REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych - nowe zasady

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Sylwia Czub-Kiełczewska
Specjalista ds. ochrony danych osobowych i informacji niejawnych
Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych - co zmieniła ustawa wdrażająca RODO?  Fot. Shutterstock
Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych - co zmieniła ustawa wdrażająca RODO? Fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Nowe zasady dotyczące nadawania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wprowadziła ustawa wdrażająca RODO. Czy w związku ze zmianą przepisów administratorzy będą musieli zmienić dotychczasowy sposób zarządzania upoważnieniami?

Ustawa wdrażająca RODO a upoważnienia do przetwarzania danych osobowych

Ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania RODO [ustawa wdrażająca RODO] według niektórych cofa nas o kilka lat wstecz w sposobie realizacji obowiązków związanych z ochroną danych osobowych.

REKLAMA

Polecamy: RODO 2019. Plusy i minusy zmian od 4 maja

W zasadzie od samego początku funkcjonowania przepisów o ochronie danych osobowych, nadawanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych było jednym z najważniejszych obowiązków administratora. Upoważnianie do przetwarzania danych zapewnia rozliczalność danych osobowych, poprzez kontrolę nad tym, kto i w jakim zakresie jest uprawniony do dostępu do danych. Przepisy nigdy dotychczas nie precyzowały w jaki sposób to upoważnienie powinno wyglądać. Administrator był jedynie zobligowany nadać stosowane upoważnienie pracownikowi przed przyznaniem mu  dostępu do danych osobowych, w formie papierowej lub elektronicznej. Upoważnienie stanowi potwierdzenie, że użytkownik otrzymał stosowne uprawnienie do przetwarzania danych od administratora. Przepisy RODO w zasadzie nic nie zmieniły w zakresie zarządzania upoważnieniami do przetwarzania danych. Zgodnie z art. 29 RODO przetwarzanie danych musi odbywać się tylko i wyłączenie na wyraźne polecenie administratora.  W celu wykazania, że polecenie zostało faktycznie wydane, administrator danych kontynuuje, tak jak to miało miejsce przed wejściem w życie RODO, nadawanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych.

