Czy pracownik może swobodnie zmieniać środek transportu w delegacji?

Zmiana środka transportu w czasie delegacji jest możliwa, ale wymaga zgody pracodawcy bądź wystą­pienia szczególnych okoliczności, obiektywnie uzasadniających konieczność takiej zmiany. Dlatego należy uznać, że pracownikowi nie przysługuje w tym przypadku zwrot kosztów przejazdu, ponieważ:

• nie poniósł wydatku na określony w poleceniu służbowym środek transportu, a więc nie może otrzy­mać zwrotu tego wydatku,

■ dokonał przejazdu innym środkiem transportu bez zgody pracodawcy; z pytania nie wynika, aby było to podyktowane szczególną sytuacją przy braku możliwości skontaktowania się z przełożonym (np. odwołanie pociągu z powodu oblodzenia sieci trakcyjnej), co uzasadniałoby skorzystanie z pojazdu prywatnego w celu zrealizowania zadania służbowego oraz rozliczenie kosztów takiego przejazdu.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub zagranicznej, jak również jego rodzaj i klasę określa pracodawca w poleceniu wyjazdu służbowego (§ 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie po­dróży służbowych). Przepisy prawa pracy nie przewidują jakichkolwiek ograniczeń w wyborze środka transportu w podróży służbowej dla pracodawcy. Może on wskazać transport środkami komunikacji pu­blicznej, pojazdem służbowym lub pojazdem nienależącym do pracodawcy, przy czym w tym ostatnim przypadku nie ma możliwości narzucenia pracownikowi wykorzystania swojego prywatnego samochodu do celów służbowych, pracodawca może to ewentualnie uzgodnić z pracownikiem lub wyrazić zgodę - na wniosek pracownika - na odbycie podróży samochodem do niego nienależącym.

Zobacz serwis: Prawa pracownika

Pracodawca w rzeczywistości narzuca pracownikowi pewien środek transportu i może to wynikać z wielu względów (np. finansowych, bezpieczeństwa pracownika w podróży, zapewnienia mu odpoczyn­ku). W rozliczeniu delegacji pracownik otrzymuje zwrot kosztów przejazdu określonym przez pracodaw­cę środkiem transportu. W przypadku przejazdu środkami komunikacji publicznej rozliczenie obejmuje cenę biletu wraz z ewentualnymi opłatami dodatkowymi (np. miejscówka).

Pracownik, o którym mowa w pytaniu, złożył pisemne oświadczenie, z którego wynika, że nie zreali­zował prawidłowo polecenia wyjazdu. Przy braku zgody na zmianę środka komunikacji pracownik nie powinien otrzymać rozliczenia kosztów związanych z wykorzystaniem samochodu prywatnego do celów służbowych, wynikającego z kilometrówki, ponieważ w poleceniu wyjazdu wskazywano pociąg. Proble­mem jest jednak to, że nie można w tej sytuacji mówić również o zwrocie kosztów biletu, gdyż pracownik nie poniósł kosztów nabycia biletu. Należy zatem uznać, że pracownikowi nie przysługuje zwrot kosztów podróży, gdyż w podanej sytuacji wypłata jakichkolwiek środków nie miałaby podstaw. Pracodawca może jednak zaakceptować zmianę i rozliczyć koszty użytkowania pojazdu prywatnego, odnosząc je do liczby faktycznie przejechanych kilometrów przy ewentualnym odpowiednim obniżeniu stawki za kilometr przebiegu pojazdu (jeśli chce zachować planowany wcześniej poziom wydatków na przejazd w wysoko­ści zbliżonej do ceny biletu). Stawki wynikające z rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów używania do celów służbowych pojazdów niebędących własnością pracodawcy są stawkami maksymalnymi, praco­dawca jednak może zastosować niższe.

Podstawa prawna:

• § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pra­cownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r., poz. 167