuje rynek i zwiększy bezpieczeństwo pacjentów, czy raczej wprowadzi dodatkowy chaos? O tym, jakie szanse i zagrożenia wiążą się z projektowanymi zmianami, opowiada dr hab. Łukasz Gawęda, prof. IP PAN, psycholog i badacz mechanizmów zaburzeń psychicznych.

Widmo bankructwa wisi nad polskimi firmami. Co trzeci przedsiębiorca obawia się zamknięcia biznesu

Dużo firm w Polsce boi się dziś, że ich klienci nie zapłacą na czas – wynika z najnowszego raportu. Zatory płatnicze pochłaniają tygodniowo nawet kilkanaście godzin pracy i kosztują firmy utratę płynności, reputacji i szans rozwojowych. Aż 30% przedsiębiorstw z sektora MŚP przyznaje, że w perspektywie dwóch lat ryzykuje upadłość.

Przeprowadzka dla niższych podatków? Możesz nieświadomie zmienić prawo spadkowe i narazić rodzinę na kłopoty

Coraz więcej Polaków wybiera Cypr, Maltę czy Dubaj, by obniżyć podatki. Ale mało kto zdaje sobie sprawę, że taka decyzja może diametralnie zmienić zasady dziedziczenia majątku. Różnica między rezydencją podatkową a miejscem zwykłego pobytu w prawie spadkowym sprawia, że nieprzemyślana zmiana może kosztować rodzinę lata sporów i ogromne pieniądze.

Senat: Łatwiej kupić i sprzedać mieszkanie po zadłużonej osobie[nowelizacja]

Zasadą staje się bowiem licytacja elektroniczna nieruchomości przez komornika. Ustawa nowelizująca odpowiednio kodeksu postępowania cywilnego jest w Senacie.

REKLAMA

Kancelaria, która słucha i sprzedaje - jak budować nowoczesną markę w zgodzie z wartościami?

Marketing kancelarii to nie fast food. Budowanie marki kancelarii to proces na lata. Przemyślana i wdrażana na bieżąco strategia, długoterminowe i krótkoterminowe plany, odpowiednio dobrane narzędzia - brzmi jak wyzwanie. Czy to się opłaca?

Jest decyzja! 10 listopada dniem wolnym od pracy. Jednak nie dla wszystkich

Premier zdecydował, że 10 listopada 2025 roku będzie dniem wolnym od pracy dla urzędników państwowych. Dzięki tej decyzji pracownicy służby cywilnej będą mieli czterodniowy weekend, który potrwa od soboty 8 listopada do wtorku 11 listopada, czyli Narodowego Święta Niepodległości. Oto szczegóły.

Rzecznik Generalny TSUE przeciwny podważaniu metody wyznaczania WIBOR. Nie będzie masowego kwestionowania wszystkich umów z WIBOR-em

W większości sporów sądowych o WIBOR konsumenci zarzucają bankom, że nie wskazały w umowie metody ustalania WIBOR. Kategoryczna opinia Rzecznika Generalnego Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, w tym zakresie znacząco zmniejsza szanse konsumentów na skuteczne podważenie WIBOR w swoich umowach kredytowych – piszą radca prawny Bartłomiej Rybicki oraz radca prawny Bartłomiej Ślażyński z Kancelarii Radców Prawnych Anety Ciechowicz-Jaworskiej i Bartłomieja Ślażyńskiego.

Bon kaucyjny za zwrócone butelki i puszki? MKiŚ: to zgodne z prawem ale tylko gdy bon da się wymienić na pieniądze przez co najmniej 1 miesiąc

Ministerstwo Klimatu i Środowiska w komunikacie z 16 września 2025 r. poinformowało, że Polskie przepisy o systemie kaucyjnym jednoznacznie wskazują, że przy zwrocie opakowania ze znakiem kaucji, osobie zwracającej butelkę lub puszkę należy się zwrot w formie pieniężnej (np. w gotówce albo na kartę). Dopuszczalne prawnie jest jednak wydanie (np. przez automat) bonu lub kuponu, z kwotą kaucji - o ile taki druk da się łatwo spieniężyć i będzie on ważny przynajmniej miesiąc.

REKLAMA

Rewolucja w recyklingu: system kaucyjny wchodzi w życie! Jak wpłynie na Ciebie, środowisko i gospodarkę? [WYWIAD]

Polska rozpoczyna rewolucję w recyklingu! Od października wchodzi w życie system kaucyjny dla butelek i puszek, który ma zwiększyć poziom selektywnej zbiórki, poprawić jakość surowców i dostosować kraj do wymogów Unii Europejskiej. Joanna Leoniewska-Gogola, liderka zespołu circular economy w Deloitte, tłumaczy w wywiadzie dla Infor.pl, jakie zmiany czekają konsumentów, przedsiębiorców i gospodarkę odpadami.

Dla kogo certyfikaty cyberbezpieczeństwa? Czy są obowiązkowe? Ustawa o krajowym systemie certyfikacji cyberbezpieczeństwa już weszła w życie

Certyfikaty cyberbezpieczeństwa są przeznaczone dla profesjonalistów IT, w tym dla administratorów systemów i sieci, specjalistów od bezpieczeństwa, inżynierów oraz osób aspirujących do tych ról, aby potwierdzić ich wiedzę i umiejętności praktyczne w zakresie ochrony przed zagrożeniami cyfrowymi. Certyfikacja obejmuje także produkty, usługi i procesy ICT, a ich celem jest informowanie konsumentów o poziomie bezpieczeństwa cyfrowego oraz wspieranie polskich firm na rynkach europejskich. Czy i dla kogo uzyskanie certyfikatów cyberbezpieczeństwa jest obligatoryjne?

REKLAMA