Elektronizacja zamówień publicznych – 2018 r.

Zmiany w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zostaną wprowadzone na skutek ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. nowelizującej ustawę Prawo zamówień publicznych (dalej: p.z.p.). Zmiany w zamówieniach publicznych są powodowane m.in. koniecznością implementacji dyrektyw unijnych w tym zakresie.

Główną zmianą w stosunku do starego porządku jest wprowadzenie obowiązkowej elektronizacji. Ma ona polegać na tym by zastąpić środkami elektronicznymi, pisemną formę komunikacji między zamawiającym a oferentem. Istotną jest także zastąpienie dość obszernej dokumentacji, Jednolitym Europejskim Dokumentem Zamówienia (JEDZ), nazywanym jednolitym dokumentem.

Komunikacja elektroniczna

Nowelizacja przepisów o zamówieniach publicznych zakłada odejście do pisemnej formy na rzecz formy elektronicznej. Ustawodawca wprowadza nowy rozdział w p.z.p. – rozdział 2a Komunikacja zamawiającego z wykonawcami.

Zgodnie z nowymi przepisami, kontakt pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, zwłaszcza w sprawach składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oraz oświadczeń, w tym jednolitego dokumentu, odbywać się będzie za pomocą środków elektronicznych.

Oferty, wnioski i oświadczenia (w tym JEDZ), o których mowa powyżej muszą zostać sporządzone w formie dokumentu elektronicznego a także należy je opatrzyć bezpiecznym podpisem elektronicznym, pod rygorem nieważności.                

Jako środek komunikacji elektronicznej należy tutaj rozumieć faks a także inne środki komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Do tych środków zaliczymy m.in. sms, czy też pocztę elektroniczną.

Zamawiający może ustalić sposób przedstawienia informacji zawartych w ofercie w postaci katalogu elektronicznego lub dołączenia katalogu elektronicznego do oferty albo może dopuścić taką możliwość.

Od 18 kwietnia br. centralny zamawiający ma obowiązek komunikacji z wykonawcą wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej.18 października 2018 r. obowiązek kontaktu z użyciem środków elektronicznych obejmie wszystkich zamawiających – jest to tzw. pełna elektronizacja zamówień publicznych.

Interoperacyjność środków i narzędzi

Obowiązkiem zamawiającego jest także zapewnienie aby narzędzia wykorzystywane do komunikacji z wykonawcami przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, oraz ich właściwości techniczne były niedyskryminujące, ogólnie dostępne. Chodzi o to by nie wykorzystywać środków i narzędzi, które mogłyby ograniczać niektórych wykonawców w dostępie do oferty. Zastosowane środki powinny być interoperacyjne z powszechnie stosowanymi narzędziami.

W pewnych sytuacjach jednak, zamawiający może skorzystać ze środków, które nie są ogólnie dostępne. Może się to zdarzyć jedynie gdy zamawiający:

• oferuje nieograniczony, pełny, bezpośredni i bezpłatny dostęp, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, do narzędzi, urządzeń lub formatów plików od dnia opublikowania ogłoszenia o zamówieniu lub dnia wysłania zaproszenia do potwierdzenia zainteresowania lub
• zapewnia, że wykonawcy nieposiadający dostępu do narzędzi, urządzeń lub formatów plików, lub możliwości jego uzyskania, będą mogli - w terminie umożliwiającym przystąpienie do postępowania o udzielenie zamówienia - zastosować tymczasowe narzędzia bezpłatnie udostępnione w sieci, o ile brak dostępu nie wynika z przyczyn dotyczących wykonawcy, lub
• udostępnia inny środek komunikacji elektronicznej do składania oferty.

Wyjątki od zasady

Nowelizacja przepisów o zamówieniach publicznych, co do zasady, zakłady obligatoryjność komunikacji na linii zamawiający-wykonawca, za pomocą środków elektronicznych. Od tej zasady ustawodawca wprowadza jednak kilka wyjątków (w art. 10c ust.1 p.z.p.). Zamawiający może odstąpić od tego wymogu np. gdy:

• zamówienia ma charakter wyspecjalizowany i użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne lub nie są obsługiwane za pomocą ogólnie dostępnych aplikacji;
• użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby specjalistycznego sprzętu, który nie jest dostępny dla zamawiającego;
• jest to niezbędne z powodu naruszenia bezpieczeństwa środków komunikacji elektronicznej;
• jest to niezbędne z uwagi na potrzebę ochrony informacji szczególnie wrażliwych.

W wyżej opisanych przypadkach, składanie oferty odbywa się za pośrednictwem operatora pocztowego, osobiście, lub za pośrednictwem posłańca.

Opracowano na podstawie:

Ustawa z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2016 r. poz. 1020 z późn. zm.)

Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.)

Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (j.t.Dz. U. z 2017 r. poz. 1219)