Przekazywanie rat odpisu na ZFŚS. Na co zwrócić uwagę w poszczególnych terminach? Jeden z nich przypada już we wrześniu

• Przekazywanie rat odpisu na ZFŚS
• Trzeba przelać minimum, ale warto przelać więcej
• Na co zwrócić uwagę w poszczególnych terminach?

Przekazywanie rat odpisu na ZFŚS

Pracodawcy tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych szykują się do przekazania na jego konto drugiej raty odpisu. Na co powinni zwrócić uwagę? Przypomnijmy, że środki ZFŚS są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym. Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na ten rachunek w terminie do dnia 30 września, z tym, że w terminie do dnia 31 maja przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych.

Trzeba przelać minimum, ale warto przelać więcej

Przekazanie kwoty stanowiącej co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych oznacza, że pracodawca może przekazać w tym terminie kwotę wyższą. W praktyce tak właśnie najczęściej jest. Pracodawcy albo zaokrąglają obliczone kwoty, aby uniknąć pomyłek przy zlecaniu przelewu z wartościami groszowymi, albo zwyczajnie asekurują się zakładając, że dokonując obliczeń mogli popełnić błąd. Ponieważ pieniądze wcześniej czy później i tak trafią na konto ZFŚS, wolą nie ryzykować możliwych konsekwencji związanych z pomyłkowym zaniżeniem pierwszej raty. Przelew wyższej kwoty jest też często związany z kształtem obowiązującego preliminarza – w wielu przypadkach dla prawidłowego działania funduszu dysponowanie większą kwotą w pierwszej połowie roku jest po prostu korzystne.

W przypadku niedokonania wpłaty we wskazanych terminach ustawowych:
- pracodawcy grozi grzywna na podstawie art. 12 ustawy o ZFŚS,
- związki zawodowe mają prawo wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o przekazanie należnych środków na konto ZFŚS.

Na co zwrócić uwagę w poszczególnych terminach?

Wywiązując się z ciążących na nim obowiązków związanych z ZFŚS pracodawca powinien zwrócić szczególną uwagę na specyfikę działań, którą powinien zachować w poszczególnych terminach. Do 31 maja należy przekazać kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości naliczonego odpisu podstawowego, czyli odpisu na:

• pracowników zatrudnionych w tzw. normalnych warunkach pracy,
• pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze,
• pracowników młodocianych.

Odpis, na podstawie którego należy dokonać w maju przelewu opiera się na planowanej, szacunkowej liczbie zatrudnienia.
Do 30 września należy przelać:

• pozostałą kwotę odpisu podstawowego, zazwyczaj 25% równowartości naliczonego odpisu podstawowego,
• zwiększenia odpisu (na przykład na emerytów i rencistów).

Również odpis na podstawie którego dokonuje się przelewu we wrześniu opiera się na planowanej, szacunkowej liczbie zatrudnienia.
Z kolei 31 grudnia to termin, w którym należy dokonać ostatecznej korekty wysokości odpisu na ZFŚS wg faktycznej liczby zatrudnionych. Należy wówczas:

• ponownie ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku (na podstawie faktycznego zatrudnienia),
• porównać wynik stanu zatrudnienia z danymi ustalonymi na początku roku,
• odpowiednio skorygować odpis (wycofać nadpłaconą kwotę z konta ZFŚS albo dopłacić brakujące środki).