REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja czasu pracy 2019 - zmiany w dokumentacji pracowniczej

Donata Hermann
ekspert ds. prawa i rynku pracy
Ewidencja czasu pracy 2019 - zmiany w dokumentacji pracowniczej. /fot. Shutterstock
Ewidencja czasu pracy 2019 - zmiany w dokumentacji pracowniczej. /fot. Shutterstock
fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Ewidencja czasu pracy od dnia 1 stycznia 2019 r. będzie odbywała się na nowych zasadach. Jakie zmiany w dokumentach związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy zaczną obowiązywać w nowym roku?

Zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej od 2019 r.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika zostanie uchylone z dniem 31 grudnia 2018 r. na mocy art. 1 pkt 6 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

REKLAMA

W miejsce rozporządzenia z 1996 r. wejdzie w życie nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Niniejszy artykuł został przygotowany w oparciu o projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30.10.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej oraz przepisy Kodeksu pracy, które zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2019 r. na mocy ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

Data publikacji artykułu: 5.12.2018

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ewentualne zmiany w treści rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej zostaną uwzględnione w odrębnej publikacji.

Projektowane rozporządzenie określa rodzaje dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, które oprócz akt osobowych pracownika, tworzą dokumentację pracowniczą. Są to: dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracę (wraz z wnioskiem pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych) oraz karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Ewidencja czasu pracy 2019

Ewidencja czasu pracy ma być gromadzona (jak dotychczas) poza aktami osobowymi pracownika. Projektodawca doprecyzowuje, jakie dokumenty mają się znaleźć w tzw. ewidencji czasu pracy i są to:

  1. karta ewidencji czasu pracy, zawierająca informacje o:
  • liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
  • liczbie godzin nadliczbowych,
  • dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
  • liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
  • rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
  • rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
  • wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
  • czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
  1. wnioski pracownika dotyczące:
  • udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
  • ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),
  • ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),
  • stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),
  • stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
  • stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 Kodeksu pracy),
  • stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy),
  1. dokumenty związane:
  • ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),
  • z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (art. 151(3) Kodeksu pracy),
  • z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
  1. zgoda:
  • pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
  • pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy),

Ponadto, oddzielnie pracodawca ma prowadzić dokumentację związaną z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego (czyli może to czynić jak do tej pory, przechowując wnioski urlopowe np. w odrębnym segregatorze) oraz kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy) i kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 237(6) i 237(7) Kodeksu pracy).

PRZEPISY PRZEJŚCIOWE

Projektowane rozporządzenie, od dnia jego wejścia w życie, będzie miało zastosowanie zarówno do dokumentacji pracowniczej tworzonej dla nowozatrudnionych pracowników, jak również do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, którzy pozostają w stosunku pracy, w dniu wejścia w życie rozporządzenia.

Jednakże w przypadku dokumentacji prowadzonej w dniu wejścia w życie rozporządzenia, projektodawca wprowadza 12 miesięczny okres dla pracodawców, umożliwiający im dostosowanie sposobu i warunków jej prowadzenia i przechowywania do wymogów nowego rozporządzenia.

Do prowadzenia i przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, których stosunek pracy ustał przed dniem wejścia w życie rozporządzenia, stosuje się przepisy rozporządzenia, z wyjątkiem § 2 – 6, w których mowa o konieczności wprowadzenia dodatkowej części akt osobowych, tj. części D, konieczności poświadczania kopii i odpisów dokumentacji „za zgodność z oryginałem”, możliwości przechowywania dokumentacji w częściach powiązanych tematycznie, oraz dokumentach, które należy przechowywać w ewidencji czasu pracy; w tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie rozporządzenia.

Jeżeli do ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem dochodzi w przypadku, o którym mowa w art. 94(5) Kodeksu pracy, a rozwiązanie poprzedniego stosunku pracy z tym pracownikiem nastąpiło przed dniem wejścia w życie rozporządzenia, pracodawca dostosuje sposób prowadzenia dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych tego pracownika do przepisów rozporządzenia, w okresie 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z tym pracownikiem.

Art. 94(5). [Kontynuowanie prowadzenia dotychczasowej dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy]

§ 1. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.

§ 2. W przypadku, o którym mowa w § 1, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Jeżeli przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę następuje w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia, a dotychczasowy pracodawca nie dostosował w tym okresie sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika do niniejszego rozporządzenia, nowy pracodawca dokonuje takiego dostosowania, w okresie 12 miesięcy od dnia przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę.

Rozporządzenie ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, czyli RODO)

Projekt rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 30.10.2018.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Wynagrodzenie minimalne 2023 [quiz]
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/15
Kiedy będą miały miejsce podwyżki minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku?
od 1 stycznia i od 1 lipca
od 1 stycznia i od 1 czerwca
od 1 lutego i od 1 lipca
Następne
Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Od 1100 zł do 4400 zł – tyle możesz dostać na uzyskanie wykształcenia wyższego. Sprawdź kiedy złożyć wniosek i kto ma szansę.

