Tematy - Prawo - Podpis elektroniczny

Rząd udostępnił nową ważną funkcję w aplikacji mObywatel. Szacuje się, że z aplikacji korzysta już około 11 milionów Polaków. Poprzez aplikację mObywatel dostępny jest od teraz podpis elektroniczny – chwali się Ministerstwo Cyfryzacji w komunikacie z 23 października 2025 r. Przeczytaj szczegóły o wymogach, jakie trzeba spełnić i obowiązujących zasadach.

Od 1 stycznia 2025 r. zmieni się minimalne wynagrodzenie za pracę. Dla działów HR oznacza to konieczność podpisania w krótkim czasie wielu aneksów do umów o pracę. Najnowsze badania przeprowadzone przez KIR pokazują, że e-podpis może znacząco usprawnić pracę kadrowców.

Każdy podpis zaufany to podpis elektroniczny, ale nie każdy podpis elektroniczny jest podpisem kwalifikowanym. Jest to zdanie, w którym są trzy różne pojęcia odnoszące się do usług zaufania. Powinniśmy je poznać bliżej, bo postępująca cyfryzacja oznacza, że błyskawicznie się upowszechniają. Dlatego warto wyjaśnić wątpliwości związane ze stosowaniem podpisów elektronicznych i różnice między nimi.

Analizy rynkowe wskazują na istnienie wśród polskich przedsiębiorstw zjawiska „cyfryzacji dwóch prędkości”. Implementacja elementarnych cyfrowych narzędzi, jak podpis elektroniczny czy cyfrowa pieczęć, może stać się pierwszym krokiem w kierunku zniwelowania różnic względem liderów.

Parlament Europejski w dniu 29 lutego 2024 r wyraził zgodę na nowe rozporządzenie wprowadzające ogólnounijny portfel cyfrowy (European Digital Identity Wallet). Zgodnie z przyjętym rozporządzeniem, które zostało już uzgodnione z państwami członkowskimi, nowy portfel tożsamości cyfrowej pozwoli obywatelom na identyfikację i uwierzytelnianie się w sieci bez konieczności uciekania się do usługodawców komercyjnych.

Obecnie sprawozdania finansowe można sporządzać jedynie w formie elektronicznej, zgodnie wytycznymi określonymi przez Ministerstwo Finansów. W tym artykule omówimy, jak prawidłowo podpisywać e-sprawozdania finansowe, aby były zgodne z obowiązującymi przepisami.

Czym jest e-dowód? Co umożliwia? W jaki sposób można aktywować dowód osobisty z warstwą elektroniczną?

Cyfryzacja życia codziennego prowadzi do tego, że coraz więcej dokumentów podpisywanych jest za pomocą podpisu zaufanego – jednej z funkcji platformy ePUAP. To wygodne rozwiązanie, dzięki któremu możemy przyspieszyć obieg dokumentów. Ale czy każdy dokument podpisany podpisem zaufanym jest tak samo ważny jak dokument podpisany własnoręcznie?

25 października 2022 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (m.in. do umów o pracę, umów zlecenia, umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu), przedłożony przez ministra rodziny i polityki społecznej. Z rozwiązań przewidzianych w ustawie będą mogli skorzystać mikroprzedsiębiorcy, podmioty zatrudniające nie więcej niż 9 osób niebędący mikroprzedsiębiorcą, rolnicy, rodzice oraz osoby fizyczne. Projekt trafi teraz do prac legislacyjnych w Sejmie.

Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC) uruchomiła 12 października 2022 r. nową, bezpłatną e-usługę publiczną „Zweryfikuj podpis elektroniczny”. Dzięki tej usłudze można sprawdzić online status podpisu elektronicznego na dokumencie (w formie elektronicznej), który otrzymano z jednostki Krajowej Administracji Skarbowej (np. z urzędu skarbowego) lub Ministerstwa Finansów.

Oświadczenie woli w formie elektronicznej jest równoważne oświadczeniu woli w formie pisemnej, za równoważne oświadczeniu woli w formie pisemnej uznaje wyłącznie oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wątpliwości pozostają.

Podpis elektroniczny funkcjonuje w Polsce od ok. dwudziestu lat. W dobie informatyzacji powstanie takiej konstrukcji było nieuniknione. Najważniejszą zaletą jest oszczędność czasu.

Być może już za kilka lat w Polsce będą funkcjonowały umowy o pracę, zlecenia, o świadczenie usług i uaktywniające (z nianiami) – zawierane drogą elektroniczną, poprzez specjalny system teleinformatyczny. Jakie będą warunki zawarcia, rozwiązania i zmiany takiej umowy oraz ogólne zasady funkcjonowania systemu?

W wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów pojawił się projekt nowelizacji Kodeksu cywilnego, który m.in. zakłada rozszerzenie o podpis osobisty katalogu podpisów elektronicznych, których użycie umożliwi zachowanie formy elektronicznej czynności prawnej. W ten sposób rozszerzy się funkcjonalność e-dowodu, w którym może być zakodowany podpis osobisty (jako zaawansowany podpis elektroniczny). Projekt nowelizacji kodeksu cywilnego jest przygotowywany w Ministerstwie Sprawiedliwości i ma zostać przyjęty przez Radę Ministrów w IV. kwartale 2022 roku. Zatem nowych przepisów można się spodziewać nie wcześniej niż w 2023 roku.

Jakim podpisem elektronicznym można podpisać informację o cenach transferowych? Kto ma obowiązek podpisać informację TPR? Kto ponosi odpowiedzialność za prawidłowość danych w informacji o cenach transferowych? Wyjaśnień w tym zakresie udzielił 30 maja 2022 r. Minister Finansów w odpowiedzi na interpelację poselską.

Podpisem elektronicznym zainteresowanych jest trzech na pięciu Polaków. Z badania, przygotowanego na zlecenie KIR i ZBP wynika, iż większość Polaków jest świadoma możliwości wykorzystania e-podpisu.

E-podpis posiada jedynie 22% firm z sektora MŚP, a prawie trzy razy więcej planuje taką inwestycję w ciągu maksymalnie 3 lat – wynika z raportu EFL „Cyfrowa (r)ewolucja na rynku leasingu. Pod lupą”. Tempo wdrażania e-podpisu jest zdeterminowane wielkością organizacji. Korzysta z niego najwięcej mikro przedsiębiorców (29%), podczas gdy w małych firmach ten odsetek wynosi 18%, a w średnich 22%.

Podpis kwalifikowany pod JPK - zmiany od 2022 roku. Ministerstwo Finansów informuje, że pliki JPK, CUK i ALK podpisane podpisem kwalifikowanym z użyciem algorytmu SHA-1 będzie można składać przez Bramkę JPK tylko do końca 2021 roku. Po 1 stycznia 2022 roku przez Bramkę JPK będzie można wysłać plik podpisany podpisem kwalifikowanym, który wykorzystuje algorytm SHA-256.

Czy wysyłanie informacji do wykonawców poprzez platformę zakupową zgodnie z nowym prawem zamówień publicznych musi być opatrzone podpisem elektronicznym?

Zawieranie umów w formie elektronicznej. Tak jak biznesmeni rozpoczynający swoją karierę w latach 80-tych i 90-tych są przyzwyczajeni do noszenia znacznej ilości gotówki w kieszeni, tak prawnicy są przyzwyczajeni do wszystkiego, co jest „na piśmie”, „stwierdzone pismem”, ma „formę pisemną”, itp. Jak słusznie wskazała Rzecznik Generalna TSUE (w swojej opinii w sprawie C-258/16), teksty zapisuje się od tysięcy lat na różnych nośnikach – na glinianych tabliczkach, papirusie, marmurze czy granicie. Współcześnie coraz powszechniej używa się jednak elektronicznych środków przekazu. Odchodzi się od utożsamiania formy pisemnej wyłącznie z formą papierową (wydrukiem papierowym).

Blockchain w firmie. Pandemia zmusiła przedsiębiorców do przyspieszenia cyfryzacji dotychczasowych procesów. Bez wdrożenia innowacyjnych rozwiązań dla wielu firm podpisanie zwykłej umowy w czasie koronawirusa było utrudnione lub wręcz niemożliwe. Tymczasem dzięki zastosowaniu m.in. technologii blockchain przedsiębiorcy mogą korzystać zarówno z elektronicznego podpisu, jak również zarządzać całym cyklem obiegu dokumentów. Od momentu wytworzenia dokumentu aż do rozliczania wszystkich zdarzeń w jego obrębie.

E-deklaracje podatkowe mogą być podpisywane także przez pełnomocnika podatnika, płatnika lub inkasenta. W tym celu konieczne jest złożenie formularza UPL-1. Jak ustanowić pełnomocnictwo do podpisywania e-deklaracji? Jak odwołać takie pełnomocnictwo (OPL-1)?

PIT-11 można wysłać mailem. Do końca lutego pracodawcy mają obowiązek przesłania pracownikom rozliczenia PIT-11. Istniejące przepisy dopuszczają możliwość przekazania deklaracji w formie elektronicznej. Plik, udostępniany w formacie PDF, powinien jednak zostać opatrzony elektronicznym podpisem kwalifikowanym, który z mocy prawa jest równoważny podpisowi własnoręcznemu.

