Czy wiadomości na komunikatorze i mailu są wiążące i mogą zastąpić umowę?

• Forma dokumentowa
• Czy screeny mają moc dowodową w sądzie?
• Kiedy komunikator i mail to za mało?
• Jak chronić swój biznes w cyfrowych ustaleniach?
• Podsumowanie

Jako radca prawny muszę to powiedzieć jasno: w prawie papier i pieczątka to tylko jedna z wielu dopuszczalnych form zawarcia umowy. W dobie formy dokumentowej (wprowadzonej do Kodeksu cywilnego w 2016 roku), kliknięcie „OK” na Messengerze może być tak samo wiążące, jak wizyta u notariusza, o ile dotyczy to odpowiedniej materii i nie jest wyłączone przez przepis szczególny.

Forma dokumentowa

Zgodnie z art. 77 (2) Kodeksu cywilnego, do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Co to oznacza w praktyce? Dokumentem jest każdy nośnik informacji, jak np. wiadomość e-mail, rozmowa na komunikatorze, SMS, nagranie głosowe. Jeśli z treści wiadomości wynika, kto ją wysłał i co obiecał, to dla sądu jest to dowód istnienia zobowiązania.

Historia 1: Zlecenie przewozowe na komunikatorze

Przewoźnik z podwarszawskiej miejscowości dogadał się ze spedytorem na komunikatorze. Padły konkretne dane: załadunek w Berlinie, rozładunek w Poznaniu, stawka 850 EUR, termin: "jutro, 8 rano". Spedytor odpisał: „Bierzcie to, auto potwierdzone”. Przewoźnik podstawił pojazd, ale na miejscu okazało się, że towaru nie ma, bo spedycja "się pomyliła". Przewoźnik wystawił fakturę za puste podstawienie.

Spedycja broniła się twierdząc, że „Nie wysłaliśmy oficjalnego zlecenia, nie było podpisu ani pieczątki. Rozmowa na komunikatorze to było tylko niezobowiązujące zapytanie ofertowe”.

Sąd uznał jednak, że doszło do zawarcia umowy przewozu. Dlaczego? Ponieważ w rozmowie na komunikatorze znalazły się wszystkie tzw. essentialia negotii (elementy przedmiotowo istotne) umowy. Określono trasę, termin podstawienia, towar i cenę. W transporcie forma pisemna nie jest zastrzeżona pod rygorem nieważności. Cyfrowy ślad był wystarczający, by spedycja musiała zapłacić odszkodowanie.

Historia 2: Sesja zdjęciowa „na maila”

Strony, fotograf z Łodzi oraz influencerka z Warszawy wymieniły 15 maili. Fotograf przesłał ofertę: „Sesja wizerunkowa, 3 godziny, 20 obrobionych zdjęć, cena 2 500 zł, termin 15 marca”. Klientka odpisała: „Super, pasuje mi, rezerwujemy”. Na dwa dni przed sesją klientka zniknęła. Fotograf, który odrzucił inne zlecenia na ten dzień, zażądał zapłaty kary umownej (przewidzianej w regulaminie, który udostępnił klientce wraz z ofertą). Klientka od razu zarzuciła, że „Przecież nie podpisałam żadnej umowy”.

Umowa o dzieło nie wymaga formy pisemnej dla swojej ważności. Wymiana maili, w których jedna strona oferuje wykonanie prac, a druga akceptuje te ustalenia, stanowi prawnie wiążące zawarcie umowy. Fotograf wykazał, że zablokował termin i poniósł stratę. Sąd nakazał zapłatę, uznając maile za pełnowartościowy dowód zawarcia umowy.

Czy screeny mają moc dowodową w sądzie?

Co do zasady tak. Zgodnie z art. 243 (1) Kodeksu postępowania cywilnego, przepisy o dowodach z dokumentów stosuje się do dokumentów zawierających tekst, umożliwiających ustalenie ich wystawców.

W obecnych procesach gospodarczych zrzuty ekranu (screeny) są traktowane jako „inny środek dowodowy”. Eksport czatu do pliku tekstowego pozwala sądowi prześledzić chronologię ustaleń stron. Nagłówki maili (metadata) pozwalają zweryfikować, czy wiadomość faktycznie wyszła z konkretnego serwera. Sąd nie pyta już „czy to jest dokument”, ale „czy treść tego dokumentu jest wiarygodna”. Jeśli Twój rozmówca twierdzi, że ktoś mu się włamał na konto i wysłał „OK” w jego imieniu to on musi to udowodnić.

Kiedy komunikator i mail to za mało?

Mimo cyfryzacji, istnieją obszary, gdzie "kliknięcie" nie wystarczy. Są to sytuacje, w których prawo wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Będą to np. przeniesienie autorskich praw majątkowych, umowa najmu nieruchomości na czas dłuższy niż rok, umowa leasingu, czy pełnomocnictwo ogólne. W tych przypadkach ustalenia mailowe mogą być uznane co najwyżej za tzw. „umowę przedwstępną” lub dowód na prowadzenie negocjacji, ale nie przeniosą skutecznie praw i doprowadzą do powstania zobowiązania.

Jak chronić swój biznes w cyfrowych ustaleniach?

Jeśli chcesz, aby Twoje rozmowy na komunikatorach były Twoją tarczą, wprowadź trzy zasady:

1. Podsumowuj ustalenia. Po rozmowie telefonicznej wyślij maila/wiadomość: „Zgodnie z naszą rozmową ustalamy: [cena], [termin], [zakres]. Proszę o potwierdzenie”.
2. Używaj służbowych kont. Łatwiej udowodnić, że wiadomość z maila na firmowej domenie jest twoim oficjalnym stanowiskiem, niż wiadomość podpisana anonimowym nickiem.
3. Archiwizuj. Nie usuwaj wątków po zakończeniu zlecenia. Nigdy nie wiesz, kiedy kontrahent przypomni sobie o „braku umowy” po 2 latach.

Podsumowanie

Dzisiaj biznes zawiera się w chmurze, a sądy doskonale to rozumieją. Jeśli coś obiecałeś w mailu lub potwierdziłeś stawkę na komunikatorze to najpewniej jesteś związany umową z taką samą mocą, jak gdybyś podpisał ją na papierze. Brak fizycznego podpisu nie jest darmową przepustką do unikania odpowiedzialności.

Jako radca prawny regularnie pomagam przedsiębiorcom w weryfikacji dowodów cyfrowych. Analizuję, czy dana korespondencja wystarczy, by skutecznie dochodzić roszczeń. Warto zadbać, aby Twoje elektroniczne oferty zawierały taką treść i załączniki, aby automatycznie stawały się bezpiecznymi i wiążącymi umowami.