Rozliczanie pracy zadaniami – jak stosować zadaniowy system czasu pracy w praktyce. Co z nadgodzinami? Jak prowadzić ewidencję czasu pracy?

• Zadaniowy system czasu pracy w kodeksie pracy
• Dla kogo jest przeznaczony system zadaniowy?
• Normy czasu pracy a zadaniowy system pracy
• Czas pracy a sposób sformułowania zadań
• Przykłady sformułowania zadań
• Czy w systemie zadaniowym mogą wystąpić nadgodziny?
• Ewidencja czasu pracy w zadaniowym systemie pracy
• Przewodnik dla pracodawcy – co należy zweryfikować przy wdrażaniu i stosowaniu systemu zadaniowego (art. 140 k.p.)
• Podsumowanie

Zadaniowy system czasu pracy w kodeksie pracy

Zadaniowy system czasu pracy uregulowany jest w art. 140 Kodeksu pracy, który stanowi: „W przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy może być stosowany system zadaniowego czasu pracy. Pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129.”

Z przepisu tego wynikają trzy zasadnicze przesłanki do zastosowania systemu zadaniowego:
1) rodzaj pracy – praca ma charakter samodzielny, trudno mierzalny w kategoriach godzinowych,
2) organizacja pracy – specyfika działalności pracodawcy nie wymaga stałej obecności pracownika w określonym miejscu i czasie,
3) miejsce wykonywania pracy – praca jest wykonywana poza siedzibą pracodawcy co utrudnia bieżącą kontrolę czasu pracy.

Dla kogo jest przeznaczony system zadaniowy?

System zadaniowy znajduje zastosowanie przede wszystkim na stanowiskach, na których pracownik wykonuje obowiązki w sposób niezależny, bez konieczności stałej współpracy z zespołem w jednym miejscu. Jednocześnie rezultaty jego pracy dają się ocenić przez pryzmat realizacji określonych, mierzalnych zadań. Sprawowanie bieżącej kontroli godzinowej jest w takich przypadkach utrudnione lub pozbawione praktycznego uzasadnienia.

Do stanowisk, na których system zadaniowy znajduje najczęstsze zastosowanie, należą m.in.:
- przedstawiciele handlowi,
- programiści i informatycy pracujący zdalnie,
- dziennikarze,
- agenci nieruchomości,
- serwisanci terenowi,
- architekci i projektanci,
- tłumacze.

Zgodnie z art. 150 Kodeksu pracy, system zadaniowy powinien być wprowadzony w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy. W przypadku pracodawców niezobowiązanych do wydania regulaminu – w drodze obwieszczenia. Warto także uwzględnić odpowiedni zapis w umowie o pracę.

Normy czasu pracy a zadaniowy system pracy

Przepis art. 129 § 1 Kodeksu pracy, do którego odsyła art. 140, wprowadza ściśle obowiązujące granice czasu pracy. Nie może on przekraczać 8 godzin na dobę ani przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. Oznacza to, że zakres powierzanych pracownikowi zadań powinien być tak określony, aby ich wykonanie było możliwe w ramach tych norm.

Pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z obowiązujących norm, tj. 8 godzin dziennie i przeciętnie 40 godzin tygodniowo.

Wyrok Sądu Najwyższego z 5 lutego 2008 r. (II PK 148/07) rozstrzygnął tę kwestię jednoznacznie. SN wskazał, że użyte w art. 140 k.p. pojęcie „porozumienie” nie oznacza „uzgodnienia” – ma charakter konsultacyjny, a nie negocjacyjny. Brak takiego porozumienia nie powoduje nieskuteczności wprowadzenia zadaniowego systemu czasu pracy. Konsekwencją pominięcia konsultacji jest jednak to, że w razie sporu sądowego ciężar dowodu przechodzi na pracodawcę, który musi wykazać, że powierzone pracownikowi zadania były możliwe do wykonania w granicach ustawowych norm czasu pracy.

Czas pracy a sposób sformułowania zadań

W praktyce pracownik świadczący pracę w zadaniowym czasie pracy sam decyduje, w jakich godzinach będzie świadczył tę pracę. Kluczowe jest jednak, aby nałożone na niego zadania były tak skonstruowane, by ich wykonanie mieściło się w obowiązującym wymiarze czasu pracy. Stanowisko to potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 16 października 2009 r. (I PK 89/09, OSNP 2011/11–12/147).

Jednym z najistotniejszych warunków prawidłowego stosowania systemu zadaniowego jest precyzyjne określenie zadań powierzonych pracownikowi. Nie wystarczy wskazanie ogólnego zakresu obowiązków.

Przykłady sformułowania zadań

Nieprawidłowo: „Pracownik zobowiązany jest do realizacji planów sprzedażowych i utrzymywania kontaktów handlowych.”

Prawidłowo: „Pracownik zobowiązany jest do odbycia 20 wizyt handlowych tygodniowo, sporządzenia cotygodniowego raportu ze spotkań oraz reprezentowania pracodawcy na targach branżowych zgodnie z harmonogramem.”

Czy w systemie zadaniowym mogą wystąpić nadgodziny?