E-podpis. Podpis elektroniczny (e-podpis) jest stosowany w Polsce od 20 lat, ale to w ostatnich miesiącach przeżywa prawdziwy boom. Szczególnie w czasie pandemii stał się rozwiązaniem, które ułatwia wdrożenie na szeroką skalę pracy zdalnej, ale też usprawnia załatwianie spraw urzędowych i bankowych bez wychodzenia z domu. Badania Kantara pokazują, że 28 proc. użytkowników bankowości internetowej chciałoby korzystać z e-podpisu. Dlatego na jego wdrożenie decyduje się coraz więcej firm i instytucji, m.in. największe banki i operatorzy telekomunikacyjni.

PIT-28 i PIT-36 z podpisem elektronicznym. Ustawodawca rozszerza katalog formularzy podatkowych, które podatnicy będą mogli podpisać poszczególnymi rodzajami podpisów elektronicznych. Nowe przepisy mają wejść w życie 15 lutego 2021 r.

Zmiany w ustawie o rachunkowości, które zakłada procedowany obecnie projekt ustawy, dotyczą zasad sporządzania sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z działalności, a także zasad podpisywania sprawozdań. W konsekwencji zmian jednostki zobowiązane będą do sporządzania sprawozdań finansowych w formacie i zgodnie z wymogami określonymi w rozporządzeniu Komisji (UE) 2019/815. Jakie dokładnie zmiany przewiduje ustawodawca w ustawie o rachunkowości?

Trend dotyczący wdrażania e-podpisu w firmie rozprzestrzenia się bardzo dynamicznie. Jak rozwiązania te wpływają jednak na finanse firmy i ile kosztuje podpis elektroniczny?

Jak przesyłać e-deklaracje podatkowe oraz elektroniczne podania podatkowe? Jak podpisywać deklaracje i podania wysyłane drogą elektroniczną? Jakie są rodzaje podpisów elektronicznych i w przypadku których deklaracji oraz podań można je stosować?

Wydarzenia ostatnich miesięcy - stan pandemii oraz wprowadzone środki ostrożności tj. ograniczenia w dostępie do placówek podmiotów administracji publicznej, przyczyniły się do dynamicznego rozwoju w zakresie informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne m. in. za sprawą upowszechnienia korzystania z platformy ePUAP przez obywateli. Czym jest ePUAP? Jakie sprawy urzędowe można załatwić przez internet?

W ciągu ostatnich sześciu miesięcy pandemia COVID-19 gwałtownie przyspieszyła procesy cyfryzacji w firmach. Większość przedsiębiorstw skupiła się przede wszystkim na umożliwieniu swoim zespołom telepracy i przeniesieniu procesów wewnętrznych do świata on-line.

Przedsiębiorcy i organizacje przy tworzeniu raportów za 2020 r. muszą pamiętać m.in. o wykorzystaniu aktualnych struktur logicznych, a także o odpowiedniej kolejności podpisów.

W celu skorzystania z bonu turystycznego konieczne jest założenie profilu PUE ZUS. Można to zrobić na kilka sposobów. Jak założyć konto w systemie PUE ZUS? Jakie dane są niezbędne przy zakładaniu konta?

Zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu zgłoszenie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Każdy kto prowadzi księgi rachunkowe jest zobowiązany do sporządzania sprawozdania finansowego (e-sprawozdania), którego zatwierdzenie jest podstawą ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych roku obrotowego. W tym roku mamy nadzieję, że moment ten nastąpi później niż zazwyczaj. Ale w końcu nastąpi.

Resort finansów przygotował nowe wzory zaświadczeń wydawanych przez organy podatkowe. Zmiany dostosowują formularze do nowych możliwości podpisywania przez organy podatkowe dokumentów wysyłanych w formie elektronicznej. Rozporządzenie wprowadzające nowe wzory weszło w życie 4 grudnia 2019 r.

Ministerstwo Sprawiedliwości uruchomiło możliwość składania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej. Do tego celu służy portal eKRS. Został on dostosowany do przyjmowania sprawozdań finansowych sporządzonych po 1 października 2018 r. w plikach i formatach wskazanych przez Ministerstwo Finansów. Jak krok po kroku złożyć sprawozdanie finansowe przez portal eKRS?

Zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji zostaną zwolnione z dotychczasowego wymogu podwójnego raportowania danych finansowych zarówno do organu nadzoru, jak i Krajowego Rejestru Sądowego. Ponadto, będą obowiązane do sporządzania części A dodatkowych sprawozdań finansowych i statystycznych jedynie w postaci elektronicznej, co redukuje obciążania formalne i stanowi uproszczenie w zakresie sporządzania takiego sprawozdania.

