Kategorie

Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych - nowe zasady

Sylwia Czub-Kiełczewska
Specjalista ds. ochrony danych osobowych i informacji niejawnych
Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych - co zmieniła ustawa wdrażająca RODO?  Fot. Shutterstock
Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych - co zmieniła ustawa wdrażająca RODO? Fot. Shutterstock
Nowe zasady dotyczące nadawania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wprowadziła ustawa wdrażająca RODO. Czy w związku ze zmianą przepisów administratorzy będą musieli zmienić dotychczasowy sposób zarządzania upoważnieniami?

Ustawa wdrażająca RODO a upoważnienia do przetwarzania danych osobowych

Ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania RODO [ustawa wdrażająca RODO] według niektórych cofa nas o kilka lat wstecz w sposobie realizacji obowiązków związanych z ochroną danych osobowych.

Polecamy: RODO 2019. Plusy i minusy zmian od 4 maja

W zasadzie od samego początku funkcjonowania przepisów o ochronie danych osobowych, nadawanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych było jednym z najważniejszych obowiązków administratora. Upoważnianie do przetwarzania danych zapewnia rozliczalność danych osobowych, poprzez kontrolę nad tym, kto i w jakim zakresie jest uprawniony do dostępu do danych. Przepisy nigdy dotychczas nie precyzowały w jaki sposób to upoważnienie powinno wyglądać. Administrator był jedynie zobligowany nadać stosowane upoważnienie pracownikowi przed przyznaniem mu  dostępu do danych osobowych, w formie papierowej lub elektronicznej. Upoważnienie stanowi potwierdzenie, że użytkownik otrzymał stosowne uprawnienie do przetwarzania danych od administratora. Przepisy RODO w zasadzie nic nie zmieniły w zakresie zarządzania upoważnieniami do przetwarzania danych. Zgodnie z art. 29 RODO przetwarzanie danych musi odbywać się tylko i wyłączenie na wyraźne polecenie administratora.  W celu wykazania, że polecenie zostało faktycznie wydane, administrator danych kontynuuje, tak jak to miało miejsce przed wejściem w życie RODO, nadawanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych.

Należy podkreślić, że upoważnienie przed zmianami wynikającymi z ustawy wdrażającej RODO mogło być w dowolnej formie, tzn. ustnej, wiadomości e-mail, elektronicznej, pisemnej.Jednakże administrator danych, aby wykazać, że wywiązał się z ciążącego na nim obowiązku, powinien przyjąć taką formę, która daje możliwość udowodnienia, że upoważnienie faktycznie zostało nadane. W praktyce najczęściej były stosowane upoważnienia w formie pisemnej lub elektronicznej przy użyciu specjalnego systemu informatycznego. Szczególnie w dużych organizacjach upoważnienia elektroniczne doskonale się sprawdzały, pozwalając skrócić czas zarządzania upoważnieniami i uprawnieniami pracowników, a także skutecznie przekazując informacje o wszelkich zmianach upoważnienia, osobom nadzorującym ochronę danych osobowych. Dzięki takim systemom pracownicy kadr mogli z dużym wyprzedzeniem przekazać informację, że pracownik planuje dłuższy urlop, złożył wypowiedzenie lub będzie zwolniony. Podobnie można było dzięki systemowi informatycznemu zarządzać przyjęciami nowych pracowników.  Ustawa wdrażająca RODO wprowadzając zmiany w prawie 170 ustawach zmodyfikowała także kwestie dotyczące nadawania upoważnień. W przepisach sektorowych pojawiły się zapisy obligujące administratora danych do nadawania pracownikom upoważnienia na piśmie do poszczególnych kategorii danych, jak dane związane z rekrutacją, zatrudnieniem, czy wypłatami z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Oznacza to, że administratorzy, którzy dotychczas stosowali elektroniczny system do nadawania upoważnień, będą musieli rozważyć zmianę dotychczasowego sposobu zarządzania upoważnieniami. W szczególności będą musieli albo wprowadzić dwutorowe upoważnienia, czyli dla poszczególnych kategorii danych, nadawać odrębną drogą upoważnienia na piśmie lub pozostawić upoważnienia elektroniczne, jednakże po nadaniu upoważnienia elektronicznego wydrukować je i podpisać przez nadającego i otrzymującego upoważnienie.

