Monitoring poczty elektronicznej pracowników w świetle RODO

Monitorowanie pracowników za pomocą systemów informatycznych

Dotychczas monitorowanie pracowników za pomocą systemów informatycznych stanowiło obszar nieuregulowany w polskich przepisach prawa. RODO przyspieszyło temat unormowania tego obszaru przez polskiego ustawodawcę, o czym pisałam Państwu w poprzednim artykule „Monitoring wizyjny w świetle RODO”. Wraz z RODO weszła w życie polska ustawa o ochronie danych osobowych wprowadzająca m.in. nowelizację przepisów prawa pracy. Kodeks pracy został rozszerzony o regulację odnoszącą się do monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy, monitoringu służbowej poczty elektronicznej oraz innych form monitoringu pracowników. Dzisiaj skupimy się na monitoringu poczty elektronicznej.                            

Zadajmy sobie pytanie: co łączy kontrolę pracowników za pomocą monitorowania służbowej poczty elektronicznej z przetwarzaniem danych osobowych? Zgodnie z definicją wyrażoną w art. 4 pkt 1 RODO, dane osobowe to wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. W przypadku pracodawcy osoba, której dane dotyczą – czyli pracownik – będzie osobą zidentyfikowaną, a informacje o niej uzyskane w wyniku kontroli będą stanowiły dane osobowe.               

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami + PDF.

Monitoring poczty elektronicznej - warunki                                      

Jeśli chodzi o monitoring poczty elektronicznej, to na podstawie art. 22³ § 1 Kodeksu pracy, przesłankami do jego zastosowania jest niezbędność zapewnienia:

• organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy,
• właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Oznacza to, że pracodawca może zgodnie z prawem kontrolować pocztę służbową pracowników wyłącznie, gdy może powołać się na co najmniej jeden z powyżej wskazanych powodów.

Monitoring poczty elektronicznej pracownika może służyć np. właściwemu podziałowi obowiązków w zakładzie pracy. Podczas kontroli poczty elektronicznej pracodawca sprawdza czy pracownik nie otrzymał zbyt wielu zadań, których nie jest w stanie wykonać w określonym czasie

Z kolei zapewnienie właściwego użytkowania narzędzi pracy, które zostały udostępnione pracownikowi, wiąże się na przykład z kontrolowaniem tego, czy prawnik nie wykorzystuje sprzętu służbowego do celów prywatnych, czy nie korzysta z zabronionych stron internetowych czy innych witryn, które nie służą wykonywaniu obowiązków służbowych.

Tajemnica korespondencji i inne dobra osobiste pracownika

Pracodawca dokonujący kontroli poczty elektronicznej swoich pracowników musi pamiętać o tym, że jest jeszcze jeden warunek takiego działania, a mianowicie zgodnie z art. 22³ § 1 Kodeksu pracy kontrola skrzynek mailowych pracowników nie może naruszać: