Lista obecności w pracy 2020 - wzór

Lista obecności - obowiązek informacyjny pracodawcy

Pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, m.in. o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Taki obowiązek spoczywa na pracodawcy, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy. W przypadku pracodawców, którzy mają obowiązek ustalenia regulaminu pracy, przepisy dotyczące sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy wynikają z przepisów wewnątrzzakładowych.

Sposoby na potwierdzenie obecności pracownika w pracy

Obowiązujące przepisy nie określają, w jaki sposób pracownicy powinni potwierdzać fakt rozpoczęcia i zakończenia pracy. Dlatego też pracodawca może przyjąć, że pracownik będzie potwierdzał przybycie do pracy np. poprzez zalogowanie się w systemie elektronicznym, odbijanie kart w czytnikach czy też podpisywanie się na liście obecności. Ten ostatni sposób jest najczęściej spotykany w praktyce. Nie ma przepisów prawa pracy, które nakazywałyby prowadzenie przez pracodawcę obowiązkowo listy obecności. Lista obecności nie jest zatem dokumentem obowiązkowym, jednak ze względów organizacyjnych i porządkowych jest ona prowadzona przez większość pracodawców.

Polecamy: Komplet seria: Wynagrodzenia 2020 + Czas pracy 2020 + Zatrudnianie i zwalnianie pracowników + Uprawnienia rodziców w pracy

Lista obecności a dokumentacja pracownicza

„Lista obecności” nie jest dokumentacją pracowniczą w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Ustawodawca nie wymienia „listy obecności” jako dokumentu, który wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej.

W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą:

• akta osobowe pracownika,
• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
• karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracę oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
• karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Od 01.01.2019 r. w skład dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy wchodzi m.in. ewidencja czasu pracy zawierająca informacje o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i wykonywania pracy. Ta nowelizacja w przepisach prawa pracy wynika z potrzeby ułatwienia przeprowadzania kontroli inspektorom Państwowej Inspekcji Pracy w zakresie czasu pracy pracownika. Informacje dotyczące godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy pozwalają ustalić czy pracownikowi zapewniono 11-godzinny nieprzerwany odpoczynek dobowy i 35-godzinny odpoczynek tygodniowy i czy nie dochodzi do łamania doby pracowniczej.