Należy podkreślić, że upoważnienie przed zmianami wynikającymi z ustawy wdrażającej RODO mogło być w dowolnej formie, tzn. ustnej, wiadomości e-mail, elektronicznej, pisemnej.Jednakże administrator danych, aby wykazać, że wywiązał się z ciążącego na nim obowiązku, powinien przyjąć taką formę, która daje możliwość udowodnienia, że upoważnienie faktycznie zostało nadane. W praktyce najczęściej były stosowane upoważnienia w formie pisemnej lub elektronicznej przy użyciu specjalnego systemu informatycznego. Szczególnie w dużych organizacjach upoważnienia elektroniczne doskonale się sprawdzały, pozwalając skrócić czas zarządzania upoważnieniami i uprawnieniami pracowników, a także skutecznie przekazując informacje o wszelkich zmianach upoważnienia, osobom nadzorującym ochronę danych osobowych. Dzięki takim systemom pracownicy kadr mogli z dużym wyprzedzeniem przekazać informację, że pracownik planuje dłuższy urlop, złożył wypowiedzenie lub będzie zwolniony. Podobnie można było dzięki systemowi informatycznemu zarządzać przyjęciami nowych pracowników.  Ustawa wdrażająca RODO wprowadzając zmiany w prawie 170 ustawach zmodyfikowała także kwestie dotyczące nadawania upoważnień. W przepisach sektorowych pojawiły się zapisy obligujące administratora danych do nadawania pracownikom upoważnienia na piśmie do poszczególnych kategorii danych, jak dane związane z rekrutacją, zatrudnieniem, czy wypłatami z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Oznacza to, że administratorzy, którzy dotychczas stosowali elektroniczny system do nadawania upoważnień, będą musieli rozważyć zmianę dotychczasowego sposobu zarządzania upoważnieniami. W szczególności będą musieli albo wprowadzić dwutorowe upoważnienia, czyli dla poszczególnych kategorii danych, nadawać odrębną drogą upoważnienia na piśmie lub pozostawić upoważnienia elektroniczne, jednakże po nadaniu upoważnienia elektronicznego wydrukować je i podpisać przez nadającego i otrzymującego upoważnienie.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Administratorzy danych, którzy wydawali dotychczas upoważnienia w formie papierowej, powinni dokonać ich weryfikacji pod względem zgodności z przepisami zmienionymi ustawą wdrażającą RODO. W szczególności powinni sprawdzić, czy zakres danych określony w upoważnieniu jest zgodny z wymaganiami wynikającymi ze znowelizowanych przepisów. Jak wspomniałam wcześniej, dotychczasowe przepisy nie regulowały wzoru upoważnienia, co oznacza, że administrator danych mógł dowolnie kształtować jego treść, z zastrzeżeniem, że upoważnienie powinno wskazywać administratora, osobę upoważnioną, zakres upoważnienia, czas ważności upoważnienia. W praktyce wielu administratorów nadawało upoważnienia wpisując w nich, że zakres upoważnienia jest zgodny z zakresu czynności pracownika.  Innym przyjętym rozwiązaniem było nadawanie upoważnienia do poszczególnych czynności przetwarzania. Przy czym należy podkreślić, że pierwsze rozwiązanie jest poprawne tylko wówczas, gdy zakres obowiązków pracownika został określony w sposób szczegółowy, czyli można na jego podstawie wyraźnie wskazać, do jakich danych jest on uprawniony. Jeżeli administrator dokona przeglądu upoważnień i stwierdzi, że ich zakres jest zgodny z wymaganiami określonymi w przepisach, nie ma potrzeby dokonywania ich aktualizacji. Co do zasady upoważnienia zmienia się wówczas, gdy ulega zmianie zakres danych osobowych, do którego osoba upoważniona powinna mieć dostęp, okres obowiązywania upoważnienia, dane osoby upoważnionej lub administratora. Jeżeli zakres upoważnienia nie uległ zmianie, a także jest wystarczająco precyzyjny, administrator danych nadający dotychczas upoważnienia na piśmie, nie będzie musiał dokonywać żadnych zmian związanych z upoważnieniami w związku z ustawą wdrażającą RODO.

Należy podkreślić, że w ustawie wdrażającej RODO wprowadzono, jako jeden z obowiązków administratora zobligowanie do zachowania poufności/tajemnicy osoby upoważnionej. Oba słowa są używane w ustawie jako synonimy, a obowiązek administrator może wypełnić poprzez odpowiednie oświadczenie w nadanym upoważnieniu, ale także w formie odrębnej umowy lub odrębnego oświadczenia.

Polecamy serwis: Prawa pracownika

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wreszcie korzystna zmiana w podatkach - Prezydent podpisał, a zmiany wejdą w życie jeszcze w listopadzie 2025, to już pewne

Uprawnienia organów kontroli skarbowej mają trend wyraźnie wzrostowy. Na każdym kroku można przeczytać o zmianach w przepisach, które poszerzają uprawnienia skarbówki. Tym bardziej cieszy informacja o podpisaniu przez Prezydenta nowelizacji Ordynacji podatkowej, która będzie działała na korzyść podatników.

Rewolucja w urlopach i wynagrodzeniach została ogłoszona już dawno. Jednak na korzyści większość pracowników poczeka aż do maja 2026 roku

W prawie pracy już niedługo zajdą rewolucyjne zmiany. Jednak choć wejdą w życie 1 stycznia 2026 roku, to większość pracowników odczuje płynące z nich korzyści dopiero w maju. Nie warto więc żądać swoich praw w dziale kadr już w styczniu. Dlaczego?

