Czy pracodawca może narzucić pracownikowi skorzystanie z prywatnego samochodu w podróży służbowej

Nie. Nie mogą Państwo zobowiązać do tego pracowników. Co prawda pracodawca określa w polece­niu wyjazdu służbowego środek transportu właściwy dla odbycia podróży, ale w związku z tym, że nie ma on tytułu prawnego do dysponowania samochodami należącymi do zatrudnionych osób, nie może im nakazać wykorzystywania tych pojazdów w tym celu. Niczego nie zmienia fakt wystąpienia uciążliwości komunikacyjnych przejazdu.

Przejazd w delegacji samochodem prywatnym odbywa się na wniosek pracownika lub za jego zgodą (§ 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). W obu przypadkach musi dojść do porozu­mienia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.

Zobacz serwis: Prawa pracownika

W przedstawionej w pytaniu sytuacji pracodawca nie może nakazać wykorzystania samochodu pry­watnego, może jednak starać się uzyskać na to zgodę pracownika. Zgoda nie musi być sformalizowana, wyrażona na piśmie. Ważne, aby nie dochodziło do sytuacji, w której pracownik nie zgadza się na skorzy­stanie ze swojego auta, a pracodawca mu to nakazuje pod groźbą (wyraźną lub dorozumianą) wyciągania konsekwencji dyscyplinarnych w razie odmowy. Niedopuszczalne jest także stwierdzenie, że w związku z brakiem możliwości zapewnienia transportu środkami publicznymi pracownik ma sam zorganizować sobie przejazd (w podtekście - swoim samochodem).

Przy ustaleniu korzystania z pojazdu któregoś z pracowników należy wyraźnie zaznaczyć, że będzie to połączone z obowiązkiem przewiezienia pozostałych osób. Samo bowiem wskazanie pracownikowi w jego poleceniu wyjazdu służbowego przejazdu samochodem prywatnym należącym do tego pracownika nie oznacza, że musi on zawieźć pozostałe trzy osoby na miejsce docelowe. Rozliczenie przejazdu dokony­wane będzie w tym przypadku tylko w stosunku do pracownika, który użytkował swój samochód. Pozostali trzej pracownicy nie ponoszą kosztów przejazdu, zatem nie przysługuje im ich zwrot (przejazd został w tej sytuacji zapewniony przez pracodawcę bez konieczności ponoszenia wydatków przez pracowników).

Zobacz serwis: Zarobki

Zwrot kosztów przejazdu w takich sytuacjach można ustalić w wysokości ryczałtu za każdy kilometr przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka). Stawkę zwrotu za jeden przejechany kilometr ustala pracodawca, będąc związany maksymalnymi stawkami określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym. Maksymalne stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu w zależności od rodzaju pojazdu wynoszą:

• dla samochodu osobowego:

• o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł,
• o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł,

• dla motocykla - 0,2302 zł,
• dla motoroweru - 0,1382 zł

- § 2 rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używa­nia do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: rozporządzenie w sprawie zwrotu kosztów używania do celów służbowych pojazdów niebędących własnością pracodawcy).

Autopromocja

Kodeks pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami

Sprawdź

Podstawa prawna:

• § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pra­cownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r., poz. 167
• art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym - j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 1414; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1310
• § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością praco­dawcy - Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 61, poz. 308