Jawność wynagrodzeń w rekrutacji pracowników: trzeba podać konkretną kwotę, czy "widełki"? Co zmieniła nowelizacja kodeksu pracy?

• Zakres informacji o wynagrodzeniu
• Początkowa wysokość wynagrodzenia czy jego przedział (widełki)?
• Regulamin wynagradzania i układ zbiorowy – kiedy i w jakim zakresie?
• Forma i moment przekazania informacji
• Neutralność płciowa i zakaz pytania o wcześniejsze zarobki
• Nasze rekomendacje
• Jak pomagamy?

Zmiany te stanowią początkowy etap wdrożenia unijnej dyrektywy dotyczącej jawności wynagrodzeń, której celem jest ograniczenie nierówności płacowych, w szczególności ze względu na płeć. Kolejny etap implementacji dyrektywy powinien zostać wprowadzony do polskiego porządku prawnego do 7 czerwca 2026 roku.

Nowe zasady mogą budzić praktyczne wątpliwości, m. in. co do zakresu informacji podlegających ujawnieniu, co do czasu i formy ujawnienia oraz co do sposobu dostosowania do nich dotychczasowych procedur rekrutacyjnych. W tym artykule wyjaśniamy ich znaczenie dla pracodawców, wskazujemy najczęstsze problemy interpretacyjne oraz proponujemy praktyczne sposoby dostosowania procedur rekrutacyjnych do nowych obowiązków informacyjnych.

Zakres informacji o wynagrodzeniu

Nowy art. 18^3ca Kodeksu pracy odsyła do definicji wynagrodzenia zawartej w art. 18^3c § 2 Kodeksu pracy. Oznacza to, że pojęcie wynagrodzenia należy rozumieć szeroko, jako obejmujące:
- wszystkie składniki wynagrodzenia, niezależnie od ich nazwy i charakteru,
- inne świadczenia związane z pracą, zarówno pieniężne, jak i niepieniężne.

W praktyce informacja przekazywana kandydatowi nie powinna ograniczać się wyłącznie do wynagrodzenia zasadniczego, jeżeli na danym stanowisku funkcjonują premie, nagrody, dodatki czy benefity pozapłacowe takie jak prywatna opieka medyczna, ubezpieczenie, dofinansowanie do karty sportowej.

Celem wprowadzonej regulacji jest umożliwienie kandydatowi realnej oceny całkowitej wartości ekonomicznej zatrudnienia, a nie jedynie porównania stawki zasadniczej.

Warto zwrócić uwagę na ważne wyłączenie. Pracodawca nie ma obowiązku informowania o świadczeniach wynikających wprost z przepisów powszechnie obowiązujących (np. dodatku nocnego, wynagrodzenia za nadgodziny, wynagrodzenia chorobowego), o ile stosowane są w ustawowym minimum. Jeżeli jednak w tych obszarach obowiązują korzystniejsze regulacje wewnętrzne, informacja powinna zostać kandydatowi ujawniona.

Początkowa wysokość wynagrodzenia czy jego przedział (widełki)?

Nowe przepisy wymagają, aby kandydat został poinformowany o:
- początkowej wysokości wynagrodzenia lub
- przedziale wynagrodzenia (widełkach),
opartych na obiektywnych, neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci.

Przepisy nie narzucają jednego modelu. Dopuszczalne jest zarówno wskazanie konkretnej kwoty, jak i przedziału wynagrodzenia. Ważne jest tylko, aby ta informacja ta dotyczyła realnych warunków oferowanych na danym stanowisku i nie miała charakteru wyłącznie orientacyjnego.

W praktyce może to oznaczać konieczność uporządkowania polityki wynagrodzeń oraz siatki płac, a nie jedynie zmiany treści ogłoszeń rekrutacyjnych.

Regulamin wynagradzania i układ zbiorowy – kiedy i w jakim zakresie?

Jeżeli u pracodawcy obowiązuje układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania, kandydat powinien zostać poinformowany o odpowiednich postanowieniach tych aktów.

W praktyce, w przypadku regulaminu wynagradzania może to polegać na udostępnieniu jego treści w całości, ponieważ dokument ten dotyczy wyłącznie zasad kształtowania wynagrodzeń i innych świadczeń związanych z pracą. Jeżeli system wynagradzania jest „rozproszony” w kilku dokumentach obowiązujących u pracodawcy, np. dodatkowo w odrębnym regulaminie premiowania, to należy ujawnić również treść pozostałych dokumentów.

