Leasing pracowniczy a outsourcing: różnice w przepisach prawa, podejściu do zatrudnienia oraz konsekwencjach dla pracowników i pracodawców

• Rosnące zapotrzebowanie na usługi firm rekrutacyjnych
• Leasing pracowniczy: definicja i znaczenie
• Podstawa prawna leasingu pracowniczego
• Odpowiedzialność stron leasingu pracowniczego i ryzyko nieuczciwych praktyk
• Ograniczenia czasowe zatrudnienia
• Trudności w interpretacji 
• Outsourcing: definicja i charakterystyka
• Relacje między stronami outsourcingu
• Ryzyko błędnego zastosowania outsourcingu
• Ominięcie przepisów, a konsekwencje prawne 

Rosnące zapotrzebowanie na usługi firm rekrutacyjnych

W idealnym świecie każdy pracodawca chciałby mieć tylu pracowników, ilu potrzebuje. Niestety w Polsce, według Głównego Urzędu Statystycznego, na koniec drugiego kwartału 2024 r. odnotowano 110,8 tys. wolnych miejsc pracy. To wszystko pokazuje ogromne zapotrzebowanie na pracowników.

Pojawia się przestrzeń dla firm, które specjalizują się w rekrutacji pracowników. Pracodawcy jednak muszą wykazać się czujnością, wiedzą oraz ostrożnie dobierać partnerów. Zasadnicze i najważniejsze pytanie brzmi: jaką formę współpracy wybrać z taką firmą? Odpowiedź brzmi: to zależy. Istnieje szereg czynników, które powodują, że w danym przypadku sprawdzi się outsourcing, w innym przypadku leasing w formie pracy tymczasowej, a czasem warto działać na zasadzie zlecenia usług rekrutacji i rozliczyć się za zrekrutowanego specjalistę. W tym artykule skupimy się na pierwszych dwóch formach współpracy.

Leasing pracowniczy: definicja i znaczenie

Na początek należy zastanowić się, co oznacza i na czym polega ta forma współpracy klienta z firmą, która dostarcza pracowników, a więc z Agencją Pracy Tymczasowej. Pochylmy się nad tym pojęciem szerzej. Z angielskiego "lease" oznacza wynajem. Jak to się ma w takim przypadku do ludzi? Czym innym jest oczywiście wynajem maszyny, urządzeń, a czym innym usługa realizowana przez Agencję Pracy. Należy mieć na uwadze, że zawsze najważniejsi są ludzie i tak też jest w tym przypadku.

Podstawa prawna leasingu pracowniczego

Nasz ustawodawca, zgodnie z Dz.U. 2003 nr 166 poz. 1608 i Ustawą z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, wprowadził do nomenklatury bardzo ciekawe pojęcia. W tej konkretnej formie osoba zatrudniona ma dwóch pracodawców: Agencja pracy – Pracodawca, który realizuje wszystkie zobowiązania i formalnie zatrudnia ludzi. Klient – Pracodawca Użytkownik, który "użytkuje" te osoby.  W praktyce często potocznie mówimy, że je wynajmuje, leasinguje. 

Odpowiedzialność stron leasingu pracowniczego i ryzyko nieuczciwych praktyk

Agencja odpowiada za zobowiązania publicznoprawne, jednak Pracodawca Użytkownik nie jest całkowicie zwolniony z odpowiedzialności. Należy uważnie dobierać partnerów, weryfikować, czy realizują zobowiązania podatkowe i opłacają składki ZUS.  Pracując w branży już prawie 10 lat, często spotykam się z Agencjami, które właśnie w odprowadzaniu składek i formie rozliczenia z Pracownikiem „znajdują oszczędności”, tym samym mamiąc klienta niskimi stawkami za roboczogodzinę. Oszczędności te są oczywiście tylko pozorne, ponieważ działając w ten sposób, narażamy się na częste kontrole, które z pewnością wykażą nieprawidłowości. W tym przypadku doskonale sprawdza się powiedzenie, że matematyki się nie oszuka.

Ograniczenia czasowe zatrudnienia

Oczywiście Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych liczy wiele stron i dokładnie precyzuje szereg kwestii dotyczących współpracy na linii Pracodawca Użytkownik i Agencja. Jedną z najważniejszych informacji jest fakt, że osoba zatrudniona u Pracodawcy Użytkownika może świadczyć czynności dla niego maksymalnie przez okres 18 miesięcy. Po tym czasie powinna zostać zatrudniona na stałe, bezpośrednio przez tegoż Pracodawcę. W praktyce agencje pracy stosują różne rozwiązania, by ten okres wydłużyć. 

