Elektronizacja zamówień publicznych – 2018 r.

Zmiany w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zostaną wprowadzone na skutek ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. nowelizującej ustawę Prawo zamówień publicznych (dalej: p.z.p.). Zmiany w zamówieniach publicznych są powodowane m.in. koniecznością implementacji dyrektyw unijnych w tym zakresie.

Główną zmianą w stosunku do starego porządku jest wprowadzenie obowiązkowej elektronizacji. Ma ona polegać na tym by zastąpić środkami elektronicznymi, pisemną formę komunikacji między zamawiającym a oferentem. Istotną jest także zastąpienie dość obszernej dokumentacji, Jednolitym Europejskim Dokumentem Zamówienia (JEDZ), nazywanym jednolitym dokumentem.

Komunikacja elektroniczna

Nowelizacja przepisów o zamówieniach publicznych zakłada odejście do pisemnej formy na rzecz formy elektronicznej. Ustawodawca wprowadza nowy rozdział w p.z.p. – rozdział 2a Komunikacja zamawiającego z wykonawcami.

Zgodnie z nowymi przepisami, kontakt pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, zwłaszcza w sprawach składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oraz oświadczeń, w tym jednolitego dokumentu, odbywać się będzie za pomocą środków elektronicznych.

Oferty, wnioski i oświadczenia (w tym JEDZ), o których mowa powyżej muszą zostać sporządzone w formie dokumentu elektronicznego a także należy je opatrzyć bezpiecznym podpisem elektronicznym, pod rygorem nieważności.                

Jako środek komunikacji elektronicznej należy tutaj rozumieć faks a także inne środki komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Do tych środków zaliczymy m.in. sms, czy też pocztę elektroniczną.

Zamawiający może ustalić sposób przedstawienia informacji zawartych w ofercie w postaci katalogu elektronicznego lub dołączenia katalogu elektronicznego do oferty albo może dopuścić taką możliwość.

Od 18 kwietnia br. centralny zamawiający ma obowiązek komunikacji z wykonawcą wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej.18 października 2018 r. obowiązek kontaktu z użyciem środków elektronicznych obejmie wszystkich zamawiających – jest to tzw. pełna elektronizacja zamówień publicznych.

Interoperacyjność środków i narzędzi

Obowiązkiem zamawiającego jest także zapewnienie aby narzędzia wykorzystywane do komunikacji z wykonawcami przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, oraz ich właściwości techniczne były niedyskryminujące, ogólnie dostępne. Chodzi o to by nie wykorzystywać środków i narzędzi, które mogłyby ograniczać niektórych wykonawców w dostępie do oferty. Zastosowane środki powinny być interoperacyjne z powszechnie stosowanymi narzędziami.