REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Monitoring poczty elektronicznej pracowników w świetle RODO

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Monitoring poczty elektronicznej pracowników w świetle RODO. / fot. Fotolia
Monitoring poczty elektronicznej pracowników w świetle RODO. / fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

W świetle RODO pracodawca może monitorować pocztę elektroniczną pracownika, ale pod pewnymi warunkami. Czy pracodawca może naruszyć tajemnicę korespondencji i inne dobra osobiste pracownika w związku z kontrolą e-maila?

Monitorowanie pracowników za pomocą systemów informatycznych

Dotychczas monitorowanie pracowników za pomocą systemów informatycznych stanowiło obszar nieuregulowany w polskich przepisach prawa. RODO przyspieszyło temat unormowania tego obszaru przez polskiego ustawodawcę, o czym pisałam Państwu w poprzednim artykule „Monitoring wizyjny w świetle RODO”. Wraz z RODO weszła w życie polska ustawa o ochronie danych osobowych wprowadzająca m.in. nowelizację przepisów prawa pracy. Kodeks pracy został rozszerzony o regulację odnoszącą się do monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy, monitoringu służbowej poczty elektronicznej oraz innych form monitoringu pracowników. Dzisiaj skupimy się na monitoringu poczty elektronicznej.                            

REKLAMA

Zadajmy sobie pytanie: co łączy kontrolę pracowników za pomocą monitorowania służbowej poczty elektronicznej z przetwarzaniem danych osobowych? Zgodnie z definicją wyrażoną w art. 4 pkt 1 RODO, dane osobowe to wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. W przypadku pracodawcy osoba, której dane dotyczą – czyli pracownik – będzie osobą zidentyfikowaną, a informacje o niej uzyskane w wyniku kontroli będą stanowiły dane osobowe.               

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami + PDF.

Monitoring poczty elektronicznej - warunki                                      

Jeśli chodzi o monitoring poczty elektronicznej, to na podstawie art. 223 § 1 Kodeksu pracy, przesłankami do jego zastosowania jest niezbędność zapewnienia:

  • organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy,
  • właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Oznacza to, że pracodawca może zgodnie z prawem kontrolować pocztę służbową pracowników wyłącznie, gdy może powołać się na co najmniej jeden z powyżej wskazanych powodów.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Monitoring poczty elektronicznej pracownika może służyć np. właściwemu podziałowi obowiązków w zakładzie pracy. Podczas kontroli poczty elektronicznej pracodawca sprawdza czy pracownik nie otrzymał zbyt wielu zadań, których nie jest w stanie wykonać w określonym czasie

Z kolei zapewnienie właściwego użytkowania narzędzi pracy, które zostały udostępnione pracownikowi, wiąże się na przykład z kontrolowaniem tego, czy prawnik nie wykorzystuje sprzętu służbowego do celów prywatnych, czy nie korzysta z zabronionych stron internetowych czy innych witryn, które nie służą wykonywaniu obowiązków służbowych.

Tajemnica korespondencji i inne dobra osobiste pracownika

Pracodawca dokonujący kontroli poczty elektronicznej swoich pracowników musi pamiętać o tym, że jest jeszcze jeden warunek takiego działania, a mianowicie zgodnie z art. 223 § 1 Kodeksu pracy kontrola skrzynek mailowych pracowników nie może naruszać:

  • tajemnicy korespondencji,
  • innych dóbr osobistych pracownika.

Obowiązek zachowania tajemnicy korespondencji w stosunkach służbowych może powodować wątpliwości praktyczne. Trudno bowiem mówić o tajemnicy korespondencji w zakresie e-maili związanych z wykonywaniem pracy na polecenie pracodawcy. Jednakże zakaz naruszania tajemnicy korespondencji w istocie dotyczy przede wszystkim prywatnych e-maili wysyłanych ze służbowego konta pocztowego. Zakaz ten oznacza, że jeśli pracodawca znalazłby w skrzynce służbowej prywatną korespondencję pracownika, nie może zapoznawać się z nią w całości. Pracodawca może oczywiście np. w regulaminie pracy wprowadzić zakaz korzystania ze poczty służbowej dla celów prywatnych, ale nie zmienia to faktu, że nawet wtedy obowiązuje pracodawcę zakaz naruszania tajemnicy korespondencji, nawet jeśli pracownik de facto nie zastosował się do zapisu zawartego w regulaminie pracy.

