REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Monitoring poczty elektronicznej pracowników w świetle RODO

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Monitoring poczty elektronicznej pracowników w świetle RODO. / fot. Fotolia
Monitoring poczty elektronicznej pracowników w świetle RODO. / fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

W świetle RODO pracodawca może monitorować pocztę elektroniczną pracownika, ale pod pewnymi warunkami. Czy pracodawca może naruszyć tajemnicę korespondencji i inne dobra osobiste pracownika w związku z kontrolą e-maila?

Monitorowanie pracowników za pomocą systemów informatycznych

Dotychczas monitorowanie pracowników za pomocą systemów informatycznych stanowiło obszar nieuregulowany w polskich przepisach prawa. RODO przyspieszyło temat unormowania tego obszaru przez polskiego ustawodawcę, o czym pisałam Państwu w poprzednim artykule „Monitoring wizyjny w świetle RODO”. Wraz z RODO weszła w życie polska ustawa o ochronie danych osobowych wprowadzająca m.in. nowelizację przepisów prawa pracy. Kodeks pracy został rozszerzony o regulację odnoszącą się do monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy, monitoringu służbowej poczty elektronicznej oraz innych form monitoringu pracowników. Dzisiaj skupimy się na monitoringu poczty elektronicznej.                            

REKLAMA

Zadajmy sobie pytanie: co łączy kontrolę pracowników za pomocą monitorowania służbowej poczty elektronicznej z przetwarzaniem danych osobowych? Zgodnie z definicją wyrażoną w art. 4 pkt 1 RODO, dane osobowe to wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. W przypadku pracodawcy osoba, której dane dotyczą – czyli pracownik – będzie osobą zidentyfikowaną, a informacje o niej uzyskane w wyniku kontroli będą stanowiły dane osobowe.               

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami + PDF.

Monitoring poczty elektronicznej - warunki                                      

Jeśli chodzi o monitoring poczty elektronicznej, to na podstawie art. 223 § 1 Kodeksu pracy, przesłankami do jego zastosowania jest niezbędność zapewnienia:

  • organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy,
  • właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Oznacza to, że pracodawca może zgodnie z prawem kontrolować pocztę służbową pracowników wyłącznie, gdy może powołać się na co najmniej jeden z powyżej wskazanych powodów.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Monitoring poczty elektronicznej pracownika może służyć np. właściwemu podziałowi obowiązków w zakładzie pracy. Podczas kontroli poczty elektronicznej pracodawca sprawdza czy pracownik nie otrzymał zbyt wielu zadań, których nie jest w stanie wykonać w określonym czasie

Z kolei zapewnienie właściwego użytkowania narzędzi pracy, które zostały udostępnione pracownikowi, wiąże się na przykład z kontrolowaniem tego, czy prawnik nie wykorzystuje sprzętu służbowego do celów prywatnych, czy nie korzysta z zabronionych stron internetowych czy innych witryn, które nie służą wykonywaniu obowiązków służbowych.

Tajemnica korespondencji i inne dobra osobiste pracownika

Pracodawca dokonujący kontroli poczty elektronicznej swoich pracowników musi pamiętać o tym, że jest jeszcze jeden warunek takiego działania, a mianowicie zgodnie z art. 223 § 1 Kodeksu pracy kontrola skrzynek mailowych pracowników nie może naruszać:

  • tajemnicy korespondencji,
  • innych dóbr osobistych pracownika.

Obowiązek zachowania tajemnicy korespondencji w stosunkach służbowych może powodować wątpliwości praktyczne. Trudno bowiem mówić o tajemnicy korespondencji w zakresie e-maili związanych z wykonywaniem pracy na polecenie pracodawcy. Jednakże zakaz naruszania tajemnicy korespondencji w istocie dotyczy przede wszystkim prywatnych e-maili wysyłanych ze służbowego konta pocztowego. Zakaz ten oznacza, że jeśli pracodawca znalazłby w skrzynce służbowej prywatną korespondencję pracownika, nie może zapoznawać się z nią w całości. Pracodawca może oczywiście np. w regulaminie pracy wprowadzić zakaz korzystania ze poczty służbowej dla celów prywatnych, ale nie zmienia to faktu, że nawet wtedy obowiązuje pracodawcę zakaz naruszania tajemnicy korespondencji, nawet jeśli pracownik de facto nie zastosował się do zapisu zawartego w regulaminie pracy.

Z punktu wiedzenia pracownika najlepszym rozwiązaniem będzie nieużywanie poczty służbowej do celów prywatnych, a jeśli już będzie taka potrzeba, należy zadbać o to, aby odpowiednio oznaczyć taką wiadomość, aby pracodawca nie otwierał takiej korespondencji.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 1000)

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 917)

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Abonament RTV: drożej w 2026 roku. Jakie zniżki za zapłatę z góry? Jakie kary za niepłacenie abonamentu i brak rejestracji odbiornika?

