REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak korygować dokumenty rozliczeniowe dla ZUS

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Katarzyna Smulczyk
Specjalista ds. kadr i płac; wieloletni praktyk, doradca i audytor prawa pracy, doświadczona i ceniona trener, wykładowca uniwersytecki.; prowadzi szkolenia kadrowo-płacowe dla firm z sektora publicznego i prywatnego oraz wykłady na Uniwersytecie Łódzkim; współpracuje z kilkudziesięcioma firmami szkoleniowymi oraz prowadzi własną działalność w tym zakresie. Specjalizuje się w szkoleniach dotyczących: naliczania wynagrodzeń, Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, korekty dokumentacji płacowej, prawa pracy, zasad podlegania składkom ZUS, świadczeń chorobowych i rodzicielskich oraz czasu pracy.

REKLAMA

Naliczanie wynagrodzeń dla pracowników wiąże się z koniecznością skorygowania dokumentów przekazanych do ZUS. Korekty trzeba dokonać w terminie 7 dni od daty stwierdzenia nieprawidłowości.

Płatnik składek musi co miesiąc przesyłać do ZUS dokumenty rozliczeniowe za zatrudnionych w swoim zakładzie pracowników. W dokumentacji płatnik składek wykazuje należne składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz wykazuje wszystkie okresy przerw w opłacaniu składek, a także wypłacone świadczenia chorobowe.

REKLAMA

Płatnik powinien na bieżąco dbać o poprawność rozliczeń z ZUS. W razie stwierdzenia niezgodności ze stanem faktycznym niezwłocznie powinien skorygować błędne dokumenty. Oprócz tego corocznie do 30 kwietnia pracodawca powinien kompleksowo sprawdzić poprawność danych przekazanych danych do ZUS. W razie stwierdzenia nieprawidłowości musi złożyć do ZUS komplet dokumentów korygujących.

Terminy na korektę

Płatnik składek zobowiązany jest sporządzić komplet dokumentów korygujących:

  • w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub od otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS,
  • nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji – jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze decyzji,
  • nie później niż w termie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli – jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze kontroli.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w imiennym raporcie miesięcznym po tym terminie płatnik składek albo osoba działająca w imieniu płatnika może zostać ukarana karą grzywny do 5000 zł.

REKLAMA

Korekta dokumentów rozliczeniowych powinna być dokonana przez złożenie przez płatnika składek korygującego imiennego raportu miesięcznego w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie poprawne informacje. Oprócz imiennego raportu płatnik składek ma obowiązek złożenia skorygowanej miesięcznej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za wszystkich ubezpieczonych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obowiązku korygowania dokumentów nie ma płatnik, który stwierdzi, że różnica w podstawie wymiaru składek nie jest wyższa niż 2,20 zł. Przepis ten nie ma jednak zastosowania, gdy podstawę wymiaru składek stanowi kwota zadeklarowana.

Komplet dokumentów korygujących

Płatnik składek w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w dokumentach rozliczeniowych ma obowiązek złożenia kompletu dokumentów korygujących.

Komplet dokumentów korygujących składa się z:

  • korygującej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA,
  • korygujących imiennych raportów miesięcznych ZUS RCA, ZUS RZA,
  • korygujących imiennych raportów o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek ZUS RSA.

Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA powinna zawierać dane wszystkich ubezpieczonych, czyli zarówno tych osób, które w poprzednich dokumentach były wykazane prawidłowo, jak i tych, za których płatnik dokonuje korekty.

Często popełnianym błędem przez płatnika składek jest przekazywanie raportów imiennych ZUS RCA za wszystkich ubezpieczonych a nie tylko za osoby, które wymagały skorygowania danych.

Przykład

Płatnik składek w komplecie dokumentów za lipiec 2011 r. rozliczył składki za 40 ubezpieczonych. Dokumenty zostały przekazane do ZUS z identyfikatorem 01 07 2011. Po przekazaniu kompletu rozliczeniowego za lipiec płatnik składek zauważył błąd w wykazanej składce na ubezpieczenie zdrowotne za dwóch pracowników.

W takim przypadku płatnik składek powinien złożyć komplet dokumentów korygujących składający się z raportów imiennych ZUS RCA za dwóch pracowników oraz deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za 40 pracowników, z poprawnie wyliczonymi należnościami. Komplet dokumentów korygujących powinien mieć identyfikator 02 07 2011.

WAŻNE!