Administratorzy danych, którzy wydawali dotychczas upoważnienia w formie papierowej, powinni dokonać ich weryfikacji pod względem zgodności z przepisami zmienionymi ustawą wdrażającą RODO. W szczególności powinni sprawdzić, czy zakres danych określony w upoważnieniu jest zgodny z wymaganiami wynikającymi ze znowelizowanych przepisów. Jak wspomniałam wcześniej, dotychczasowe przepisy nie regulowały wzoru upoważnienia, co oznacza, że administrator danych mógł dowolnie kształtować jego treść, z zastrzeżeniem, że upoważnienie powinno wskazywać administratora, osobę upoważnioną, zakres upoważnienia, czas ważności upoważnienia. W praktyce wielu administratorów nadawało upoważnienia wpisując w nich, że zakres upoważnienia jest zgodny z zakresu czynności pracownika.  Innym przyjętym rozwiązaniem było nadawanie upoważnienia do poszczególnych czynności przetwarzania. Przy czym należy podkreślić, że pierwsze rozwiązanie jest poprawne tylko wówczas, gdy zakres obowiązków pracownika został określony w sposób szczegółowy, czyli można na jego podstawie wyraźnie wskazać, do jakich danych jest on uprawniony. Jeżeli administrator dokona przeglądu upoważnień i stwierdzi, że ich zakres jest zgodny z wymaganiami określonymi w przepisach, nie ma potrzeby dokonywania ich aktualizacji. Co do zasady upoważnienia zmienia się wówczas, gdy ulega zmianie zakres danych osobowych, do którego osoba upoważniona powinna mieć dostęp, okres obowiązywania upoważnienia, dane osoby upoważnionej lub administratora. Jeżeli zakres upoważnienia nie uległ zmianie, a także jest wystarczająco precyzyjny, administrator danych nadający dotychczas upoważnienia na piśmie, nie będzie musiał dokonywać żadnych zmian związanych z upoważnieniami w związku z ustawą wdrażającą RODO.

Należy podkreślić, że w ustawie wdrażającej RODO wprowadzono, jako jeden z obowiązków administratora zobligowanie do zachowania poufności/tajemnicy osoby upoważnionej. Oba słowa są używane w ustawie jako synonimy, a obowiązek administrator może wypełnić poprzez odpowiednie oświadczenie w nadanym upoważnieniu, ale także w formie odrębnej umowy lub odrębnego oświadczenia.

Polecamy serwis: Prawa pracownika

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Prawo
    1 sty 2000
    27 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Emerytury groszowe z ZUS wciąż problemem

    Emerytury groszowe z ZUS stanowią coraz częstszy problem. Czy planowane są zmiany dotyczące świadczeń niższych niż minimalne?

    Oszczędzamy mniej, ale regularnie [BADANIE]

    Z danych zebranych przez Intrum wynika, iż 80 procent konsumentów stara się oszczędzać każdego miesiąca. Czy to pozytywny skutek pandemii?

    Reklamacja po wakacjach - jak i kiedy?

    Reklamacja po wakacjach może dotyczyć np. usługi turystycznej, opóźnionego lotu czy noclegu. W jakim terminie należy ją wysłać?

    400 plus na dziecko w żłobku w 2022 r.

    400 plus na dziecko w żłobku w 2022 r.? Podpowiadamy dla kogo przewidziano nowy rodzaj wsparcia.

    Oszustwo "na 14. emeryturę" - co robić?

    Oszustwo "na 14. emeryturę? ZUS przestrzega przed osobami, które oferują pomoc przy wypełnieniu wniosku o świadczenie.

    Zasada niezmienności składu orzekającego - zmiany w k.p.k.

    Zasada niezmienności składu orzekającego sprawia, że zmiana sędziego oznacza przymus prowadzenia procesu od początku – co nikomu nie służy. Jest jednak szansa na poprawę sytuacji.

    Wjazd do Wielkiej Brytanii od 1 października 2021 r. - zmiany

    Wjazd do Wielkiej Brytanii od 1 października 2021 r. będzie możliwy tylko na podstawie ważnego paszportu. Są jednak wyjątki. Jakie?

    Ochrona konsumenta - przepisy uzupełniające weszły w życie

    Przepisy uzupełniające ochronę konsumentów weszły w życie. Zmiany dotyczą m.in. postępowania nakazowego z weksla czy wnoszenia pism do sądu.

    Noc spisowa - GUS wydłuża godziny pracy 25 września

    Noc spisowa zostanie zorganizowana przez GUS w sobotę 25 września. Jak i gdzie będzie można się spisać?