Prawo jazdy po nowemu. UE przegłosowała rewolucyjne zmiany dla kierowców

To już pewne: 21 października 2025 r. Parlament Europejski przegłosował rewolucyjne zmiany w przepisach o prawie jazdy. Dokument trafi do telefonu, okres ważności zostanie wydłużony, a zakazy prowadzenia będą obowiązywać w całej Unii. Kierowcy zyskają wygodę ale też stracą możliwość ucieczki przed karą.

Na jakie choroby będzie można dostać orzeczenie o niepełnosprawności w 2026 roku

Orzeczenie o niepełnosprawności można uzyskać nie tylko z powodu widocznych ograniczeń ruchowych. W 2026 roku katalog chorób zostanie doprecyzowany i będzie obejmował również schorzenia psychiczne, metaboliczne i neurologiczne.

REKLAMA

Orzeczenie bez osobistego stawiennictwa? Od 10 października 2025 rewolucja w KRUS

Nowe przepisy, które weszły w życie 10 października 2025 r. wprowadzają zasadę zdalnego wydawania orzeczeń lekarskich w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. Dopiero gdy dokumentacja medyczna będzie niewystarczająca, lekarz skieruje rolnika na badanie osobiste.

5 tys. zł grzywny (a nawet kara pozbawienia wolności!) za wyrzucenie znicza do kontenera na śmieci na cmentarzu. Nowe pojemniki na odpady załatwiają sprawę, ale wciąż większość musi zabrać znicze ze sobą

Choć przepisy w tym zakresie obowiązują już od 2016 r. – wciąż nie wszyscy zdają sobie sprawę z tego, że wyrzucenie znicza do znajdującego się na cmentarzu pojemnika na odpady zmieszane, może wiązać się z poważnymi konsekwencjami – nie tylko dla środowiska naturalnego, ale również dla portfela sprawcy takiego wykroczenia (które niekiedy może nawet zostać uznane za przestępstwo). Mowa o coraz popularniejszych na polskich cmentarzach zniczach elektronicznych (w tym zniczach led) oraz zniczach solarnych.

Ponad 14.000 zł odprawy za rozwiązanie umowy z pracownikiem zarabiającym minimalną pensję. Tyle już w 2026 roku będą musieli zapłacić pracodawcy

W przypadku utraty pracy w najgorszej sytuacji pozostają najniżej wynagradzani pracownicy. Zazwyczaj nie mają oni oszczędności, które mogłyby w takiej sytuacji służyć im jako poduszka finansowa, a ich sytuacja życiowa gwałtownie się pogarsza.

Dom pomocy społecznej dla osób z niepełnosprawnością – zasady przyjęcia, koszty, skierowanie w 2026

W 2026 roku będą obowiązywać doprecyzowane przepisy dotyczące kierowania osób z niepełnosprawnościami do domów pomocy społecznej. Zmiany mają na celu skrócenie procedur i większe wsparcie rodzin.

REKLAMA

Niespodziewany zwrot w sprawie Trybunału Konstytucyjnego. Koalicja 15 października zmienia strategię, a Sejm rusza z wyborem nowych sędziów

W dzisiejszym wydaniu „Dziennika Gazety Prawnej” pojawiła się informacja, która może znacząco wpłynąć na przyszłość polskiego wymiaru sprawiedliwości. Do 5 i 20 listopada trwa zbieranie kandydatur na sędziowskie wakaty w Trybunale Konstytucyjnym – poinformował dziennik, powołując się na źródła zbliżone do kierownictwa Sejmu. To ruch, który zdaniem obserwatorów może oznaczać początek poważnej zmiany w podejściu Koalicji 15 października do kwestii TK.

Będą liczyć staż pracy po nowemu. Miliony Polaków czeka rewolucyjna zmiana. Kto straci a kto zyska

Pracują latami – bez urlopu, bez zwolnienia, bez pewności jutra. Dziś ich wysiłek nie liczy się do stażu, jutro może to wyglądać zupełnie inaczej. Od nowego roku wejdą w życie przepisy, które naprawią jedną z największych niesprawiedliwości na rynku pracy. Skorzysta nawet 5 milionów Polaków.

REKLAMA