Jak legalnie zatrudnić nianię?

Legalne zatrudnienie niani

Najbardziej popularną, a wręcz dedykowaną dla niań formą zatrudnienia jest zatrudnienie na podstawie umowy uaktywniającej. Jest to umowa o opiekę nad dzieckiem zawarta między rodzicami a nianią. Jej szczególną zaletą jest fakt, iż w momencie spełnienia określonych warunków przez rodziców, część kosztów związanych z zatrudnieniem jest pokrywana przez budżet państwa.

Zasady zawarcia umowy uaktywniającej

Aby zawrzeć umowę uaktywniającą z nianią należy spełnić następujące warunki:

• Rodzice muszą pracować na podstawie umowy o pracę, świadczyć usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, która stanowi tytuł do ubezpieczeń społecznych; prowadzić działalność gospodarczą lub rolniczą.
• Dziecko nie może uczęszczać do żłobka, klubu dziecięcego ani być pod opieką dziennego opiekuna.
• Dziecko musi mieć ukończone 20 tygodni i nie może mieć więcej niż 3 lata w danym roku przedszkolnym (rok przedszkolny trwa od 1 września do 31 sierpnia następnego roku).
• Niania nie może być rodzicem dziecka.
• Niania musi być osobą pełnoletnią.
• Rodzice nie mogą przebywać na urlopie macierzyńskim, wychowawczym i ojcowskim.

WAŻNE! Dopuszczalne jest zatrudnienie niani do 4 roku życia dziecka, jeżeli nie można zapewnić mu opieki przedszkolnej wynikającej, np. z braku miejsc w placówkach.

Umowa uaktywniająca. Jak ją napisać?

Legalna umowa uaktywniająca zawarta z nianią, powinna zawierać przede wszystkim:

• strony umowy,
• czas i miejsce sprawowania opieki,
• liczbę dzieci powierzonych opiece,
• szczegółowe obowiązki niani,
• wysokość wynagrodzenia oraz sposób i termin jego wypłaty,
• czas, na jaki została zawarta umowa,
• inne warunki i sposoby zmiany lub rozwiązania umowy.

Tak sporządzoną umowę z nianią należy zgłosić do ZUS w terminie 7 dni od zawarcia umowy.

Zgłoszenie niani do ZUS

 Jeżeli rodzic, który zawiera umowę z nianią, nie jest płatnikiem składek, tj. nie prowadzi własnej działalności gospodarczej, w pierwszej kolejności powinien zgłosić siebie jako płatnika składek. Aby to zrobić, musi wypełnić formularz ZUS ZFA i przekazać go do ZUS. Następnie należy zgłosić nianię jako osobę ubezpieczoną. Służy do tego formularz ZUS ZUA (jeżeli niania ma podlegać ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu) lub formularz ZUS ZZA (jeżeli niania ma podlegać wyłącznie pod ubezpieczenie zdrowotne), wpisując kod ubezpieczenia niani zaczynający się od cyfr 04 30. Kod osoby ubezpieczonej składa się zawsze z sześciu cyfr. Dwie ostatnie cyfry wpisuje się w zależności od tego, czy osoba ubezpieczona – w tym przypadku niania, ma prawo do emerytury lub renty (cyfra piąta) oraz czy posiada określony stopień niepełnosprawności (cyfra szósta).

Kto może zostać nianią?

Nianią może zostać każda osoba pełnoletnia z wyjątkiem rodziców dziecka.

Nie ma żadnych przeciwwskazań, by nianią dziecka została inna osoba spokrewniona, np. ciocia lub kuzynka. 

Autopromocja

Kodeks pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami

Sprawdź

Zatrudnienie niani – dofinansowanie 

Dofinansowanie z budżetu państwa jest niezależne od sytuacji finansowej rodziny. Jeżeli niania została zatrudniona po 1 stycznia 2018 roku, od połowy minimalnego wynagrodzenia przysługującego w danym roku, składki pokrywane są z budżetu państwa. Oznacza to, że jeżeli niania w 2022 roku zarabia 1505,00 zł brutto, to składki od tej umowy są w pełni opłacane przez budżet państwa. Natomiast, jeżeli niania w 2022 roku zarabia 3010,00 zł brutto, to budżet państwa opłaca jej składki od kwoty 1505,00 zł, a rodzic – 

od pozostałej kwoty 1505,00 zł.

Takie zasady obowiązują w sytuacji, gdy wynagrodzenie niani jest równe minimalnemu wynagrodzeniu za dany rok lub jest od niego niższe.

W sytuacji, gdy kwota na umowie z nianią jest wyższa niż minimalne wynagrodzenie za dany rok, rodzic będzie płacił połowę składki, liczonej do kwoty minimalnego wynagrodzenia oraz składkę od kwoty przewyższającej minimalne wynagrodzenie. Zatem jeśli w 2022 roku, niania będzie zatrudniona na kwotę 4000 zł brutto, to rodzic zapłaci połowę składek do kwoty 3010,00 zł brutto (czyli składki od kwoty 1505,00 zł brutto), a także pełne składki od kwoty 990,00 zł brutto.

Co w przypadku utraty pracy lub rozwiązania umowy z nianią?

W sytuacji, gdy rodzic utraci w jakiś sposób prawo do dofinansowania z budżetu państwa, zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania o tym zdarzeniu ZUS. Jeśli tego nie uczyni, a przykładowo straci pracę i nadal będzie korzystał z usług niani z tytułu umowy uaktywniającej, ZUS w wyniku kontroli wezwie go do zwrotu nienależnie pobranych składek za okres, podczas którego nie spełniał warunków do ich pobierania – w tej sytuacji nie spełnił warunku swojego zatrudnienia.

W momencie utraty prawa do dofinansowania rodzic musi wyrejestrować nianię z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA, w terminie maksymalnie 7 dni od momentu utraty minionego prawa. Jeśli zatrudnia tylko nianię i nie prowadzi swojej działalności, musi także wyrejestrować siebie jako płatnika składek na formularzu ZUS ZWPA.

Oliwia Klein, Kancelaria Mentzen