    Kalkulator zmiany oprocentowania kredytu mieszkaniowego

    Kalkulator zmiany oprocentowania kredytu mieszkaniowego. Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów przygotował kalkulator, dzięki któremu można sprawdzić o ile orientacyjnie wzrośnie rata kredytu, gdy zmieni się jego oprocentowanie. Jak skorzystać z kalkulatora?

    Ubezwłasnowolnienie - zasady, skutki, procedura

    Ubezwłasnowolnienie jest możliwe tylko w określonych przypadkach. Na czym polega? Jakie wywołuje skutki? Jak wygląda procedura?

    Duże zmiany w prawach konsumenta - dyrektywa Omnibus

    Prawa konsumenta. Szykują się rewolucyjne zmiany w ochronie praw konsumenta. Wdrożenie tzw. dyrektywy Omnibus ma wyeliminować nieprawidłowości podczas wyprzedaży. W przypadku obniżki cen towarów, sklepy - tradycyjne oraz internetowe - będą miały obowiązek podawania informacji o najniższej cenie tego produktu lub usługi w ciągu 30 dni przed wprowadzeniem obniżki. Wpłynie to istotnie na przebieg coraz popularniejszych w Polsce wyprzedaży. Co więcej, zabroniona będzie sprzedaż usług finansowych poza lokalem sprzedawcy, gdy ma to miejsce podczas tzw. pokazów lub wycieczek.

    DVB-T2/HEVC. Od kiedy w Polsce nowy standard telewizji?

    DVB-T2/HEVC to nowy standard telewizji Od kiedy pojawi się w Polsce? Na wiele pytań konsumentów ma odpowiedzieć nowa kampania społeczna.

    Sąd okręgowy – od jakiej kwoty? [ZMIANY]

    Sąd okręgowy rozpatruje m.in. sprawy od określonej kwoty wartości przedmiotu sporu. Zmianę tego progu przewiduje projekt przygotowany przez resort sprawiedliwości.

    Turnusy rehabilitacyjne dla emerytowanych rolników

    Możliwość kierowania emerytowanych rolników na turnusy rehabilitacyjne zakłada projekt, który znalazł się w pracach legislacyjnych rządu. Co jeszcze ma się zmienić?

    Renta rodzinna dla studenta pierwszego roku za wrzesień

    Renta rodzinna dla studenta pierwszego roku również za wrzesień? To możliwe, ale trzeba pamiętać o formalnościach. Termin upływa 30 września.

    Sprawy o stwierdzenie nieważności decyzji starszych niż 30 lat

    Nowelizacja Kodeksu postępowania administracyjnego weszła w życie 16 września 2021 r. Co z umorzeniem spraw o stwierdzenie nieważności decyzji starszych niż 30 lat?

    Świadczenie pielęgnacyjne a śmierć dziecka

    Świadczenie pielęgnacyjne nie przysługuje w przypadku śmierci dziecka z niepełnosprawnością. Czy przepisy ulegną zmianie?

    1000 plus – dla kogo?

    1000 plus. Dla kogo przewidziano wsparcie w ramach rodzinnego kapitału opiekuńczego? Prezentujemy najważniejsze założenia.

    Zadośćuczynienie za naruszenie więzi rodzinnej - nowe przepisy

    Przepisy dotyczące zadośćuczynienia za naruszenie więzi rodzinnej weszły w życie. Jakie sytuacje obejmują?

    Zmiany w "500 plus" - nowelizacja uchwalona

    Zmiany w "500 plus" mają dotyczyć przejęcia przez ZUS obsługi programu. Wniosek złożymy tylko elektronicznie. Nowelizacja została uchwalona przez Sejm.

    Punkty spisowe w placówkach ZUS

    Punkty spisowe w placówkach ZUS powstaną w całej Polsce. Jaką pomoc będzie można w nich uzyskać?

    Opieka nad seniorem w miejscu zamieszkania

    Opieka nad seniorami ma być świadczona w miejscu zamieszkania. Rząd planuje zmiany w funkcjonowaniu domów pomocy społecznej.

    Przepisy antylichwiarskie na stałe?

    Przepisy antylichwiarskie zostały uwzględnione w tzw. ustawach covidowych. Ministerstwo Sprawiedliwości pracuje nad nową stałą regulacją.

    ZUS przejmie obsługę 500 plus [WYWIAD]

    ZUS ma przejąć obsługę programu "500 plus"? Czy jest na to gotowy? O szczegółach mówił PAP wiceprezes ZUS Włodzimierz Owczarczyk.