REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak korygować dokumenty rozliczeniowe dla ZUS

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Katarzyna Smulczyk
Specjalista ds. kadr i płac; wieloletni praktyk, doradca i audytor prawa pracy, doświadczona i ceniona trener, wykładowca uniwersytecki.; prowadzi szkolenia kadrowo-płacowe dla firm z sektora publicznego i prywatnego oraz wykłady na Uniwersytecie Łódzkim; współpracuje z kilkudziesięcioma firmami szkoleniowymi oraz prowadzi własną działalność w tym zakresie. Specjalizuje się w szkoleniach dotyczących: naliczania wynagrodzeń, Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, korekty dokumentacji płacowej, prawa pracy, zasad podlegania składkom ZUS, świadczeń chorobowych i rodzicielskich oraz czasu pracy.

REKLAMA

Naliczanie wynagrodzeń dla pracowników wiąże się z koniecznością skorygowania dokumentów przekazanych do ZUS. Korekty trzeba dokonać w terminie 7 dni od daty stwierdzenia nieprawidłowości.

Płatnik składek musi co miesiąc przesyłać do ZUS dokumenty rozliczeniowe za zatrudnionych w swoim zakładzie pracowników. W dokumentacji płatnik składek wykazuje należne składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz wykazuje wszystkie okresy przerw w opłacaniu składek, a także wypłacone świadczenia chorobowe.

REKLAMA

Płatnik powinien na bieżąco dbać o poprawność rozliczeń z ZUS. W razie stwierdzenia niezgodności ze stanem faktycznym niezwłocznie powinien skorygować błędne dokumenty. Oprócz tego corocznie do 30 kwietnia pracodawca powinien kompleksowo sprawdzić poprawność danych przekazanych danych do ZUS. W razie stwierdzenia nieprawidłowości musi złożyć do ZUS komplet dokumentów korygujących.

Terminy na korektę

Płatnik składek zobowiązany jest sporządzić komplet dokumentów korygujących:

  • w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub od otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS,
  • nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji – jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze decyzji,
  • nie później niż w termie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli – jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze kontroli.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w imiennym raporcie miesięcznym po tym terminie płatnik składek albo osoba działająca w imieniu płatnika może zostać ukarana karą grzywny do 5000 zł.

REKLAMA

Korekta dokumentów rozliczeniowych powinna być dokonana przez złożenie przez płatnika składek korygującego imiennego raportu miesięcznego w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie poprawne informacje. Oprócz imiennego raportu płatnik składek ma obowiązek złożenia skorygowanej miesięcznej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za wszystkich ubezpieczonych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obowiązku korygowania dokumentów nie ma płatnik, który stwierdzi, że różnica w podstawie wymiaru składek nie jest wyższa niż 2,20 zł. Przepis ten nie ma jednak zastosowania, gdy podstawę wymiaru składek stanowi kwota zadeklarowana.

Komplet dokumentów korygujących

Płatnik składek w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w dokumentach rozliczeniowych ma obowiązek złożenia kompletu dokumentów korygujących.

Komplet dokumentów korygujących składa się z:

  • korygującej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA,
  • korygujących imiennych raportów miesięcznych ZUS RCA, ZUS RZA,
  • korygujących imiennych raportów o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek ZUS RSA.

Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA powinna zawierać dane wszystkich ubezpieczonych, czyli zarówno tych osób, które w poprzednich dokumentach były wykazane prawidłowo, jak i tych, za których płatnik dokonuje korekty.

Często popełnianym błędem przez płatnika składek jest przekazywanie raportów imiennych ZUS RCA za wszystkich ubezpieczonych a nie tylko za osoby, które wymagały skorygowania danych.

Przykład

Płatnik składek w komplecie dokumentów za lipiec 2011 r. rozliczył składki za 40 ubezpieczonych. Dokumenty zostały przekazane do ZUS z identyfikatorem 01 07 2011. Po przekazaniu kompletu rozliczeniowego za lipiec płatnik składek zauważył błąd w wykazanej składce na ubezpieczenie zdrowotne za dwóch pracowników.

W takim przypadku płatnik składek powinien złożyć komplet dokumentów korygujących składający się z raportów imiennych ZUS RCA za dwóch pracowników oraz deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za 40 pracowników, z poprawnie wyliczonymi należnościami. Komplet dokumentów korygujących powinien mieć identyfikator 02 07 2011.

WAŻNE!

Jeśli korekta dotyczy tylko deklaracji rozliczeniowej, bez imiennych raportów miesięcznych, wówczas płatnik przekazuje do ZUS samą deklarację rozliczeniową ZUS DRA bez raportów imiennych.

Raporty za danego ubezpieczonego koryguje się w ramach raportu danego typu, tzn. odrębnie dla raportów składkowych (ZUS RCA, ZUS RZA) i odrębnie dla raportu świadczeniowego (ZUS RSA) w ramach danego 6-znakowego kodu tytułu ubezpieczenia.

Przykład

Płatnik składek wypełnił za ubezpieczonego Tomasza D. dwa raporty składkowe ZUS RCA – jeden z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx, drugi z kodem 30 00 xx oraz dwa raporty świadczeniowe ZUS RSA. Błąd został wykryty w raporcie składkowym ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 xx. Aby go skorygować, płatnik powinien złożyć deklarację rozliczeniową korygującą ZUS DRA za wszystkich ubezpieczonych oraz dołączyć do niej raport ZUS RCA, w którym wypełnia wyłącznie raport ZUS RCA dotyczący kodu 30 00 xx. Płatnik nie przekazuje korygującego raportu ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx ani korygujących raportów ZUS RSA.

Wycofanie raportu imiennego

W przypadku gdy płatnik przez pomyłkę przekazał do ZUS raport imienny ZUS RCA za ubezpieczonego, za którego w danym miesiącu nie powinny być rozliczane składki, musi ten raport wycofać. Korekta w tym przypadku polega na złożeniu raportu imiennego ZUS RCA z zerowymi podstawami oraz składkami.

W sytuacji gdy płatnik składek niesłusznie przekaże do ZUS raport imienny ZUS RSA, korekta raportu powinna być dokonana przez wpisanie na korygowanym raporcie:

  • tego samego kodu ubezpieczenia,
  • „0” w polu dotyczącym liczby dni zasiłkowych/liczba wypłat,
  • tego samego kodu świadczenia/przerwy,
  • tego samego okresu co w wycofywanym raporcie,
  • w polu „kwota” wpisać „0” lub pozostawić puste pole.

Wpływ korekty dokumentów rozliczeniowych na zobowiązania wobec ZUS

Korygowanie dokumentów rozliczeniowych powoduje zmianę w stanie rozliczeń na koncie płatnika – powstaje nadpłata lub niedopłata. W przypadku niedopłaty płatnik składek ma obowiązek ustalenia kwoty nieopłaconych składek za dany okres rozliczeniowy, następnie naliczyć od tej kwoty należne odsetki za zwłokę od następnego dnia po upływie terminu płatności do dnia zapłaty włącznie. Kwota do zapłaty powinna być zaokrąglona do pełnych złotych.

W przypadku powstania nadpłaty składek ZUS z urzędu zalicza nadpłatę składek na poczet zaległych lub bieżących składek, a w przypadku ich braku na poczet przyszłych należności. Płatnik składek może również złożyć wniosek do ZUS o zwrot nadpłaconych składek.

Podstawa prawna:

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: kadry.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Infor.pl
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
eZUS zastąpi PUE ZUS. Nowy portal z prostszą obsługą i większym bezpieczeństwem

Zakład Ubezpieczeń Społecznych szykuje duże zmiany dla swoich klientów. Trwają prace nad nowym portalem eZUS, który już wkrótce zastąpi dobrze znaną Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Serwis ma być bardziej intuicyjny, bezpieczniejszy i dostępny dla wszystkich – także osób z niepełnosprawnościami.

D. Tusk o rozsądnym rozważeniu opuszczenia Europejskiej Konwencji Praw Człowieka. Rzecznik rządu prostuje

W wywiadzie dla brytyjskiego dziennika „Sunday Times”, opublikowanym 26 października 2025 r., premier polskiego rządu Donald Tusk zauważył, że istotną częścią problemu migracji jest sztywna i rozszerzająca się interpretacja Europejskiej Konwencji Praw Człowieka. Jak cytował Tuska brytyjski dziennik: jeśli 46 sygnatariuszy konwencji nie może dojść do porozumienia w sprawie jej modyfikacji, to jego zdaniem całkiem rozsądne będzie rozważenie po prostu opuszczenia konwencji”. W dniu 27 października 2025 r. rzecznik rządu Adam Szłapka powiedział Polskiej Agencji Prasowej, że Polska nie miała i nie ma planu wypowiedzenia Europejskiej Konwencji Praw Człowieka.

