Skrócony czas pracy. Eksperci ostrzegają: problemem będą absencje i urlopy – firmy już muszą przygotować się na chaos w kadrach

• Dwa modele pracy w jednej firmie. HR czeka podwójna dokumentacja i problemy z systemami
• Eksperci alarmują: największym problemem będą absencje i urlopy. System się rozjedzie
• Skrócony dzień pracy to nie tylko krótsze godziny, ale też więcej obowiązków dla działów kadr
• Największy pilotaż w Europie. Polska testuje nowe rozwiązanie na dużą skalę
• Kadry i płace pod presją. Zmiany w regulaminach, nowe kalendarze, inne normy i algorytmy
• Eksperci podkreślają: skrócony czas pracy to rewolucja, która wymaga pełnego przygotowania

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zakończyło rozpatrywanie wniosków firm, które zgłosiły się do pilotażu programu „Skrócony czas pracy – to się dzieje!”. Jak dowiedział się nieoficjalnie „Dziennik Gazeta Prawna”, do udziału w projekcie zakwalifikowanych zostało około 90 firm – czytamy w czwartkowym wydaniu dziennika.

„DGP” zauważa, że choć to więcej, niż wynika z regulaminu, który zakładał udział 70 podmiotów, to i tak oznacza, że tylko niecałe 5 procent wniosków zostało zaakceptowanych. Informuje jednocześnie, że do programu zgłosiły się aż 1994 firmy, co pokazuje ogromne zainteresowanie tym rozwiązaniem wśród polskich przedsiębiorstw.

Gazeta podaje, że objętych pilotażem będzie więcej pracowników niż pierwotnie planowano. „Wstępnie miało ich być 2,6 tys., jednak okazuje się, że ich liczba przekroczy zdecydowanie 4 tys. A to oznacza, że polski pilotaż będzie największym w Europie” – czytamy w artykule.

Dziennik zwraca też uwagę, że w jednej firmie będą mogły funkcjonować dwa modele organizacji pracy – standardowy oraz skrócony. To oznacza, że część pracowników będzie pracować w dotychczasowym systemie, a część według nowego, krótszego czasu pracy.

Dwa modele pracy w jednej firmie. HR czeka podwójna dokumentacja i problemy z systemami

Jak zaznacza „Dziennik Gazeta Prawna”, „taki podział oznacza dla działów HR prowadzenie dwóch równoległych ewidencji czasu pracy, osobnych grafików i systemów wynagrodzeń”. To wymusi na pracodawcach tworzenie dwóch oddzielnych struktur organizacyjnych w zakresie zarządzania czasem pracy i płacami.

„W systemach kadrowo-płacowych trzeba będzie ustawić różne normy dobowe i tygodniowe, zdefiniować nowe kalendarze pracy oraz odrębne algorytmy naliczania nadgodzin, dodatków i urlopów” – wylicza dziennik. Takie rozwiązanie oznacza dodatkowe obciążenie administracyjne i techniczne dla przedsiębiorstw, które znajdą się w programie.

Pracodawcy będą musieli równocześnie rozliczać dwa tryby pracy, a każda pomyłka w ewidencji może skutkować problemami z wynagrodzeniem, rozliczeniem nadgodzin lub urlopów. Wprowadzenie odmiennych norm dobowych i tygodniowych wymaga również zmian w systemach informatycznych oraz w regulaminach pracy, które muszą być dostosowane do nowego porządku.

W praktyce oznacza to, że działy HR będą musiały opracować dwa komplety grafików, osobne rejestry czasu pracy i listy płac. Każdy z nich będzie oparty o inne normy, a to wiąże się z koniecznością dodatkowego szkolenia pracowników działów kadrowo-płacowych oraz wprowadzenia nowych zasad rozliczeń.

Eksperci alarmują: największym problemem będą absencje i urlopy. System się rozjedzie

Jak czytamy w „DGP”, problemem mogą być absencje i urlopy. Ekspert z zakresu rozliczania czasu pracy, Łukasz Prasołek, zauważa, że nowe zasady mogą prowadzić do poważnych komplikacji w rozliczaniu dni wolnych.

„Jeżeli dzień pracy zostanie skrócony do siedmiu godzin, a kodeks przewiduje 26 dni urlopu po osiem godzin, to powstaje „nadmiarowa” godzina urlopu dziennie” – tłumaczy specjalista. Oznacza to, że pracownicy objęci skróconym czasem pracy będą w praktyce mieli więcej godzin urlopowych, niż przewiduje standardowy wymiar czasu pracy, co wymusi dodatkowe przeliczenia.

Ekspert podkreśla również, że „to samo dotyczy opieki nad dzieckiem czy dni wolnych z powodu siły wyższej”. Takie sytuacje, w których różni się liczba godzin przypadająca na dzień roboczy, będą powodować trudności w obliczaniu uprawnień i należnych świadczeń.

Zdaniem Łukasza Prasołka, wszystkie te przypadki wymuszą modyfikacje w systemach kadrowo-płacowych i konieczność wprowadzenia zmian w regulaminach pracy, aby dostosować przepisy wewnętrzne do nowych realiów.

