Jak napisać pismo procesowe by nie przegrać w e-sądzie?

Pismo procesowe - jak napisać?

Pytanie to ma dość kontrowersyjny wydźwięk. W końcu pisma procesowe to tylko wycinek aktywności stron. Wydaje się jednak, że w sądach online o wiele prościej jest znaleźć na nie odpowiedź. Akta spraw są tam bowiem cyfrowe. Zespół Pierwszego Elektronicznego Sądu Polubownego przy Stowarzyszeniu Notariuszy RP Ultima Ratio mógł zatem poddać wybrane sprawy szczegółowej analizie. W rezultacie udało się wskazać 5 cech, jakie najczęściej posiadały pisma pozostające w pozytywnej korelacji w wygraną.

Dbałość o uwagę arbitra

„Zauważyliśmy, że autorzy badanych pism dążyli nie tylko do tego, aby zdobyć, ale i do tego, by nie stracić uwagi arbitra”.– komentuje Robert Szczepanek, współtwórca „Ultima Ratio” Pierwszego Elektronicznego Sądu Polubownego przy Stowarzyszeniu Notariuszy RP.

- „Jeżeli by się nad tym zastanowić, ma to swój głęboki sens. Firma Microsoft przeprowadziła badania, z których wynika, że człowiek jest w stanie skupić się na czytanym tekście przez około… 8 sekund. Później jego uwaga szybko słabnie. Autorzy badanych pism najwyraźniej zdawali sobie z tego sprawę. Pisma były stosunkowo proste i przejrzyste. Zdania długie przecinane były krótkimi. Najważniejsze jednak było to, że o istotnych sprawach pisano wtedy, kiedy umysł arbitra był skupiony. Służył temu dość prozaiczny zabieg. Po kilku trudniejszych kwestiach, po prostu „resetowano” uwagę arbitra łatwymi, ogólnymi frazami. Umysł arbitra łapał wtedy oddech. Po dwóch sekundach odpoczynku, z nową energią wracał do meritum” - dodaje prawnik.

Najciekawsze przerywniki?

• „Rozprawienie się z drugim zarzutem odpowiedzi na pozew nie wymaga już tyle miejsca i uwagi”.
• „Od razu zauważyć należy, że ta właśnie okoliczność stanowiła między stronami główną oś sporu”.
• „Wypada zatrzymać się chwilę nad sensem tych słów”.
• „W doktrynie prawniczej doszło do rozłamu na dwa zwalczające się obozy”.

Korzystanie ze specjalistycznych serwisów

Wielu prawników korzysta z internetowych serwisów określających stopień trudności języka, takich jak www.jasnopis.pl. Serwis mówi, które fragmenty tekstu są zbyt skomplikowane. Wskazuje też zbyt długie sformułowania i wydaje ocenę stopnia zawiłości materiału. Pozwala to „odtwórczo” uprościć tekst. Specjaliści Ultima Ratio zwrócili uwagę, że przy pisaniu najlepszych pism niewątpliwie korzystano z takich narzędzi. Ich fragmenty otrzymywały bowiem najczęściej ocenę 4, czasem 5. Oznacza to: „Tekst nieco trudniejszy, zrozumiały dla osób z wykształceniem średnim lub mających duże doświadczenie życiowe”.

Niech arbiter ogląda i słucha

„W Ultima Ratio można prowadzić dowody z nagrań audio i wideo, zdjęć i innych tego typu materiałów. Skuteczni pełnomocnicy niewątpliwie starali się z tego korzystać. Dawało to wymierne korzyści procesowe. Ludzie mają bowiem różną tzw. „modalność sensoryczną”. Dlatego argumenty, które arbiter może obejrzeć czy wysłuchać, zupełnie inaczej oddziałują na jego świadomość, niż „zwykły” tekst” - uważa Robert Szczepanek.

Czy są to kwestie istotne? Autorzy analizy uważają, że tak. W ich ocenie pełnomocnicy, którzy prezentowali materiały audio lub wideo, z reguły wygrywali. Co więcej, w odstawkę szły też wówczas „tradycyjne” środki dowodowe. Preferowano materiały multimedialne zamiast pisemnych zeznań świadków.