Obowiązek informacyjny nie obejmuje natomiast wewnętrznych procedur, które jedynie pośrednio dotyczą kwestii finansowych (np. procedur rozliczania delegacji), o ile nie regulują wysokości świadczeń.

Forma i moment przekazania informacji

Informacje mogą być przekazane w formie papierowej lub elektronicznej, w tym również za pośrednictwem korespondencji e-mail. Z punktu widzenia pracodawców ważne jest, aby pracodawca być w stanie wykazać, że obowiązek informacyjny został spełniony, a więc posiadał potwierdzenie przekazania informacji o wynagrodzeniu oraz o obowiązujących regulacjach wewnętrznych.

Należy podkreślić, że nowelizacja Kodeksu pracy nie wprowadziła konieczności podawania informacji o wysokości wynagrodzenia już w ogłoszeniu – ofercie zatrudnienia. Przepisy przewidują stosunkowo dużą elastyczność co do momentu przekazania informacji. Może to nastąpić:
- już w ogłoszeniu o pracę albo
- przed rozmową kwalifikacyjną albo
- ostatecznie przed nawiązaniem stosunku pracy.

Oznacza to, że informacje nie muszą trafić do nieograniczonego kręgu kandydatów, lecz mogą zostać przekazane dopiero osobom zakwalifikowanym do dalszych etapów rekrutacji, a nawet wyłącznie kandydatowi wybranemu. Ważne jest jednak, aby nie przekazywać ich w ostatniej chwili, jednocześnie z przedstawieniem projektu umowy o pracę do podpisania. Z przepisu wynika bowiem, że informacja ma zostać przekazana „z odpowiednim wyprzedzeniem” tak, aby umożliwić kandydatowi zapoznanie się z warunkami i prowadzenie świadomych oraz przejrzystych negocjacji płacowych

Neutralność płciowa i zakaz pytania o wcześniejsze zarobki

Nowy art. 183ca Kodeksu pracy wprowadza również:
- obowiązek zapewnienia, aby ogłoszenia o pracę, nazwy stanowisk i cały proces rekrutacyjny były neutralne pod względem płaci oraz wolne od dyskryminacji,
- zakaz żądania od kandydatów informacji o obecnych lub wcześniejszych wynagrodzeniach.

Jest to istotna zmiana przepisów prawa, która może wymagać nie tylko przeglądu standardowych scenariuszy rozmów oraz formularzy stosowanych w procesie rekrutacji, ale także całej praktyki stosowanej dotychczas w zakresie nazewnictwa stanowisk.

Nasze rekomendacje

Nowe przepisy nie wprowadziły pełnej jawności indywidualnych wynagrodzeń, ale znacząco zwiększyły transparentność procesu rekrutacyjnego. Dla pracodawców oznacza to konieczność:
1) przeglądu i uporządkowania systemów wynagradzania, a w tym stosowanej siatki płac,
2) dostosowania stosowanych w procesie rekrutacji procedur, dokumentów i praktyk;
3) przeglądu i ew. wprowadzenia zmian w zakresie przyjętego nazewnictwa stanowisk.

Jak pomagamy?

Wdrożenie procedur tak, aby były zgodne z nowymi przepisami to jedno. Realnym wyzwaniem może być natomiast takie wprowadzenie nowych zasad, aby nie ograniczały elastyczności negocjacyjnej, a jednocześnie spełniały wymogi przejrzystości i równego traktowania.

W tych obszarach wspieramy pracodawców – prowadzimy audyty systemów wynagradzania i dokumentów wewnętrznych, pomagamy uporządkować siatki płac oraz nazewnictwo stanowisk, przygotowujemy i aktualizujemy regulaminy wynagradzania, wzory ogłoszeń oraz procedury rekrutacyjne, a także doradzamy działom HR, jak praktycznie stosować nowe przepisy przy zachowaniu biznesowej elastyczności.

Maciej Pęcherz, adwokat, Partner w ARTE LEGAL Law Firm
Justyna Smolińska, aplikantka radcowska w ARTE LEGAL Law Firm