Dokumentowanie stażu pracy. ZUS zaprasza na bezpłatne szkolenie online nt. zasad wydawania zaświadczeń. Ostatnia chwila na zgłoszenie!

• Dwa terminy - dla sektora publicznego i prywatnego
• Jakie okresy wliczane są do stażu pracy
• Kiedy ZUS odmówi wydania zaświadczenia
• Co zrobić, gdy ZUS odmówi wydania zaświadczenia
• ZUS organizuje bezpłatne szkolenie online

Dwa terminy - dla sektora publicznego i prywatnego

Od początku 2026 r. obowiązuje nowelizacja Kodeksu pracy, która rozszerzyła katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych (m.in. dłuższego urlopu wypoczynkowego, wyższego dodatku stażowego, możliwość awansu). Przepisy wprowadzane są w dwóch etapach:

• dla sektora publicznego - od 1 stycznia 2026 r.,
• dla sektora prywatnego - od 1 maja 2026 r.

Złożenie wniosku o dodanie do stażu pracy okresów innych niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę jest istotne zwłaszcza dla osób zatrudnionych w jednostkach sektora finansów publicznych. Pracownicy pozostałych firm mogą poczekać, bo w ich przypadku pracodawca uwzględni zaświadczenie dopiero od 1 maja.

Jakie okresy wliczane są do stażu pracy

Po wejściu w życie nowych przepisów staż pracy obejmuje nie tylko umowy o pracę, ale także inne formy aktywności zawodowej. Do stażu wliczane są m.in.:

• okresy wykonywania umów-zleceń lub innych umów o świadczenie usług czy też umów agencyjnych,
• okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, współpracy z osobą prowadzącą tę działalność oraz czas jej zawieszenia w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem.

Do stażu pracy wliczane są okresy sprzed wejścia w życie ustawy, pod warunkiem ich właściwego udokumentowania. Na przedstawienie dokumentów swojemu aktualnemu pracodawcy pracownik ma 24 miesiące.

ZUS będzie wydawał zaświadczenia tylko za część okresów, które wymienia Kodeks pracy. Są to okresy, kiedy wnioskodawca był objęty ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi lub opłacał składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe oraz okresy, kiedy był zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego, ponieważ korzystał z tzw. ulgi na start.

Kiedy ZUS odmówi wydania zaświadczenia

Najczęściej ZUS odmawia wydania zaświadczenia jeżeli:

• klient wskaże na wniosku okres wykonywania umowy zlecenia w czasie, gdy posiadał status ucznia lub studenta i nie skończył jeszcze 26 lat, więc nie podlegał ubezpieczeniom z tego tytułu,
• klient wskaże okres ubezpieczenia z tytułu umowy zlecenia lub działalności gospodarczej i na mocy odrębnych przepisów nie miał obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, ponieważ był w tym czasie objęty obowiązkowymi ubezpieczeniami z innego tytułu. W decyzji odmownej ZUS podaje informację o okresie ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu wskazanego we wniosku,
• w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych są błędy i wydanie zaświadczenia o opłaconych składkach na ubezpieczenie emerytalne i rentowe lub wypadkowe z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej jest niemożliwe,
• w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych są błędy albo ZUS ich nie otrzymał i dlatego nie może wydać zaświadczenia o przebiegu ubezpieczeń z tytułu umowy zlecenia.

W przypadku otrzymania decyzji z odmową wydania zaświadczenia, klient posiadający dokumenty, które potwierdzają wykonywanie danej aktywności zawodowej, może dołączyć je do wniosku o postępowanie wyjaśniające.

Co zrobić, gdy ZUS odmówi wydania zaświadczenia

Istnieją inne możliwości udokumentowania wyższego stażu pracy jeżeli ZUS odmówi wydania zaświadczenia. Minister pracy Agnieszka Dziemianowicz-Bąk wyjaśniła w mediach społecznościowych, że w przypadku gdy ZUS „nie posiada danych na temat jakiegoś zatrudnienia czy czasu pracy na przykład na umowie zlecenie, bo to dotyczyło okresu sprzed wielu lat, albo z okresu, w którym ktoś nie podlegał składkom, bo np. pracował jako student, ale dana osoba posiada inne dokumenty: ma umowę gdzieś w szufladzie albo ma potwierdzenia z banku otrzymywanych przelewów, to może skorzystać z tych dokumentów”.

Jak zaznaczyła Dziemianowicz-Bąk, zgromadzone materiały pomogą u obecnego pracodawcy udokumentować dłuższy staż pracy.

ZUS organizuje bezpłatne szkolenie online

Osoby, które planują złożyć wniosek o tzw. „stażowe” i nie chcą otrzymać decyzji odmownej, powinny poznać zasady wydawania zaświadczenia przez ZUS, w jakich sytuacjach wydawana jest decyzja odmowna i dlaczego „stażowe” nie ma wpływu na wysokość emerytury.

Wszystkich tych informacji będzie można dowiedzieć się podczas szkolenia online w poniedziałek, 16 lutego o godz. 16.00. Szkolenie organizowane jest przez rybnicki Oddział ZUS, jednak można z niego skorzystać z dowolnego miejsca - jest ono prowadzone za pomocą internetu. Dzięki temu każdy zainteresowany może wziąć w nim udział, niezależnie od tego, w jakim regionie Polski mieszka.