Czy pracodawca odbierze pracownikowi ryczałt za pracę zdalną w czasie urlopu? Nie zawsze i nie każdemu. Od czego to zależy?

• Obowiązki pracodawcy związane z pracą zdalną
• Ryczałt zamiast ekwiwalentu – to możliwe
• Czy pracodawca odbierze pracownikowi ryczałt za pracę zdalną w czasie urlopu?

Obowiązki pracodawcy związane z pracą zdalną

Choć zasady świadczenia pracy zdalnej zostały już jakiś czas temu uregulowane w obowiązujących przepisach, to na ich tle wciąż powstają nowe wątpliwości. Wiadomo już, że pracodawca, który chce zorganizować w firmie pracę zdalną, ma określone obowiązki. Wynikają one z art. 67²⁴ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, który przewiduje, że musi on m.in.:
1) zapewnić pracownikowi zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
2) zapewnić pracownikowi instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
3) pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu zawartym z organizacją związkową, regulaminie pracy zdalnej, poleceniu pracy zdalnej, albo porozumieniu zawartym z pracownikiem;
4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Polecamy: Kalendarz 2026

Ryczałt zamiast ekwiwalentu – to możliwe

Spełnienie tych warunków nie w każdych okolicznościach jest proste. Jednak trudności związane z wywiązaniem się z nich nie muszą oznaczać, że trzeba zrezygnować z pracy zdalnej. Jest bowiem również inna możliwość postępowania całkowicie zgodna z prawem. Ustawodawca wskazał, że w takiej sytuacji strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. W takiej sytuacji pracownik ma prawo do ekwiwalentu pieniężnego w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Aby jeszcze bardziej uprościć zasady i wspierać elastyczność pracy zdalnej, ustawodawca przewidział również możliwość wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej i który to ryczałt zastępuje:
1) pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
2) pokrycie innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli ich zwrot został określony w porozumieniu zawartym z organizacją związkową, regulaminie pracy zdalnej, poleceniu pracy zdalnej, albo porozumieniu zawartym z pracownikiem;
3) wypłatę ekwiwalentu pieniężnego z tytułu wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę.

Polecamy: Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców

Czy pracodawca odbierze pracownikowi ryczałt za pracę zdalną w czasie urlopu?

Oznacza to, że zamiast dokonywać skomplikowanych rozliczeń z różnych tytułów, strony stosunku pracy mogą ustalić jedną kwotę, która pokryje szereg kosztów, do których poniesienia co do zasady jest w ramach stosunku pracy zobowiązany pracodawca. W jaki sposób obliczyć wysokość takiego ryczałtu? Obowiązujące w tym zakresie zasady powinny zostać określone w regulaminie pracy zdalnej obowiązującym w danym zakładzie pracy. Należy w nim wskazać, w jaki sposób ryczałt zostanie obliczony, ale również, w jakim terminie i w jaki sposób będzie wypłacany. Jednym z elementów tej układanki powinno być też postanowienie odnoszące się do nieobecności pracownika w pracy. Ustawodawca nie przewidział w tym zakresie powszechnie obowiązujących regulacji, nie narzuciła pracodawcom i pracownikom sztywnych zasad, które mają obowiązek stosować. To zaś oznacza, że można postanowić zarówno, że ryczałt za czas nieobecności zawsze podlega proporcjonalnemu obniżeniu, jak i że nigdy nie jest obniżany. Można też przewidzieć, że tylko dłuższa nieobecność, np. powyżej 2 tygodni, pociąga za sobą skutek w postaci obniżenia przysługującego pracownikowi świadczenia. Ważne jest to, aby zasady, które pracodawca wprowadzi w tym zakresie były dostosowane do jego potrzeb i możliwości.