Eksperci ostrzegają, że z pozoru niewielka różnica – z ośmiu godzin na siedem – może uruchomić efekt domina w całym systemie rozliczeń pracowniczych. Wymaga to pełnego przeprogramowania oprogramowania kadrowego i stworzenia nowych algorytmów przeliczających urlopy, dodatki oraz wymiar absencji.

Skrócony dzień pracy to nie tylko krótsze godziny, ale też więcej obowiązków dla działów kadr

Choć idea skrócenia dnia pracy może wydawać się prosta, jej wprowadzenie w praktyce wiąże się z licznymi trudnościami technicznymi. W każdej firmie, która została zakwalifikowana do programu, trzeba będzie stworzyć dwa równoległe systemy pracy – standardowy i skrócony – co oznacza podwójne obowiązki administracyjne.

Wymaga to także dostosowania wszystkich dokumentów kadrowych i płacowych do nowego modelu. Każdy system rozliczeniowy musi znać zarówno normy 8-godzinne, jak i 7-godzinne. W przeciwnym razie łatwo o błędy w naliczaniu wynagrodzenia, urlopu czy nadgodzin.

Wielu pracodawców obawia się, że wprowadzenie takiego modelu może doprowadzić do konieczności zatrudnienia dodatkowych pracowników administracyjnych lub zakupienia nowych systemów informatycznych, które będą w stanie obsłużyć różne modele pracy.

W jednej firmie mogą zatem funkcjonować równolegle dwa kalendarze pracy, dwa systemy wynagrodzeń i dwie bazy danych ewidencyjnych. To z kolei prowadzi do ryzyka popełnienia błędów i opóźnień w rozliczeniach, zwłaszcza w dużych organizacjach zatrudniających setki pracowników.

Największy pilotaż w Europie. Polska testuje nowe rozwiązanie na dużą skalę

Według informacji „Dziennika Gazety Prawnej”, polski pilotaż będzie największym tego typu programem w Europie. Początkowo zakładano, że weźmie w nim udział 70 firm i 2,6 tysiąca pracowników, jednak ostatecznie zakwalifikowano około 90 podmiotów, a liczba uczestników przekroczy 4 tysiące.

Choć to znaczące rozszerzenie programu, „DGP” zwraca uwagę, że i tak do pilotażu dostało się jedynie niecałe 5 procent wszystkich zgłoszonych firm. W praktyce oznacza to, że z 1994 wniosków tylko około 90 zostało pozytywnie rozpatrzonych przez ministerstwo.

Program „Skrócony czas pracy – to się dzieje!” ma przynieść odpowiedź na pytanie, czy w polskich warunkach możliwe jest wprowadzenie krótszego tygodnia pracy bez spadku efektywności i problemów kadrowych.

Kadry i płace pod presją. Zmiany w regulaminach, nowe kalendarze, inne normy i algorytmy

W firmach objętych pilotażem działy HR będą musiały wdrożyć liczne zmiany, aby prawidłowo prowadzić ewidencję i rozliczenia. „W systemach kadrowo-płacowych trzeba będzie ustawić różne normy dobowe i tygodniowe, zdefiniować nowe kalendarze pracy oraz odrębne algorytmy naliczania nadgodzin, dodatków i urlopów” – czytamy w „DGP”.

To oznacza, że każda firma będzie musiała zaktualizować swoje wewnętrzne systemy, aby poprawnie rozliczać pracowników w dwóch różnych modelach. Pracodawcy będą musieli stworzyć nowe harmonogramy pracy, zaktualizować regulaminy i jasno określić, które stanowiska i działy obejmuje skrócony czas pracy.

Do głównych wyzwań, jakie wymienia dziennik, należą:

• konieczność prowadzenia dwóch ewidencji czasu pracy – standardowej i skróconej,
• opracowanie odrębnych zasad naliczania wynagrodzeń i dodatków,
• oraz ustalenie nowych zasad wykorzystania urlopów i dni wolnych w sytuacji, gdy dzień pracy trwa krócej.

Każdy z tych elementów wymaga nie tylko zmian organizacyjnych, ale też pełnej zgodności z obowiązującymi przepisami kodeksu pracy, co dodatkowo komplikuje proces wdrożenia.

Eksperci podkreślają: skrócony czas pracy to rewolucja, która wymaga pełnego przygotowania

Zdaniem ekspertów cytowanych przez „Dziennik Gazetę Prawną”, skrócony czas pracy może okazać się ogromnym wyzwaniem dla całego systemu prawa pracy. Jeżeli firmy nie przygotują się odpowiednio do prowadzenia dwóch modeli organizacyjnych, pojawią się problemy z ewidencją, wynagrodzeniami i rozliczaniem urlopów.

Łukasz Prasołek zwraca uwagę, że różnice w liczbie godzin pracy dziennie będą wpływać nie tylko na urlopy, ale również na inne uprawnienia pracownicze, jak dni opieki nad dzieckiem czy dni wolne z powodu siły wyższej. Takie przypadki mogą powodować niejasności interpretacyjne i wymagać dodatkowych decyzji po stronie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Eksperci podkreślają, że firmy będą musiały zaktualizować swoje regulaminy pracy, aby dostosować je do skróconego wymiaru czasu, oraz zmodernizować systemy informatyczne, które będą obsługiwać nowe schematy naliczania czasu pracy i urlopów.

Źródło: „Dziennik Gazeta Prawna”