Czasami pracodawca musi się zgodzić na udzielenie urlopu bezpłatnego, a innym razem nie. Dlaczego tak jest? Warto znać zasady

• Czy pracodawca musi się zgodzić na udzielenie urlopu bezpłatnego?
• Urlop na czas pracy u innego pracodawcy
• Czasami pracodawca musi zgodzić się na urlop bezpłatny

Czy pracodawca musi się zgodzić na udzielenie urlopu bezpłatnego?

Jednym z uprawnień urlopowych pracowników jest możliwość skorzystania z urlopu bezpłatnego. Jest to rozwiązanie, z którego pracownik może skorzystać w sytuacji, gdy nie ma prawa skorzystać z urlopu wypoczynkowego lub wymiar tego urlopu, który mu przysługuje jest zbyt niski na jego potrzeby. Oczywiście brak urlopu wypoczynkowego do wykorzystania nie jest warunkiem, który musi zostać bezwzględnie spełniony. Pracownik może wnioskować o urlop bezpłatny również w innych okolicznościach. Jak bowiem wynika z art. 174 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, pracodawca może udzielić go na pisemny wniosek pracownika. Co do zasady więc pracownik może wnioskować o ten urlop również wtedy, gdy nadal dysponuje urlopem wypoczynkowym, jednak takie postępowanie jest rzadko spotykane w praktyce. Składając wniosek o udzielenie mu urlopu pracownik nie musi go uzasadniać. Oznacza to, że powody, dla których pracownik chce zrobić sobie przerwę w pracy, powinny pozostać poza sferą zainteresowania pracodawcy, a przede wszystkim nie powinny wpływać na decyzję, którą podejmie w kwestii wyrażenia zgody na ten urlop lub nie. W praktyce jednak często spotykaną praktyką jest informowanie pracodawcy o powodach, dla których pracownik chce zrobić sobie przerwę w pracy, szczególnie jeśli u podstaw takiego wniosku leżą ważne sprawy osobiste, które mogłyby pozwolić pracodawcy przychylniej spojrzeć na plany pracownika. Jednak niezależnie od powodów, biorąc pod uwagę fakt, że w przytoczonym przepisie ustawodawca wskazał, że pracodawca może udzielić tego urlopu, należy pamiętać o tym, że nie jest to jego obowiązkiem – nie musi wyrażać zgody na wniosek pracownika. Tak samo jak pracownik, również pracodawca nie ma obowiązku uzasadniać swojej decyzji.

Polecamy: Kodeks pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami

Urlop na czas pracy u innego pracodawcy

Inne zasady dotyczą przypadku, w którym pracodawca udziela pracownikowi tego urlopu na czas pracy u innego pracodawcy. Chodzi tu jednak o taką sytuację, w której pracodawcy zawierają w tej sprawie między sobą porozumienie. Jak wskazał ustawodawca w art. 174¹ kp, za zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami. W takiej sytuacji okres ten wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy. Jak widać, urlop bezpłatny, o którym mowa w tym przypadku ma inny charakter niż ten, o którym mowa w art. 174 kp. W pierwszym przypadku inicjatorem jest bowiem pracownik, który składa wniosek o udzielenie urlopu, natomiast w drugim pracodawca, który zawiera porozumienia z innym podmiotem.

Polecamy: Kalendarz 2026

Czasami pracodawca musi zgodzić się na urlop bezpłatny

Od zasady dobrowolności udzielenia urlopu bezpłatnego, o którym mowa w art. 174 kp istnieje szereg wyjątków określonych w przepisach szczególnych. Gdy zachodzą, pracodawca nie ma swobody podjęcia decyzji, a przepisy zobowiązują go do określonego zachowania (udzielenia urlopu bezpłatnego). Żaden z tych przypadków nie jest jednak typową sytuacją korzystania przez pracownika z okresu zawieszenia stosunku pracy na własne potrzeby. Chodzi tu raczej o przypadki, w których pracownik pełni szczególne funkcje, często o istotnym znaczeniu społecznym. Chodzi bowiem o takie sytuacje, jak udzielenie urlopu bezpłatnego osobie:

• powołanej do pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy, jeżeli z wyboru wynika obowiązek wykonywania tej funkcji w charakterze pracownika;
• skierowanej do pracy przy zwalczaniu epidemii;
• odbywającej szkolenia w ramach dobrowolnej zasadniczej służby wojskowej;
• powołanej do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie;
• będącej słuchaczem Krajowej Szkoły Administracji Publicznej;
• sprawującej funkcję członka Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji;
• biorącej udział w wyprawach polarnych prowadzonych i organizowanych przez Polską Akademię Nauk.