Minister Finansów przygotował projekt rozporządzenia rozszerzającego (już w trakcie 2019 roku) listę deklaracji, informacji i podań w sprawach podatkowych, które mogą być podpisywane danymi autoryzującymi (tzw. inny podpis elektroniczny zapewniający autentyczność deklaracji i podań). W ten sposób będą mogły być podpisywane także informacje w sprawie opłaty paliwowej, opłaty emisyjnej, podania w sprawach dotyczących podatku akcyzowego, deklaracje o wysokości daniny solidarnościowej (DSF-1) oraz zeznania PIT-36S, PIT-36LS i PIT-28S.

Główny księgowy, jak również wszyscy członkowie zarządu muszą w terminie do końca marca sygnować roczne raporty finansowe za ubiegły rok. Bez tych podpisów przygotowane e-sprawozdanie finansowe jest nieważne.

Obywatel, który chce wysłać podpisany przez siebie dokument do urzędu może to zrobić elektronicznie – i nie chodzi tu wcale o popularne pismo ogólne. Ministerstwo Cyfryzacji przygotowało nowe, proste rozwiązanie - "Podpisywarkę". Dzięki niemu można podpisać dokument Profilem Zaufanym, a później wysłać go choćby mailem. To ważna informacja np. dla organizacji takich jak np. stowarzyszenia, czy inne organizacje pozarządowe, które do końca marca, drogą elektroniczną powinny złożyć sprawozdania finansowe.

Ministerstwo Cyfryzacji zachęca do zakładania Profilu Zaufanego. Zdaniem MC Profil Zaufany to m.in. najszybszy sposób, aby sprawdzić e-PIT. Wg stanu na 21 marca 2019 r. ponad 800 tysięcy osób skorzystało do tej pory z Profilu Zaufanego (PZ), by na portalu www.podatki.gov.pl sprawdzić swój e-PIT. Od początku marca 2019 r. przybyło niemal 200 tysięcy nowych właścicieli PZ.

Podpisem zaufanym potwierdzonym Profilem Zaufanym (eGO) można już podpisywać sprawozdania finansowe przygotowanie w formacie elektronicznym innym niż XML. Czyli np. w PDF, .docx,(Word) czy .xls (Excel). Dotąd nie było można podpisać e-sprawozdania w tych innych formatach.

Mikroprzedsiębiorcy z branży budowlanej mogą liczyć na zwroty z tytułu VAT nawet półtora miesiąca wcześniej niż pozostali podatnicy, o ile prześlą fiskusowi plik JPK_VAT. Jednak jedyny możliwy sposób wysyłki tych plików nakłada na właściciela firmy obowiązek opatrywania ich podpisem elektronicznym. Mikrofirmy będą zobowiązane wysyłać JPK_VAT dopiero od 1 stycznia 2018 r. - na razie jest to dla nich dobrowolne.

Przesyłanie szeregu deklaracji i podań drogą elektroniczną będzie możliwe bez konieczności stosowania podpisu kwalifikowanego - takie rozwiązanie przewiduje projekt rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów. Podpis kwalifikowany nie będzie potrzebny m.in. przy składaniu niektórych deklaracji VAT.

W piątek Sejm przegłosował ustawę, która przewiduje, że przy zawiązywaniu spółek z ograniczoną odpowiedzialnością przez internet, będzie można się posługiwać tylko kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem ePUAP.

Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, który przewiduje nową formę uwierzytelniania zaświadczeń lekarskich wystawianych w formie elektronicznej.

Już od ponad pięciu lat istnieje możliwość zawiązania spółki z o.o. w tzw. trybie S24, a więc przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym. Jednak pojawiające się przy rejestracji spółek nadużycia spowodowały, że rząd rozważa wprowadzenie pewnych ograniczeń w tym zakresie.

Na najbliższym posiedzeniu Sejm zajmie się projektem nowelizacji ustawy Kodeks spółek handlowych. Podstawowym celem projektowanej ustawy jest wyeliminowanie możliwości korzystania ze "zwykłego" podpisu elektronicznego przy zawiązywaniu spółek z ograniczoną odpowiedzialnością w trybie S-24 i podniesienie w ten sposób bezpieczeństwa obrotu prawnego. Do podpisywania umowy spółki z o.o. zawiązywanej w tym trybie, a także do złożenia wniosku o wpis takiej spółki do Krajowego Rejestru Sądowego stosowane byłyby tylko: kwalifikowany podpis elektroniczny oraz podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP.