Od 1100 zł do 4400 zł – takie dofinansowanie można dostać na uzyskanie wykształcenia na poziomie wyższym. Wnioski na przyszły rok akademicki można już składać. Jednak trzeba spełnić określone warunki.

Darowizna pieniędzy od babci lub dziadka. Czy podlega opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn?

Czy darowizna pieniędzy od babci lub dziadka podlega opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn? To zależy od kilku czynników określonych precyzyjnie przez ustawodawcę. Sprawdźmy, kiedy taka darowizna środków pieniężnych w gotówce jest zwolniona z podatku, a kiedy może zostać opodatkowana.

Wybory do europarlamentu 2024. Osoby niepełnosprawne powinny pamiętać o tych terminach

Wybory do Parlamentu Europejskiego odbędą się 9 czerwca 2024 r. Wyborcy niepełnosprawni i seniorzy muszą jednak wcześniej dopełnić niezbędnych formalności, jeśli chcą skorzystać z przysługujących im uprawnień. Mają na to kilka najbliższych dni.

Dodatek do bonu energetycznego 300-600 zł. Senat obniża jedną z 4 opłat za prąd. Obniżka dla rodziny od 15,96 zł do 89,4 zł

Oszczędność dla rodziny od 15,96 zł do 89,4 zł dotyczy okresu od 1 lipca 2024 r. do końca grudnia 2024 r. I wynika z zawieszenia opłaty mocowej. Taka propozycja powstała w Senacie. Będzie niedługo głosowana.

REKLAMA

6 tys. zł za miesiąc szkolenia wojskowego. MON podało trzy wakacyjne terminy, pierwszy rusza już od 10 czerwca

6 tys. zł za miesiąc szkolenia wojskowego. Wojsko Polskie zaplanowało trzy terminy szkoleń w ramach programu „Wakacje z wojskiem”. Każdy termin obejmuje 27 dni. Pierwsze szkolenia MON zaplanowało w terminie od 10 czerwca do 6 lipca. Kto może skorzystać z tego szkolenia wojskowego, jak się zgłosić?

2 tys. zł dla jednoosobowych działalności gospodarczych. Premier Tusk ogłasza pomoc dla kupców z Marywilskiej 44

2 tys. zł dla jednoosobowych działalności gospodarczych oraz dofinansowanie części wynagrodzeń pracowników. "Od czwartku przedsiębiorcy, którzy ponieśli straty w wyniku pożaru hali targowej przy ul. Marywilskiej w Warszawie mogą się zgłaszać do ZUS o pomoc" - poinformował premier Donald Tusk. Jak dodał, w przygotowaniu są również m.in. zwolnienia podatkowe.

2519 zł dla osób niepełnosprawnych w 2025 roku? Jest plan nowego dodatku do renty socjalnej zamiast stałej podwyżki do minimalnego wynagrodzenia

Od marca 2024 r. trwają w Sejmie prace nad obywatelskim projektem nowelizacji ustawy o rencie socjalnej. Celem tej nowelizacji miało być stałe zwiększenie kwoty renty socjalnej z obecnych 1780,96 zł brutto do kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę (obecnie 4242 zł brutto). Jednak 9 maja 2024 r. na posiedzeniu sejmowej podkomisji przyjęto poprawkę, zgodnie z którą uprawnionym do renty socjalnej będzie przysługiwał dodatek w kwocie stanowiącej różnicę między tym świadczeniem a wysokością minimalnego wynagrodzenia. Zmiany mają obowiązywać dopiero od 2025 roku.

Wybory do europarlamentu w 2024 r. Jak głosować?

Wybory do europarlamentu zbliżają się wielkimi krokami. Kto może głosować w kraju? Jak można oddać swój głos poza miejscem zamieszkania? Co z osobami niepełnosprawnymi? O jakich terminach warto pamiętać? Odpowiadamy!

REKLAMA

Nowe zasady funkcjonowania szkół i nowe formy kształcenia? W Dzienniku Ustaw opublikowano jednolity tekst ustawy – Prawo oświatowe

W Dzienniku Ustaw ukazał się jednolity tekst ustawy  – Prawo oświatowe. Jakie zmiany przepisów obejmuje?

Wypłata dodatków dla pracowników pomocy społecznej i rodzin zastępczych już możliwa. W Dzienniku Ustaw opublikowano nowelizację ustawy

Wypłata dodatków dla pracowników pomocy społecznej i rodzin zastępczych już możliwa. W Dzienniku Ustaw opublikowano nowelizację ustawy, na podstawie której będzie można wypłacić dodatki m.in. pracownikom pomocy społecznej i żłobków oraz zawodowym rodzinom zastępczym.

REKLAMA