Z punktu wiedzenia pracownika najlepszym rozwiązaniem będzie nieużywanie poczty służbowej do celów prywatnych, a jeśli już będzie taka potrzeba, należy zadbać o to, aby odpowiednio oznaczyć taką wiadomość, aby pracodawca nie otwierał takiej korespondencji.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 1000)

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 917)

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Choroba się przedłuża i kończy się zasiłek chorobowy? ZUS: bez obaw – jest jeszcze świadczenie rehabilitacyjne. Jak je uzyskać?

Świadczenie rehabilitacyjne może dostać osoba, która po wyczerpaniu zasiłku chorobowego nadal jest chora, a dalsze leczenie lub rehabilitacja dają jej szanse na odzyskanie zdolności do pracy. Świadczenie nie jest przyznawane z urzędu, tylko trzeba złożyć wniosek. O stanie zdrowia i konieczności przyznania świadczenia rehabilitacyjnego orzeka lekarz orzecznik ZUS - wyjaśnia Beata Kopczyńska, regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa śląskiego.

Zasiłek z MOPS na pogrzeb. Od 1 stycznia 2026 r. nowe zasady

Zasiłki celowe na pogrzeb gminy będą wypłacały bez limitu kwotowego i dochodowego. Nie każdy jednak będzie mógł takie świadczenie uzyskać. Nowe przepisy są w tym zakresie restrykcyjne i w zasadzie dają prawo do wsparcia w sytuacjach wyjątkowych. Jakie są nowe zasady na 2026 rok?

Ile weźmiesz trzynastki w 2026 - nowa wysokość świadczenia

Nie czekaj na oficjalne informacje! Już teraz możemy z dużą dokładnością przewidzieć, ile wyniesie trzynastka w 2026 roku. Nasze wyliczenia oparte są na danych z GUS i aktualnych przepisach. Sprawdź w naszym artykule szczegółowe kalkulacje i dowiedz się, ile możesz otrzymać.

Rozliczasz się ze znajomymi blikiem? Uważaj na skarbówkę. Urzędy śledzą operacje, których dokonujemy, a relacje towarzyskie ich nie obchodzą

Rozliczenia między rodziną i znajomymi nigdy wcześniej nie były tak nieskomplikowane od strony technicznej, jak obecnie. Wystarczy kilka sekund by oddać dług, pokryć część rachunku za kolację, czy zrobić zrzutkę na prezent. Warto jednak pamiętać o tym, że z perspektywy urzędu skarbowego dokonywane przelewy mogą wyglądać inaczej, niż z naszej.

REKLAMA

Czy NBP oprócz rezerw złota utworzy rezerwę bitcoina?

Narodowy Bank Polski zgromadził już blisko 520 ton złota, co plasuje nasz kraj w czołówce największych posiadaczy kruszcu na świecie. W obliczu globalnych zmian pojawia się jednak pytanie: czy złoto wystarczy, by zapewnić bezpieczeństwo finansowe kraju i kiedy Polska zdecyduje się sięgnąć także po bitcoina? Eksperci podpowiadają kiedy i jak tego dokonać!

Nowe uprawnienia PIP od 1 stycznia 2026 r. - decyzje zamiast sądu, wyższe kary i kontrole zdalne. Co jeszcze się zmieni?

