Nowe obowiązki dla spółek. KRS ujawni, kto naprawdę prowadzi rejestry akcjonariuszy

• Główne kierunki zmian
• Analiza krytyczna rozwiązań
• Wnioski

Koniec z unikaniem dematerializacji akcji - od sierpnia 2025 roku sądy rejestrowe mogą łatwo identyfikować spółki, które nie wykonały wprowadzonego w 2019 roku obowiązku prowadzenia elektronicznych rejestrów akcjonariuszy. Nowelizacja Kodeksu spółek handlowych zamyka luki prawne i zmusza zarządy do zgłaszania informacji o rejestrach do KRS pod rygorem sankcji. Przedsiębiorcy muszą liczyć się z nowymi kosztami administracyjnymi i IT, ale zyskują większe bezpieczeństwo obrotu i możliwość weryfikacji statusu prawnego akcji.

Główne kierunki zmian

1. Wzmocnienie obowiązków informacyjnych

Kluczowym elementem reformy jest wprowadzenie obowiązku ujawniania w Krajowym Rejestrze Sądowym informacji o podmiocie prowadzącym rejestr akcjonariuszy lub rejestrującym akcje w depozycie papierów wartościowych. Zgodnie z projektowanymi przepisami art. 300³² § 1¹ oraz art. 328² § 1¹ Kodeksu spółek handlowych, zarządy spółek będą zobowiązane zgłaszać zawarcie umowy o prowadzenie rejestru do sądu rejestrowego.

Rozwiązanie to ma fundamentalne znaczenie praktyczne. Obecnie brak centralnej bazy danych o podmiotach prowadzących rejestry akcjonariuszy utrudnia akcjonariuszom, potencjalnym nabywcom akcji oraz organom egzekucyjnym, identyfikację właściwego rejestru. Projektowana zmiana zwiększy transparentność obrotu i ułatwi weryfikację statusu prawnego akcji.

2. Rozszerzenie zakresu danych w rejestrze akcjonariuszy

Projekt przewiduje obowiązek zamieszczania w rejestrze akcjonariuszy numeru PESEL lub daty urodzenia akcjonariuszy oraz – w przypadku osób prawnych – numeru we właściwym rejestrze. Jest to odpowiedź na postulaty zwiększenia pewności identyfikacji osób uprawnionych z akcji, co ma szczególne znaczenie przy rosnącej liczbie transakcji dokonywanych w formie elektronicznej.

Jednocześnie, uwzględniając wymogi RODO, projekt wprowadza mechanizm ochrony danych wrażliwych. Zgodnie z projektowanym art. 300³⁵ § 1¹ oraz art. 328⁵ § 1¹ KSH, informacje o numerze PESEL, dacie urodzenia lub adresie zamieszkania nie będą udostępniane pozostałym akcjonariuszom. To kompromisowe rozwiązanie próbuje pogodzić potrzebę pewności obrotu z ochroną prywatności.

3. Archiwizacja rejestrów po wykreśleniu spółki

Istotną luką obecnej regulacji jest brak przepisów dotyczących losów rejestru akcjonariuszy po wykreśleniu spółki z KRS. Projekt wprowadza obowiązek dołączania do wniosku o wykreślenie spółki wykazu akcjonariuszy (art. 476 § 1¹ KSH), co zapewni zachowanie kluczowych informacji dla ewentualnych przyszłych postępowań spadkowych czy rewindykacyjnych.

4. Formalizacja zgody na wpis w rejestrze

W odpowiedzi na ryzyko fałszerstw, projekt wymaga, aby zgoda osoby, której prawa mają być wykreślone lub obciążone, była wyrażona w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym, w obecności osoby upoważnionej przez podmiot prowadzący rejestr lub w postaci elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 300³⁴ § 3 oraz art. 328⁴ § 3 KSH).

Analiza krytyczna rozwiązań

Mocne strony projektu

Projektowana nowelizacja skutecznie adresuje najpoważniejsze problemy praktyczne związane z funkcjonowaniem rejestrów akcjonariuszy. Wprowadzenie obowiązku rejestracji w KRS podmiotów prowadzących rejestry oraz mechanizmów przymuszających znacząco wzmocni skuteczność systemu dematerializacji akcji.

