Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych - nowe zasady

Ustawa wdrażająca RODO a upoważnienia do przetwarzania danych osobowych

Ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania RODO [ustawa wdrażająca RODO] według niektórych cofa nas o kilka lat wstecz w sposobie realizacji obowiązków związanych z ochroną danych osobowych.

Polecamy: RODO 2019. Plusy i minusy zmian od 4 maja

W zasadzie od samego początku funkcjonowania przepisów o ochronie danych osobowych, nadawanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych było jednym z najważniejszych obowiązków administratora. Upoważnianie do przetwarzania danych zapewnia rozliczalność danych osobowych, poprzez kontrolę nad tym, kto i w jakim zakresie jest uprawniony do dostępu do danych. Przepisy nigdy dotychczas nie precyzowały w jaki sposób to upoważnienie powinno wyglądać. Administrator był jedynie zobligowany nadać stosowane upoważnienie pracownikowi przed przyznaniem mu  dostępu do danych osobowych, w formie papierowej lub elektronicznej. Upoważnienie stanowi potwierdzenie, że użytkownik otrzymał stosowne uprawnienie do przetwarzania danych od administratora. Przepisy RODO w zasadzie nic nie zmieniły w zakresie zarządzania upoważnieniami do przetwarzania danych. Zgodnie z art. 29 RODO przetwarzanie danych musi odbywać się tylko i wyłączenie na wyraźne polecenie administratora.  W celu wykazania, że polecenie zostało faktycznie wydane, administrator danych kontynuuje, tak jak to miało miejsce przed wejściem w życie RODO, nadawanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych.

Należy podkreślić, że upoważnienie przed zmianami wynikającymi z ustawy wdrażającej RODO mogło być w dowolnej formie, tzn. ustnej, wiadomości e-mail, elektronicznej, pisemnej.Jednakże administrator danych, aby wykazać, że wywiązał się z ciążącego na nim obowiązku, powinien przyjąć taką formę, która daje możliwość udowodnienia, że upoważnienie faktycznie zostało nadane. W praktyce najczęściej były stosowane upoważnienia w formie pisemnej lub elektronicznej przy użyciu specjalnego systemu informatycznego. Szczególnie w dużych organizacjach upoważnienia elektroniczne doskonale się sprawdzały, pozwalając skrócić czas zarządzania upoważnieniami i uprawnieniami pracowników, a także skutecznie przekazując informacje o wszelkich zmianach upoważnienia, osobom nadzorującym ochronę danych osobowych. Dzięki takim systemom pracownicy kadr mogli z dużym wyprzedzeniem przekazać informację, że pracownik planuje dłuższy urlop, złożył wypowiedzenie lub będzie zwolniony. Podobnie można było dzięki systemowi informatycznemu zarządzać przyjęciami nowych pracowników.  Ustawa wdrażająca RODO wprowadzając zmiany w prawie 170 ustawach zmodyfikowała także kwestie dotyczące nadawania upoważnień. W przepisach sektorowych pojawiły się zapisy obligujące administratora danych do nadawania pracownikom upoważnienia na piśmie do poszczególnych kategorii danych, jak dane związane z rekrutacją, zatrudnieniem, czy wypłatami z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Oznacza to, że administratorzy, którzy dotychczas stosowali elektroniczny system do nadawania upoważnień, będą musieli rozważyć zmianę dotychczasowego sposobu zarządzania upoważnieniami. W szczególności będą musieli albo wprowadzić dwutorowe upoważnienia, czyli dla poszczególnych kategorii danych, nadawać odrębną drogą upoważnienia na piśmie lub pozostawić upoważnienia elektroniczne, jednakże po nadaniu upoważnienia elektronicznego wydrukować je i podpisać przez nadającego i otrzymującego upoważnienie.

Administratorzy danych, którzy wydawali dotychczas upoważnienia w formie papierowej, powinni dokonać ich weryfikacji pod względem zgodności z przepisami zmienionymi ustawą wdrażającą RODO. W szczególności powinni sprawdzić, czy zakres danych określony w upoważnieniu jest zgodny z wymaganiami wynikającymi ze znowelizowanych przepisów. Jak wspomniałam wcześniej, dotychczasowe przepisy nie regulowały wzoru upoważnienia, co oznacza, że administrator danych mógł dowolnie kształtować jego treść, z zastrzeżeniem, że upoważnienie powinno wskazywać administratora, osobę upoważnioną, zakres upoważnienia, czas ważności upoważnienia. W praktyce wielu administratorów nadawało upoważnienia wpisując w nich, że zakres upoważnienia jest zgodny z zakresu czynności pracownika.  Innym przyjętym rozwiązaniem było nadawanie upoważnienia do poszczególnych czynności przetwarzania. Przy czym należy podkreślić, że pierwsze rozwiązanie jest poprawne tylko wówczas, gdy zakres obowiązków pracownika został określony w sposób szczegółowy, czyli można na jego podstawie wyraźnie wskazać, do jakich danych jest on uprawniony. Jeżeli administrator dokona przeglądu upoważnień i stwierdzi, że ich zakres jest zgodny z wymaganiami określonymi w przepisach, nie ma potrzeby dokonywania ich aktualizacji. Co do zasady upoważnienia zmienia się wówczas, gdy ulega zmianie zakres danych osobowych, do którego osoba upoważniona powinna mieć dostęp, okres obowiązywania upoważnienia, dane osoby upoważnionej lub administratora. Jeżeli zakres upoważnienia nie uległ zmianie, a także jest wystarczająco precyzyjny, administrator danych nadający dotychczas upoważnienia na piśmie, nie będzie musiał dokonywać żadnych zmian związanych z upoważnieniami w związku z ustawą wdrażającą RODO.

Należy podkreślić, że w ustawie wdrażającej RODO wprowadzono, jako jeden z obowiązków administratora zobligowanie do zachowania poufności/tajemnicy osoby upoważnionej. Oba słowa są używane w ustawie jako synonimy, a obowiązek administrator może wypełnić poprzez odpowiednie oświadczenie w nadanym upoważnieniu, ale także w formie odrębnej umowy lub odrębnego oświadczenia.

Polecamy serwis: Prawa pracownika