Jeśli korekta dotyczy tylko deklaracji rozliczeniowej, bez imiennych raportów miesięcznych, wówczas płatnik przekazuje do ZUS samą deklarację rozliczeniową ZUS DRA bez raportów imiennych.

Raporty za danego ubezpieczonego koryguje się w ramach raportu danego typu, tzn. odrębnie dla raportów składkowych (ZUS RCA, ZUS RZA) i odrębnie dla raportu świadczeniowego (ZUS RSA) w ramach danego 6-znakowego kodu tytułu ubezpieczenia.

Przykład

Płatnik składek wypełnił za ubezpieczonego Tomasza D. dwa raporty składkowe ZUS RCA – jeden z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx, drugi z kodem 30 00 xx oraz dwa raporty świadczeniowe ZUS RSA. Błąd został wykryty w raporcie składkowym ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 xx. Aby go skorygować, płatnik powinien złożyć deklarację rozliczeniową korygującą ZUS DRA za wszystkich ubezpieczonych oraz dołączyć do niej raport ZUS RCA, w którym wypełnia wyłącznie raport ZUS RCA dotyczący kodu 30 00 xx. Płatnik nie przekazuje korygującego raportu ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx ani korygujących raportów ZUS RSA.

Wycofanie raportu imiennego

W przypadku gdy płatnik przez pomyłkę przekazał do ZUS raport imienny ZUS RCA za ubezpieczonego, za którego w danym miesiącu nie powinny być rozliczane składki, musi ten raport wycofać. Korekta w tym przypadku polega na złożeniu raportu imiennego ZUS RCA z zerowymi podstawami oraz składkami.

W sytuacji gdy płatnik składek niesłusznie przekaże do ZUS raport imienny ZUS RSA, korekta raportu powinna być dokonana przez wpisanie na korygowanym raporcie:

  • tego samego kodu ubezpieczenia,
  • „0” w polu dotyczącym liczby dni zasiłkowych/liczba wypłat,
  • tego samego kodu świadczenia/przerwy,
  • tego samego okresu co w wycofywanym raporcie,
  • w polu „kwota” wpisać „0” lub pozostawić puste pole.

Wpływ korekty dokumentów rozliczeniowych na zobowiązania wobec ZUS

Korygowanie dokumentów rozliczeniowych powoduje zmianę w stanie rozliczeń na koncie płatnika – powstaje nadpłata lub niedopłata. W przypadku niedopłaty płatnik składek ma obowiązek ustalenia kwoty nieopłaconych składek za dany okres rozliczeniowy, następnie naliczyć od tej kwoty należne odsetki za zwłokę od następnego dnia po upływie terminu płatności do dnia zapłaty włącznie. Kwota do zapłaty powinna być zaokrąglona do pełnych złotych.

W przypadku powstania nadpłaty składek ZUS z urzędu zalicza nadpłatę składek na poczet zaległych lub bieżących składek, a w przypadku ich braku na poczet przyszłych należności. Płatnik składek może również złożyć wniosek do ZUS o zwrot nadpłaconych składek.

Podstawa prawna:

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: kadry.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Infor.pl
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
W 2026 r. trzynasta pensja dla każdego etatowego pracownika na minimalnej płacy – otrzymaj nawet 5.379,20 zł więcej w skali roku

Od września 2025 r. są znane kwoty wynagrodzenia minimalnego miesięcznego oraz minimalnej stawki godzinowej. Jest pewien sposób aby zarabiać więcej będąc nadal tylko na minimalnej płacy – nawet o nieco więcej niż jedną dodatkową minimalną pensję w roku! Można otrzymać dodatkowo nawet 5.379,20 zł.

Kontrole na granicach do kwietnia 2026 r. Przedłużenie aż o pół roku powinno mieć swoje uzasadnienie

Kontrole na granicach z Niemcami i Litwą zostały przedłużone do kwietnia 2026 r. Wydłużenie kontroli aż o pół roku powinno mieć swoje uzasadnienie. Przedsiębiorcy szczególnie boją się okresu ostatnich dwóch miesięcy roku.

Ukryte zasoby rynku pracy. Dlaczego warto korzystać z ich potencjału?

Chociaż dla rynku pracy pozostają niewidoczni, to tkwi w nich znaczny potencjał. Kto pozostaje w cieniu? Dlaczego firmy nie sięgają po tzw. niewidzialnych pracowników?