Zatrudnienie w zadaniowym systemie czasu pracy nie oznacza, że pracownik jest całkowicie wyłączony z regulacji dotyczących godzin nadliczbowych. Jeżeli zakres powierzonych zadań obiektywnie uniemożliwia ich wykonanie w ramach obowiązujących norm, dochodzi do powstania pracy w godzinach nadliczbowych, za którą pracownikowi należy się stosowna rekompensata.

Jeżeli bowiem liczba i charakter obowiązków zostały ustalone w sposób, który obiektywnie uniemożliwia ich wykonanie w ramach standardowego czasu pracy, dochodzi do powstania pracy w godzinach nadliczbowych. W takiej sytuacji pracownik – mimo że pracuje w systemie zadaniowym – zachowuje prawo do odpowiedniej rekompensaty, czy to w formie dodatku do wynagrodzenia, czy czasu wolnego.

Pracodawca powinien zatem szczególnie starannie planować zakres zadań, uwzględniając możliwości ich wykonania w granicach norm czasu pracy. W przeciwnym razie naraża się nie tylko na roszczenia pracownika, ale również na odpowiedzialność z tytułu naruszenia przepisów prawa pracy.

Ewidencja czasu pracy w zadaniowym systemie pracy

Zgodnie z art. 149 § 1 k.p. pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji czasu pracy każdego pracownika, niezależnie od zajmowanego stanowiska czy rodzaju zawartej umowy. Ewidencja ta służy przede wszystkim prawidłowemu ustaleniu wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą. Obowiązek jej prowadzenia ma charakter bezwzględny – nie istnieje sytuacja, w której byłby on całkowicie wyłączony.

Kodeks pracy przewiduje jednak dla trzech grup pracowników możliwość prowadzenia ewidencji w formie uproszczonej, tj. bez konieczności rejestrowania godzin pracy. Uproszczona ewidencja dotyczy:
- pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy (art. 140 k.p.),
- pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
- pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub pracę w porze nocnej.

Zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania godzin pracy nie oznacza całkowitego braku dokumentacji. Pracodawca zobowiązany jest nadal do prowadzenia uproszczonej ewidencji, która obejmuje obowiązek dokumentowania nieobecności pracownika. Dotyczy to nieobecności zarówno usprawiedliwionych, jak i nieusprawiedliwionych, a także wykorzystanych urlopów oraz zwolnień lekarskich.

Niedopełnienie obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy lub jej manipulacja może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi, w tym nałożeniem przez Państwową Inspekcję Pracy kary grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

Przewodnik dla pracodawcy – co należy zweryfikować przy wdrażaniu i stosowaniu systemu zadaniowego (art. 140 k.p.)

1. Podstawy prawne i formalne

- Sprawdź, czy stanowisko spełnia przesłanki z art. 140 k.p. (rodzaj, organizacja lub miejsce pracy),
- Wprowadź system zadaniowy w regulaminie pracy, układzie zbiorowym albo obwieszczeniu,
- Dodaj zapis o systemie zadaniowym do umowy o pracę lub aneksu.

2. Konsultacja z pracownikiem

- Przeprowadź konsultację z pracownikiem co do zakresu i realności zadań,
- Udokumentuj konsultację na piśmie (e-mail, protokół, notatka).

3. Określenie zadań

- Sformułuj zadania konkretnie i mierzalnie – unikaj ogólnego zakresu obowiązków,
- Zweryfikuj, czy zakres zadań mieści się w normie 8h/dobę i 40h/tydzień,
- Dostosuj wymiar zadań do wymiaru etatu (pół etatu = połowa zadań).

4. Ewidencja czasu pracy

- Prowadź uproszczoną ewidencję (bez rejestracji godzin, ale z nieobecnościami),

- Ewidencjonuj urlopy, zwolnienia lekarskie i nieusprawiedliwione nieobecności.

5. Bieżące zarządzanie

- Monitoruj na bieżąco realny wymiar czasu potrzebny na wykonanie zadań,

- Przed rozszerzeniem zadań tymczasowych sprawdź, czy da się je wykonać w obowiązujących normach czasu pracy,

- Wypłać wynagrodzenie za nadgodziny, jeśli zakres obiektywnie przekraczał normy.

Podsumowanie

Zadaniowy system czasu pracy to rozwiązanie, które daje pracownikowi dużą elastyczność, ale jednocześnie wymaga od pracodawcy precyzyjnego określenia zadań możliwych do wykonania w ramach standardowych norm czasu pracy. W praktyce sprawdza się głównie tam, gdzie efekty są ważniejsze niż obecność przy biurku — np. w pracy twórczej, projektowej czy u przedstawicieli handlowych. Należy jednak pamiętać, że elastyczność w organizacji zadań nie oznacza dowolności — pracodawca wciąż odpowiada za zapewnienie minimalnych okresów odpoczynku, a źle oszacowany zakres obowiązków może prowadzić do roszczeń o nadgodziny.

Katarzyna Adamczyk, dyrektor procesów kadrowo-płacowych, Impel Business Solutions sp. z o.o.