Od początku 2026 roku najprawdopodobniej wejdą w życie przepisy znacząco rozszerzające kompetencje Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Zmiany te w istotny sposób wpłyną na relacje między pracodawcami, zleceniobiorcami i osobami współpracującymi w modelu B2B. Nowe regulacje mają zwiększyć skuteczność kontroli i ograniczyć nadużycia w zatrudnieniu, ale mogą też oznaczać poważne wyzwania dla firm. W artykule omawiamy najważniejsze założenia projektu nowelizacji ustawy o PIP oraz jej praktyczne konsekwencje dla przedsiębiorców. Warto zaznaczyć na wstępie, że projekt ten na dzień 30 października 2025 r. projekt nie został jeszcze przyjęty przez Radę Ministrów i skierowany do Sejmu.

Chcesz mieć byle jaką emeryturę? Wypłacaj pieniądze z PPK na bieżące wydatki

Polska się starzeje, a pracowników ubywa. Co to oznacza dla przyszłych emerytów? Raport GUS nie pozostawia złudzeń - obciążenie systemu emerytalnego będzie coraz większe. W obliczu tych wyzwań Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) stają się kluczem do finansowej stabilności na jesień życia. Tomasz Orlik, Członek Zarządu ds. Operacyjnych, PFR TFI wyjaśnia dlaczego PPK to nie tylko oszczędności, ale i inwestycja w Twoją przyszłość, którą warto potraktować długoterminowo.

PZON: Na komisji orzeczniczej o niepełnosprawności znacznej nie ma ortopedy i okulisty. Jest pedagog

Kolejny list do Infor.pl o tym samym schemacie przebiegu komisji ustalania stopnia i zakresu niepełnosprawności wobec dziecka. Komisje w sprawie niepełnosprawności oceniają niepełnosprawność przy pomocy trzech pytań. W przypadku dzieci autystycznych i mających zespół Aspergera są to pytania o 1) imię i nazwisko 2) wiek i 3) ulubione zajęcia. Jeszcze inne pytania są w odniesieniu do dzieci okaleczonych na poziomie wzroku, sprawności nóg albo rąk. W tym wypadku mama takiego dziecka relacjonuje nam, że w badaniu dziecka z niepełnosprawnością na poziomie wzroku i ortopedii kluczowe staje się pytanie pedagoga: 1) czy chłopiec może sam się ubrać, 2) sam się najeść, czy 3) ma kolegów. Matka wyciąga z tego wniosek, że zamiast badania medycznego pod kątem stopnia niepełnosprawności jej rodzina przeszła jakiś rodzaj testu na samodzielność jej dziecka (jeżeli dziecko się samo ubierze, to nie jest niepełnosprawne).

REKLAMA

Nieobowiązkowe prace domowe - krzywda liczona w miliardach złotych. Kto poniesie odpowiedzialność za decyzje w edukacji?

Jeśli każde dziecko w Polsce straciło jeden rok edukacji przez wadliwe decyzje resortu, to nie mówimy o reformie, lecz o krzywdzie narodowej – wartej ponad 15 miliardów złotych. Waldemar Żurek zapowiada pozwy wobec sędziów, którzy – jego zdaniem – „nie są sędziami” i powinni odpowiadać własnym majątkiem. Wreszcie ktoś głośno mówi o osobistej odpowiedzialności za decyzje publiczne. Problem w tym, że pan Żurek patrzy jedynie tam, gdzie politycznie wygodnie. Jeśli naprawdę chcemy rozmawiać o odpowiedzialności za wyrządzanie krzywdy, to nie w sądach, lecz w Ministerstwie Edukacji trzeba jej szukać - pisze adwokat Grzegorz Prigan.

Jest limit kontroli – mogą trwać tyle i ani dnia dłużej. NSA potwierdza – wtedy można kazać kontrolerom pocałować klamkę

Przedsiębiorcy, także działający w formie jednoosobowych działalności gospodarczych, mogą być kontrolowani przez szereg państwowych instytucji. Czas trwania kontroli to nie tylko stres co do tego, czy kontroler nie będzie dokonywał innej, mniej korzystnej interpretacji przepisów, niż przedsiębiorca stosował, ale też uciążliwość. W toku kontroli urzędnicy żądają masy dokumentów, a także wyjaśnień, odpowiedzi na pytania. Jednak czas kontroli jest limitowany.

REKLAMA