Kolejne pytanie do TSUE o kredyty z WIBOR-em. Czy polskie prawo wystarczająco chroni kredytobiorców?

Sąd Okręgowy w Krakowie w osobie sędzi Anny Baran postanowił skierować do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE), pytanie czy polskie regulacje dotyczące zasad oprocentowania kredytów hipotecznych są zgodne z unijnym prawem chroniącym konsumentów. Analizy pytania prejudycjalnego i jego uzasadnienia, dokonuje radca prawny Paweł Stalski, specjalizujący się w prawie ochronnych konsumentów i w sporach sądowych z bankami.

REKLAMA

NSA: Przychodnia musi odbierać telefony od pacjentów. Sam numer nie wystarczy – Rzecznik Praw Pacjenta przypomina o wyroku

Rzecznik Praw Pacjenta przypomina, że placówki medyczne mają obowiązek zapewnić pacjentom realny kontakt telefoniczny z rejestracją. Samo podanie numeru telefonu nie wystarcza. Naczelny Sąd Administracyjny potwierdził, że utrudniony kontakt z przychodnią może oznaczać naruszenie zbiorowych praw pacjentów. Placówki muszą tak zorganizować pracę, by pacjent mógł dodzwonić się bez zbędnej zwłoki.

Koniec "kopciuchów". Od 1 stycznia 2026 roku całkowity zakaz palenia w piecu. Inaczej grozi mandat 500 zł, a nawet grzywna 5000 zł

Całkowity zakaz używania starych pieców rozszerza się na kolejne województwa. Grzywna do 5 tysięcy złotych grozi za palenie w tzw. "kopciuchach" już od 1 stycznia 2026 roku. Kogo dotyczy obowiązek wymiany kotła i w których regionach czasu, na dostosowanie się do nowych przepisów, jest najmniej? Oto szczegóły.

Ile kosztuje OC i AC w 2025 roku? Sprawdź, gdzie zapłacisz najmniej, a gdzie ceny wciąż biją rekordy

W 2025 roku koszt ubezpieczeń samochodowych wreszcie zwolnił tempo. Ceny OC i AC przestały rosnąć, a kierowcy odetchnęli z ulgą. Jednak pod pozorną stabilizacją kryją się duże różnice między regionami i zaskakujące trendy. W niektórych częściach Polski za polisę płaci się niemal dwa razy więcej niż w innych, a coraz więcej kierowców decyduje się na auta chińskich marek. Sprawdź, co naprawdę dzieje się na rynku OC i AC w 2025 roku.

Ile kosztuje OC i AC w 2025 roku? Sprawdź, gdzie zapłacisz najmniej, a gdzie ceny wciąż biją rekordy

W 2025 roku koszt ubezpieczeń samochodowych wreszcie zwolnił tempo. Ceny OC i AC przestały rosnąć, a kierowcy odetchnęli z ulgą. Jednak pod pozorną stabilizacją kryją się duże różnice między regionami i zaskakujące trendy. W niektórych częściach Polski za polisę płaci się niemal dwa razy więcej niż w innych, a coraz więcej kierowców decyduje się na auta chińskich marek. Sprawdź, co naprawdę dzieje się na rynku OC i AC w 2025 roku.

REKLAMA

Skuteczna windykacja: 5 mitów – dlaczego nie warto w nie wierzyć. Terminy przedawnienia roszczeń (branża TSL)

Wśród polskich przedsiębiorców, w tym także w branży TSL (transport, spedycja i logistyka) temat windykacji należności powraca jak bumerang. Z jednej strony przedsiębiorcy zmagają się z chronicznymi zatorami płatniczymi, z drugiej – wciąż krążą liczne stereotypy, które sprawiają, że wiele firm reaguje zbyt późno albo unika działań windykacyjnych. W efekcie przedsiębiorcy narażają się na utratę płynności finansowej i problemy z dalszym rozwojem.

Firmy będą zdecydowanie zwiększać zatrudnienie na koniec roku. Jest duża szansa na podniesienie obrotu

Dlaczego firmy planują zdecydowanie zwiększać zatrudnienie na koniec 2025 roku? Chodzi o gorący okres zakończenia roku - od Halloween, przez Black Friday i Mikołajki, aż po kulminację w postaci Świąt Bożego Narodzenia. Najwięcej pracowników będą zatrudniały firmy branży produkcyjnej. Ratunkiem dla nich są pracownicy tymczasowi. To duża szansa na zwiększenie obrotu.

REKLAMA