Symbol sprawy

Badacze Ultima Ratio zwracają uwagę na jeszcze jedną, ciekawą cechę badanych pism. Powołują się na przykład pozwu, gdzie jednym z pierwszych dowodów był film pokazujący… niezabezpieczoną dziurę w stropie. Powód podkreślił w nim, że każdy - w tym bawiące się w pobliżu dzieci - mógł tam wpaść i odnieść poważne obrażenia.

„Nie wiemy, czy dowód ten miał w sprawie jakiekolwiek znaczenie. Z pewnością jednak wizja dzieci wpadających do dziury w stropie pozostała z arbitrem na długo”. - komentuje Robert Szczepanek.

Przykład ten pozwolił specjalistom Ultima Ratio określić kolejną cechę „zwycięskich” pism. Jest nią pokazanie czytelnego symbolu podnoszonej argumentacji. Chodzi przede wszystkim o zdjęcie, wycinek z dokumentu albo film okraszony celnym stwierdzeniem, które idealnie oddaje istotę stanowiska w sprawie. Autorzy analizy podkreślają, że symbol znajdował się z reguły na samym początku wywodu. Zwracają też uwagę na emocjonalny kontekst, w jakim go zwykle osadzano. Co daje pokazanie takiego symbolu?

„Psychologowie uważają, że może to wywoływać zjawisko zwane „efektem potwierdzenia”. Polega ono na tym, że ludzie mają tendencję do poszukiwania informacji zgodnych z ich wcześniejszymi doświadczeniami.” - odpowiada Robert Szczepanek

Sąd zna prawo

Już w starożytnym Rzymie mawiano: Iura novit curia („Sąd zna prawo”). Jak zauważają specjaliści Ultima Ratio, w badanych pismach dość ściśle starano się trzymać tej zasady. Próżno szukać w nich rozwlekłych dywagacji prawnych. Brak też długich tyrad na temat linii orzeczniczych Sądu Najwyższego. Pełnomocnicy ograniczali się z reguły do akcentowania tych zagadnień. Rozumieli, że arbiter i tak musi zweryfikować orzecznictwo i kwestie prawne we własnym zakresie. Co ważne, w analizie zwrócono uwagę na dogłębną znajomość faktów. Pełnomocnicy procesowi po mistrzowsku potrafili dobierać właściwe argumenty co do okoliczności istotnych dla rozstrzygnięcia sprawy. Dbali też o „higienę” poszczególnych dowodów. Żadnych zbędnych treści. Żadnych niepotrzebnych załączników. Wszystkie dowody ponumerowane i szczegółowo opisane. Maile tylko te, z których chciano prowadzić dowód (a nie cała historia mailowej dyskusji).

Praca na zanonimizowanych materiałach

„Opisane powyżej cechy znaleźliśmy w pismach pozostających w pozytywnej korelacji z wygraną w sprawie. Musimy jednak zaznaczyć, że nie badaliśmy, czy, i w jakim stopniu, miały one rzeczywisty wpływ na odnoszone sukcesy. Kwestie te pozostaną tajemnicą arbitrów i stron. Badaliśmy tylko wybrane sprawy o charakterze spornym. W naszych badaniach pracowaliśmy na zanonimizowanych materiałach. Z pewnością było wiele innych czynników, które zaważyły na wyniku badanych postępowań. Jakkolwiek istnieje statystyczna zależność pomiędzy opisanymi w analizie praktykami a rezultatami spraw, nasz tekst prosimy traktować jako zestaw sugestii i spostrzeżeń poprawiających czytelność pism procesowych oraz uwrażliwiających arbitrów na istotne fakty i dowody”. - konkluduje Robert Szczepanek.

Ultima Ratio, Pierwszy Elektroniczny Sąd Polubowny przy Stowarzyszeniu Notariuszy RP, rozpatruje sprawy wyłącznie przez Internet. Działa już ponad 2 lata. Arbitrami sądu są wykwalifikowani notariusze, wyselekcjonowani przez Stowarzyszenie. Wszystkie czynności - od złożenia pozwu, przez przedstawienie materiału dowodowego, aż po wydanie wyroku wykonywane są za pośrednictwem specjalnej platformy cyfrowej, której zabezpieczenia są porównywalne do tych, stosowanych w systemach bankowości elektronicznej. Średni czas trwania postępowania arbitrażowego to 19 dni.