Przyrost naturalny nadal jest ujemny. Pierwszy krok do poprawy sytuacji to podwyższenie wieku emerytalnego dla bezdzietnych kobiet

Sytuacja demograficzna Polski nadal jest trudna. Przyrost naturalny jest ujemny, liczba osób w wieku produkcyjnym spada, a społeczeństwo się starzej. Co będzie z emeryturami? Pierwsza propozycja to podwyższenie wieku emerytalnego dla bezdzietnych kobiet.

Podatek od ogrzewania uderzy w miliony Polaków. ETS2 może podnieść ceny gazu i węgla nawet o 1000 zł

Unijny system ETS2, nazywany "podatkiem od ogrzewania", obejmie nie tylko przemysł, ale także gospodarstwa domowe. Oznacza to, że koszt emisji CO₂ zostanie przeniesiony na użytkowników końcowych, w praktyce na miliony Polaków. Według szacunków, rachunki za ogrzewanie mogą wzrosnąć nawet o 1000 zł na każdej tonie węgla i o 90 groszy na metrze sześciennym gazu. Choć Bruksela rozważa przesunięcie wprowadzenia ETS2 do 2028 roku, ekonomiści ostrzegają: podwyżki są nieuniknione, a domowe budżety odczują je najmocniej.

REKLAMA

Najczęstsze błędy przy zaciąganiu kredytów gotówkowych i jak ich unikać

Zaciągnięcie kredytu gotówkowego to dla wielu osób sposób na realizację ważnych celów życiowych – od nagłych wydatków, przez remont mieszkania, po spłatę innych zobowiązań. Choć kredyty gotówkowe są dziś łatwo dostępne i proces wnioskowania jest coraz prostszy, to decyzja o ich zaciągnięciu wymaga rozwagi i znajomości podstawowych zasad finansowej odpowiedzialności.

Przeszczep włosów w Turcji

Przeszczep włosów Turcja to temat, który od kilku lat cieszy się ogromnym zainteresowaniem. Nic dziwnego — transplantacja włosów w Turcji to połączenie doskonałej jakości, atrakcyjnej ceny i komfortu na najwyższym poziomie.

Prawo jazdy seniorów: czy grozi Ci utrata uprawnień od 2026? Sprawdzamy fakty

Kierowcy po 70. roku życia będą tracić prawo jazdy, jeśli nie przejdą obowiązkowych badań lekarskich? Internet obiegły sensacyjne doniesienia o rzekomych zmianach, które miały wejść w życie od 2026 roku. W sieci zawrzało, a wielu seniorów zaczęło pytać, czy faktycznie będą musieli odnawiać dokument. Sprawdzamy, co w tej sprawie potwierdziło Ministerstwo Infrastruktury.

Nieodpowiednie traktowanie przez przełożonego, np. przemoc słowna, największym zagrożeniem psychospołecznym w pracy

Nieodpowiednie traktowanie przez przełożonego, np. przemoc słowna, to największe zagrożenie psychospołeczne w pracy. Przyznało tak 67% pracowników oraz 62% zarządzających. Notuje się wzrost przypadków dyskryminacji, przemocy słownej i poczucia wykluczenia. Dodatkowo młodzi pracownicy częściej zgłaszają nieakceptowalne zachowania. Czy firmy wprowadzają działania zapobiegawcze?

REKLAMA

Rząd chce zakazać sprzedaży alkoholu na stacjach benzynowych. Branża alarmuje: to cios w małe firmy

Ministerstwo Zdrowia chce wprowadzić całkowity zakaz sprzedaży alkoholu na stacjach benzynowych. Projekt ustawy podzielił opinię publiczną. Lekarze mówią o konieczności walki z alkoholizmem, a przedsiębiorcy ostrzegają przed stratami i dyskryminacją. Sprawdzamy, co naprawdę oznaczają planowane zmiany i kto na nich straci.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

REKLAMA