Trudności w interpretacji 

Tutaj moglibyśmy postawić kropkę i przejść do drugiej formy zatrudnienia - outsourcingu. Proszę mnie źle nie zrozumieć, nie mówię że outsourcing w Polsce, jest stosowany jako ominięcie terminu 18 miesięcy pracy, chociaż niestety zdarzają się tego typu przypadki. Zwłaszcza, że (co wielu osobom może wydać się zaskakujące) outsourcing może występować równolegle z pracą tymczasową. Ten sam obszar, ta sama praca a inna forma zatrudnienia? 

Outsourcing: definicja i charakterystyka

Czym jest outsourcing? Dobre pytanie. Niestety ze względu na brak ścisłych regulacji prawnych nikt nie jest w stanie precyzyjnie na to pytanie odpowiedzieć. Mnożą się sprzeczne wyroki, powstają różne interpretacje, a kontrolerzy PIP mają szerokie pole do sygnalizowania wielu nieprawidłowości.  Zasadniczo outsourcing powinien polegać na realizacji usługi, a więc wykonaniu jakiegoś procesu. W praktyce firma outsourcingowa powinna przejąć odpowiedzialność np. za daną linię produkcyjną i wyprodukować określoną liczbę sztuk danego produktu. Najlepiej na wydzielonym obszarze produkcji, gdzie będzie miała monopol na realizację danego zadania zgodnie z zamówieniem. Nie jest istotne, przez jakich ludzi ta praca zostanie zrealizowana, bo liczy się efekt końcowy. Firma outsourcingowa powinna do tego zatrudnić ludzi i tak też robi. W tym konkretnym przypadku mówimy o podwykonawstwie usług.

Relacje między stronami outsourcingu

Pomiędzy klientem a ludźmi zatrudnionymi przez podwykonawcę nie występuję żadna relacja. Wyłącznym podmiotem, który może wydawać polecenia swoim pracownikom jest firma outsourcingowa. Klient musi pamiętać że wszelkich informacji na temat realizacji usługi, legalizacji pobytu danych osób, oraz formy współpracy udziela jedynie firma która realizuje usługę. To ona ponosi odpowiedzialność również w przypadku ewentualnej kontroli. 

Ryzyko błędnego zastosowania outsourcingu

Należy unikać sformułowań typu: "Pracownik Tymczasowy", "Leasing", "pracownicy pracujący na naszą rzecz", gdyż to jest inny rodzaj usługi. Takie sformułowania w kontekście outsourcingu wynikają często z braku wiedzy na ten temat. Niekiedy klienci nadużywają takiego nazewnictwa, kierując się wcześniejszą współpracą agencyjną. Outsourcing tak jak mówiłem, wiąże się z szeregiem wytycznych które należy spełnić i nie może być stosowany wymiennie. 

Ominięcie przepisów, a konsekwencje prawne 

Należy być wyczulonym, gdy po współpracy agencyjnej, po upływie terminu 18 miesięcy, agencja proponuje współpracę outsourcingową, by tak naprawdę ominąć czas oznaczony w ustawie. Tego typu działania mogą narazić firmę na kontrolę, podczas której okaże się, że tzw. outsourcing nosił znamiona pracy tymczasowej.

Podsumowanie 

Decydując się na zatrudnienie pracowników, czy to z Polski, czy z zagranicy, pracodawcy muszą wykazać się czujnością i ostrożnie dobierać partnerów biznesowych. Odpowiedzialność za formę zatrudnienia, jak i za finalną realizację usługi, zawsze jest wspólna. Dlatego bardzo ważne jest, by korzystać z usług sprawdzonego partnera i pracować na odpowiedniej umowie, która gwarantuje bezpieczeństwo stron.
Bazując na swojej wiedzy i doświadczeniu zapraszam do darmowej konsultacji, podczas której będą mogli Państwo porozmawiać na temat tego, jak bezpiecznie współpracować z agencją pracy oraz firmą outsourcingową. 

Bartosz Kołodziejczak, Business Development Manager; HR Quality
bartosz.kolodziejczak@hrquality.pl