Ewidencja czasu pracy 2019 - zmiany w dokumentacji pracowniczej

Zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej od 2019 r.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika zostanie uchylone z dniem 31 grudnia 2018 r. na mocy art. 1 pkt 6 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

W miejsce rozporządzenia z 1996 r. wejdzie w życie nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Niniejszy artykuł został przygotowany w oparciu o projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30.10.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej oraz przepisy Kodeksu pracy, które zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2019 r. na mocy ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

Data publikacji artykułu: 5.12.2018

Ewentualne zmiany w treści rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej zostaną uwzględnione w odrębnej publikacji.

Projektowane rozporządzenie określa rodzaje dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, które oprócz akt osobowych pracownika, tworzą dokumentację pracowniczą. Są to: dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracę (wraz z wnioskiem pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych) oraz karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Ewidencja czasu pracy 2019

Ewidencja czasu pracy ma być gromadzona (jak dotychczas) poza aktami osobowymi pracownika. Projektodawca doprecyzowuje, jakie dokumenty mają się znaleźć w tzw. ewidencji czasu pracy i są to:

1. karta ewidencji czasu pracy, zawierająca informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

2. wnioski pracownika dotyczące:

• udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
• ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),
• ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),
• stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),
• stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
• stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 Kodeksu pracy),
• stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy),

1. dokumenty związane:

• ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),
• z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (art. 151(3) Kodeksu pracy),
• z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,

2. zgoda:

• pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
• pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy),

Ponadto, oddzielnie pracodawca ma prowadzić dokumentację związaną z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego (czyli może to czynić jak do tej pory, przechowując wnioski urlopowe np. w odrębnym segregatorze) oraz kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy) i kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 237(6) i 237(7) Kodeksu pracy).

PRZEPISY PRZEJŚCIOWE

Projektowane rozporządzenie, od dnia jego wejścia w życie, będzie miało zastosowanie zarówno do dokumentacji pracowniczej tworzonej dla nowozatrudnionych pracowników, jak również do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, którzy pozostają w stosunku pracy, w dniu wejścia w życie rozporządzenia.

Jednakże w przypadku dokumentacji prowadzonej w dniu wejścia w życie rozporządzenia, projektodawca wprowadza 12 miesięczny okres dla pracodawców, umożliwiający im dostosowanie sposobu i warunków jej prowadzenia i przechowywania do wymogów nowego rozporządzenia.

Do prowadzenia i przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, których stosunek pracy ustał przed dniem wejścia w życie rozporządzenia, stosuje się przepisy rozporządzenia, z wyjątkiem § 2 – 6, w których mowa o konieczności wprowadzenia dodatkowej części akt osobowych, tj. części D, konieczności poświadczania kopii i odpisów dokumentacji „za zgodność z oryginałem”, możliwości przechowywania dokumentacji w częściach powiązanych tematycznie, oraz dokumentach, które należy przechowywać w ewidencji czasu pracy; w tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie rozporządzenia.

Jeżeli do ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem dochodzi w przypadku, o którym mowa w art. 94(5) Kodeksu pracy, a rozwiązanie poprzedniego stosunku pracy z tym pracownikiem nastąpiło przed dniem wejścia w życie rozporządzenia, pracodawca dostosuje sposób prowadzenia dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych tego pracownika do przepisów rozporządzenia, w okresie 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z tym pracownikiem.

Art. 94(5). [Kontynuowanie prowadzenia dotychczasowej dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy]

§ 1. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.

§ 2. W przypadku, o którym mowa w § 1, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Jeżeli przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę następuje w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia, a dotychczasowy pracodawca nie dostosował w tym okresie sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika do niniejszego rozporządzenia, nowy pracodawca dokonuje takiego dostosowania, w okresie 12 miesięcy od dnia przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę.

Rozporządzenie ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, czyli RODO)

Projekt rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 30.10.2018.