Zbliża się termin składania zeznań podatkowych przez firmy – niektóre należy złożyć już do końca stycznia. Dlatego właśnie przedsiębiorstwa zatrudniające więcej niż 5 osób powinny już teraz sprawdzić, czy posiadają ważny kwalifikowany certyfikat umożliwiający podpisanie deklaracji podatkowych podpisem elektronicznym.

Przy zakładaniu spółki z o. o. przez internet nie będzie można stosować "zwykłego" podpisu elektronicznego, tylko kwalifikowany lub potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Takie zmiany przewiduje przyjęty przez rząd projekt nowelizacji ustawy – Kodeks spółek handlowych, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Podpis elektroniczny

Nowe darmowe rozwiązanie dla milionów Polaków dostępne od października 2025

Cyfryzacja HR: E-podpis ułatwia dostosowanie się do nowych przepisów

Każdy podpis zaufany to podpis elektroniczny, ale nie każdy podpis elektroniczny jest podpisem kwalifikowanym

Cyfryzacja dwóch prędkości. Jak się digitalizują polskie firmy?

Ogólnounijny portfel cyfrowy. Parlament Europejski akceptuje rozporządzenie

Jak podpisywać e-sprawozdania finansowe?

E-dowód, czyli dowód osobisty z warstwą elektroniczną

Podpis zaufany ePUAP a podpis własnoręczny – czy są tak samo ważne?

Umowy o pracę i zlecenia zawierane i rozliczane w systemie teleinformatycznym

Weryfikacja podpisu elektronicznego na dokumencie od fiskusa - nowa usługa PUESC

Czy podpis na tablecie jest ważny?

Podpis elektroniczny

Czy będą elektroniczne umowy o pracę?

Podpis osobisty w kodeksie cywilnym - projekt

Informacja o cenach transferowych - podpis elektroniczny i odpowiedzialność za prawidłowość danych

Podpis elektroniczny zyskuje na popularności [BADANIE]

E-podpis planuje wdrożyć 64% firm

Podpis kwalifikowany dla JPK - zmiany od 2022 roku

Podpis elektroniczny a wysyłanie informacji przez platformy zakupowe

Zawieranie umów w formie elektronicznej, zarządzanie dokumentami online. Czy prawnicy pozbędą się papierów?

Blockchain w firmie. Podpis elektroniczny i cyfryzacja obiegu dokumentów

Jak ustanowić pełnomocnika do podpisywania e-deklaracji podatkowych?

PIT-11 mailem do pracownika z podpisem elektronicznym

Coraz więcej firm stosuje e-podpis

Zeznania PIT-28 i PIT-36 będzie można podpisać elektronicznie

Zmiany w ustawie o rachunkowości dotyczące sprawozdań finansowych

Jaka jest cena podpisu elektronicznego? Zyski i straty w firmie

Jak przesyłać i podpisywać e-deklaracje podatkowe?

Rozwój ePUAP – coraz mniej powodów by chodzić do urzędu

Podpis elektroniczny podstawowym narzędziem pracy w firmach

E-sprawozdanie finansowe za 2020 rok - jak nie popełnić błędu (np. w podpisie elektronicznym)?

Profil PUE ZUS do bonu turystycznego – jak założyć, jakie dane są potrzebne?

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – Jak podpisać zgłoszenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym

E-sprawozdania finansowe za rok 2019 - doradza SKwP

Nowe wzory zaświadczeń podatkowych od 4 grudnia 2019 r.

Jak złożyć sprawozdanie finansowe przez eKRS

Sprawozdania finansowe zakładów ubezpieczeń i reasekuracji

Podpis elektroniczny w podatkach 2019 - formularze podatkowe i podania

Kto musi podpisać e-sprawozdanie finansowe?

"Podpisywarka" na Profilu Zaufanym - podpisz elektronicznie dokument składany do urzędu

Profil Zaufany - szybko i wygodnie sprawdzisz e-PIT

Podpis zaufany także pod e-sprawozdaniem finansowym w PDF czy Excel-u

Zwrot VAT w pół miesiąca dla małych firm budowlanych

Więcej deklaracji podatkowych bez podpisu kwalifikowanego

Zmiany dot. korzystania z podpisu elektronicznego

Nowa forma uwierzytelniania elektronicznych zwolnień lekarskich

Założenie S24 już nie takie łatwe

Nie założysz spółki z o.o. ze zwykłym podpisem elektronicznym

Bez ważnego e-podpisu nie rozliczysz firmowych podatków

Spółki z o.o. nie założysz ze zwykłym e-podpisem