Szczególnie trafne jest rozwiązanie problemu "martwych spółek" – podmiotów, które nie wykonały obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie rejestru. Dzięki możliwości identyfikacji takich spółek przez brak wpisu w KRS, sądy rejestrowe będą mogły skuteczniej egzekwować obowiązki wynikające z ustawy.

Wątpliwości i kontrowersje

Projekt spotkał się z krytyką ze strony niektórych interesariuszy. Krajowa Rada Notarialna postulowała rozszerzenie kompetencji notariuszy o prowadzenie rejestrów akcjonariuszy spółek akcyjnych i komandytowo-akcyjnych, argumentując nabytym doświadczeniem w prowadzeniu rejestrów PSA. Propozycja ta została odrzucona, co wydaje się uzasadnione – prowadzenie rejestrów dużych spółek wymaga infrastruktury i doświadczenia, którymi dysponują podmioty licencjonowane do prowadzenia rachunków papierów wartościowych.

Kontrowersyjne jest też wydłużenie do 7 lat okresu zachowania mocy dowodowej dokumentów akcji (art. 27 projektu). Choć ma to chronić akcjonariuszy spółek, które nie wykonały obowiązków dematerializacyjnych, może też przedłużać stan niepewności prawnej.

Uwagi zgłoszone w konsultacjach

Urząd Ochrony Danych Osobowych zwrócił uwagę na nadmierny zakres przetwarzanych danych osobowych. W odpowiedzi projektodawca ograniczył dostęp do danych wrażliwych, co stanowi przykład wyważenia konkurujących wartości.

Sąd Najwyższy podniósł fundamentalną kwestię zasadności umieszczania numeru PESEL w rejestrze, sugerując że wystarczająca byłaby data urodzenia. To istotna uwaga – numer PESEL jest szczególnie wrażliwym identyfikatorem, a jego ujawnienie niesie ryzyko nadużyć.

KNF zwróciła uwagę na techniczne aspekty funkcjonowania systemu depozytowego KDPW, postulując doprecyzowanie procedur udostępniania informacji o akcjonariuszach. Propozycje te zostały częściowo uwzględnione.

Ocena skutków regulacji

Projekt przewidywał początkowo zwiększenie zatrudnienia w sądach rejestrowych o 60 etatów. Ostatecznie jednak zrezygnowano z tego rozwiązania, co może budzić obawy o wydolność systemu, szczególnie w pierwszym okresie po wejściu w życie ustawy.

Koszty wdrożenia dla przedsiębiorców będą umiarkowane – głównie związane z dostosowaniem statutów i systemów informatycznych. Benefity w postaci zwiększonego bezpieczeństwa obrotu powinny przewyższyć te koszty.

Wnioski

Projektowana nowelizacja stanowi potrzebny i generalnie dobrze przygotowany krok w kierunku usprawnienia systemu rejestracji akcji spółek niepublicznych. Główne rozwiązania – ujawnianie rejestrów w KRS, formalizacja zgód, archiwizacja danych – odpowiadają na realne problemy praktyki.

Pewne wątpliwości budzą szczegółowe rozwiązania dotyczące zakresu danych osobowych oraz długości okresów przejściowych. Rezygnacja z dodatkowych etatów w sądach może też skutkować przeciążeniem systemu.

Mimo tych zastrzeżeń, projekt zasługuje na pozytywną ocenę jako wyważona próba pogodzenia bezpieczeństwa obrotu, ochrony danych osobowych i efektywności administracyjnej. Jego wejście w życie powinno znacząco poprawić funkcjonowanie rynku akcji spółek niepublicznych w Polsce.

Termin wejścia w życie – 8 miesięcy od ogłoszenia – wydaje się rozsądnym kompromisem między potrzebą szybkiej poprawy sytuacji a koniecznością przygotowania się podmiotów do nowych obowiązków.