W 2026 roku obowiązywać będą wyższe stawki abonamentu RTV niż w 2025 roku. Tak wynika z rozporządzenia Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji z 27 czerwca 2025 r. w sprawie wysokości opłat abonamentowych za używanie odbiorników radiofonicznych i telewizyjnych oraz zniżek za ich uiszczanie z góry za okres dłuższy niż jeden miesiąc w 2026 r. 

22 lipca 2025 r.: rekonstrukcja rządu

Rekonstrukcja rządu odbędzie się we wtorek 22 lipca 2025 roku. Została opóźniona o tydzień na wniosek marszałka Sejmu Szymona Hołowni. Czym zostało podyktowane opóźnienie zmian w rządzie?

Co daje niepełnosprawność sprzężona?

Co daje niepełnosprawność sprzężona? Chociaż większość osób, które cierpi na różnego rodzaju zaburzenia powiedziałoby raczej: co odbiera niepełnosprawność sprzężona? (sic!). Odbiera zdrowie i jakość życia, a czasami nawet samo życie. W artykule skupimy się omówieniu podstawowych pojęć i uprawnień, szczególnie dla dzieci, związanych z niepełnosprawnością sprzężoną. Zatem: co to jest niepełnosprawność sprzężona? Jakie to są niepełnosprawności sprzężone? Czy autyzm to niepełnosprawność sprzężoną? Kto orzeka o niepełnosprawności sprzężonej?

Rada UE uruchomiła klauzulę wyjścia. Dotyczy także Polski

Rada Unii Europejskiej uruchomiła klauzulę wyjścia dla 15 krajów członkowskich, w tym Polski. Decyzja ta pozwala na wyłączenie wydatków obronnych z unijnych reguł budżetowych, umożliwiając tym krajom zwiększenie wydatków na wojsko bez łamania zasad fiskalnych.

REKLAMA

Rząd wyrównuje „emerytury czerwcowe” – nowe przepisy obejmą świadczenia z lat 2009–2019

Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy, który rozwiązuje wieloletni problem tzw. emerytur czerwcowych. Emerytury i renty rodzinne przyznane w czerwcu w latach 2009–2019 zostaną przeliczone na nowo według korzystniejszych zasad. ZUS zrobi to automatycznie, bez potrzeby składania wniosków.

Twój blok przekształci się w areszt dla potencjalnych przestępców. Ministerstwo Sprawiedliwości wprowadza nową formę izolacji

Ministerstwo Sprawiedliwości przygotowało projekt nowelizacji Kodeksu postępowania karnego. Zakłada on wprowadzenie nowego środka zapobiegawczego – aresztu elektronicznego. Osoby oskarżone za popełnienie przestępstwa mogłyby odbywać areszt nie w zakładzie karnym, lecz w swoim miejscu zamieszkania.

Co daje legitymacja strażaka w aplikacji mObywatel? Zmiany z podpisem Prezydenta

Świadczenie ratownicze i zmiany w legitymacji z podpisem Prezydenta RP - tak. Analizujemy nową ustawę z dnia 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy o ochotniczych strażach pożarnych – podpisaną przez Prezydenta RP dnia 3 lipca 2025 r. Nowe zmiany przyniosą wiele ułatwień i praktycznych rozwiązań.

Nowy długi weekend sierpniowy i kolejny dzień wolny od pracy w ważne święto państwowe jeszcze w 2025 r. – komisja sejmowa wystąpiła do MRPiPS

W dniu 2 kwietnia 2025 r. Komisja Sejmowa do Spraw Petycji zdecydowała o skierowaniu do MRPiPS dezyderatu w sprawie ustanowienia nowego dnia wolnego od pracy. W tym dniu, obowiązuje już święto państwowe, a w 2025 r. wypada ono wyjątkowo „korzystnie”, bo w piątek, co – w przypadku wprowadzenia postulowanej zmiany – oznaczałoby dla setek tysięcy pracowników kolejny długi weekend sierpniowy. Jeden przypada już bowiem w terminie 15-17 sierpnia 2025 r., ale zgodnie z ustawą – jest to święto kościelne, a nie (jak w tym przypadku) – świeckie.

REKLAMA

Wzrost pensji nie wystarcza – 44% Polaków już szuka nowej pracy

Mimo dynamicznego wzrostu wynagrodzeń i rekordowo niskiego bezrobocia, polscy pracownicy nie czują się doceniani finansowo. Aż 44,2% z nich aktywnie szuka nowego miejsca zatrudnienia, wskazując na zbyt niskie wynagrodzenie, brak przejrzystości i poczucie niesprawiedliwości płacowej. Najnowsze badanie SD Worx pokazuje, że pieniądze to wciąż palący problem na rynku pracy – nawet jeśli słupki wynagrodzeń idą w górę.

Rząd wycofuje ważny przepis dla kredytobiorców: Znika zapis o szybszym zwrocie pieniędzy

Rząd rezygnuje z przepisu, który miał gwarantować kredytobiorcom zwrot pieniędzy już po wyroku sądu I instancji. Usunięcie przepisu oznacza, że na odzyskanie nadpłaconych środków trzeba będzie czekać aż do zakończenia sprawy w II instancji.

REKLAMA